淺析中小學(xué)校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度的重要性及其執(zhí)行的若干措施

李傳德

摘要：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作在我國中小學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作中一直以來都占有重要的地位，也是提升學(xué)校財(cái)務(wù)管理水平的重要途徑。基于此，本文從中小學(xué)校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案工作對于學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作中的意義和重要性角度入手，探析了提升學(xué)校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作水平的具體措施，目的是更好地讓中小學(xué)校認(rèn)識到做好財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，以建立和完善學(xué)校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度，不斷提升我國中小學(xué)校的財(cái)務(wù)管理水平。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案工作;財(cái)務(wù)管理;重要性;措施

引言：無論是從學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的特點(diǎn)和性質(zhì)，還是從學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作未來發(fā)展的意義和作用角度來講，加強(qiáng)學(xué)校的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，是我國目前經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)與發(fā)展的對學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的內(nèi)在訴求。學(xué)校的建設(shè)發(fā)展離不開各渠道教育經(jīng)費(fèi)的支持，教育經(jīng)費(fèi)運(yùn)行中所形成的各種數(shù)據(jù)以及相關(guān)的會(huì)計(jì)信息都體現(xiàn)了學(xué)校建設(shè)的歷史進(jìn)程。因此，如何切實(shí)有效、可持續(xù)地做好學(xué)校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，這就必然要求我們學(xué)校充分認(rèn)識到財(cái)務(wù)檔案管理的重要性和加強(qiáng)其執(zhí)行的措施。

一、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容

中小學(xué)校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案主要含義指的是各中小學(xué)校管理財(cái)務(wù)活動(dòng)中所形成的各種形式具有一定的科學(xué)保存和研究使用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案記錄和各種原始憑證及其附件，是中小學(xué)校管理財(cái)務(wù)活動(dòng)中所形成的各類會(huì)計(jì)記錄及其客觀性的描述。對于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理檔案的高度重視和廣泛認(rèn)可使用程度，也充分體現(xiàn)了中小學(xué)校的社會(huì)經(jīng)濟(jì)秩序管理是否順暢與合法。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案對于有效保證各中小學(xué)校的正常經(jīng)濟(jì)運(yùn)行工作秩序、教育教學(xué)管理工作秩序以及教育教學(xué)研究服務(wù)管理秩序等各個(gè)環(huán)節(jié)，都具有非常重要的實(shí)際使用價(jià)值。

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的主要業(yè)務(wù)內(nèi)容大致情況可以這樣認(rèn)為：一，資金流通管理過程階段中的各類記賬憑證，如學(xué)校會(huì)計(jì)的匯總記賬憑證、記帳記賬憑證等;二，學(xué)校的固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)管理帳目，如學(xué)校資金流通過程情況、內(nèi)部的固定資產(chǎn)會(huì)計(jì)帳目等;三，學(xué)校建立的電子財(cái)務(wù)檔案;四，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)日常維護(hù)時(shí)的財(cái)務(wù)記錄;五，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案移交和銷毀等檔案管理制度。

二、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作在財(cái)務(wù)管理中的重要性

（一）提升財(cái)務(wù)管理精確度規(guī)范學(xué)校經(jīng)濟(jì)發(fā)展

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的精細(xì)和科學(xué)，要求學(xué)校的各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展也必須更加精細(xì)化、科學(xué)性。同時(shí)，社會(huì)各界對于學(xué)校資金的支出和使用的重視程度及其監(jiān)督的力度都在一定的程度上要求學(xué)校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理更加科學(xué)和可持續(xù)，否則，沒有財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，對學(xué)校的監(jiān)督管理就成了“無米之炊”。

（二）提升財(cái)務(wù)管理的合理性，降低學(xué)校運(yùn)營成本

全面、完整、有序的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息庫，不但能夠幫助財(cái)務(wù)人員認(rèn)真反省、檢查以往的財(cái)務(wù)工作，為今后更好地做好開展財(cái)務(wù)工作提供一定的借鑒和參考;同時(shí)也將有助于學(xué)校管理層能夠更好的掌握學(xué)校的正常經(jīng)濟(jì)和運(yùn)行狀況，以便于學(xué)校合理的規(guī)劃和安排經(jīng)費(fèi)預(yù)算，最大限度地降低其運(yùn)營的成本，為我們學(xué)校謀求更多的發(fā)展空間?？梢赃@么說，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案工作既是學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作的重中之重，又是衡量學(xué)校財(cái)務(wù)管理質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。

（三）提升財(cái)務(wù)管理的有效性，為解決經(jīng)濟(jì)糾紛提高可靠信息

學(xué)校內(nèi)部的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的貫徹落實(shí)，可以為學(xué)校財(cái)務(wù)管理的工作提供大量的數(shù)據(jù)支撐，進(jìn)而增強(qiáng)了財(cái)務(wù)管理工作的有效性，為可能會(huì)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)爭端及其所涉及金融問題的解決提供了相關(guān)信息和資料。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容主要包含了學(xué)校與其他單位之間各種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)往來的記錄和賬目信息情況，完整的統(tǒng)計(jì)資料和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表可以為學(xué)校及時(shí)有效地解決各種經(jīng)濟(jì)爭端提供良好財(cái)務(wù)會(huì)檔案材料支持，降低了因資料不足等原因所導(dǎo)致的爭端解決困難，提高其實(shí)際工作效率。

（四）保障財(cái)務(wù)管理的規(guī)范性，落實(shí)國家相關(guān)經(jīng)濟(jì)政策

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案工作的開展，要求落實(shí)和規(guī)范財(cái)務(wù)管理行為，并能為國家經(jīng)濟(jì)政策制訂與執(zhí)行提供基礎(chǔ)性的參考。中小學(xué)校的內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案都主要是用來反映各所學(xué)校的發(fā)展史過程和學(xué)校的基本經(jīng)濟(jì)狀況，國家可以能夠在學(xué)校的財(cái)務(wù)檔案中準(zhǔn)確地了解得到該學(xué)校的發(fā)展歷史，并在這種基礎(chǔ)上研究制訂出一套符合大多數(shù)學(xué)校自身發(fā)展需求的經(jīng)濟(jì)政策，推動(dòng)學(xué)校規(guī)范、科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展。

（五）提升財(cái)務(wù)管理的靈活性

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案能夠?yàn)樨?cái)務(wù)管理人員提供數(shù)據(jù)信息支持，幫助學(xué)校財(cái)務(wù)管理人員分析教育經(jīng)費(fèi)運(yùn)行形勢，進(jìn)而幫助學(xué)校更好的開展教育教學(xué)工作和服務(wù)廣大師生。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案能夠?yàn)閷W(xué)校在社會(huì)中提供良好的管理經(jīng)驗(yàn)和指導(dǎo)，同時(shí)，其較為完備的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)及與學(xué)校之間的交流往來情況的記錄，也給學(xué)校在社會(huì)中關(guān)系的建立提供了一定的保障。

三、做好財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作的措施

（一）樹立學(xué)校對財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作重要性的正確認(rèn)識

1. 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案能夠?yàn)楦骷壊块T檢查和審計(jì)學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)提供必不可少的檔案材料，能夠清楚、如實(shí)的記錄學(xué)校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)及其發(fā)展歷史。學(xué)校主要負(fù)責(zé)人需要組織各部門領(lǐng)導(dǎo)針對學(xué)校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的使用價(jià)值進(jìn)行研究探討，在研究探討中樹立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理對于學(xué)校財(cái)務(wù)管理重要性的正確認(rèn)識，讓各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都意識到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案對于學(xué)校的發(fā)展具有的重大促進(jìn)作用。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)要對財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案機(jī)構(gòu)和部門人員進(jìn)行專業(yè)的價(jià)值觀認(rèn)識宣傳教育，從學(xué)校檔案可持續(xù)發(fā)展出發(fā)的高度出發(fā)，提高其對于財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的重視高度。

2.我們十分需要對學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作需要給予大力的支持，讓各相關(guān)部門更好地積極配合我們進(jìn)行財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，同時(shí)，也要加強(qiáng)各個(gè)部門之間的相互協(xié)調(diào)溝通合作，提高財(cái)務(wù)管理工作的科學(xué)性。

（二）提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)

學(xué)校應(yīng)以提升學(xué)校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理為抓手，促進(jìn)檔案員業(yè)務(wù)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能的提升，采取以考促學(xué)、找差找茬、培訓(xùn)提問、現(xiàn)場解讀、觀摩學(xué)習(xí)等形式提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。學(xué)?？梢酝ㄟ^多樣化的培訓(xùn)方式，對相關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度的重點(diǎn)細(xì)則和要求進(jìn)行解說，使培訓(xùn)人員快捷、有效地規(guī)范掌握財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)涵。之后，對參培人員開展財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理知識問答競賽活動(dòng)，從而不斷強(qiáng)化參培人員的檔案管理知識。

（三）加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案信息化管理

隨著我國科學(xué)技術(shù)和應(yīng)用的廣泛和大眾化，學(xué)校也必然需要進(jìn)一步加強(qiáng)新時(shí)代技術(shù)在我國財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理中的推廣和應(yīng)用，不斷完善中小學(xué)校的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理工作的數(shù)據(jù)庫體系建設(shè)，提高財(cái)務(wù)管理工作效率。學(xué)校應(yīng)該從上級檢查和審計(jì)的角度出發(fā)，了解檢查和審計(jì)工作的需求，針對學(xué)校對于各種財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的不同特點(diǎn)而提供專業(yè)的服務(wù)與信息化技術(shù)支撐，建立財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的信息化管理體系，真正實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的檔案管理，為學(xué)校解決了統(tǒng)一管理困難、集中存放困難、相互之間借閱困難、檔案安全性較低等困難。

（四）建立專門的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案保管庫房和管理制度

建設(shè)學(xué)校財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案庫房和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度，是我們確保財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵所在。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理檔案的庫房建設(shè)應(yīng)按按照國家以及相關(guān)法律規(guī)定單獨(dú)地來進(jìn)行規(guī)劃興建。學(xué)校在建造時(shí)就需要充分考慮到各種財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的存檔方式和所需的基礎(chǔ)條件，建設(shè)它們能夠同時(shí)支撐不同種類的檔案資料存儲(chǔ)的庫房，進(jìn)行書籍或者文字類型的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案時(shí)，就需要管理人員進(jìn)一步加強(qiáng)對于庫房的干燥程度和庫室內(nèi)部通風(fēng)的維護(hù)工作的關(guān)注和重視，而且使用移動(dòng)硬盤等科技型的數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)裝置就要求學(xué)校進(jìn)一步加強(qiáng)技術(shù)控制。同時(shí)，學(xué)校要制定嚴(yán)格的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理體系，統(tǒng)一管控，禁止無關(guān)人員入內(nèi)，保障了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理檔案的安全，防止了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理檔案的潮濕、污損，做到了財(cái)務(wù)檔案相關(guān)信息以及資料的清晰、完整。

（五）設(shè)置專門的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)

有了穩(wěn)定的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作人員，就應(yīng)當(dāng)在學(xué)校內(nèi)設(shè)置專門相應(yīng)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理部門，推行財(cái)務(wù)檔案管理目標(biāo)的主體責(zé)任制，并將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作納入該學(xué)校職能部門的年度管理目標(biāo)進(jìn)行考核，同時(shí)通過對財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的組織建設(shè)管理工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，來充分調(diào)動(dòng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)工作者們積極性。

結(jié)束語

總而言之，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作在中小學(xué)校財(cái)務(wù)管理工作中一直占據(jù)著十分重要的地位，其目的是能夠有效地為學(xué)校的財(cái)務(wù)管理工作提供實(shí)實(shí)在在的信息數(shù)據(jù)支持和原始憑據(jù)材料支撐。因此，財(cái)務(wù)管理工作者應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理工作，不斷培養(yǎng)和提升自己的綜合素質(zhì)，建立完善的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理制度，同時(shí)應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，進(jìn)行信息化的管理，全面提高對財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理水平，為財(cái)務(wù)管理提供基礎(chǔ)與保障。

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