淺談新時期院校圖書檔案管理及信息化

龐建昭

摘要：隨著信息技術在各行各業(yè)的普遍應用并發(fā)揮效能，信息化帶來的產業(yè)革命力量不斷膨脹，在院校圖書檔案管理中應用計算機等現(xiàn)代科技設施和技術手段已經成為必然趨勢。計算機圖書檔案管理是信息化不斷滲透和發(fā)展的產物，也是學校圖書檔案管理模式的升級換代。那么如何發(fā)揮信息化模式下的學校計算機圖書檔案管理的優(yōu)勢，促進學校圖書檔案管理再上新臺階，應是我們研究的重點。

關鍵詞：職業(yè)院校;圖書檔案;信息化

引言：新形勢下傳統(tǒng)的圖書檔案管理方式已經不能滿足信息社會條件下圖書檔案的管理要求，圖書檔案的快速更新、資源共享、快捷檢索等管理方式，都要求我們改變圖書檔案管理模式，借助現(xiàn)代信息技術來實現(xiàn)。針對圖書檔案信息化管理工作中存在的問題，本文對圖書檔案信息化管理的科學性、規(guī)范性、高效性進行了探索。

一、新時期院校圖書檔案管理信息化優(yōu)勢

檔案管理工作在圖書館各項工作中占據(jù)著非常重要的地位，因為它把圖書館不同階段的組織結構、人員編制以及各項工作所取得的成果、經驗和教訓等都完整地記載下來了，從某種意義上說，檔案是一部圖書館的成長、發(fā)展史，人們通過對圖書館檔案的閱讀，可以清楚了解到圖書館的基礎設施建設、基礎業(yè)務工作和員工管理工作等各個方面。檔案信息化管理相對于傳統(tǒng)保管方式更易于存儲和管理，將現(xiàn)代先進的計算機科學技術應用于圖書館的檔案管理當中，不僅可以解決過去依靠庫房管理、手工抄寫目錄所帶來的種種不便和繁瑣，實現(xiàn)用較少的空間將檔案永久保存，而且除了對文字資料的保存以外，通過信息技術實現(xiàn)了對照片、音像資料等有聲檔案資料的永久保存。在對檔案的管理方面，計算機科學技術也發(fā)揮著非常出色的功能，我們可以將檔案資料進行系統(tǒng)化處理，在以后的工作中，我們就可以隨時隨地查看和調用我們所需要的檔案資料，而且這種查看和調用是非常便捷和迅速的。圖書館檔案管理的信息化，不僅避免了我們日常工作中大量的重復工作，更為重要的是它大大提高了工作效率，提升了檔案信息服務質量， 實現(xiàn)了檔案信息資源的共享，從而為社會節(jié)約了大量的人力、物力和財力。

二、當前院校圖書檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）傳統(tǒng)的圖書檔案管理理念，難以滿足信息化的發(fā)展需求

傳統(tǒng)的“重存檔、輕利用”圖書檔案管理理念依然根深蒂固，部分領導的圖書檔案管理意識薄弱，認為圖書檔案管理不能直接產生經濟效益，而且占用學校的人力、物力、財力等資源，往往忽視圖書檔案管理的社會價值和作用，尤其是圖書檔案的數(shù)字化建設，不但需要硬件、軟件的投入，還需要專業(yè)人才和資金的投入。因此，擯棄“重存檔、輕利用”的檔案管理理念，重視圖書檔案的社會價值和作用，才能轉變觀念，推動圖書檔案的數(shù)字化建設，滿足信息化發(fā)展的需求。

（二）建設管理資金不足，導致硬件設施和軟件資源等基礎設施欠缺

圖書檔案的數(shù)字化建設需要一定的建設管理資金，建設相應的基礎設施，包括符合要求的建筑設施、計算機硬件設備以及配套的軟件資源等。目前院校圖書檔案管理數(shù)字化建設設施因經費問題差距較大，軟件資源的開發(fā)和應用相對滯后，尤其是圖書檔案管理軟件不能滿足數(shù)字化管理的需要，目前的一些管理軟件僅僅是對紙質圖書檔案的計算機輔助管理，忽略了圖書檔案歸檔過程的自動化以及系統(tǒng)管理數(shù)據(jù)的共享等功能，這些因素都給圖書檔案數(shù)字化建設帶來了一定困難;基礎設施的不配套以及傳統(tǒng)的圖書檔案管理模式已經不能適應圖書檔案管理信息化需求。因此，圖書部門應改變觀念，加大對圖書檔案數(shù)字化建設的資金投入，購置相應的高性能服務器和計算機終端設備，開發(fā)與之相適應的圖書檔案信息化管理軟件，充分利用圖書檔案資源信息為師生服務、為社會服務。

（三）圖書檔案開發(fā)利用率不高

多年來，院校圖書管理部門在工作中建立了大量的圖書檔案資料，除了本校師生的需求外，社會人群對圖書檔案信息的需求也急劇增加，但院校圖書管理部門普遍存在“重藏輕用”的現(xiàn)象，很重視圖書檔案歸檔立卷工作，造成圖書檔案長期存放不動，變成了“死檔案”，實際工作中也不注重圖書檔案的開發(fā)利用，缺乏“死檔案”變“活檔案”的主動服務意識。檔案的價值就在于充分利用，我們圖書檔案管理工作的目標也在于利用，如果不能充分利用圖書檔案的信息資源，為社會大眾服務、經濟發(fā)展服務，那么圖書檔案也就失去了存在的價值。

三、圖書檔案數(shù)字化管理建設途徑

（一）建立圖書館檔案指南資料庫

讀者常常會處于各種需要，而對圖書館的檔案資料進行查閱。建立一個圖書檔案指南資料庫，旨在通過介紹圖書館檔案部門的狀況以及館藏檔案文獻情況等，使進入該數(shù)字檔案系統(tǒng)的讀者能夠按照該數(shù)據(jù)庫的引導，快速并準確的查找到自己所需要的資料，實現(xiàn)其存在的價值。

（二）建立專門的資料庫

為了方便讀者，可以建立專門的史料匯編、專題文件匯編資料庫。該資料庫可以通過不斷地積累與添加以及應用網(wǎng)絡編輯系統(tǒng)，進行異地聯(lián)合編譯，使同一匯編材料不斷被充實，能夠更加的齊全，從而提高檔案的使用效率，節(jié)省了大量的檢索時間。

（三）建立開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫

建立開放檔案用戶目錄數(shù)據(jù)庫在數(shù)字化檔案管理工作中是非常重要的，它是數(shù)字化檔案管理工作能夠高效有序進行的基礎，是開展館藏檔案數(shù)字化工作的前提。該數(shù)據(jù)庫的主要任務是對經過確認不合機密的檔案信息資料進行匯編，在校園網(wǎng)或其他經授權的信息網(wǎng)絡上供人免費查詢使用。

（四）建立原文影響資料庫

該資料庫的主要功能是將檔案中比較珍貴的，有珍藏價值的手稿、照片、圖畫等，通過掃描、壓縮、轉化等方式轉換為圖片、聲音、影響文件等，并且按照一定的存儲方式存儲在磁盤陣列、光盤庫等大容量的存儲介質上，從而實現(xiàn)源文件信息以數(shù)字化的形式保存下來，使讀者在網(wǎng)上便可以看到這些有價值的資料，也使這些珍貴的資料得到更多一層的保護。它與開放檔案目錄數(shù)據(jù)庫結合起來，也能滿足讀者在網(wǎng)上任意查詢所需信息的要求。

四、結語

當今社會是一個信息的社會，任何事物都在朝著信息化的方向去發(fā)展，圖書檔案管理工作，在過去是一項十分繁瑣的，耗費人力與精力、時間的工作，且還很容易出現(xiàn)差錯。但隨著信息化的普及，圖書檔案管理也在朝著數(shù)字化的方向邁進。本文以院校圖書館的圖書檔案管理為例，分析了圖書檔案管理的現(xiàn)狀，并由此提出了一些針對目前存在問題的解決和改進措施，旨在使數(shù)字化能夠更好應用于檔案管理工作，能夠發(fā)揮其更大的價值。

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