新形勢下醫(yī)院病案檔案管理信息化建設(shè)的探究

高玉峰

泰安市中心醫(yī)院 山東 泰安 271000

引言

信息科技的發(fā)展使得各行各業(yè)發(fā)生了巨大的變化,積極借助信息化科技實現(xiàn)自身的轉(zhuǎn)型升級。醫(yī)院的管理工作中檔案管理是重要的組成部分,醫(yī)院的檔案復(fù)雜、繁多,牽扯到醫(yī)院從開始到現(xiàn)在的發(fā)展經(jīng)營記錄還有龐大的病例檔案,是巨大的醫(yī)學參考資料,對于每個病人來說是自己重要的健康檔案,在新形勢下加強信息化管理是提升醫(yī)院工作效率與高質(zhì)量管理的重要路徑,必須加強重視,從加強信息化技術(shù)團隊建設(shè)到系統(tǒng)的科學實施展開一系列工作。

一、在新形勢下醫(yī)院病案檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

（一）促進檔案管理的規(guī)范化建設(shè)

醫(yī)院的檔案管理工作復(fù)雜、繁重一直以來都是各個部門各自保管和整理自己的檔案,這樣在后期查詢和借閱起來比較麻煩,過程當中也容易造成信息的泄露和檔案的遺失,作為病案檔案最重要的就是幫助醫(yī)生了解病人的全部信息,還有進行學術(shù)研究與學習,但實際中由于和病人的溝通不及時,資料保管不得當?shù)纫矝]能實現(xiàn)有效的利用,總體上檔案管理沒有科學規(guī)范性,這是線下紙質(zhì)檔案管理的普遍詬病[1]。如果實現(xiàn)了信息化建設(shè),就會極大地實現(xiàn)信息的保管、流通、利用、保密運作,實現(xiàn)檔案的高效化管理。

（二）提高醫(yī)院內(nèi)部工作效率

我們都知道醫(yī)院分不同的科室,每個科室有自己的管理體系,對于病案檔案有自己的保存管理系統(tǒng),但是病人的特性就是不確定性,不可能固定的局限于一個科室,可能隨著時間的變化有所改變,這樣的話每次都要建立新的信息錄入和重復(fù)的檢查,對于病人來說比較麻煩,還要支出額外的費用,對于醫(yī)生來說,加大了工作量,實現(xiàn)病案檔案管理信息化建設(shè)后就可以便捷的實現(xiàn)科室之間的信息共享、互通提高醫(yī)院內(nèi)部工作效率,也為病人提供了便捷。

（三）信息化管理更能實現(xiàn)保密性與安全性

對于病案檔案管理來說最重要的就是保密性與安全性,很多病人在醫(yī)院就診會將自己的個人身體隱私信息進行登記為了幫助有效的治療,但是近幾年屢屢發(fā)生信息泄露、惡意篡改等情況,不管是醫(yī)生的責任還是病人自己的責任都使得醫(yī)患之間的矛盾不斷加大[2]。如果實現(xiàn)了信息化管理,那么對于檔案的借閱、流動都會有所記錄,并且不能隨意進入系統(tǒng)涂改,保證了檔案的安全性與保密性。

二、新形勢下醫(yī)院病案檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員綜合素養(yǎng)較低,總體不夠?qū)I(yè)

在醫(yī)院檔案管理方面,由于整體上的不重視所以大多都是由退休人員或者非專業(yè)人員負責,檔案管理就是簡單的收集保存,沒有進行專業(yè)的分類,在重新查閱起來就比較麻煩,增加醫(yī)生的工作量。對檔案管理沒能實現(xiàn)創(chuàng)新與機制完善,依然延續(xù)著傳統(tǒng)的管理理念[3]。就算現(xiàn)在醫(yī)院大多實現(xiàn)了信息化管理,但是工作人員對信息化的重視度不高,在信息的整理和收集上不夠?qū)I(yè),只是實現(xiàn)了部分信息化,信息的收集不夠全面,在很多醫(yī)療事故發(fā)生以后失去了完整的參考依據(jù),使得醫(yī)患矛盾不斷增加。

（二）醫(yī)院檔案管理缺乏專業(yè)技術(shù)團隊

信息化建設(shè)就需要專業(yè)的技術(shù)人員,固定的進行系統(tǒng)優(yōu)化分析與管理,對于一些零時性問題能及時解決不耽誤醫(yī)院的正常工作,但事實上醫(yī)院并沒有信息科技專業(yè)人才,雖然現(xiàn)在大量應(yīng)用了一些先進的信息技術(shù),比如化驗結(jié)果自動打印機等,但是經(jīng)常會出現(xiàn)故障而沒有人員懂得修理,或者信息的展示不全面。

醫(yī)院的檔案管理是個復(fù)雜的工程,單病案檔案管理這一塊就是個大工程,需要專業(yè)的技術(shù)人員擬定科學方便的系統(tǒng)程序,為醫(yī)院的檔案管理提供更多的便捷,并且根據(jù)實際需求不停的完善需求而不是制定一個一成不變的系統(tǒng)固定的實現(xiàn)登記錄入就行,病案檔案是醫(yī)院寶貴的資料,體現(xiàn)了一個醫(yī)院基礎(chǔ)服務(wù)的水平,實現(xiàn)信息化建設(shè)不斷推進,使大眾的就醫(yī)、治療不斷實現(xiàn)便捷就是檔案管理工作信息化管理的重要目標。

（三）醫(yī)院檔案管理沒能實現(xiàn)醫(yī)院之間的信息互通

在現(xiàn)實中每個醫(yī)院都有自身獨立的檔案管理體系,處于對病人隱私的保護很少對檔案信息有與其他醫(yī)院分享互通的情況這就導(dǎo)致在生活中經(jīng)常有病人在轉(zhuǎn)院以后或者改變主意到其他醫(yī)院就診,就必須重新再接受一次相關(guān)檢查,但實際上很多常規(guī)的檢查每個醫(yī)院的流程和技術(shù)都一樣沒必要進行重復(fù)的檢查,只需要對重點問題部位進行重新檢查就行,這就是醫(yī)院之間出于對自身利益的保護沒能實現(xiàn)的一個方面,如果能利用信息化管理將信息實現(xiàn)有關(guān)的互通,對醫(yī)院的工作量將大大減少,對于病人來說也將降低很多不必要的支出,對于國家來說也能減輕醫(yī)療保險方面的壓力。

三、新形勢下醫(yī)院病案檔案管理信息化建設(shè)的有效路徑

（一）增加硬件設(shè)施的資金投入

在醫(yī)院里不僅需要足夠的醫(yī)務(wù)人員,還需要先進的儀器設(shè)備,在病案檔案管理方面要想更好的實現(xiàn)信息化管理,就要增加電腦設(shè)備的配置,基本每個科室每位主治醫(yī)生都要有一臺工作電腦,方便隨時將病人信息在線登記,這樣也能實現(xiàn)信息的實時查閱,提高醫(yī)院的辦事效率;在資料檔案室增加通風防火設(shè)備,保證檔案室紙質(zhì)檔案、電腦設(shè)備的安全、正常運行;在醫(yī)院科學的安置攝像、監(jiān)控設(shè)備可以有效避免檔案的丟失。

加大資金投入除加強硬件設(shè)施建設(shè)以外,還需要對未來的信息化發(fā)展做好數(shù)據(jù)信息整體分析和利用,在大數(shù)據(jù)技術(shù)的運用上可以增加人力物力投入,醫(yī)院不單是為社會大眾提供醫(yī)護、治療的地方,也可以是協(xié)助警察偵破案件的助手、更是為國家重大政策方針提供相關(guān)數(shù)據(jù)的機構(gòu),醫(yī)院保存著大量的病案檔案,各種各樣的、各行各業(yè)、全國各地,如果能在信息的大數(shù)據(jù)技術(shù)處理上多一些付出,會給社會帶來更大的貢獻。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)技能

在新形式下檔案管理已經(jīng)不是以前簡單的收集保存,更多的是實現(xiàn)信息化錄入和整理備份、分類等做好信息的后期利用與查詢、借閱便捷性,這就需要檔案管理人員進行專業(yè)的計算機技術(shù)培訓(xùn),掌握信息管理與錄入的基本方法,為后期醫(yī)院的檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)[4]。

對于未來從事醫(yī)院檔案管理的人員,不但要在思想上有崇高的敬業(yè)精神、在行動上要積極樂觀,畢竟醫(yī)院面對的不是生離死別就是受傷與失敗,經(jīng)常接觸的工作人員很難以良好的心態(tài)對待工作,要提升檔案管理工作人員的職業(yè)榮譽感,確保以樂觀的心態(tài)對待工作。

（三）完善檔案管理的各項制度

在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)要加強規(guī)范化建設(shè),不管是錄入還是借閱、查詢嚴格按照審核手續(xù)進行,并且在醫(yī)院形成規(guī)范化意識,人人都能按照規(guī)定進行信息的存儲、記錄以及后期的運用,可以大力提升醫(yī)院在新時期檔案管理的科學化發(fā)展。讓醫(yī)生和病人認識到檔案的重要性,進一步促進病案檔案的有效利用率,更重要的是為醫(yī)院的高效工作提供便捷。

醫(yī)院的職工有年齡大的資深專家,有剛畢業(yè)的實習生。對于檔案登記儲存要靈活制定方案制度,年紀大的專家因為要花很多的時間為更多的患者就診、治療[5]。對于他們而言,信息的管理錄入就不是最重要的工作,可以配備相關(guān)的學習實習生,由他們負責幫助專家醫(yī)生進行病案檔案的收集、錄入,這樣一來可以給他們近距離實踐學習的機會,也可以減輕專家醫(yī)師的工作量,有更多的時間為病人服務(wù),同時也能提升醫(yī)院的工作效率,體現(xiàn)管理的人性化。

（四）完善各項管理制度,明確獎罰機制

醫(yī)院的管理牽扯到方方面面,對于病案檔案管理的制度目前很多醫(yī)院并不是很重視,所以工作人員容易出現(xiàn)對工作的懈怠。要知道醫(yī)院的檔案管理除過正常的財務(wù)經(jīng)營與管理檔案,病案檔案是重要的組成部分,要制定嚴格的檔案管理制度,從登記、收集、儲存各個方面著手,建立責任制,做好詳細的周和月工作匯報總結(jié),對出現(xiàn)錯誤和遺失的檔案資料要及時補救,為了避免同一批管理者出現(xiàn)瀆職情況篡改檔案文件,要實行以季度為單位的換崗制度,保證病案檔案管理的安全性。

在檔案實現(xiàn)信息化管理后要建立科室為單位的系統(tǒng)管理員制度,病案檔案由管理員簽字通過后在進行修改工作,在信息的查閱方面也要做好詳細的登記,保證每個操作都有據(jù)可循[6]。對于檔案管理要實行獎罰分明的管理模式,在一年時間內(nèi)未出現(xiàn)檔案丟失、錄入錯誤等情況下給與相應(yīng)的獎勵,可以是合理的休假獎勵,對于出現(xiàn)重大失誤和一般失誤的管理操作進行罰款和追責處理。

四、結(jié)束語

醫(yī)院的檔案管理工作是提升醫(yī)院內(nèi)部管理高效化的重要途徑,在新形勢下借助信息化科技實現(xiàn)信息化管理是必然趨勢,醫(yī)院管理者要看到這塊的優(yōu)勢,提升信息化管理的重視度將醫(yī)院的檔案管理向更高效化、規(guī)范化方向推進,促進我國醫(yī)療行業(yè)的高效率發(fā)展。不但要加強專業(yè)人員的培養(yǎng)和引進也要提升醫(yī)院本身職工的檔案信息化管理理念,為促進全面信息化奠定基礎(chǔ)。