數(shù)字化時(shí)代檔案管理技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展措施研究

王春雨

摘 要：在數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展中，檔案管理新技術(shù)的使用率會(huì)大幅度提升，需要檔案管理機(jī)構(gòu)及其管理人員要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，從而順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。本文將基于數(shù)字化時(shí)代背景對檔案管理技術(shù)的重要性，以及當(dāng)前檔案管理技術(shù)的現(xiàn)況進(jìn)行闡述，分析管理技術(shù)創(chuàng)新的最新應(yīng)用，并且探究對于檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的具體實(shí)施措施，以期能夠進(jìn)一步提升相關(guān)部門對檔案管理的工作效率。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時(shí)代;檔案管理技術(shù);創(chuàng)新發(fā)展;措施研究

檔案管理工作和科學(xué)技術(shù)的有效融合，獲取明顯的進(jìn)步。檔案管理應(yīng)設(shè)置工作方案，重點(diǎn)內(nèi)容包含檔案資料的接受、歸類、編制、檢索以及調(diào)取等內(nèi)容共同構(gòu)成系統(tǒng)整體的檔案管理工作流程[1 ]，數(shù)字化檔案管理技術(shù)就是其中之一。

1 數(shù)字化時(shí)代檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的重要價(jià)值

1.1 檔案數(shù)字化管理技術(shù)的專業(yè)化價(jià)值

數(shù)字化時(shí)代的檔案管理技術(shù)，是解決目前檔案信息累積擴(kuò)展性以及檔案管理有效性的關(guān)鍵路徑，目前檔案信息資料來源渠道不斷增多，龐大的檔案資料占據(jù)極大的空間范圍，以往的檔案管理模式已無法適應(yīng)目前的實(shí)際發(fā)展，所以必須要研究出全新的管理技術(shù)來順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求[2 ]。數(shù)字化檔案管理模式能夠運(yùn)用轉(zhuǎn)變儲(chǔ)存形式而做到范圍、空間的拓展，當(dāng)前云計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存等相應(yīng)技術(shù)的誕生讓數(shù)字化檔案管理具有嶄新的平臺(tái)空間。

1.2 檔案數(shù)字化管理技術(shù)的服務(wù)性價(jià)值

社會(huì)的不斷發(fā)展需要檔案為根基，社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展越快，就越要檔案給予精準(zhǔn)、高效、可靠的數(shù)據(jù)信息，目前社會(huì)各界對檔案的重視性在不斷提升，各個(gè)領(lǐng)域都對檔案有相應(yīng)的需求。檔案的數(shù)字化管理模式能夠充分滿足社會(huì)快速發(fā)展需求。

1.3 檔案數(shù)字化管理技術(shù)的管理性價(jià)值

檔案的數(shù)字化管理工作具有一定的復(fù)雜性，并且數(shù)字化技術(shù)與日俱增，若單純探求檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)型與數(shù)字化技術(shù)的前沿性，必定會(huì)進(jìn)入到單一發(fā)展的惡性循環(huán)中，從而被時(shí)代快速發(fā)展剔除。目前需要合理運(yùn)用檔案的數(shù)字化管理模式，從而讓各類數(shù)字化設(shè)備以及信息化技術(shù)更加精準(zhǔn)地運(yùn)用在檔案管理的具體工作當(dāng)中，在提升檔案管理水平的同時(shí)，加快實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理工作。

1.4 檔案數(shù)字化管理技術(shù)的安全性價(jià)值

通過數(shù)字化技術(shù)的支持，檔案儲(chǔ)存的安全性具有明顯的提升。自然災(zāi)害等環(huán)境因素，對于以往的紙質(zhì)檔案具有極大的影響。而經(jīng)過信息化技術(shù)對紙質(zhì)檔案展開數(shù)字化的整理，不但能夠儲(chǔ)存在設(shè)備硬盤當(dāng)中，還能夠在云端備份，在雙重儲(chǔ)存保護(hù)下，大大提升數(shù)字化檔案對于自然因素的抵抗能力。此外，經(jīng)過終端管理系統(tǒng)的有效運(yùn)行，可以有效防止數(shù)據(jù)信息丟失的情況，檔案儲(chǔ)存有著極高的可靠性以及安全性[3 ]。

2 數(shù)字化時(shí)代檔案管理技術(shù)具有的相應(yīng)問題

2.1 缺少統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)體系

根據(jù)當(dāng)前狀況而言，我國現(xiàn)階段并未有健全完善統(tǒng)一的組織體系來對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化構(gòu)建以及資源共享進(jìn)行規(guī)劃與協(xié)調(diào)。很多檔案館依舊是運(yùn)用封閉化的管理模式，不管是軟件系統(tǒng)以及硬件設(shè)備的購置，或是數(shù)據(jù)信息庫的構(gòu)建，都依舊處在各自為政的階段，如此不但導(dǎo)致人力以及物力極大程度的損耗，也對于檔案館的網(wǎng)絡(luò)化、智能化以及自動(dòng)化發(fā)展造成很大的影響。

2.2 缺乏較高的標(biāo)準(zhǔn)化水平

因?yàn)闅v史因素，檔案管理自動(dòng)化構(gòu)建往往都是各自為營的發(fā)展形勢，各個(gè)檔案館按照自身的技術(shù)能力以及經(jīng)濟(jì)條件購置硬件設(shè)備，規(guī)格雜亂無章，水平也各不相同。當(dāng)前所研究的很多檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用軟件，都未能根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。具有功能單一性、標(biāo)準(zhǔn)化不高、數(shù)據(jù)不全面等問題，造成很多檔案館缺乏主題性，缺乏動(dòng)態(tài)共享。

2.3 檔案數(shù)字化管理具有技術(shù)壁壘與體系障礙的情況

此種原因?qū)е滦畔⒒M(jìn)程緩慢，在一定程度上造成檔案信息數(shù)據(jù)的供需矛盾。因?yàn)楦鱾€(gè)城市地區(qū)的信息化進(jìn)程有所區(qū)別，所以檔案信息數(shù)據(jù)資源的可使用率與共享程度也具有一定的差別。要針對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案展開數(shù)字化管理，構(gòu)建檔案全文的數(shù)據(jù)資源庫具有極大的難度。紙質(zhì)檔案龐大的數(shù)量，工作量也會(huì)非常大，內(nèi)容繁瑣、復(fù)雜，要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理絕非易事，務(wù)必投入大量的人力物力財(cái)力。

2.4 數(shù)字化檔案管理進(jìn)程較慢

社會(huì)科技的快速發(fā)展，終端技術(shù)的運(yùn)用替代了手工立卷，檔案載體具有很大轉(zhuǎn)變，電子載體不斷加多，非紙張載體以及紙質(zhì)載體的檔案都是檔案管理的主體內(nèi)容，新型載體、新型類型檔案資料的出現(xiàn)為檔案管理工作添加全新的內(nèi)容。以往的檔案信息因?yàn)楦鱾€(gè)層面條件約束，涉及范圍較小、傳播速度較慢、大眾知曉率較低，利用范疇有所限制，無法做到檔案管理的現(xiàn)代化以及公眾化。為讓檔案工作可以達(dá)到社會(huì)廣泛需求務(wù)必要加大檔案信息網(wǎng)絡(luò)化構(gòu)建，可是目前很多檔案信息網(wǎng)絡(luò)資源開發(fā)工作依舊處在初期階段，無法順應(yīng)新時(shí)代對于檔案資料的大量需求。

2.5 檔案管理工作團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)不高

檔案管理人員通常都是中途轉(zhuǎn)職或兼職工作，具有較強(qiáng)的流動(dòng)性，檔案管理團(tuán)隊(duì)綜合素質(zhì)并不高，必定會(huì)影響檔案管理工作。在實(shí)際的工作過程中，首先，很多單位會(huì)反饋檔案利用服務(wù)會(huì)對日常工作有相應(yīng)的影響。其次，檔案管理人員經(jīng)常抱怨檔案利用服務(wù)工作具有一定的復(fù)雜性，工作時(shí)間不確定，也會(huì)對自身崗位工作具有一定的影響。另外，一些檔案管理人員對于單位內(nèi)部檔案業(yè)務(wù)并不熟識，在工作中常常比較被動(dòng)。

3 數(shù)字化時(shí)代檔案管理技術(shù)創(chuàng)新的具體措施

3.1 突破以往的管理理念

打破以往管理思維，提高數(shù)字化檔案管理的充分重視，就必須要進(jìn)行全方位的普及宣傳，確保相應(yīng)工作人員可以正確認(rèn)識數(shù)字化技術(shù)的必要性以及關(guān)鍵性。各個(gè)部門對于檔案的理解有所區(qū)別，要通過各個(gè)部門的工作屬性，設(shè)立相應(yīng)的宣傳方案，從而提升宣傳成效。不斷進(jìn)行宣傳活動(dòng)外，還需要分批次組織相關(guān)人員進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的參觀，經(jīng)過近距離體驗(yàn)，充分提高工作人員對于數(shù)字化管理的認(rèn)識，進(jìn)而提升各部門對于檔案數(shù)字化管理的配合。