依據(jù)歸檔文件整理規(guī)則推進(jìn)檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化的策略

盧美邑

摘 要：新《檔案法》的實(shí)施對(duì)檔案收集工作提出了更高要求。各單位應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)歸檔文件整理規(guī)則，加速推進(jìn)檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，采取積極有效的措施，實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：收集;檔案;標(biāo)準(zhǔn)化;策略

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要標(biāo)志之一。2016年我國(guó)修改實(shí)施檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（下文簡(jiǎn)稱《規(guī)則》），對(duì)檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化起到了重要促進(jìn)作用?！兑?guī)則》對(duì)檔案收集的具體流程和細(xì)節(jié)加以明確，對(duì)于各單位開展檔案管理工作和收集工作都具有重要的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義[1 ]。信息化背景下，新《規(guī)則》的出臺(tái)為檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)提供了依據(jù)和方向。各級(jí)檔案部門應(yīng)在檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)過程中主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合新規(guī)則的具體要求，創(chuàng)新和完善原有的檔案收集和歸檔工作模式，進(jìn)一步提升檔案收集效率，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。

1 進(jìn)一步明確檔案收集范圍

各立檔單位應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等有關(guān)規(guī)章和業(yè)務(wù)規(guī)范，深入調(diào)查本單位日常工作中所形成和收到文件材料的領(lǐng)域、成分、類型和特點(diǎn)，編制本單位具體的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，明確檔案收集范圍，為檔案收集工作提供基本的依據(jù)。

應(yīng)將電子文件納入收集范圍。在檔案收集方面，新出臺(tái)的歸檔文件整理規(guī)則與之前的規(guī)則存在著一定的區(qū)別。原來規(guī)則規(guī)范的主要對(duì)象是歸檔的紙質(zhì)文件材料，而新規(guī)則除沿襲紙質(zhì)文件材料以外，還將歸檔電子文件材料納入到了歸檔文件整理規(guī)則約束的范圍內(nèi)，明確指出各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織在文件收集整理過程中應(yīng)該按照文檔一體化管理要求加以落實(shí)。一方面，便于檔案管理信息化建設(shè);另一方面，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。同時(shí)還進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了紙質(zhì)文件與電子文件整理協(xié)調(diào)的統(tǒng)一性，要求各檔案管理部門在紙質(zhì)文件和電子文件收集整理過程中將紙質(zhì)文件和電子文件同等看待，并將各項(xiàng)工作落到實(shí)處。

2 實(shí)現(xiàn)檔案收集流程的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案收集歸檔是做好檔案管理工作的重要前提條件和基礎(chǔ)。為進(jìn)一步提升檔案收集效率和質(zhì)量，必須實(shí)施檔案收集流程的標(biāo)準(zhǔn)化。在具體實(shí)施過程中應(yīng)提升檔案收集人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，確保檔案工作人員在檔案收集過程中對(duì)相關(guān)文件內(nèi)容、業(yè)務(wù)目標(biāo)以及檔案收集流程有所知悉，這樣才能嚴(yán)格按照檔案收集流程的標(biāo)準(zhǔn)化要求加以落實(shí)。對(duì)于物理歸檔文件而言，檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家和地方關(guān)于檔案收集流程的具體標(biāo)準(zhǔn)要求，從所收集的物理檔案的特性角度出發(fā)，制定符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的文件模板，并將文件模板作為檔案收集流程的重要標(biāo)準(zhǔn)下發(fā)給檔案生成部門，要求相關(guān)部門在提交檔案時(shí)嚴(yán)格按照文件模板的形式加以落實(shí)，確保收集上來的物理檔案整齊規(guī)范。對(duì)于邏輯歸檔的文件信息，檔案工作人員應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，對(duì)邏輯歸檔的文件信息進(jìn)行歸檔標(biāo)識(shí)，由系統(tǒng)對(duì)提交上來的歸檔信息進(jìn)行自動(dòng)歸檔，檔案工作人員對(duì)于歸檔上來的檔案信息應(yīng)設(shè)定必要的操作管理權(quán)限，防止文件被篡改或擴(kuò)大閱讀范圍。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的檔案將以數(shù)字結(jié)構(gòu)的形式呈現(xiàn)，這對(duì)于檔案工作人員提出了更高要求，同時(shí)也需要檔案管理部門對(duì)檔案收集流程的標(biāo)準(zhǔn)化給予更多的重視，并結(jié)合不同檔案的特點(diǎn)，細(xì)化相應(yīng)的準(zhǔn)則，確保檔案收集效率，保證檔案信息收集工作順利開展。

3 實(shí)現(xiàn)檔案收集渠道的自動(dòng)化

信息化建設(shè)背景下，越來越多的檔案都以數(shù)字的形式呈現(xiàn)，這就要求檔案管理部門在檔案收集過程中重視檔案收集渠道的自動(dòng)化建設(shè)。特別是當(dāng)前很多單位檔案生成都由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來完成，因此檔案管理部門也應(yīng)該建立檔案信息管理系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)檔案信息管理系統(tǒng)與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效對(duì)接，進(jìn)一步提升檔案管理效率，減少檔案收集的復(fù)雜性和重復(fù)性問題。一方面，檔案管理部門應(yīng)與檔案生成部門進(jìn)行溝通和聯(lián)系，進(jìn)一步明確檔案收集渠道自動(dòng)化建設(shè)的必要性和重要性，在雙方共同努力下，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效對(duì)接。此外，要為檔案工作人員設(shè)置辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的賬戶權(quán)限，對(duì)檔案工作人員進(jìn)行認(rèn)真的教育和培訓(xùn)，確保檔案工作人員能夠熟練地掌握自動(dòng)化系統(tǒng)的操作和管理，對(duì)自動(dòng)化系統(tǒng)生成的各類檔案信息文件進(jìn)行查閱、監(jiān)督、指導(dǎo)和在線歸檔。另一方面，檔案生成部門的工作人員也應(yīng)重視檔案上傳工作，將已經(jīng)形成的檔案信息資料及時(shí)上傳到信息系統(tǒng)之上，并及時(shí)提醒檔案管理部門對(duì)這些檔案信息資料進(jìn)行收集處理，確保檔案收集工作的有序開展。

4 實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的規(guī)范化

新規(guī)則下，檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與實(shí)施需要一定的制度規(guī)范加以保障和落實(shí)。因此，各單位應(yīng)將管理制度建設(shè)作為檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化的重要內(nèi)容加以落實(shí)。一方面，檔案管理部門應(yīng)對(duì)新規(guī)則提出的新要求進(jìn)行系統(tǒng)的研究和學(xué)習(xí)，并將其作為檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要依據(jù)。另一方面，結(jié)合新標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善和創(chuàng)新，進(jìn)一步提升檔案管理制度的規(guī)范化水平。在具體工作實(shí)施過程中，既要嚴(yán)格按照新規(guī)則的具體要求，也要結(jié)合檔案收集的具體情況，制定符合自身需求的檔案收集管理制度，并在檔案收集管理制度具體落實(shí)過程中及時(shí)解決系統(tǒng)存在的問題，不斷地對(duì)檔案管理制度加以完善。同時(shí)，進(jìn)一步明確檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化的范圍、主體、流程等，確保各類檔案能夠及時(shí)歸檔。檔案管理部門還要加大對(duì)各單位檔案工作的監(jiān)督與檢查力度，對(duì)各單位在檔案管理過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)地給予指導(dǎo)和解決，同時(shí)完善相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)一步提升各單位檔案工作的積極性和主動(dòng)性[2 ]。

5 推進(jìn)檔案人員隊(duì)伍專業(yè)化

新規(guī)則背景下，檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施最終還是要靠具體的檔案工作人員來落實(shí)。因此有必要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的教育和培訓(xùn)，推進(jìn)檔案人員隊(duì)伍專業(yè)化，進(jìn)一步提升檔案工作人員的能力和素質(zhì)，更好地契合檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施的具體需求。一方面，檔案管理部門應(yīng)通過召開集體學(xué)習(xí)會(huì)議、視頻講座等多種形式，對(duì)新規(guī)則的相關(guān)內(nèi)容開展系統(tǒng)學(xué)習(xí)，并對(duì)照自身的業(yè)務(wù)范疇，對(duì)出現(xiàn)的新情況和新變化進(jìn)行分析，確保在檔案收集工作中不出現(xiàn)紕漏和沖突。另一方面，檔案管理部門應(yīng)加大對(duì)檔案工作人員的教育培訓(xùn)力度，將教育培訓(xùn)納入常態(tài)化管理工作之中，優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容和方式，防止培訓(xùn)工作流于形式。應(yīng)將檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化納入崗位培訓(xùn)之中。定期組織檔案工作人員進(jìn)行實(shí)踐和技能培訓(xùn)，在培訓(xùn)完成之后，通過案例解析和現(xiàn)場(chǎng)模擬等形式，進(jìn)一步提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)實(shí)際操作能力。此外，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的交流和互動(dòng)。檔案管理部門應(yīng)與檔案生成部門進(jìn)行溝通，通過人員換崗的方式，進(jìn)一步提升檔案人員的知識(shí)面，掌握相關(guān)單位檔案生成的具體流程和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。還應(yīng)定期組織檔案工作人員學(xué)習(xí)必要的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)知識(shí)，進(jìn)一步提升檔案工作人員的信息處理能力。檔案工作人員也應(yīng)該注重自身學(xué)習(xí)，不斷擴(kuò)大知識(shí)面，提升自身的綜合素質(zhì)和能力，更好地適應(yīng)檔案收集標(biāo)準(zhǔn)化工作的實(shí)際需要。

參考文獻(xiàn)：

[1]王靜，楊艷.《歸檔文件整理規(guī)則》背景下高校檔案整理與歸檔研究[J].檔案，2020（02）：53—57.

[2]趙亮.推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的研究[J].科技風(fēng)，2020（18）：299—299.

（作者單位：吉林省醫(yī)療保障局）