企業(yè)檔案管理存在的問題及創(chuàng)新思路分析

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的水平不斷提升，企業(yè)檔案的管理越來越重要，因此各大企業(yè)對(duì)于檔案管理的要求也越來越高。鑒于此，本文以企業(yè)檔案管理為出發(fā)點(diǎn)，研究其中存在的種種問題，并對(duì)企業(yè)檔案的管理提出相應(yīng)的創(chuàng)新思路，旨在提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;問題分析;創(chuàng)新思路

目前信息化已經(jīng)成為當(dāng)下各行各業(yè)發(fā)展的趨勢，我國部分企業(yè)檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)的管理模式下，有部分企業(yè)已經(jīng)開啟了企業(yè)檔案管理信息化的模式，但是實(shí)際運(yùn)營狀況并不樂觀，這就對(duì)企業(yè)檔案管理提出了更多的要求，必須在其進(jìn)行各種模式的管理時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出相應(yīng)的解決措施，以此來提高企業(yè)管理的效率，并充分發(fā)揮檔案的作用[1]。下面將對(duì)企業(yè)檔案管理的問題及創(chuàng)新思路展開論述。

一、企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）沒能清楚的認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案管理工作

近年來，我國企業(yè)管理都對(duì)企業(yè)檔案管理工作不怎么重視，忽視了其作用，認(rèn)為可有可無。目前我國對(duì)于企業(yè)管理主要選擇扁平化的模式，以精簡化的企業(yè)管理部門實(shí)現(xiàn)管理層次的簡化，以其簡化實(shí)現(xiàn)降低成本的效果，進(jìn)而提升企業(yè)的核心競爭力。企業(yè)檔案管理的工作看似簡單，實(shí)則具有一定的難度，因此要重視企業(yè)檔案管理的工作，若出現(xiàn)認(rèn)識(shí)不到位的現(xiàn)象則會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)檔案管理工作的效率。

（二）設(shè)備設(shè)施比較落后

目前我國的企業(yè)檔案管理設(shè)備設(shè)施相對(duì)比較落后，就目前當(dāng)下流行的信息化建設(shè)來說，軟件及硬件則是其進(jìn)行信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和前提條件。但是，這兩方面的建設(shè)需要大量的資金投入，對(duì)于許多在發(fā)展初期的企業(yè)來說，其前期的市場及產(chǎn)品都需大量的資金投入，再加上對(duì)企業(yè)檔案管理的忽視，就嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案管理設(shè)備的更新?lián)Q代，進(jìn)而影響到了我國企業(yè)檔案管理的工作[2]。

（三）檔案管理工作人員的專業(yè)性較差

據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)表明，企業(yè)檔案管理工作人員的薪資待遇相比其他工作人員而言較低，這嚴(yán)重打擊了企業(yè)檔案管理人員工作的積極性，進(jìn)而導(dǎo)致高素質(zhì)的人才選擇企業(yè)檔案管理工作的人員越來越少，選擇檔案管理人員工作的人員文化程度越來越低，這嚴(yán)重影響了企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)展。隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，以及各種信息化技術(shù)的融入，我國企業(yè)檔案管理工作對(duì)于工作人員的要求越來越高，不僅需要具有一定的綜合統(tǒng)籌的能力，還要對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)具有一定的了解，滿足企業(yè)檔案管理不同的需求。目前，從我國企業(yè)檔案管理工作人員的總體水平進(jìn)行分析，其專業(yè)性的問題相對(duì)棘手，完全不能夠滿足企業(yè)檔案管理工作的需求，因此嚴(yán)重阻礙了企業(yè)的健康發(fā)展。

（四）檔案信息安全性差

對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來說，最重要的就是檔案信息的安全性。若出現(xiàn)檔案信息泄露的狀況，則可能會(huì)給企業(yè)帶來不良的影響，嚴(yán)重阻礙其發(fā)展。譬如，在2008年，東方航空出現(xiàn)了信息泄露的狀況，不僅阻礙了眾多飛機(jī)不能正常起飛，影響了許多群眾的行程安排，產(chǎn)生了不良的社會(huì)影響，也給航空公司帶來了不少的經(jīng)濟(jì)損失，最終達(dá)到無形、有形的雙重影響[3]。

二、企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新思路分析

（一）合理的進(jìn)行檔案管理理念的創(chuàng)新

企業(yè)檔案管理工作若想更好的發(fā)展運(yùn)行，就需在傳統(tǒng)的管理理念基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新，促進(jìn)其進(jìn)一步發(fā)展。對(duì)傳統(tǒng)理念的創(chuàng)新需要相關(guān)工作人員樹立一定的觀念，建立一定的目標(biāo)。順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，合理運(yùn)用當(dāng)下流行的相關(guān)理念，與企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行融合，真切的做到與時(shí)俱進(jìn)。值得注意的是，企業(yè)檔案管理信息在進(jìn)行管理時(shí)，還需對(duì)工作人員進(jìn)行定時(shí)定期的培訓(xùn)，以此來加強(qiáng)其對(duì)企業(yè)管理工作的重視，在提高相關(guān)工作人員職業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)還能夠鞏固其專業(yè)能力。

（二）積極的進(jìn)行檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新

近年來，互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的速度越來越快，人們快節(jié)奏的生活方式也將各項(xiàng)管理工作帶進(jìn)了信息化時(shí)代。因此企業(yè)檔案管理工作可以構(gòu)建開放式的交流及服務(wù)平臺(tái)，真正的實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化管理，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的同時(shí)還減少了企業(yè)檔案管理的步驟，為相關(guān)工作人員帶來了不少的便利，有利于企業(yè)檔案管理行業(yè)更好的發(fā)展。在使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的途中，需注重對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)，在發(fā)展的過程中不斷進(jìn)行優(yōu)化維護(hù)，不斷提升電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中檔案數(shù)據(jù)信息的使用效率以及輸出量，最終達(dá)到檔案管理的目的[4]。

另外，無論企業(yè)檔案管理制度如何創(chuàng)新，都需重視其制度的完善，了解技術(shù)的重要性。在將企業(yè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理并創(chuàng)新時(shí)，應(yīng)將現(xiàn)代信息化技術(shù)與傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效結(jié)合，在各項(xiàng)資源準(zhǔn)備充足的狀況下，共同努力實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的目的，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供充分的支持。

（三）創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

就目前的市場經(jīng)濟(jì)背景而言，我國的企業(yè)檔案管理機(jī)制仍有部分企業(yè)停留在傳統(tǒng)的模式下，為了各大企業(yè)更好的發(fā)展，各大企業(yè)管理應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)的做出創(chuàng)新與改變，具體的改變可以分為以下幾點(diǎn)：第一，對(duì)于檔案管理工作構(gòu)建一定的獎(jiǎng)懲制度，并選擇性的設(shè)置崗位責(zé)任制度。譬如，將企業(yè)管理的工作細(xì)劃分至每個(gè)具體的崗位，結(jié)合具體狀況，亦可將每個(gè)工作崗位細(xì)化至每一位員工身上，確保崗位責(zé)任制度的合理運(yùn)用。科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度還有利于在發(fā)展過程中營造一種良好的氛圍，有利于激勵(lì)員工工作的積極性，規(guī)范企業(yè)管理工作人員的工作行為，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展[5]。第二，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的重視，對(duì)于具有信息化管理機(jī)制的工作，需要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的管理，對(duì)于重難點(diǎn)及時(shí)標(biāo)注，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失以及信息泄露的狀況，給企業(yè)帶來不必要的損害。

（四）科學(xué)的進(jìn)行企業(yè)檔案管理各種服務(wù)的創(chuàng)新

面對(duì)當(dāng)下流行的信息化檔案管理模式，為了符合時(shí)代發(fā)展潮流，需重視其更新的速度及內(nèi)容。譬如，人們在對(duì)企業(yè)進(jìn)行了解時(shí)，大多采取網(wǎng)頁引擎搜索的方式，因此各大企業(yè)應(yīng)開啟網(wǎng)上信息檔案，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高資源的利用率。同時(shí)企業(yè)可以建立相應(yīng)的電子文檔信息中心，不僅方便用戶自主上傳與下載電子文檔，還有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門對(duì)信息的管理工作[6]。值得注意的是，電子文檔信息中心的信息更替速度需與各大網(wǎng)站的信息更替速度保持一致，不斷進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理與當(dāng)下流行的管理方式的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)從封閉管理至開放共享的轉(zhuǎn)變，最終目的都是更好的滿足人們的需求，從而促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。最后企業(yè)檔案管理還要加強(qiáng)其社會(huì)化服務(wù)，并在運(yùn)行的過程中積極創(chuàng)新，合理利用電子信息資源，推動(dòng)企業(yè)的運(yùn)行。

三、結(jié)語

總的來說，企業(yè)檔案管理工作實(shí)則是一項(xiàng)相對(duì)復(fù)雜的工作，若想更好的完成此項(xiàng)工作，就需企業(yè)檔案管理工作人員在不斷實(shí)施運(yùn)行的過程中學(xué)習(xí)與總結(jié)，積累經(jīng)驗(yàn)，并順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，及時(shí)創(chuàng)新，只有這樣才能更好的促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的完成。

參考文獻(xiàn)：

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[3]張洪.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路[J].青春歲月，2019（14）：489.

[4]張?jiān)品?企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（5）：13-14.

[5]吳穎婕.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路[J].城建檔案，2020（6）：25-26.

[6]孫勇軍.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路[J].現(xiàn)代國企研究，2019（8）：30-30.

作者簡介：趙蕊紅（1977.2-），女，籍貫：云南省保山市龍陵縣，畢業(yè)學(xué)校：2003年8月畢業(yè)于云南大學(xué)計(jì)算機(jī)信息管理專業(yè)，學(xué)歷：大學(xué)專科學(xué)歷，現(xiàn)任職務(wù)：檔案助理館員，現(xiàn)任單位：云南保山電力股份有限公司龍陵分公司從事檔案工作。