探究新形勢下如何做好文書檔案管理工作

*通訊作者：張婷，1983年6月，女，漢族，陜西咸陽，就職于中交第一公路勘察設計研究院有限公司，政工師，碩士研究生。研究方向：文檔管理、行政管理、黨建。

摘要：事業(yè)單位通過充分落實文書檔案管理活動，可以促進自身的長久健康發(fā)展。本文將對文書檔案管理工作進行概述，分析事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要意義，研究新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理活動現(xiàn)狀，探究新形勢下做好事業(yè)單位文書檔案管理工作的策略。

關鍵詞：文書檔案;資料保管;經(jīng)驗反思

一、引言

近年來，事業(yè)單位對于我國經(jīng)濟發(fā)展起到了重要的推動作用，而事業(yè)單位檔案管理工作又是重中之重，加強事業(yè)單位文書檔案管理對于促進事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展具有重要意義。因此，應該正確認識到文書檔案管理工作所存在的現(xiàn)實問題，運用科學合理的方法和理念促進事業(yè)單位呈現(xiàn)出積極良好的發(fā)展態(tài)勢，使其在長期社會經(jīng)濟發(fā)展中擁有較高的競爭優(yōu)勢，促進此項工作的高效化和持續(xù)化發(fā)展。

二、新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作存在的問題

（一）人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

現(xiàn)階段，事業(yè)單位在開展文書管理活動時，并未充分落實各項工作細節(jié);盡管部分事業(yè)單位設置了專業(yè)的檔案管理崗位，擁有穩(wěn)定的管理隊伍;但管理人員在實際的檔案管理活動中并未嚴格根據(jù)作業(yè)規(guī)范及管理流程，科學合理地開展檔案管理工作，未能有效保障各項資料及文書檔案的質(zhì)量[1]。通過深入分析檔案管理現(xiàn)狀，我們發(fā)現(xiàn)多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理人員不具備較高的文化水平且專業(yè)素養(yǎng)有待提升，這使得管理人員在開展工作時，未能深入探究檔案信息的使用價值，沒有對文書檔案資料進行科學合理有效的管控、開發(fā)，未能充分發(fā)揮文書檔案資料對于事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展的積極意義。

（二）文書檔案價值評估亟待優(yōu)化

信息社會背景下，文書檔案的產(chǎn)生、應用及保障均與電子信息技術密不可分，但在日常管理過程中，注重文書檔案的前端質(zhì)量控制，末端利用的價值評估有待強化。重管理輕利用的現(xiàn)象依然突出，辦公室OA系統(tǒng)的利用，極大提升了行政管理效率，但文書檔案管理技術設備及信息系統(tǒng)工作運行特點與單位的發(fā)展階段不相匹配，文書檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化水平滯后，因此，需要不斷調(diào)整和優(yōu)化文書檔案利用價值評估[2]，逐步建立并完善滿足單位實際運行需要的電子文書檔案檢索目錄，借助信息技術，使辦公室文書檔案信息及其蘊含的價值得以發(fā)揮，從而發(fā)揮辦公室文書檔案在提升行政管理效率方面的應有作用。

（三）文書檔案管理的規(guī)范程度較低

目前，我國很多單位尤其是事業(yè)單位，對于檔案管理的規(guī)范程度較低，如卷宗的分類不清晰、出現(xiàn)組卷錯亂、文件的檔號出現(xiàn)錯誤、缺少目錄以及文件檢索效率不高等。檔案檢索一般分為人工檢索和電子檢索兩種形式。當前形勢下，電子檢索因其速度快，質(zhì)量高等優(yōu)勢被大量應用，也符合社會發(fā)展的趨勢。但是，目前的計算機管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標準，通用性不足，檔案管理的標準化和規(guī)范化還有待進一步提高。另外，因特殊原因，文書檔案部門在事業(yè)單位中往往成為機構(gòu)改革和人員精簡的對象，也是閑雜人員安置的重災區(qū)，尤其是年紀較大的人員，對于先進的科學技術接受度較差，基本操作存在障礙，或者由于其他原因沒有安裝高質(zhì)量的檢索軟件，依然采用傳統(tǒng)的手工檢索方式，從而導致了檔案管理工作的滯后發(fā)展，遠遠不適應當前信息時代的發(fā)展要求。最終導致文書檔案管理的規(guī)范度較低。

三、提高文書檔案管理工作水平的措施

（一）對材料進行制度化的管理

確保所有的文件材料都應與自身工作單位的流程對應在一起，對于同級單位或部門的來文，均要設立專門的檔案歸卷。在這個過程當中，要秉持著“合理分類”和“齊全完整”的原則，對所有的信息進行登錄。平時還要秉持主動搜集信息，豐富信息，重點查找信息等工作原則，做好平時的組建工作，及時地、準確地挖掘文件當中的數(shù)據(jù)信息[3]。此外，在工作的過程當中也要關注集中組卷和平時組卷的制度結(jié)合，既要提高集中管理的質(zhì)量，又要將這種制度化的優(yōu)勢落實在常態(tài)管理的過程當中，堅持“維持原貌，保持聯(lián)系，狠抓文件”管理的質(zhì)量關，避免出現(xiàn)崗位職責不對應，文件出錯的現(xiàn)象。在日常的管理上，還要按照“級別、年度、問題、密集、保管期限”來做好文件檔案的歸檔劃分，裝訂流程、分類流程、排列流程、編號流程和裝盒流程、移交流程，都要按照這種制度化的操作手續(xù)進行科學嚴密的記錄

（二）檔案管理人員的素質(zhì)需全面提升

文書檔案管理工作看似簡單沒有技術性，事實上，這項工作內(nèi)容復雜，涉及的相關環(huán)節(jié)也十分眾多。檔案管理工作專業(yè)性強，工作量大，因此需要具備一定精力、體力和耐力的專業(yè)人員參與其中，選擇責任意識強、工作熱情高、有奉獻精神、嚴謹細致的人員，這些都是選擇人員時應該具備的基本素質(zhì)，還要加大對于人員現(xiàn)代化技術應用能力要求[4]。

從人才方面促進事業(yè)單位文書檔案管理的進一步優(yōu)化，人才是各項事業(yè)發(fā)展基本條件，對于今后的文書檔案管理工作具有積極促進作用，有利于事業(yè)單位檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展。事業(yè)單位與其他商業(yè)性單位存在不同，其具有較強服務性，也存在一定的表率性，對社會發(fā)展起到一定指導作用，因此事業(yè)單位需要以身作則，做好文書檔案管理的工作，為其他社會性單位提供一定借鑒和指導，同時有助于自身的高效發(fā)展和良好運行。

面對愈加快速的社會發(fā)展，檔案管理工作內(nèi)容也需要隨之不斷改進和完善，檔案管理人員管理意識和管理素質(zhì)都需要加以重視和提升。事業(yè)單位檔案管理工作更需要加強改革，對檔案管理人員加強培訓，從檔案管理的內(nèi)容、信息化管理流程、管理軟件的使用，以及信息技術標準化的處理等內(nèi)容進行強化。以復合型人才應用為前提，從各個方面提高檔案管理人員的綜合水平。

（三）建立文書檔案管理信息系統(tǒng)

從硬件和軟件兩個方面全方位建立文書檔案管理信息系統(tǒng)。其中，硬件方面，就是要積極采購計算機，購置數(shù)碼相機，掃描儀等相關設備，既要做好新增電子文書檔案的收集、歸檔與整理，還需要做好已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)文書檔案的信息化、數(shù)字化轉(zhuǎn)化。軟件方面，則需要立足信息社會背景下，電子文書檔案管理特點，建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫，安裝專門的文書檔案管理軟件，將其內(nèi)嵌至辦公OA系統(tǒng)，實現(xiàn)文書制作與文書檔案管理的同步進行，從文書檔案信息加工系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)到信息查詢、保密系統(tǒng)的搭建，建立符合信息社會建設和發(fā)展需要的專門的文書檔案信息管理平臺，提升辦公室文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（四）檔案管理工作與其他部門的有效配合

檔案管理工作并非獨立存在，在事業(yè)單位中，其與多個部門相互交叉，配合協(xié)調(diào)。因此，在開展檔案管理工作時，做好與其他相關部門之間的配合協(xié)調(diào)工作也同樣十分重要。事業(yè)單位領導層要主動協(xié)調(diào)各部門之間銜接工作，當涉及其他部門時應要求其全力配合，避免拖延推諉。當出現(xiàn)沖突時，領導應對于各部門工作進行調(diào)節(jié)，平衡利弊，協(xié)調(diào)權(quán)衡，在確保檔案管理工作正常開展的情況下，對其他部門工作進行合理安排，進而確保檔案管理工作和其他部門的工作能夠順利進行，繼續(xù)開展[5]。事業(yè)單位人事檔案管理工作重要性日益顯現(xiàn)，當面臨人事檔案管理工作時，需要相關部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保上交的檔案信息和內(nèi)容真實可靠，為今后人事管理工作提供基礎保障，同時促進文書檔案管理工作進一步發(fā)展和完善。

（五）社會做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接

文件是檔案的基礎，文件質(zhì)量的高低直接關系到檔案質(zhì)量的好壞，沒有高質(zhì)量的文件作為基礎，檔案的質(zhì)量就得不到有效的提高。由此可見，檔案管理水平的高低是建立在文書部分規(guī)范化處理文件的基礎上的。

四、結(jié)束語

新形勢下，數(shù)字化、信息化是社會各項事業(yè)的基本要求，隨著各方面工作的全面進步，文書檔案管理工作必須加快建設步伐，盡快完善和優(yōu)化相關方式和內(nèi)容，以全面適應現(xiàn)代形式。文書檔案管理工作的優(yōu)化和完善有利于事業(yè)單位的改革和創(chuàng)新，其重要性也被逐漸提升。同時，也需要相關檔案管理人員對自身專業(yè)水平主動提高，有意識地加強學習，在工作中積極提出問題并解決問題，主動發(fā)現(xiàn)文書檔案管理工作的不足和欠缺，以充分的熱情和積極的態(tài)度對文書檔案管理工作進行全面完善，從根本上促進事業(yè)單位文書檔案工作的有效運行，為我國檔案管理工作奠定基礎。

參考文獻：

[1]李玉.文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].辦公室業(yè)務， 2020（15）：6-7.

[2]趙秀云.事業(yè)單位文書檔案管理信息化探析[J].辦公室業(yè)務， 2020（16）：73+90.

[3]楊競云.科研單位文書檔案管理途徑探討[J].辦公室業(yè)務， 2020（16）：99+107.

[4]宋曉慧.基于規(guī)范管理視角的文書檔案管理策略研究[J].辦公室業(yè)務， 2020（16）：100+102.

[5]田東陽.新形勢下如何做好事業(yè)單位文書檔案的管理工作[J].科技視界， 2019（21）：186+183.