檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及有效應(yīng)用

張輝

摘 要：近些年，國內(nèi)各地醫(yī)療水準(zhǔn)持續(xù)提升，相應(yīng)的檔案資料也愈發(fā)龐大;這也逐漸顯現(xiàn)出檔案信息化的優(yōu)勢，經(jīng)過信息化處理的檔案信息能夠有效反映不同時(shí)期醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)狀況，切實(shí)增強(qiáng)醫(yī)院的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。本文將簡要分析醫(yī)院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，重點(diǎn)探究檔案信息化建設(shè)的價(jià)值以及檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)療服務(wù);檔案管理;檔案信息化

檔案資料始終是醫(yī)院的核心文件且直接關(guān)系到醫(yī)院的組織管理水準(zhǔn)以及后續(xù)的經(jīng)營發(fā)展方向。在新形勢下，將醫(yī)院傳統(tǒng)管理方式與信息化技術(shù)相融合能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化管理，有效提高醫(yī)院的管理效率?；诖耍瑖@檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及有效應(yīng)用進(jìn)行探究有著重要意義。

一、檔案信息化建設(shè)的價(jià)值

1.檔案信息化

現(xiàn)階段，在檔案管理工作體系中，檔案信息化的重要性日趨凸顯。檔案信息化的特點(diǎn)在于服務(wù)性、豐富性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性。作為檔案管理工作的重點(diǎn)對(duì)象，原始文獻(xiàn)資料所具備的原始性直接關(guān)系到后續(xù)智能分析工作質(zhì)量。從某種意義上講，檔案資料既是對(duì)歷史的記錄，也是信息記錄的載體。因此，電子文件在經(jīng)過檔案信息化處理后擁有與紙質(zhì)原件不同的原始性意義，而傳統(tǒng)檔案資料主要將用戶固定到原始狀態(tài)，確保資料載體不會(huì)丟失，以保證檔案信息的原始性。相應(yīng)的，檔案信息化的作用在于依靠自身的準(zhǔn)確性強(qiáng)化數(shù)據(jù)分析效果，不斷增強(qiáng)檔案資料的研究價(jià)值與利用價(jià)值。同時(shí)，工作人員也可將紙質(zhì)檔案資料與信息化技術(shù)相融合，推測判斷出資料中的錯(cuò)誤之處，不斷完善檢查機(jī)制，盡可能地降低檔案管理的錯(cuò)誤率。

醫(yī)院檔案資料擁有豐富多樣的種類與來源，其中，行政管理文書、醫(yī)療過程檔案、病患資料都需要進(jìn)行歸檔整理。若依托檔案信息化技術(shù)并使用電子文獻(xiàn)逐步替代原始性檔案，則能夠不斷豐富存儲(chǔ)格式、錄入方法的多樣性，有效把控檔案資料使用與存儲(chǔ)之間的良性關(guān)系。簡單而言，檔案資料的實(shí)際價(jià)值表現(xiàn)為，如何開發(fā)利用檔案資料且能夠確保檔案資料向工作人員提供準(zhǔn)確信息。相比之下，傳統(tǒng)管理模式較為復(fù)雜、冗余，難以保障資料使用與查找的精確性。而檔案信息化能夠大幅提升資料傳輸、復(fù)制的便利性，切實(shí)增強(qiáng)用戶的服務(wù)體驗(yàn)。此外，通過將計(jì)算機(jī)技術(shù)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)相融合，能夠有效減少審批管理環(huán)節(jié)，避免使用大量的紙質(zhì)單據(jù)，充分發(fā)揮電子文檔所具有的數(shù)字化管理優(yōu)勢，切實(shí)增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的全面性、智能性，提高用戶服務(wù)滿意度。

2.檔案信息化建設(shè)的價(jià)值

檔案信息主要借助數(shù)字化技術(shù)形成檔案數(shù)據(jù)資料。為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，管理人員需要依托掃描方式，將紙質(zhì)檔案傳輸?shù)接?jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中。長期以來，傳統(tǒng)的管理方式主要是將檔案信息資料整理、保存、記錄到紙質(zhì)檔案中，并由專門的檔案管理人員開展檔案管理活動(dòng)。但是上述管理方式難以有效保障檔案資料的安全性，不利于調(diào)取查閱檔案資料;同時(shí)，這種管理模式擁有極為煩瑣的借閱程序，難以充分滿足管理需求。從某種意義上而言，檔案信息化建設(shè)已逐漸成為醫(yī)院提高自身檔案管理水準(zhǔn)的重要依靠。

自改革開放以來，國內(nèi)各地區(qū)的醫(yī)療水準(zhǔn)持續(xù)提升，綜合性醫(yī)院的檔案資料持續(xù)增加。若醫(yī)院仍延續(xù)傳統(tǒng)管理模式對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，則難以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展腳步?？萍嫉娘w速發(fā)展為上述問題提供了有效的解決辦法，人們可依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息化技術(shù)，圍繞檔案信息開展管理活動(dòng)，切實(shí)增強(qiáng)整體的管理效率。相比于傳統(tǒng)管理模式，信息化體系能夠提升服務(wù)的便利性。

人們生活水準(zhǔn)的持續(xù)提高以及醫(yī)院不斷擴(kuò)大自身的建設(shè)規(guī)模都給醫(yī)院管理提出了嚴(yán)格要求。若醫(yī)院能夠大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)工作，則有助于切實(shí)增強(qiáng)管理水準(zhǔn)。同時(shí)，檔案信息化還能夠持續(xù)更新醫(yī)療服務(wù)模式，有效增強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部各崗位員工的工作效率以及服務(wù)水準(zhǔn)，打破傳統(tǒng)管理模式的局限性。在過去一段時(shí)間，醫(yī)生需要花費(fèi)大量時(shí)間查詢病歷資料。而依托信息化檔案，醫(yī)生可借助計(jì)算機(jī)直接調(diào)取病患的有關(guān)資料，大大節(jié)約醫(yī)務(wù)人員的時(shí)間、精力。與此同時(shí)，相比于傳統(tǒng)管理模式，信息化管理還有助于保障檔案信息的安全性，不會(huì)損壞到資料信息。通過推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，能夠方便各方共享信息資源，進(jìn)而增強(qiáng)醫(yī)院的行業(yè)競爭力與信息服務(wù)水準(zhǔn)，提升整體的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)。簡單而言，在新形勢下，信息化建設(shè)已逐漸變?yōu)闄n案管理的重要措施，能夠?yàn)獒t(yī)院患者提供高質(zhì)量的服務(wù)，改善醫(yī)療行業(yè)的服務(wù)水準(zhǔn)。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.管理人員的綜合素養(yǎng)有待提升

2006-2013年工作以來，本人在鄆城縣南趙樓鄉(xiāng)衛(wèi)生院從事居民檔案管理工作，經(jīng)過長期的工作發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院到管理水準(zhǔn)與工作人員的整體素質(zhì)密切相關(guān)，而該地區(qū)工作人員的檔案管理水準(zhǔn)主要表現(xiàn)出以下幾點(diǎn)問題：

第一，衛(wèi)生院的部分管理人員未能從思想上充分認(rèn)知信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的必要性，不夠重視基于檔案所開展的信息化建設(shè)活動(dòng)。21世紀(jì)初期，國內(nèi)絕大多數(shù)地區(qū)仍然未能實(shí)現(xiàn)信息化。鄆城縣不具有充足的人力、財(cái)力、物力等多方面資源，這就使得當(dāng)?shù)匦l(wèi)生院的管理層很難接觸到信息化設(shè)備，更無法了解到上文敘述的檔案信息化所具有的服務(wù)性、豐富性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性等諸多優(yōu)勢。在此背景下，當(dāng)?shù)匦l(wèi)生院管理人員的檔案管理工作重點(diǎn)仍然集中到原始文獻(xiàn)資料方面，各項(xiàng)管理活動(dòng)仍然相對(duì)傳統(tǒng)，主要的工作精力仍然集中于文獻(xiàn)保管方面。

第二，國內(nèi)絕大多數(shù)醫(yī)院還未能建立成熟的信息化檔案管理體系，各項(xiàng)工作仍處于初級(jí)階段。隨著科技的飛速發(fā)展，國內(nèi)部分地區(qū)尤其是東部沿海地區(qū)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)開始逐步構(gòu)建信息化管理體系;而鄆城隸屬菏澤市，屬于三線城市，逐步得到上級(jí)調(diào)撥的部分資源并著手構(gòu)建信息化管理體系。在此背景下，縣域內(nèi)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)卻缺乏綜合素質(zhì)較高、專業(yè)能力強(qiáng)的工作人員，大部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理人員卻表現(xiàn)出技能水準(zhǔn)較低、優(yōu)質(zhì)人才匱乏等多種問題，這就導(dǎo)致在很長一段時(shí)間內(nèi)，鄆城縣多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息化檔案管理體系始終維持在初級(jí)階段，僅僅能支持最初級(jí)的信息管理工作。