新形勢下檔案實(shí)體安全和信息安全管理的思考

王謙

摘要：“檔案”本質(zhì)上而言是指社會(huì)活動(dòng)中形成的各種具有保存價(jià)值的原始數(shù)據(jù)，確保檔案管理工作的規(guī)范化開展不僅為行業(yè)轉(zhuǎn)型升級提供了規(guī)劃指導(dǎo)，與此同時(shí)在提升行業(yè)市場競爭力、提高檔案利用價(jià)值等方面也發(fā)揮了重要性作用，是現(xiàn)階段保障行業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的重要保障。在新形勢背景下，信息數(shù)據(jù)的飛躍式發(fā)展為行業(yè)發(fā)展注入了新動(dòng)力，在檔案管理中確保檔案實(shí)體安全和信息安全管理工作的有效落實(shí)，是全面提升檔案管理整體水平的有效渠道，為此本文主要系統(tǒng)化剖析了新形勢下檔案實(shí)體安全和信息安全管理意義，就管理問題的有效性處理對策展開了深入探討，以便于保證檔案信息資源共享效益的最大化。

關(guān)鍵詞：新形勢;檔案實(shí)體安全和信息安全管理;管理意義;問題和策略

引言：檔案管理作為企業(yè)管理工作的核心內(nèi)容，管理作業(yè)成效是影響企業(yè)發(fā)展質(zhì)量及可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)的重要因素，新形勢下確保檔案實(shí)體安全和信息安全管理的高效化，則是現(xiàn)階段行業(yè)轉(zhuǎn)型升級的重中之重。伴隨社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的快速化發(fā)展，“三個(gè)走向（走向依法管理、開放、現(xiàn)代化）”是習(xí)近平總書記基于新形勢下提出的企業(yè)檔案管理轉(zhuǎn)型方向，檔案信息化建設(shè)工作的規(guī)范化開展在一定程度上為行業(yè)發(fā)展注入新動(dòng)力的同時(shí)，也為信息資源的有效傳播和共享創(chuàng)造了良好條件。

一、新形勢下檔案實(shí)體安全和信息安全管理意義剖析

企業(yè)資源數(shù)據(jù)檔案收集、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)價(jià)值分析以及數(shù)據(jù)統(tǒng)籌、儲(chǔ)存等是企業(yè)檔案管理工作的主要內(nèi)容，新形勢下檔案實(shí)體安全和信息安全管理工作的規(guī)范化開展，對于推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展而言具有重要意義?！皺n案”是企業(yè)執(zhí)行國家相關(guān)政策及上級任務(wù)的重要載體，與其它管理工作相比，繁瑣性和復(fù)雜性是檔案管理工作的顯著特點(diǎn)，若企業(yè)在檔案管理仍采取傳統(tǒng)化人工檢索的模式，勢必在消耗企業(yè)資源、增加企業(yè)運(yùn)營成本，而檔案實(shí)體安全和信息安全管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化轉(zhuǎn)變工程，自一四年被提出后社會(huì)各界對檔案信息化建設(shè)工作的關(guān)注度也在不斷提高，與傳統(tǒng)依靠手工檢索模式相比，檔案信息化建設(shè)工作的規(guī)范化開展具表現(xiàn)出了如下優(yōu)勢：

（一）有利于提高企業(yè)辦公質(zhì)量和效率

“檔案”是企業(yè)內(nèi)部單位、部門之間溝通、交流的重要橋梁，在以往檔案管理中，面對企業(yè)產(chǎn)生的大量信息資料，人工作業(yè)管理手段的實(shí)施在增加工作量的同時(shí)，也極易導(dǎo)致資料漏寫、漏抄等問題的發(fā)生，檔案準(zhǔn)確性大打折扣。伴隨社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的快速化發(fā)展，借助信息化管理平臺進(jìn)行檔案管理，在一定程度上不僅有效簡化了管理工作流程、降低了管理工作量，與此同時(shí)還避免了大量人力、物力、財(cái)力資源的損耗，此外檔案作為重要的原始數(shù)據(jù)資料，由于傳統(tǒng)信息資料大多是紙質(zhì)媒介，在查閱時(shí)需要部分文件需要靠郵政系統(tǒng)進(jìn)行傳遞，傳遞時(shí)間較長且還增加了檔案丟失概率，反觀在檔案實(shí)體安全和信息安全管理過程中，傳遞的文件主要為電子文檔，信息需求用戶可登陸信息數(shù)據(jù)庫下載所需文件，在打破傳統(tǒng)信息傳遞時(shí)間和空間限制的同時(shí)還顯著提升了文件傳遞信息的安全性、時(shí)效性，并由此全面提升了檔案的再利用價(jià)值。

（三）有利于保證信息保存的安全性和完整性

相比傳統(tǒng)化紙質(zhì)資料，電子管理檔案最顯著的優(yōu)勢在于儲(chǔ)存時(shí)間的久遠(yuǎn)性，因此在新形勢下保證檔案實(shí)體安全和信息安全管理工作的規(guī)范化開展，對于提高信息保存安全性和完整性而言具有重要意義。紙質(zhì)載體在很大程度上，保存時(shí)間取決于纖維素性質(zhì)和保存的外部環(huán)境，在某些惡劣環(huán)境下紙質(zhì)資料信息破損和丟失問題給企業(yè)發(fā)展造成了十分不利的影響，反觀在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)手段來整理電子文件，不僅有效地提高了查閱便捷性，與此同時(shí)電子文檔受外界影響程度相對較低，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性，融媒體背景下檔案管理工作人員通過量館藏電子信息資料直接掛接到檔案網(wǎng)站，并通過及時(shí)的進(jìn)行檔案歸檔，計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存、備份，由此在保證儲(chǔ)備安全性和完整度的前提下，提高信息儲(chǔ)存安全性。

二、新形勢下檔案實(shí)體安全和信息安全管理問題剖析

（一）檔案信息化管理中技術(shù)性人員缺失

不同于其它檔案資料，企業(yè)檔案由于涉及聲像視頻資料格式轉(zhuǎn)化和數(shù)字化信息轉(zhuǎn)化，在管理時(shí)需要專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行操作及管理，目前來講在檔案實(shí)體安全和信息安全管理過程中，從事企業(yè)檔案管理的人員雖然具備檔案管理的專業(yè)素養(yǎng)和經(jīng)驗(yàn)，可由于專業(yè)能力的欠缺在影響整體管理質(zhì)量和效率的同時(shí)也阻礙了行業(yè)的轉(zhuǎn)型和升級。對于企業(yè)而言，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的實(shí)施往往需要專業(yè)技術(shù)人員借助軟硬件平臺，在確保信息采集、保持、量化和編碼作業(yè)有效落實(shí)的同時(shí)對其進(jìn)行數(shù)字化處理，在管理工作從“案卷級、單途徑、對檔案外部特征管理”到“文件級、體系管理、內(nèi)外部特征合并管理”轉(zhuǎn)變的時(shí)代下，企業(yè)對檔案管理工作人員的專業(yè)能力也提出了新要求，工作者信息技術(shù)操作熟練度不足、技術(shù)應(yīng)用技能偏弱等問題的存在，不僅增加了管理工作難度，檔案完整性也由此受到了一定影響。

（二）原始數(shù)據(jù)資料損失現(xiàn)象較為嚴(yán)重

原始數(shù)據(jù)作為行業(yè)轉(zhuǎn)型和升級的重要戰(zhàn)略指導(dǎo)，數(shù)據(jù)完整度以及信息利用率的高低是影響行業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)能否達(dá)成的重要因素。企業(yè)機(jī)構(gòu)自成立初期，由于行業(yè)技術(shù)更迭速度較快，以往信息資料丟失問題較為嚴(yán)重的同時(shí)不僅不利于行業(yè)的成功轉(zhuǎn)型升級，與此同時(shí)對媒體社會(huì)導(dǎo)向作用的發(fā)揮也造成了一定影響。在大數(shù)據(jù)時(shí)代來臨前，企業(yè)影視資料和信息存儲(chǔ)媒介主要是磁帶、鋼絲帶、半導(dǎo)體、膠片等由于儲(chǔ)存媒介極易受到外界環(huán)境的影響，顯著增加了保存難度，此外再加之在喊個(gè)與發(fā)展中，需要經(jīng)常查閱相關(guān)資料，可雖然目前我國企業(yè)建立了完善的檔案管理平臺，可由于“重建設(shè)輕使用”理念的存在，檔案信息化管理工作形式化問題較為嚴(yán)重的同時(shí)資料信息利用率也始終處于低迷化狀態(tài)，信息建設(shè)效能也由此受到了一定影響。

三、新形勢下檔案實(shí)體安全和信息安全管理問題的優(yōu)化處理對策

（一）確保檔案信息管理人員樹立正確的信息化管理意識

“檔案管理”是企業(yè)管理體系中的重要一環(huán)，在新形勢下為確保高質(zhì)量管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，企業(yè)機(jī)構(gòu)需首先提高管理人員的選拔標(biāo)準(zhǔn)，確保聘用者職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力和計(jì)算機(jī)操作水平均滿足管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化要求，并通過加強(qiáng)與高校的合作交流來引入與之相關(guān)的專業(yè)人員，由此在保證管理團(tuán)隊(duì)專業(yè)性的同時(shí)為后期各項(xiàng)管理工作的高效化開展創(chuàng)造良好條件。為不斷增強(qiáng)管理人員的使命感、責(zé)任感，當(dāng)前企業(yè)機(jī)構(gòu)還要建立健全完善的培訓(xùn)機(jī)制、考核制度，通過加強(qiáng)對管理者的再培訓(xùn)、再教育，以便于在強(qiáng)化檔案管理者信息化檔案管理理念的基礎(chǔ)上打破固有檔案信息管理模式，由此為后期各項(xiàng)工作的高效化實(shí)施提供保障。除此之外檔案管理者專業(yè)能力水平的強(qiáng)弱在一定程度上，是影響檔案管理整體成效的決定性因素，為此企業(yè)機(jī)構(gòu)還要結(jié)合新媒體發(fā)展趨勢，在明確群體需求的基礎(chǔ)上對管理手段進(jìn)行不斷革新、對操作規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，以便于在約束管理者管理行為的前提下通過多種方式來強(qiáng)化他們的業(yè)務(wù)能力，最終保證了信息資料價(jià)值的最大化發(fā)揮。

（二）不斷提高檔案信息化管理技術(shù)水平

在新形勢下企業(yè)在檔案信息化管理中，信息化水平的高低是影響管理工作成效的重要因素之一，換言之為改善當(dāng)前整體管理現(xiàn)狀，不斷提高檔案信息化管理技術(shù)水平現(xiàn)已迫在眉睫。新媒體背景下檔案信息化建設(shè)工作開展過程中，全面數(shù)字化技術(shù)水平是檔案信息化管理基礎(chǔ)建設(shè)工作的重中之重，現(xiàn)階段為保證信息化建設(shè)目標(biāo)的達(dá)成，首先企業(yè)需對管理技術(shù)進(jìn)行不斷更新，在保證儲(chǔ)存格式和設(shè)備（計(jì)算機(jī)、路由器、掃描儀等）先進(jìn)度的前提下確保各項(xiàng)工作的高效化實(shí)施，與此同時(shí)為便于管理以及提升與用戶之間的銜接性，當(dāng)前在融媒體背景下企業(yè)還需要在信息化建設(shè)過程中引入大量資源、資金和人才，以便于在保證系統(tǒng)軟件開發(fā)和完善工作規(guī)范化實(shí)施的同時(shí)建立起一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫，由此在保證檔案中心目錄數(shù)據(jù)化的前提下全面提升數(shù)字化檔案管理媒介的交互性，最終為行業(yè)的轉(zhuǎn)型和升級創(chuàng)造了良好條件。經(jīng)調(diào)查在以往信息管理中，檔案信息來源不清晰以及統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化格式的缺失，是影響信息化管理工作質(zhì)量的重要因素，故此為避免出現(xiàn)“信息孤島”，在檔案信息化管理時(shí)管理工作人員需根據(jù)信息來源對其進(jìn)行系統(tǒng)化分類，之后通過建立健全完善的統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)管理體系來講信息數(shù)據(jù)化，并通過采取“雙套制保存”的方式，結(jié)合當(dāng)前新形勢下行業(yè)轉(zhuǎn)型升級發(fā)展要求，對檔案管理形式進(jìn)行不斷調(diào)整，借由“上網(wǎng)信息加密儲(chǔ)存”來全面提高信息的安全性。

四、結(jié)語

總的來說，在新形勢下，現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的不斷發(fā)展和廣泛應(yīng)用，在全面提升行業(yè)的市場核心競爭力的同時(shí)，也為行業(yè)轉(zhuǎn)型升級注入新動(dòng)力。檔案作為企業(yè)的原始數(shù)據(jù)資料，檔案管理工作的高效化實(shí)施有利于促進(jìn)行業(yè)自身長遠(yuǎn)發(fā)展，故此為改善當(dāng)前管理現(xiàn)狀，加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)力度、不斷提高檔案信息化管理技術(shù)水平以及建立健全完善的檔案管理規(guī)章制度，現(xiàn)已迫在眉睫。

參考文獻(xiàn)：

[1]周麗霞，劉元霞，陳金國.檔案實(shí)體安全和信息安全管理所面臨的問題與對策[J].黑龍江交通科技，2015，12（01）：122-123.

[2]傅露霞，路立龍，張建東.企業(yè)檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].機(jī)電兵船檔案，2020，12（03）：144-147.

[3]陳廣群，林慰平，徐濤濤.檔案實(shí)體安全和信息安全管理的思考[J].科技廣場，2020，12（04）：55-58.

[4]盧巧麗，李志敏，張建新.談?wù)勅诿襟w檔案管理工作的問題及策略[J].文淵（中學(xué)版），2020，12（7）：865-866.

[5]高明，李雪格，陳濤.新媒體時(shí)代數(shù)字出版面臨的困境及前景展望[J].科技傳播，2019，24（145）：222-223.

[6]顧玉紅，郭瑞萍.做好檔案信息化建設(shè)工作的與時(shí)俱進(jìn)[J].黑龍江科技信息，2013，12（18）：188-189.