淺析大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理

朱小麗

摘要：伴隨計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前智能化管理手段已經(jīng)涌入社會各行各業(yè)，對于推動經(jīng)濟發(fā)展，提高工作效率具有重要意義。尤其是大數(shù)據(jù)理念的深度運用，給多個領(lǐng)域工作創(chuàng)新注入了嶄新活力。大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作也要與時俱進，注重對創(chuàng)新性方法和應(yīng)用，提升安全管理意識，以適應(yīng)人們對檔案管理信息化的新需求。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案;信息化;管理

一直以來，人們對檔案管理工作都非常重視，但是傳統(tǒng)思維下對檔案管理工作的落實多停留在了檔案的梳理與存儲層面，對于檔案提取、篩選和檔案價值挖掘方面取得的成果有限，也因此，人們對于檔案管理的綜合意義認知比較單薄。隨著大數(shù)據(jù)理念的深度推進，信息化時代檔案管理工作不僅要完成基本的信息存儲任務(wù)，更要對現(xiàn)有的檔案信息進行有效挖掘和運用，釋放出新時代檔案管理的嶄新活力。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理工作面臨的新挑戰(zhàn)

1.檔案信息數(shù)量爆炸式增長

隨著互聯(lián)技術(shù)的深度發(fā)展，信息化手段已經(jīng)廣泛應(yīng)用于人們工作、生活、學(xué)習(xí)的方方面面。與此同時，各類活動落實中產(chǎn)生的檔案量也在飛速增長。在檔案管理的過程中，需要檔案管理工作者運用有效的方式做好分類和整理，同時還需要以信息化手段做好備份、存儲和網(wǎng)絡(luò)上傳、共享等工作，以保證信息提取的便捷、準(zhǔn)確與順暢。由于檔案管理數(shù)量爆炸式增長，這項工作開展的難度頗高，工作量巨大，對于檔案管理工作者的信息化設(shè)備掌握能力也提出了更高的要求。

2.檔案管理的安全隱患增多

大數(shù)據(jù)時代，檔案信息數(shù)量爆炸式增長的同時，在安全管理方面也出現(xiàn)了諸多安全隱患。由于信息化手段的廣泛運用，使得很多信息在多個終端都可以同步存儲、互通共聯(lián)，這就使得檔案信息在安全管理方面面臨諸多隱患。首先，信息化時代檔案管理的法規(guī)還不健全，很多信息存儲設(shè)置本身不夠安全，極易被黑客攻擊或篡改。其次，依托數(shù)字化手段來存儲檔案信息的過程中，會產(chǎn)生大量使用痕跡，檔案信息在傳輸和保存過程中極易產(chǎn)生信息泄漏問題。第三，很多檔案管理工作人員本身還沒有形成良好的安全防范意識，這些都使得檔案管理的信息安全隱患逐步增多。

3.檔案管理的容錯率較低

我國在檔案管理的過程中經(jīng)過了很長時間的探索，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案到電子檔案，再到現(xiàn)在的云存儲、云共享等多元化手段并用。檔案管理的手段在逐步升級，檔案信息的數(shù)量在不斷增加。與此同時，檔案管理過程中數(shù)據(jù)處理的容錯率越來越低。在檔案管理過程中，一個步驟出錯就會影響整個工作進程，后續(xù)核查、糾正和維護工作推進會非常困難。尤其是手機號、身份信息等私密性比較強的信息，糾正錯誤比較麻煩。一些用戶一旦提供虛假信息，后期核查糾正工作量非常大。

二、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的新機遇

大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用為檔案管理工作帶來巨大挑戰(zhàn)的同時，也為檔案管理工作創(chuàng)新改革帶來了巨大的機遇。

1.大數(shù)據(jù)時代檔案管理可采取的管理方法多種多樣

大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作，除了借助傳統(tǒng)的文字、檔案、圖片、紙質(zhì)文件來保管檔案之外，還可以通過圖片、聲音、視頻、文本，甚至是各類網(wǎng)絡(luò)資源都可以用于檔案信息的管理和保存。在檔案管理過程中，人們可用的信息化手段也越來越便捷。在檔案信息錄入的過程中，就可以快速的對各類信息進行分類、編號、子目錄拓展等多項操作，同時可以采用靈活的加密手段，賦予不同級別檔案相應(yīng)的查看權(quán)限。這樣既方便了檔案信息的共享，又在一定程度上確定了檔案管理工作的準(zhǔn)確和便捷。另外，大數(shù)據(jù)時代人民對檔案管理工作的重視程度愈加提升，檔案管理迎來了創(chuàng)新發(fā)展的新機遇。

2.大數(shù)據(jù)時代檔案信息維護成本可以逐步降低

在檔案管理推進的過程中，越來越多的信息化設(shè)備被投入使用，檔案管理工作維護的成本越來越低。傳統(tǒng)檔案管理占據(jù)空間巨大，而且極易受到自然條件影響，如光照、溫度、濕度、生物因素等，都會影響檔案信息的維護。大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理過程中，一些數(shù)據(jù)逐步形成了系統(tǒng)化檔案，方便人們后期進行深度的調(diào)研、分析，并匯總出有價值的結(jié)論，供人們參考和調(diào)閱。這使得檔案管理的價值得到了有效發(fā)揮。同時，越來越多掌握新型技術(shù)手段的高素質(zhì)管理人才逐步走向檔案管理崗位，這都為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展創(chuàng)造了良好的外部條件。檔案管理工作呈現(xiàn)多元性、開放性、豐富性的特點，極大的滿足了不同階層、不同部門、不同單位對檔案管理工作的應(yīng)用需求。

3.檔案管理工作呈現(xiàn)出協(xié)同高效管理優(yōu)勢

隨著信息化手段的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作打破了時間空間的限制。很多重要檔案可以通過一線收集和后期整理協(xié)同工作的方式逐步完善，使得檔案的存儲越來越詳實，信息呈現(xiàn)的視角也變得縝密而準(zhǔn)確。尤其是云技術(shù)支持下，很多跨區(qū)域檔案可以在云空間的基礎(chǔ)上更好地擴展和共享。這極大的扭轉(zhuǎn)了傳統(tǒng)檔案管理覆蓋面較低，檔案提取價值不高的弊端。隨著大數(shù)據(jù)、云計算、云共享、云存儲的投入，檔案管理的效率大大提升。加之，一些編程算法的優(yōu)化，妥善解決了海量檔案信息定向提取的問題。檔案管理工作體現(xiàn)出全面性與系統(tǒng)化管理優(yōu)勢，檔案管理的深度得以不斷拓展，呈現(xiàn)出協(xié)同高效管理的多元優(yōu)勢。

總之，在大數(shù)據(jù)時代發(fā)展背景之下，檔案管理工作在管理速度、安全性和信息提取方面提出了更高的要求。但與此同時，信息化手段的應(yīng)用為檔案管理帶來了諸多便利。在具體的檔案管理工作落實過程中，需要工作人員樹立良好的服務(wù)意識，在檔案管理工作過程中加強信息化手段的應(yīng)用，并通過協(xié)同工作的方式高效管理、系統(tǒng)梳理，滿足人們對檔案信息查閱的多元化需求。

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