三網(wǎng)年會項目干系人對項目進度影響的管理研究

曹琛

摘要：隨著我國航空航天事業(yè)的蓬勃發(fā)展，相關(guān)領(lǐng)域的學(xué)術(shù)交流活動日益活躍。會議中項目干系人對項目進度影響較大，如何在保證項目按照進度計劃完成的前提下，滿足各個干系人需求是學(xué)術(shù)會議成敗的標(biāo)志。本文結(jié)合案例中國航天第三專業(yè)信息網(wǎng)技術(shù)交流會的特點，將項目時間管理和干系人管理理論應(yīng)用于類似的大型學(xué)術(shù)會議中。通過分析問題，論證對其進行項目時間管理和干系人管理的必要性。通過干系人對項目進度影響的分析，提出了建設(shè)三網(wǎng)年會干系人管理體系的具體方案。

關(guān)鍵詞：國際學(xué)術(shù)會議;項目;時間管理;干系人管理;三網(wǎng)年會

中國航天第三專業(yè)信息網(wǎng)年會暨空天動力推進技術(shù)交流會（以下簡稱“三網(wǎng)年會”）是某動力所科研人員參加的重要學(xué)術(shù)研討會議。該會議的交流內(nèi)容主要為航天推進技術(shù)情報報告，每年舉辦一次，動力所作為航天動力技術(shù)信息網(wǎng)的網(wǎng)長單位，與6家副網(wǎng)長單位輪流承辦三網(wǎng)年會。由于缺乏發(fā)展規(guī)劃和組織牽引，導(dǎo)致該會議的學(xué)術(shù)交流效果越來越弱，與推動航空航天推進技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展這一宗旨漸行漸遠。

自2012年起，三網(wǎng)逐步改革為空天推進技術(shù)交流平臺，從會議規(guī)模、參會人員構(gòu)成和交流效果等方面，三網(wǎng)年會發(fā)生了巨大的變化。三網(wǎng)年會在會議規(guī)模上的大幅度擴大，在增強三網(wǎng)在行業(yè)內(nèi)影響的同時，吸引了更多的重要領(lǐng)導(dǎo)、兩院院士等重要干系人的關(guān)注，參會人員構(gòu)成和會議交流效果方面的變化也提高了對項目管理人員在進度管理方面的要求。

一、問題分析

三網(wǎng)組織的快速發(fā)展以及年會規(guī)模的激增，導(dǎo)致項目組成員在缺乏項目干系人管理相關(guān)背景知識和現(xiàn)實分析的情況下，無法按照進度計劃完成三網(wǎng)年會項目，削減了三網(wǎng)年會在空天推進技術(shù)領(lǐng)域的平臺作用，更無法通過年會實現(xiàn)其促進技術(shù)創(chuàng)新、與當(dāng)?shù)仄髽I(yè)互通合作的橋梁作用，在重要項目干系人管理中出現(xiàn)嚴重問題，還會導(dǎo)致動力所在三網(wǎng)組織機構(gòu)中的主導(dǎo)地位被動搖，動力所對外形象受到嚴重影響。

三網(wǎng)年會籌備期間的主要活動包括會議策劃、組織征文、統(tǒng)計參會信息、制作會議文件確定、準備會議物料、會議宣傳等內(nèi)容。三網(wǎng)年會的項目進度與干系人管理相互作用，對三網(wǎng)年會的質(zhì)量和交流效果產(chǎn)生巨大的影響，只要加強進度和干系人的計劃和控制，就可以提高三網(wǎng)年會質(zhì)量，順利完成三網(wǎng)年會的籌備工作。

二、方案設(shè)計

規(guī)劃三網(wǎng)年會項目干系人管理，是基于對各項目干系人需求、利益關(guān)系以及對年會項目的直接或潛在影響分析，制定合理的干系人管理計劃，從而調(diào)動干系人支持三網(wǎng)年會項目，并利用他們的資源優(yōu)勢、權(quán)力優(yōu)勢和影響力推動三網(wǎng)年會項目發(fā)展。三網(wǎng)年會干系人具體管理規(guī)劃內(nèi)容包括：溝通內(nèi)容;溝通渠道：電子郵件、電話或者面對面交流;信息公開：信息分享的日期、內(nèi)容、詳實程度、格式、形式;④干系人關(guān)注的熱點問題;⑤干系人內(nèi)部關(guān)系;⑥關(guān)鍵干系人在不同工作中需要參與的程度等。

為了便于在項目過程中隨時檢查項目進度、及時調(diào)整進度計劃，2020年三網(wǎng)年會項目干系人規(guī)劃工作輸出文本為《2020年三網(wǎng)年會干系人溝通需求表》，如表2.1所示。

三、管理和控制

三網(wǎng)年會的項目干系人管理無時無刻不體現(xiàn)在溝通中，當(dāng)實踐檢驗理想狀態(tài)和計劃時，項目組需要不斷圍繞項目干系人需求做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，引導(dǎo)中立態(tài)度的項目干系人參與并支持項目，提升高管干系人對項目經(jīng)理的支持，減少干系人對項目的消極作用。

1.加強對會議公司利益的權(quán)衡和管理

在設(shè)計與制作會議手冊期間，項目經(jīng)理根據(jù)之前的經(jīng)驗，多次與會議公司確定印刷的最晚節(jié)點，以便推算會議手冊文字內(nèi)容校對和設(shè)計定版的最終節(jié)點，這項內(nèi)容的進度執(zhí)行情況對會議成本產(chǎn)生重大影響。如果在印刷節(jié)點前定版，每本會議手冊成本不到30元，如果超過此節(jié)點，快印每本會議手冊成本近70元，為了保證會議手冊的制作工作按照進度計劃順利完成，項目經(jīng)理在部署更多人員參與會議手冊內(nèi)容校對的同時，應(yīng)調(diào)研會議地點當(dāng)?shù)氐暮献饔∷S，以備不時之需。

2.加強對承辦單位建議的協(xié)調(diào)

5月底，在第一輪征文結(jié)束后，承辦單位領(lǐng)導(dǎo)提出：因原定是五星級酒店，不符合單位差旅報銷標(biāo)準，因此建議變更會場地點。經(jīng)項目組確認，五星級酒店不符合現(xiàn)大多數(shù)航空航天領(lǐng)域下屬研究所報銷標(biāo)準，因此決定變更會場地點。

經(jīng)過提前調(diào)研、現(xiàn)場踩點，最終確定洛陽友誼賓館為會議和住宿地點。項目經(jīng)理第一時間安排相關(guān)人員在各大平臺發(fā)布會議地點變更通知，同時通知所有項目干系人地點變更結(jié)果，以保證最大范圍的通知到每一個項目干系人。會議地點的臨時變更導(dǎo)致組稿、審稿等工作的順延，延長了信息統(tǒng)計工作的工期。但是由于及時調(diào)整和有效的溝通，項目籌備進度沒有受到其他影響。

3.控制重要干系人抵制態(tài)度對會議的影響

8月是每年航空航天類學(xué)術(shù)交流活動最集中的時間，項目經(jīng)理考慮到這將主要影響會議規(guī)模和承辦單位的支持力度，為了把負面影響降到最低，采用兩種溝通途徑：通過上級領(lǐng)導(dǎo)與主承辦單位領(lǐng)導(dǎo)溝通，強調(diào)三網(wǎng)年會的優(yōu)勢和三網(wǎng)組織章程的約束性;與會議公司溝通，及時調(diào)整會議預(yù)算、用房數(shù)量和會場安排等事宜。同時，預(yù)估最壞的情況，做好會議應(yīng)急預(yù)案。

四、總結(jié)

總而言之，不論是遇到重要項目干系人態(tài)度變更，還是項目進度計劃臨時調(diào)整，項目組通過及時溝通、上級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)、調(diào)整相關(guān)計劃等，以化解項目危機，保證三網(wǎng)年會項目按照進度計劃順利運行。