基于政務(wù)服務(wù)電子檔案安全與效益的檔案資源“邏輯集中”研究

陳析宇 詹逸珂

摘 要：長(zhǎng)期以來(lái)，由于與“集中統(tǒng)一管理”原則相悖，物理層面的電子檔案分散保管受到廣泛質(zhì)疑，不被視為可行的管理策略。論文以政務(wù)服務(wù)電子檔案為對(duì)象，探討安全觀和效益觀視域下實(shí)踐檔案資源“邏輯集中”的合理性，認(rèn)為“邏輯集中”可作為檔案實(shí)體集中管理的輔助方式。基于此，論文提出應(yīng)在確保安全的基礎(chǔ)上開(kāi)展電子檔案實(shí)體分散管理試點(diǎn)，建立和完善前后端檔案部門信息互通和共享機(jī)制。

關(guān)鍵詞：邏輯集中；政務(wù)服務(wù)電子檔案；安全；效益

分類號(hào)：G270.7

The “Logical Centralization” of Archival Resource Based on the Perspective of Security and Efficiency of Governmental Service Electronic Documents

Chen Xiyu， Zhan Yike

（School of Information Management of Sun Yat-sen University， Guangzhou， Guangdong 510006）

Abstract：For a long time， the decentralized storage of electronic documents in the physical entity level stirs comprehensive controversy and isnt considered as a feasible management strategy， because it is contrary to the thinking inertia of the principle of “centralized and unified management”. The paper takes the governmental service electronic documents as object， discusses the rationality of the “l(fā)ogical centralization” in practice from the perspective of security and efficiency， and puts forward that the “l(fā)ogical centralization” can be prudently applied as an auxiliary approach of entity centralized management towards electronic documents. According to this point， the paper proposes to carry out pilot programmes of decentralized management of electronic documents entities on the basis of ensuring security， and to establish and facilitate the information exchange and sharing mechanism of the front and rear archival departments.

Keywords：Logical Centralization； Governmental Service Electronic Documents； Security； Efficiency

1 研究背景

1956年《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定》（以下簡(jiǎn)稱《決定》）確定了我國(guó)檔案工作的基本原則是“集中統(tǒng)一管理”。[1]《決定》促進(jìn)了檔案工作整體的有序化和業(yè)務(wù)水平的提升，同時(shí)也使檔案界逐漸形成以下共識(shí)：只有物理意義上的實(shí)體“集中統(tǒng)一管理”才能適應(yīng)我國(guó)檔案管理實(shí)踐需要。然而，隨著電子政務(wù)和檔案信息化的發(fā)展，實(shí)體集中在應(yīng)對(duì)龐大數(shù)據(jù)體量、復(fù)雜文件格式、多元檔案來(lái)源等問(wèn)題時(shí)漸顯乏力，分散和集中相結(jié)合的保管方式開(kāi)始越來(lái)越多地被提及和研究。從優(yōu)化管理的視角看，“分散”和“集中”不是非此即彼的關(guān)系，前者對(duì)后者可從保障安全、提升效益的角度發(fā)揮補(bǔ)充作用。

目前，政務(wù)服務(wù)電子檔案的安全保障相關(guān)研究主要涉及技術(shù)應(yīng)用、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、管理機(jī)制、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等方面，其中技術(shù)應(yīng)用和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是學(xué)界的重點(diǎn)關(guān)注領(lǐng)域。代表性觀點(diǎn)如：陳永生等提出電子政務(wù)系統(tǒng)中四性檢驗(yàn)和檔案?jìng)浞葑鳛橹涡约夹g(shù)保障電子檔案全流程的安全可控；[2]劉越男等指出移交和接收政府?dāng)?shù)字檔案都需進(jìn)行數(shù)據(jù)安全性檢驗(yàn)，且在進(jìn)入數(shù)字檔案館系統(tǒng)存儲(chǔ)區(qū)前需進(jìn)行隔離存儲(chǔ)。[3]與之相對(duì)，政務(wù)服務(wù)電子檔案的管理效益相關(guān)研究聚焦于前端相對(duì)動(dòng)態(tài)、結(jié)構(gòu)化程度低的政務(wù)數(shù)據(jù)，如劉葉婷基于數(shù)據(jù)資產(chǎn)視角提出政務(wù)數(shù)據(jù)的“眾籌”服務(wù)模式，提倡整合社會(huì)力量廣泛參與檔案治理，以充分發(fā)揮政務(wù)服務(wù)電子檔案的綜合效益。[4]

總體來(lái)看，已有一定數(shù)量的學(xué)者關(guān)注到政務(wù)服務(wù)電子檔案的安全保障和管理效益問(wèn)題，但是相關(guān)研究仍有不足：第一，在安全方面，許多研究帶有顯著的技術(shù)導(dǎo)向。少數(shù)面向管理機(jī)制的研究也主要圍繞管理主體展開(kāi)，如建立相關(guān)部門分工協(xié)作、聯(lián)動(dòng)共治的機(jī)制來(lái)保障歸檔電子文件的真實(shí)可靠[5]，較少對(duì)檔案工作中檔案管理手段進(jìn)行深入分析。第二，在效益方面，學(xué)界對(duì)結(jié)構(gòu)化程度較高的政務(wù)服務(wù)電子檔案關(guān)注不夠，對(duì)其價(jià)值發(fā)揮條件的研究整體較少?；诖?，本文試從政務(wù)服務(wù)電子檔案保管方式出發(fā)，以明晰“集中”和“分散”的關(guān)系為導(dǎo)向，以理論聯(lián)系實(shí)際的方式，探索相應(yīng)對(duì)策。

2 政務(wù)服務(wù)電子檔案物理實(shí)體集中的現(xiàn)實(shí)困境

根據(jù)《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》（DA/T 85-2019）的規(guī)定，政務(wù)服務(wù)一體化平臺(tái)上的歸檔工作有兩種開(kāi)展形式：一是將清點(diǎn)驗(yàn)證后的歸檔信息包輸送至一體化平臺(tái)上的電子檔案管理模塊進(jìn)行正式歸檔，二是將歸檔信息包交換至各單位的電子檔案管理系統(tǒng)（ERMS）。[6]第一種形式需要由相關(guān)單位牽頭統(tǒng)建ERMS，解決系統(tǒng)對(duì)接、數(shù)據(jù)異構(gòu)、軟件互操作等一系列技術(shù)問(wèn)題，同時(shí)依托行政力量掃清推廣利用的障礙，實(shí)施難度較大。目前實(shí)際應(yīng)用這一模式的有浙江省政務(wù)服務(wù)網(wǎng)[7]、青島市政務(wù)網(wǎng)[8]等。多數(shù)地方政務(wù)服務(wù)電子文件的歸檔流程屬于第二種，即各單位在處理完各自負(fù)責(zé)的辦理事項(xiàng)后，將生成的電子文件和元數(shù)據(jù)留在自建的ERMS中進(jìn)行歸檔保存。由于自建ERMS已使用多年，具有較強(qiáng)的“用戶黏性”和較大的檔案積累量，因而單位更傾向于通過(guò)接口方式與平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

按照第二種歸檔模式開(kāi)發(fā)和部署管理系統(tǒng)雖然可以節(jié)約成本，但實(shí)際上這是導(dǎo)致政務(wù)服務(wù)電子檔案走入實(shí)體集中管理困境的重要因素。筆者在調(diào)研廣東省某市檔案館時(shí)了解到，該館目前在移交接收工作中遇到的最大瓶頸是前端檔案的形制不規(guī)范。受限于各單位系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程、制度標(biāo)準(zhǔn)貫徹力度和檔案人員的業(yè)務(wù)水平，大量待移交進(jìn)館檔案不符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，同時(shí)該館也不具備對(duì)情況各異的不合規(guī)檔案進(jìn)行針對(duì)性整改的能力。因此，目前該市各單位的原生電子檔案，包括政務(wù)服務(wù)電子檔案，只能分散保存在各形成單位中?？梢?jiàn)，前端工作的不規(guī)范，“多對(duì)一”移交平臺(tái)的缺失和檔案館系統(tǒng)包容性的不足，均阻礙了檔案移交接收工作的高效、穩(wěn)定，進(jìn)而造成了檔案館集中保存政務(wù)服務(wù)電子檔案物理實(shí)體的現(xiàn)實(shí)困境。此外，“多對(duì)一”的復(fù)雜情況也不利于前后端開(kāi)展深度的協(xié)同聯(lián)動(dòng)。統(tǒng)建ERMS模式是破解集中管理難題的最優(yōu)選擇，因?yàn)榍岸说氖占?、歸檔和保管工作及前后端之間的移交接收工作在相關(guān)技術(shù)的輔助下均可得到規(guī)范和保障，該館工作人員也提到該市正在建設(shè)全市統(tǒng)一的ERMS，未來(lái)將通過(guò)規(guī)范前端檔案的形成來(lái)打通館室移交通道。然而，當(dāng)前各單位政務(wù)服務(wù)電子檔案保管普遍“各自為政”，實(shí)行“集中統(tǒng)一管理”的條件并不成熟。如果采取“一刀切”的實(shí)體集中舉措，必將在檔案館內(nèi)部形成“資源壁壘”，導(dǎo)致同類型電子檔案的統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化管理難以落實(shí)。這不但給檔案長(zhǎng)期保存工作帶來(lái)巨大壓力，也不利于檔案資源內(nèi)容整合及其價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。因此，有必要引入“邏輯集中”作為實(shí)體集中的輔助手段，以更好地實(shí)現(xiàn)保障資源安全和提升管理效益的目標(biāo)。

3 實(shí)施檔案資源“邏輯集中”的合理性

在電子檔案保管實(shí)踐中，物理實(shí)體的“分散”和“集中”構(gòu)成彼此對(duì)應(yīng)的兩極。毋庸置疑，純粹的實(shí)體集中代表物理對(duì)象和管理權(quán)屬的完全集中，純粹的實(shí)體分散意味著上述兩者在地理空間上的全面分散。本文所述的“邏輯集中”介于二者之間，是立足于電子檔案實(shí)體分散分布的情況，以一定時(shí)空范圍內(nèi)信息內(nèi)容的集中和管理的統(tǒng)一來(lái)保障資源有效受控的管理方式，其與“分布式保管”和“匹茲堡模式”相似，均強(qiáng)調(diào)電子檔案由不同形成者分散保管，在此過(guò)程中，檔案館從實(shí)體控制轉(zhuǎn)為內(nèi)容和知識(shí)控制[9]，并通過(guò)對(duì)資源的統(tǒng)一管控促進(jìn)檔案信息互聯(lián)與集成共享[10]。但“邏輯集中”在管理訴求上更接近“集中統(tǒng)一管理”的核心意涵：首先，邏輯集中的本質(zhì)是一種“集中”而非“分散”，要求以信息內(nèi)容的遠(yuǎn)程集中達(dá)成“集中統(tǒng)一管理”的實(shí)踐目標(biāo)，保障電子檔案安全可控，同時(shí)發(fā)揮其助推信息集成、促進(jìn)業(yè)務(wù)治理的作用。其次，“邏輯集中”不代表無(wú)條件承認(rèn)電子檔案物理分散的合理性，而是根據(jù)實(shí)際情況加以分析和行動(dòng)，在實(shí)體集中技術(shù)壁壘較多、管理成本較高的特定情況下，反對(duì)不顧及實(shí)際情況的強(qiáng)求集中，允許一定程度的實(shí)體分散。

3.1 安全觀視域下“邏輯集中”的合理性

（1）政務(wù)服務(wù)電子檔案安全的內(nèi)涵

與其他類型電子檔案安全相似，政務(wù)服務(wù)電子檔案安全具有較寬泛的內(nèi)涵。陳永生等提出：電子檔案安全包括信息安全、實(shí)體安全和載體安全等三個(gè)層面，三者依次以后者為前提，統(tǒng)籌三個(gè)層面的安全保障要以維護(hù)真實(shí)性和長(zhǎng)期可讀性為核心。[11]可見(jiàn)，維護(hù)檔案安全要求檔案信息和檔案之間的歷史聯(lián)系在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)可被有效保護(hù)和呈現(xiàn)。在此意涵下，檔案館開(kāi)展“集中統(tǒng)一管理”是最佳選擇。然而，由于來(lái)源復(fù)雜，系統(tǒng)環(huán)境、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、管理方式差異較大，政務(wù)服務(wù)電子檔案異質(zhì)化程度較高，實(shí)施實(shí)體集中需克服的技術(shù)阻礙較大。同時(shí)，根據(jù)利用情況分散保存政務(wù)服務(wù)電子檔案，更有利于提高利用效率。因此，采取集中和分散相結(jié)合的“邏輯集中”保障政務(wù)服務(wù)電子檔案安全更加切合實(shí)際。

（2）作為安全保障手段的“邏輯集中”

在理想情況下，由綜合檔案館集中保存政務(wù)服務(wù)電子檔案對(duì)于維護(hù)電子檔案安全最為有效。國(guó)家檔案局《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號(hào)）第十二條規(guī)定，“檔案移交單位在向國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案之前，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢驗(yàn)，合格后方可移交”。[12]即對(duì)于安全性不達(dá)標(biāo)的政務(wù)服務(wù)電子檔案，檔案館有權(quán)拒絕接收。前端工作的不規(guī)范，可能會(huì)導(dǎo)致生成的電子檔案在文檔組件與元數(shù)據(jù)內(nèi)容格式、數(shù)字認(rèn)證信息、封裝方式等方面達(dá)不到檔案館對(duì)電子檔案長(zhǎng)久保存的安全性要求。如果檔案館嚴(yán)格按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展接收工作，這些不合規(guī)的電子檔案顯然無(wú)法進(jìn)館。但其因數(shù)量之大、整改難度之高已成為形成單位急于脫手的負(fù)擔(dān)，在這種情況下，如果嚴(yán)格貫徹實(shí)體集中管理的原則，最后的“博弈”結(jié)果極有可能是檔案館接收門檻不斷降低，不合規(guī)檔案的整改壓力全部施加于綜合檔案館。然而，電子檔案的諸多安全性認(rèn)定信息是在其形成過(guò)程中產(chǎn)生和匯集的，脫離形成環(huán)境進(jìn)行補(bǔ)充和修正是十分困難的。因此，“一刀切”的實(shí)體集中在現(xiàn)實(shí)情形中未必有利于電子檔案安全的保障。

“邏輯集中”作為一種過(guò)渡性輔助手段，在特定條件下可以緩解前后端的移交矛盾。政務(wù)服務(wù)電子檔案安全問(wèn)題的復(fù)雜性、檔案館自身能力的有限性及移交任務(wù)的緊迫性要求我們對(duì)檔案進(jìn)行合理的“區(qū)別對(duì)待”。為保證政務(wù)服務(wù)電子檔案的長(zhǎng)期安全，可以探索實(shí)施實(shí)體集中和“邏輯集中”相結(jié)合的模式，將移交期限視為軟性的“時(shí)間段”而非硬性的“時(shí)間點(diǎn)”，在實(shí)踐中根據(jù)政務(wù)服務(wù)電子檔案的價(jià)值大小、移交工作的輕重緩急、形成單位利用程度等對(duì)其進(jìn)行分類，區(qū)分哪些檔案應(yīng)實(shí)行實(shí)體移交，哪些檔案可進(jìn)行“邏輯移交”，即暫時(shí)留在形成單位整改，達(dá)到長(zhǎng)期保存要求后再實(shí)體移交。以此為基礎(chǔ)，檔案館對(duì)后者的信息進(jìn)行“邏輯集中”條件下的遠(yuǎn)程控制和管理。如涉及省市級(jí)重大行政審批事項(xiàng)的電子檔案由于重要性強(qiáng)，可仍按電子檔案到期實(shí)體移交的方式處理；涉及普通電子合同、電子證照、社會(huì)輿情咨詢及民商事公證等的電子檔案由于重要性較低，短期內(nèi)形成單位利用頻繁，且其產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、保管的技術(shù)架構(gòu)復(fù)雜不一，可采用到期“邏輯移交”與延期實(shí)體移交相結(jié)合的方式處理。形成單位和檔案館緊密協(xié)作，在各自能力范圍內(nèi)共同承擔(dān)檔案的安全保護(hù)工作，合理分?jǐn)偣ぷ鲏毫ΓＵ线M(jìn)館電子檔案的真實(shí)、完整與可讀、可用。

3.2 效益觀視域下“邏輯集中”的合理性

（1）政務(wù)服務(wù)電子檔案管理效益的內(nèi)涵

對(duì)政務(wù)服務(wù)電子檔案管理效益的理解可從經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益兩方面入手。在經(jīng)濟(jì)效益方面，政務(wù)服務(wù)電子檔案是政府機(jī)構(gòu)在進(jìn)行社會(huì)管理和建設(shè)過(guò)程中與不同社會(huì)主體競(jìng)合互動(dòng)的結(jié)果，具有重要的情報(bào)價(jià)值，可轉(zhuǎn)化為知識(shí)生產(chǎn)力并反作用于經(jīng)濟(jì)發(fā)展。此外，以不損害國(guó)家安全和個(gè)人利益為前提，檔案部門授權(quán)社會(huì)主體對(duì)政務(wù)服務(wù)電子檔案進(jìn)行內(nèi)容分析和挖掘，有利于培育大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)和信息服務(wù)市場(chǎng)。[13]在社會(huì)效益方面，以行政審批事項(xiàng)電子檔案為例，其可作為當(dāng)事人獲得從事某項(xiàng)活動(dòng)的許可或資格認(rèn)定憑證，解決潛在社會(huì)糾紛。同時(shí)，政務(wù)服務(wù)電子檔案也是輔助政府改善社會(huì)治理方式、提升政務(wù)工作水平的重要資政材料。

（2）作為管理效益提升手段的“邏輯集中”

“邏輯集中”有利于促進(jìn)政務(wù)服務(wù)電子檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)。在數(shù)字政府場(chǎng)景中，許多政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)由主辦部門牽頭，多個(gè)部門聯(lián)合辦理。這種公眾視角下的“一站式服務(wù)”，由不同部門分散完成的若干個(gè)獨(dú)立環(huán)節(jié)組成，各環(huán)節(jié)生成的電子文件由負(fù)責(zé)部門獨(dú)立保管，同時(shí)各環(huán)節(jié)之間以階段性辦理的結(jié)果文件為鏈接，構(gòu)成完整的記錄，這就使得檔案館接收的往往只是某一政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)產(chǎn)生的部分文件，而非全部的過(guò)程文件和結(jié)果文件。結(jié)果文件是服務(wù)過(guò)程“真實(shí)發(fā)生”的直接證據(jù)，過(guò)程文件可證明事項(xiàng)辦理結(jié)果的合法可信，二者相輔相成，共同還原政務(wù)事項(xiàng)辦理過(guò)程的真實(shí)面貌。但如前文所言，目前綜合檔案館并不具備實(shí)體集中的各方面條件，采納“邏輯集中”形式，將過(guò)程文件和結(jié)果文件進(jìn)行邏輯歸集，有助于打通部門之間、部門與檔案館之間的信息屏障，進(jìn)而打破時(shí)空限制，暢通信息和知識(shí)流動(dòng)渠道。在此基礎(chǔ)上促進(jìn)政務(wù)服務(wù)電子檔案綜合價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，發(fā)揮面向現(xiàn)實(shí)政務(wù)活動(dòng)的資政功能。

“邏輯集中”有助于節(jié)約政務(wù)服務(wù)電子檔案管理成本。英國(guó)學(xué)者博伊索特指出：“知識(shí)資產(chǎn)是從努力在數(shù)據(jù)處理方面實(shí)現(xiàn)節(jié)約的嘗試中形成的?！盵14]政務(wù)服務(wù)檔案工作具有突出的社會(huì)公共屬性，但和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)類似，也需要秉持高效、節(jié)約的價(jià)值導(dǎo)向。對(duì)政務(wù)服務(wù)檔案工作效益的評(píng)價(jià)不應(yīng)只看到其創(chuàng)造的社會(huì)價(jià)值，還應(yīng)考量實(shí)現(xiàn)這些價(jià)值所耗費(fèi)的人財(cái)物管理成本。只有當(dāng)管理收益不小于投入成本時(shí)，檔案工作才具有持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力。在電子檔案實(shí)體集中保管模式下，前端各單位節(jié)省的檔案長(zhǎng)久保存管理成本，轉(zhuǎn)移給了承擔(dān)集中保管主體責(zé)任的綜合檔案館。檔案館不僅要支付由此增加的機(jī)房、軟硬件、人力等成本，還要為確保電子檔案質(zhì)量和安全承擔(dān)更多責(zé)任。因此，檔案館目前擁有的資源、權(quán)力與實(shí)行實(shí)體集中管理帶來(lái)的責(zé)任失衡，致使良性的政務(wù)服務(wù)電子檔案管理生態(tài)難以形成。“邏輯集中”的實(shí)施一定程度上有助于緩解這種不對(duì)等狀態(tài)，使異質(zhì)檔案的保存成本和不合規(guī)檔案的整改成本得到降低。在落實(shí)安全保障的前提下，“邏輯集中”可以提升形成單位、檔案館數(shù)據(jù)倉(cāng)儲(chǔ)的互通性，有助于擴(kuò)充政務(wù)服務(wù)電子檔案開(kāi)發(fā)利用的“資源池”，拓展檔案館資源控制范圍，破解檔案館充實(shí)館藏和實(shí)體接收范圍受限的矛盾。同時(shí)，政務(wù)服務(wù)電子檔案“邏輯集中”有望簡(jiǎn)化利用者的信息檢索和獲取流程，體現(xiàn)檔案工作以用戶為導(dǎo)向的新思維，對(duì)提升檔案事業(yè)形象具有正向作用。

4 檔案資源“邏輯集中”的實(shí)踐路徑

在當(dāng)前數(shù)字政務(wù)服務(wù)深入開(kāi)展的實(shí)踐背景下，審慎開(kāi)展檔案資源“邏輯集中”對(duì)于提高政務(wù)服務(wù)電子檔案管理質(zhì)量、推動(dòng)政務(wù)服務(wù)改革、提升政府治理效能具有重要意義。在紙質(zhì)時(shí)代，檔案的“集中統(tǒng)一管理”與實(shí)體集中統(tǒng)一可以等量齊觀，但在數(shù)字時(shí)代，載體本身的概念化使得對(duì)實(shí)體的關(guān)注已不如從前。只要政務(wù)服務(wù)電子檔案的原始記錄性沒(méi)有發(fā)生變化，其信息是在業(yè)務(wù)辦理活動(dòng)中直接形成的，那么僅對(duì)檔案信息本身進(jìn)行集中同樣符合檔案管理職能的核心要求。即使堅(jiān)持實(shí)體、信息均集中至后端的傳統(tǒng)觀念，“邏輯集中”的實(shí)踐作為一種輔助性過(guò)渡形式，對(duì)于推動(dòng)實(shí)現(xiàn)更全面的實(shí)體集中也有必要的探索價(jià)值。從現(xiàn)實(shí)層面看，“邏輯集中”的重要特征無(wú)疑是檔案實(shí)體的分散和信息的集中，而建立和暢通檔案館室合作機(jī)制是實(shí)現(xiàn)“邏輯集中”和充分發(fā)揮其作用的重要路徑。

4.1 在確保安全的基礎(chǔ)上開(kāi)展電子檔案實(shí)體分散管理試點(diǎn)

在檔案實(shí)體分散管理方面，可采用“以試點(diǎn)帶動(dòng)全局”的方式，審慎有序開(kāi)展檔案實(shí)體分散管理試點(diǎn)，將檔案價(jià)值、檔案實(shí)體規(guī)范程度、移交緩急程度等作為衡量標(biāo)尺，在明晰檔案實(shí)體分散保管主體和對(duì)象的基礎(chǔ)上，為分散管理提供一定的組織和制度保障。筆者在調(diào)研浙江省某市政協(xié)機(jī)關(guān)時(shí)了解到，該機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)市檔案館要求和自身實(shí)際對(duì)原實(shí)體移交清單進(jìn)行了更新，開(kāi)展了將港澳臺(tái)僑、民族和宗教事務(wù)等咨詢服務(wù)類檔案實(shí)體保留在檔案室的試點(diǎn)工作，即在向市檔案館開(kāi)放管理訪問(wèn)權(quán)限的情況下，不再將該部分電子檔案實(shí)體向市檔案館移交，以更好地滿足機(jī)關(guān)內(nèi)外人員集中、頻繁的利用需要。在這一過(guò)程中，檔案館室厘清各自責(zé)任和協(xié)同方式，對(duì)建立健康、長(zhǎng)效的前后端合作關(guān)系至關(guān)重要。同時(shí)，檔案局可聯(lián)合政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)管理局加強(qiáng)保障檔案資源“邏輯集中”的制度建設(shè)，如業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，推動(dòng)前端部門理解和貫徹政務(wù)服務(wù)電子檔案長(zhǎng)期保存要求，確保具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的政務(wù)服務(wù)電子檔案無(wú)論處于文件生命周期的何種位置，均得到規(guī)范、妥善的控制和管理。

4.2 建立完善前后端檔案部門信息互通和共享機(jī)制

在檔案實(shí)體分散的基礎(chǔ)上，檔案館室需要實(shí)現(xiàn)更深層次的信息互通和整合共享，探索建立并完善相應(yīng)機(jī)制，打破資源利用壁壘，確保各自業(yè)務(wù)工作均可從中受益。構(gòu)建良好的信息溝通機(jī)制，首先需要明確前后端主體可分享的政務(wù)服務(wù)信息種類，如前端保存的電子證照，后端保存的部分民生檔案如婚姻登記檔案、公證檔案等。檔案館室可將自身實(shí)際保管的政務(wù)服務(wù)檔案資源目錄以適當(dāng)形式公開(kāi)，匯集形成跨部門、跨地域的政務(wù)服務(wù)檔案信息庫(kù)。同時(shí)，檔案館室可加強(qiáng)針對(duì)性業(yè)務(wù)交流，彼此共享政務(wù)服務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)信息和數(shù)據(jù)。如檔案室可將本單位產(chǎn)生的政務(wù)服務(wù)電子檔案格式、元數(shù)據(jù)類型及檔案管理軟硬件系統(tǒng)數(shù)據(jù)等共享給檔案館，檔案館則向前端反饋政務(wù)服務(wù)電子檔案長(zhǎng)期保存的技術(shù)和管理訴求，以信息互聯(lián)促進(jìn)業(yè)務(wù)協(xié)同，共同制定妥善的移交策略，形成良性的參與式治理局面。對(duì)經(jīng)評(píng)估決定暫緩實(shí)體移交的政務(wù)服務(wù)電子檔案，檔案室需及時(shí)就其保管狀態(tài)及整改結(jié)果向檔案館通報(bào)，檔案館在審慎調(diào)研和分析的基礎(chǔ)上反饋處理建議。以近幾年各省市設(shè)立的政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)管理局和大數(shù)據(jù)局為例，不少機(jī)關(guān)由負(fù)責(zé)歸口管理的秘書(shū)處和信息中心牽頭，與檔案館接收部門建立了聯(lián)席會(huì)議機(jī)制，定期溝通解決政務(wù)服務(wù)檔案移交進(jìn)館面臨的技術(shù)和管理問(wèn)題。在系統(tǒng)磨合順暢、安全保障到位的情況下，如果社會(huì)人員和政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)需要利用已完成實(shí)體移交的行政審批單、電子合同等政務(wù)服務(wù)電子檔案，即由檔案館向政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)開(kāi)放閱覽和下載便捷入口；而海關(guān)船舶噸稅表、民意咨詢書(shū)等經(jīng)由特殊程序產(chǎn)生的政務(wù)服務(wù)電子檔案，如因利用需求旺盛、技術(shù)環(huán)境不成熟而難以實(shí)現(xiàn)到期實(shí)體移交，則可在會(huì)商一致的基礎(chǔ)上由檔案室先行開(kāi)放邏輯管理入口，保證檔案館能及時(shí)獲取基礎(chǔ)管理數(shù)據(jù)和內(nèi)容信息。這種協(xié)作模式有助于規(guī)范和推動(dòng)政務(wù)服務(wù)電子檔案內(nèi)容信息、業(yè)務(wù)信息及相關(guān)數(shù)據(jù)的共享和交換，更好地滿足利用者的多元需求，從而在保障政務(wù)服務(wù)電子檔案實(shí)體和信息安全的基礎(chǔ)上，彰顯政務(wù)服務(wù)電子檔案的服務(wù)性特質(zhì)。

*本文系2017年度廣東省檔案局科研項(xiàng)目“大數(shù)據(jù)背景下檔案工作面臨的問(wèn)題與對(duì)策研究：電子文件歸檔與電子檔案移交新模式”（項(xiàng)目編號(hào)：YDK-157-2017）階段性研究成果。

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