信息化時(shí)代下如何開(kāi)展高職院校學(xué)生檔案管理工作

高敏

摘要：近些年，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、移動(dòng)通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了飛速的發(fā)展，我國(guó)的信息化時(shí)代到來(lái)。信息技術(shù)被應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域和行業(yè)中，教育領(lǐng)域就是其中之一，為教育的改革和發(fā)展創(chuàng)造了新的發(fā)展機(jī)遇，也促進(jìn)了教育行業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)。一直以來(lái)，高職院校是為我國(guó)培養(yǎng)技術(shù)型人才的重要陣地，而學(xué)生們的檔案管理工作是學(xué)生管理工作中重要的工作內(nèi)容之一。在信息化技術(shù)和教育領(lǐng)域結(jié)合發(fā)展的過(guò)程中，學(xué)生檔案管理工作并沒(méi)有和信息化時(shí)代實(shí)現(xiàn)很好的結(jié)合，學(xué)生檔案管理工作仍然沿用著傳統(tǒng)的管理模式和方法，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作的重要作用和價(jià)值沒(méi)有充分的發(fā)揮出來(lái)?；诖?，本文以信息化時(shí)代下開(kāi)展高職院校學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行了分析和探討，重點(diǎn)對(duì)信息化時(shí)代下開(kāi)展高職院校學(xué)生檔案管理工作的有效方法進(jìn)行了分析和介紹，希望可以為提高高職院校學(xué)生檔案管理工作效率和質(zhì)量提供一些參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;高職院校;學(xué)生檔案管理

引言

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)和各個(gè)領(lǐng)域行業(yè)實(shí)現(xiàn)了充分的結(jié)合，促進(jìn)了各個(gè)領(lǐng)域和行業(yè)的高速發(fā)展。在高職院校發(fā)展中，為了更好的提升自身的管理工作水平，開(kāi)始利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)開(kāi)展學(xué)生檔案管理工作，但是，在實(shí)際的學(xué)生檔案管理和信息化技術(shù)相結(jié)合的過(guò)程中，受到多種因素的影響，學(xué)生檔案的信息化管理水平并不高，管理效果并不突出，影響到了學(xué)生檔案管理和信息資源的共享。因此，高職院校需要重視信息化技術(shù)在學(xué)生檔案管理中的運(yùn)營(yíng)，提高學(xué)生檔案管理的信息化水平，發(fā)揮出信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，為高職院校學(xué)生檔案管理工作的高校發(fā)展提供新的保障。

一、信息化時(shí)代下開(kāi)展學(xué)生檔案管理工作的價(jià)值和意義

（一）學(xué)生檔案管理工作介紹

學(xué)生檔案管理工作指的是對(duì)學(xué)生們?cè)趯W(xué)校生活中的經(jīng)歷、學(xué)習(xí)情況和思想道德水平發(fā)展等信息的記錄。在高職院校學(xué)生檔案管理工作中，學(xué)生檔案管理工作是有周期性、廣泛性、綜合性和分散性等特征的[1]。

（二）學(xué)生檔案信息化管理的價(jià)值和意義

首先，學(xué)生檔案信息化管理是依靠信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，信息技術(shù)為學(xué)生檔案管理提供了重要的戰(zhàn)略資源，對(duì)提高管理效率有著重要的價(jià)值和作用。在對(duì)學(xué)生們檔案進(jìn)行信息化管理的過(guò)程中，可以結(jié)合學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的設(shè)計(jì)特點(diǎn)，收集廣泛的學(xué)生資料和信息，并對(duì)這些資料信息進(jìn)行整合和分類，并利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的傳輸、存儲(chǔ)、以及信息數(shù)據(jù)的共享，從而讓學(xué)生檔案管理工作更加便捷，工作效率更高。

其次，高職院校學(xué)生檔案管理工作，還包括了各種學(xué)生資源信息的整合和查詢，而利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以讓整合查詢工作更加便利;同時(shí)也讓原來(lái)單一的檔案管理方法更加多樣化，提高檔案信息管理的價(jià)值和意義。另外，借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，還可以對(duì)學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行從新定位，讓檔案管理的價(jià)值充分體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)。

（三）學(xué)生檔案信息化管理中的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

信息技術(shù)在學(xué)生檔案管理中的運(yùn)用為檔案管理帶來(lái)了新的機(jī)遇。首先，利用信息技術(shù)為學(xué)生們提供了更優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)工作。信息技術(shù)在學(xué)生檔案管理中的運(yùn)用，創(chuàng)新了檔案管理的辦法，讓學(xué)生檔案中的各種信息數(shù)據(jù)獲取更加便捷;同時(shí)，對(duì)于管理人員來(lái)說(shuō)，信息化技術(shù)的應(yīng)用，便于學(xué)生有效信息的數(shù)據(jù)采集和檢驗(yàn)，減少了管理人員分析數(shù)據(jù)信息的工作量，節(jié)約了工作時(shí)間和成本，也提高了檔案資料數(shù)據(jù)信息的合理性和規(guī)范性。其次，學(xué)生檔案信息化管理工作，讓資源共享成為管理的重點(diǎn)，不僅節(jié)省了學(xué)生信息查詢的時(shí)間，同時(shí)也讓學(xué)校管理工作實(shí)現(xiàn)了創(chuàng)新發(fā)展[2]。例如，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)可以建立起學(xué)生檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，管理人員只需要按照系統(tǒng)的指示就可以完成檔案管理工作，這樣不僅提高了管理效率，同時(shí)也減少了管理成本，促進(jìn)了學(xué)校檔案管理工作的良性發(fā)展。

在信息化時(shí)代的到來(lái)之際，學(xué)生檔案管理的信息化發(fā)展也遇到了新的挑戰(zhàn)。首先，信息技術(shù)的應(yīng)用，需要把原來(lái)紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化成電子版的虛擬檔案，這樣，管理者就需要利用專業(yè)的信息技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案的格式轉(zhuǎn)換，這在無(wú)形中就增加了管理者的職能轉(zhuǎn)化難度。其次，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運(yùn)用造成了紙質(zhì)檔案管理和信息化檔案管理的職能分離，所以，要想提高不同檔案管理的共同發(fā)展，需要實(shí)施雙重管理制度，這也是工作上的一大困難。另外，學(xué)生檔案信息化管理工作需要由學(xué)生工作辦公室來(lái)負(fù)責(zé)，同時(shí)還需要由輔導(dǎo)人員來(lái)進(jìn)行協(xié)助，這樣才可以確保檔案管理資料的完好保存，但是因?yàn)椴煌膮⑴c人員的工作職能不同，這也讓歸檔工作有了一定的難度，對(duì)信息時(shí)代下學(xué)生檔案管理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。

二、信息化時(shí)代下高職院校學(xué)生檔案管理工作中遇到的問(wèn)題

（一）管理人員信息化檔案管理意識(shí)欠缺

高職院校發(fā)展中學(xué)生檔案管理工作人員自身對(duì)學(xué)生檔案管理工作就不重視，他們認(rèn)為學(xué)生檔案管理工對(duì)學(xué)校的教學(xué)管理并不會(huì)產(chǎn)生很大的影響，所以，也就無(wú)法認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)價(jià)值和有意義，認(rèn)為信息化的學(xué)生檔案管理工作并不重要。另外，高職院校學(xué)生檔案管理人員認(rèn)為檔案管理工作是一件沒(méi)有技術(shù)含量的工作，檔案管理只需要對(duì)保管好學(xué)生們的檔案，需要的時(shí)候進(jìn)行查詢即可，所以，信息化檔案管理意識(shí)欠缺，在學(xué)生檔案管理信息化發(fā)展中不夠重視，信息化應(yīng)用懈怠，影響到了學(xué)生檔案信息化管理的發(fā)展。

（二）高職院校學(xué)生檔案管理工作人員的信息化水平不高

因?yàn)楹芏喔呗氃盒５墓芾韺訉?duì)學(xué)生檔案管理工作并不重視，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理人員的整體專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)有所不足，一些檔案管理人員的配置也得不到很好的體現(xiàn)，檔案管理人員的工資水平不高，工作積極性不足，影響到工作效率和工作質(zhì)量。更不要說(shuō)是掌握信息化的學(xué)生檔案管理技能了[3]。檔案管理部門(mén)的信息化建設(shè)和信息化專業(yè)人才隊(duì)伍水平不高，造成高職院校學(xué)生檔案管理信息化發(fā)展受到制約，影響到高職院校學(xué)生檔案管理的信息化發(fā)展。

（三）學(xué)生檔案管理模式不科學(xué)

在高職院校學(xué)生檔案管理工作中，很多學(xué)校采用的仍然是紙質(zhì)版的檔案管理模式，這種管理模式無(wú)法進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)，并且也不能對(duì)檔案進(jìn)行快速的查抄和翻閱，影響到了學(xué)生檔案資源信息的共享性。此外，紙質(zhì)檔案管理模式還會(huì)影響到檔案的獲得率，在某種意義上來(lái)說(shuō)，并不能滿足高職院校學(xué)生檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。另外，在進(jìn)行學(xué)生檔案管理工作中，紙質(zhì)版的檔案管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，這樣就沒(méi)有辦法對(duì)各種信息數(shù)據(jù)資源進(jìn)行及時(shí)的查詢和獲取，影響到檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

三、信息化時(shí)代下高職院校學(xué)生檔案管理工作完善建議

（一）提高高職院校檔案管理人員對(duì)檔案管理的重視程度

高職院校學(xué)生檔案管理工作人員需要重視學(xué)生檔案管理工作，學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)培訓(xùn)的方式來(lái)讓管理人員認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案中并不單單是學(xué)生們的以往歷史，同時(shí)還包含著學(xué)校的過(guò)往歷史，承載著的是學(xué)生和學(xué)校的共同榮譽(yù)等等，同時(shí)也是高職院校未來(lái)教學(xué)管理工作和辦學(xué)管理的指導(dǎo)和參考。因此，高職院校學(xué)生檔案管理人員需要重視檔案管理工作，重視學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)工作[4]。加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè)。另外，高職院校檔案部門(mén)的工作人員還要向管理層領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度和發(fā)展現(xiàn)狀，提高學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)生檔案管理信息化的重視。

（二）提高學(xué)生檔案管理工作人員的信息化管理水平

各個(gè)高職院校要針對(duì)學(xué)生檔案管理工作人員進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)，提高學(xué)生檔案管理工作人員的專業(yè)水平和信息化水平，幫助檔案管理人員掌握各種信息技術(shù)、軟件和設(shè)備的技能，可以滿足學(xué)校學(xué)生檔案管理信息化發(fā)展的需求。另外，高職院校還要定期組織學(xué)生檔案管理人員參加到一些學(xué)、或者是校外組織的一些專題講座和交流會(huì)議中，通過(guò)和專業(yè)的教師教授進(jìn)行探討學(xué)習(xí)來(lái)提升自己檔案管理水平，積累更多的專業(yè)知識(shí)，掌握檔案管理的信息技術(shù)。此外，高職院?？梢越⒋鸢腹芾砉ぷ魅藛T的信息化管理能力的考核機(jī)制，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行理論知識(shí)和信息技術(shù)操作能力的考核，并納入到績(jī)效中，通過(guò)這種方式來(lái)鼓勵(lì)學(xué)生檔案管理人員積極主動(dòng)參與到信息技術(shù)的學(xué)習(xí)中，不斷提升自己的檔案管理信息化水平，為高職院校學(xué)生檔案信息化管理發(fā)展提供專業(yè)的人員保障。

（三）建立科學(xué)合理的學(xué)生檔案管理模式

首先，制定明確的學(xué)生檔案管理人員的工作制度，學(xué)校管理部門(mén)要針對(duì)學(xué)生答檔案管理工作制定規(guī)范化和合理化的規(guī)章制度，在提高檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作的重視程度同時(shí)，還要把檔案管理工作納入到學(xué)校的日常管理工作中，規(guī)范檔案管理工作。比如，要根據(jù)學(xué)生檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)來(lái)建立起層次化的管理規(guī)范和管理制度、管理辦法和管理原則，完善學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展。并以信息技術(shù)管理為切入點(diǎn)，制定完善的信息化管理制度，保障學(xué)生檔案信息化管理的有效開(kāi)展[5]。

其次，不斷完善學(xué)生檔案管理工作。在管理工作落實(shí)過(guò)程中，要充分利用信息技術(shù)，規(guī)范檔案管理內(nèi)容，對(duì)各種紙質(zhì)檔案和音頻檔案等進(jìn)行歸類和區(qū)分，讓檔案信息的歸檔更加細(xì)致化，確保檔案管理的效率。同時(shí)，對(duì)于學(xué)生們的不同信息，還要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立學(xué)生檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)目錄，并按照檔案的分類進(jìn)行目錄的完善。目錄要盡量細(xì)化，大分類中要有小分類，小分類下面還要延伸更為細(xì)小的分類，通過(guò)這種方式來(lái)實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息化管理，體現(xiàn)出學(xué)生檔案信息化管理的目的。另外，學(xué)校管理部門(mén)還要針對(duì)檔案信息化管理設(shè)置檔案共享查詢機(jī)制，提高學(xué)生檔案信息的利用率和共享率。此外，要對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行電子檔案和文檔檔案的從新整合。利用信息技術(shù)，以電子檔案管理為基礎(chǔ)，進(jìn)行信息資源的整合，借助于計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)學(xué)生們的檔案信息進(jìn)行信息資源網(wǎng)絡(luò)化的處理，讓學(xué)生們的檔案信息轉(zhuǎn)化成一種電子數(shù)據(jù)信息資源，為后期的信息化檔案管理提供重要的信息支撐。在此過(guò)程中要保障有專業(yè)的人員進(jìn)行監(jiān)督和管理，提高學(xué)生檔案信息化管理的規(guī)范性。

結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)高速發(fā)展的影響下，我國(guó)進(jìn)入到了信息化時(shí)代，各種信息技術(shù)被應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域和行業(yè)中，促進(jìn)了各個(gè)行業(yè)的發(fā)展。高職院校學(xué)生檔案管理工作中，信息化技術(shù)的運(yùn)用可以有效的提高學(xué)生檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的數(shù)字化和信息化發(fā)展，讓學(xué)生檔案管理更加高效的發(fā)展，促進(jìn)高職院校學(xué)生管理工作發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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