探析企業(yè)會務工作中的全面統(tǒng)籌與細節(jié)兼顧

陳撼 李娜

摘要：會議活動在我國企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的作用，是各級行政部門推動工作的重要載體，是新時期社會、政治和經(jīng)濟生活中的重要活動方式。因此，企業(yè)應該加強對會議活動的重視，尤其是會務接待工作，并融入精益管理理念，做到全面統(tǒng)籌與細節(jié)兼顧，不斷提升會議的效率和質(zhì)量?；诖?，本文主要對目前企業(yè)會務工作中存在的問題進行了分析，并探討了全面統(tǒng)籌與細節(jié)兼顧在企業(yè)會務工作中的應用。

關鍵詞：會務工作;全面統(tǒng)籌;精益管理;細節(jié)兼顧

會務工作主要指的是會議組織，會議保障以及會議服務。會務工作通常要有參與者、領導者以及服務者的有效協(xié)調(diào)配合，才能確保會議圓滿完成。在我國，會議已經(jīng)成為黨和國家機關、企事業(yè)單位實行集體領導的基本方法之一，已成為各級黨政機關、企事業(yè)單位日常工作的一種重要方式，在宣傳、貫徹、執(zhí)行黨和國家路線、方針、政策，統(tǒng)一思想、提高認識、進行決策、布置工作、調(diào)查研究、交流經(jīng)驗、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、糾正失誤、解決問題等方面都有重要的作用。因此，企業(yè)必須加強對會務接待工作的重視，切實提高會議的效率和質(zhì)量。

1企業(yè)會務工作中存在的問題

會務工作瑣碎繁雜，大到會議文字資料的準備，小到茶杯的放置，每一步都要做好，否則就會出現(xiàn)失誤。通常而言，會議的規(guī)格與規(guī)模越大，內(nèi)容愈發(fā)重要，那么會務工作內(nèi)容便會更多，也就更加困難。所以，會務工作不僅要統(tǒng)籌兼顧，還有注意細節(jié)?，F(xiàn)階段，企業(yè)會務工作中仍存在很多問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先，會務準備階段的工作不完善，存在易遺漏的問題，在很大程度上影響著會務工作的整體質(zhì)量，例如，在會議籌備初級階段，相關部門未召集大量工作人員開展工作協(xié)調(diào)分工會，籌備工作計劃書缺乏完善性，工作人員的崗位職責不夠明確，導致各項工作脫節(jié)、人名與職務不對應等現(xiàn)象，為參會人員造成了很大的影響;其次，在會議開展過程中，工作人員無法做好秩序維護和現(xiàn)場保障工作，在遇到突發(fā)問題時，極易出現(xiàn)混亂情況，例如，在參會人員入場的過程中，未安排入場引導人員，導致入場時間比較長、會場秩序性較差，影響會議的召開時間，且在會議進行過程中，出現(xiàn)設備故障、議程調(diào)整問題，工作人員無法及時發(fā)現(xiàn)并處理這些問題，極易引發(fā)冷場現(xiàn)象;最后，在會議結束后，各個參會人員無法及時進行交流、總結，并針對企業(yè)發(fā)展中的問題提出有效的措施，另外，有些小型會議參會人員數(shù)量比較多，大型會務設置的環(huán)節(jié)比較多，這就使得會議質(zhì)量較差，為企業(yè)帶來了更多的會務費用，違背了“精簡、節(jié)約、實效”的原則。

2全面統(tǒng)籌與細節(jié)兼顧在企業(yè)會務工作中的應用

2.1加強溝通，精細籌備

會議籌備組要加強過程管控，對籌備工作中的重要問題和環(huán)節(jié)，系統(tǒng)思考、認真梳理，具體研究、逐一落實，加強接待日程管理及會議現(xiàn)場檢查工作。會務人員應與主辦部門密切合作，精心準備，認真策劃，擬定整套接待方案，要嚴格執(zhí)行相關制度規(guī)定，嚴禁超規(guī)格、超標準接待。充分發(fā)揮接待部門的統(tǒng)籌作用，確保接待用車、住宿、餐飲及日程安排相關部門的配合能力。加強事前管控、事中跟蹤落實、事后總結，通過細致到位的工作安排，給來訪人員留下良好的印象。

2.2加強管理，分工明確

在企業(yè)的會務接待工作中，企業(yè)應該確保會議的及時性、準確性和安全性，并將各個部門進行有效融合，實現(xiàn)各部門之間的協(xié)同性。辦公室作為業(yè)務接待的主要管理部門，主要任務是為企業(yè)各個部門的業(yè)務接待工作提供指導，確定業(yè)務接待標準和業(yè)務流程，加強對會議接待資源、接待物品的管理，并組織企業(yè)內(nèi)部相關部門制定相應的方案。在實施會議接待方案的過程中，應該明確企業(yè)各個部門的崗位職責，在遇到臨時變化的情況下，需要及時向管理人員請示其中的問題，及時地調(diào)整并完善，并通知各個部門會議變更情況。在任務結束后，會議接待部門需要準確地填寫接待清單，并落實接待清單審批程序，加強對會議費用的管理。在會議結束后，需要由專業(yè)人員評價并總結會議中的內(nèi)容，針對會議中存在的問題提出相應的優(yōu)化措施。

2.3規(guī)范流程，標準實施

以高標準、高質(zhì)量的會議流程為依據(jù)，以嚴謹細致的會務方案為準繩，將一些通用的、共性的工作按相應的工作標準固化下來，形成會務工作規(guī)范，實現(xiàn)標準化管理，提高工作效率。會務服務的標準流程應包括如下內(nèi)容：一是要明確會務服務人員的著裝要求、禮貌用語和服務規(guī)范;二是要明確會議座次安排的標準和規(guī)范;三是要明確餐飲食宿的標準;四是要明確會前檢查的各環(huán)節(jié)注意事項。

2.4整理善后，及時高效

會議結束后，會務工作人員還需要做好會后工作。一是要及時整理會場。會議結束時要及時回收重要會議資料、臺卡、錄音設備等物品，會議方案、簽到冊、文件、發(fā)言材料、講話稿等收回后，要分類整理、立卷歸檔。對于涉密的材料要清點份數(shù)，檢查是否有缺漏，確保完全回收。二是做好參會人員返程安排。根據(jù)會前掌握的人員返程信息，落實送行人員及車輛，安全細致做好送站工作。三是要及時起草會議紀要。根據(jù)會議情況及時整理和起草會議紀要，并分發(fā)相關部門和人員，確保會議精神得到及時貫徹落實，確保會議效果。

3結束語

綜上所述，會務服務工作瑣碎繁雜，既要統(tǒng)籌全面，還要兼顧細節(jié)，會務接待要堅持精簡、節(jié)約、實效的原則，從會前的溝通、籌備，到不同會議不同要求的具體落實，都需要極大的耐心和細心。不論哪一項工作缺乏責任心，質(zhì)量都會打折扣，效果都會受到影響。因此，要求會務工作者要有較高的素質(zhì)，能做到在重任面前不退縮，有良好的溝通能力和協(xié)調(diào)能力，具有良好的學習能力和組織能力，只有這樣，才能確保會議質(zhì)量，推動企業(yè)會務接待活動的順利開展。

參考文獻：

[1]岳閥佳.會務工作的標準化管理研究[J].人才資源開發(fā)，2017（16）：108.

[2]詹英經(jīng).加強會務工作的方法分析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016（03）：79-80.

[3]陳柳均.做好會務工作“五心”指南[J].秘書之友，2019（3）：21-22.

[4]張紫洋.怎樣加強會務服務工作[J].中國培訓教育，2017（05）：36-39.

作者簡介：陳撼（1990-），男，重慶人，助理政工師，從事會務管理和行政接待工作。