醫(yī)院檔案管理中存在的問題與對策

林學建

摘 要：在時代飛速進步與人們生活水平不斷提升的過程中，我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展更加迅猛，面對這樣的形勢各項管理工作迎來巨大挑戰(zhàn)。醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院各項階段的活動互相關聯(lián)，關聯(lián)內(nèi)容包括對各項活動信息的整理記錄、收集查閱、歸檔立卷等，同時，醫(yī)院檔案管理也體現(xiàn)了醫(yī)院的整體管理水平。然而，現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作中依舊存在許多問題，文章在簡述了醫(yī)院檔案管理價值的基礎上，針對醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題，進行了分析與討論，并提出了相關建議。

關鍵詞：檔案管理;醫(yī)院檔案;管理工作

引言

隨著醫(yī)療制度改革的深入，對現(xiàn)代醫(yī)院管理制度也提出了更高的要求，要求醫(yī)院健全信息管理制度，強化醫(yī)院信息系統(tǒng)標準化和規(guī)范化建設。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，是衡量醫(yī)院規(guī)范化建設、客觀評價醫(yī)院管理水平的重要內(nèi)容和指標。可見，建立更科學的醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設的新模式，有利于充分發(fā)揮醫(yī)院檔案管理的作用，促進醫(yī)院各項事業(yè)發(fā)展。

1醫(yī)院檔案管理存在的主要問題

1.1基層醫(yī)院檔案管理制度不健全

相對來說，基層醫(yī)院檔案管理制度建設重視不夠，一個重要的表現(xiàn)，是將檔案存放在多個部門。要是有哪個醫(yī)護人員要查用檔案資料，會非常不便。如果將所有的檔案歸于一個部門管，那么查用檔案材料就會非常方便。另外，一些基層醫(yī)院的檔案管理人員不熟悉檔案管理業(yè)務，在管理檔案過程中難免出現(xiàn)這樣或那樣的問題。

1.2檔案管理人員水平不高

目前，我國的醫(yī)院很少有專門從事檔案管理的工作人員，都是采用兼職的方式處理，因為是兼職檔案員，導致工作一直在不停地變動，對收集整理檔案的要求和歸檔的方法等認識不清楚，嚴重影響檔案管理質(zhì)量。檔案管理人員學歷不高，專業(yè)素質(zhì)低下，沒有進行學術研究，這些都無法促進新形勢醫(yī)院的改革。

1.3醫(yī)院檔案管理硬件設備投入不足

在檔案管理工作中，信息化建設非常重要，陳舊的檔案管理軟件已不能滿足全面的日常工作，使工作流程更加繁瑣，給檔案工作人員帶來不便，工作效率低。現(xiàn)階段，大多數(shù)醫(yī)院檔案管理機構仍停留在計算機的日常管理上，使用單機版的檔案管理軟件，而且網(wǎng)絡環(huán)境下的數(shù)據(jù)得不到共享和傳遞，無法實現(xiàn)大幅度提升檔案電子信息化管理水平。

2加強醫(yī)院檔案管理工作的改善措施

2.1建立科學完善的檔案管理制度

針對醫(yī)院檔案管理工作上的不規(guī)范，應以科學為基礎，建立更完善的醫(yī)院檔案管理制度，并遵從《檔案法》等國家出臺的相關法律法規(guī)。醫(yī)院上級應加強管理力度，并結合各市、縣醫(yī)院的實際問題制定相應的解決辦法，借鑒成功醫(yī)院檔案管理的工作手段，共同完善醫(yī)院檔案管理制度。

2.2提升檔案管理人員的業(yè)務能力

檔案管理人員不再是簡單地進行分類整理工作，而是要具備相應的業(yè)務能力，檔案管理人員需要具備優(yōu)秀的醫(yī)德醫(yī)風和愛崗敬業(yè)的品質(zhì)。這是醫(yī)務工作者的基本要求，檔案管理人員需要具有改革開放的思想和與時俱進的目光，能夠順應信息時代發(fā)展潮流，突破原有檔案管理模式，根據(jù)電子檔案特點主動拓展思路，檔案管理工作人員需要具備醫(yī)療常識，信息收集、整理、分類都會涉及醫(yī)療知識，如果理解錯誤很容易導致歸檔錯誤，檔案管理工作人員還需要具備現(xiàn)代化辦公技能，對各種電子檔案能夠準確處理。另外，檔案管理工作人員還應該具備良好的文字功底、較強的溝通能力和學習能力，能夠在日常工作中做好組織協(xié)調(diào)，不斷學習新知識、新技術。

2.3積極推進基層醫(yī)院檔案管理信息化

增強員工們的檔案管理制度的意識，那么接下來便是要著手建立起檔案管理新方法的問題。前面談到，如今社會進入到信息時代，而其檔案管理也應充分采用網(wǎng)絡信息技術來進行。應配備掃描儀、打印機、計算機管理系統(tǒng)等，如將病歷檔案等進行統(tǒng)一的錄入、管理、編號，建設統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫及管理利用平臺，充分發(fā)揮各種軟硬件設施設備的作用，實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的歸檔、整理、編目、存儲、管理、檢索、借閱等的信息化管理，加強安全管理，提高管理效率。

2.4建立統(tǒng)一的檔案信息化管理標準

建立健全醫(yī)院檔案信息資源庫，既制定文字信息庫，還推行醫(yī)療方面信息庫，將各類檔案整合至統(tǒng)一平臺，以利于對原數(shù)據(jù)的采集、歸納與整理。加強對各種檔案共享機制的完善，確保醫(yī)院電子檔案信息的完整性和規(guī)范性，將各個部門檔案共享和整合，提升檔案信息利用率。

2.5加大對醫(yī)院檔案硬件設施的投入

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)代社會的發(fā)展和需求，不僅人力資源投入大，而且效率低，給每年檔案統(tǒng)計工作帶來很大困難，費時費力，準確率不高。檔案工作人員一定要打破舊的管理思維，采用適合檔案管理的新型辦公軟件，真正實現(xiàn)檔案資料共享，做到足不出戶就可以在互聯(lián)網(wǎng)上查到自己想要的資料，方便快捷，準確率高。這就需要我們在檔案管理過程中加大軟硬件投入，提升電子信息化水平。建設系統(tǒng)化、信息化的檔案管理流程，對實物檔案和信息類檔案的保存都會大有益處。對于檔案資料的使用和借閱，也要有信息化的管理平臺，做到借出和歸還有電子記錄，從而減少檔案資源的流轉時間和統(tǒng)計過程，并且能夠及時準確地保存檔案資料，大幅度地提升檔案的使用效率。

2.6重視醫(yī)院各類檔案的開發(fā)利用

醫(yī)院檔案類型眾多，而許多檔案卻沒有存以致用。為保證對檔案的利用率，應采用科學的管理方式，利用法律的手段對醫(yī)院檔案進行統(tǒng)一管理，建立更科學、更先進、更統(tǒng)一的醫(yī)院檔案管理制度，使醫(yī)院檔案管理更具有規(guī)范性和作用性。同時，檔案管理水平的提升，也有利于提高醫(yī)院的服務水平，能促進醫(yī)患關系更加和諧，加強檔案的開發(fā)和利用，提高醫(yī)院的整體效益。

結語

隨著新形勢下醫(yī)療機構改革的深入，對醫(yī)院管理的要求也越來越高。作為新時期醫(yī)院檔案管理工作人員，要牢牢抓住時機，改變傳統(tǒng)管理理念，開發(fā)更新管理的方式方法，積極探索和嘗試檔案管理新途徑，讓檔案的管理工作更加規(guī)范，為醫(yī)院提供更多真實的信息資源信息，從而促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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