企業(yè)合同管理的細(xì)節(jié)探討和分析

劉昊

摘要：本文首先分析了企業(yè)合同管理的內(nèi)容，然后分析了企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題，最后分析了企業(yè)合同管理中問(wèn)題的處理對(duì)策。希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供有益的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè);合同管理;存在的問(wèn)題;處理對(duì)策

引言：

近年來(lái)隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)日新月異的發(fā)展，合同管理的實(shí)際效益日趨顯露，合同管理對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用，越來(lái)越多的企業(yè)逐漸認(rèn)知并開(kāi)始重視，可見(jiàn)合同管理在日常經(jīng)營(yíng)管理中的地位變得尤為突出。因此，在實(shí)際工作中企業(yè)需要加強(qiáng)合同管理，及時(shí)識(shí)別合同管理中存在的問(wèn)題，不斷分析總結(jié)、制定對(duì)策，為企業(yè)合同管理提供經(jīng)驗(yàn)和借鑒，提高企業(yè)合同管理水平，降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，使促進(jìn)企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。

1企業(yè)合同管理的主要內(nèi)容

1.1合同簽訂管理

合同簽訂作為合同管理的起點(diǎn)，涉及的工作內(nèi)容及業(yè)務(wù)領(lǐng)域較為復(fù)雜，包括簽訂合同前的前期調(diào)查，調(diào)研潛在供應(yīng)商或競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的經(jīng)營(yíng)信息，了解市場(chǎng)價(jià)格、供應(yīng)鏈信息等;前期調(diào)查結(jié)束后，企業(yè)與合作意向單位進(jìn)行談判并商議修訂合同的具體條款內(nèi)容，最終雙方法人或法人授權(quán)代表進(jìn)行簽署，確定合同生效。

1.2合同履行管理

合同生效后簽約雙方需按照合同的條約履行自己的義務(wù)，不能擅自變更或者解除合同，違反相關(guān)法律規(guī)定。合同履行管理的主要任務(wù)是保證合同順利執(zhí)行。合同履行管理中，需對(duì)合同的履行情況進(jìn)行跟蹤管理，并于重要節(jié)點(diǎn)進(jìn)行檢查與考核。一旦出現(xiàn)意外情況導(dǎo)致合同無(wú)法正常執(zhí)行或產(chǎn)生合同糾紛，企業(yè)還需對(duì)糾紛產(chǎn)生的原因、現(xiàn)狀、后果和影響進(jìn)行評(píng)估，并采予相應(yīng)的解決措施，如變更合同、簽訂補(bǔ)充協(xié)議及合同終止等。

1.3合同變更管理

在合同執(zhí)行過(guò)程中，出現(xiàn)因不可抗力、市場(chǎng)價(jià)格調(diào)整、研制不確定因素、供應(yīng)商變化等因素，導(dǎo)致合同無(wú)法正常執(zhí)行的情況時(shí)，為了維護(hù)雙方的權(quán)益，在雙方共同協(xié)商的原則下，啟動(dòng)合同變更相關(guān)工作。合同變更主要指合同相關(guān)條款約定的修改，以合同主體內(nèi)容為基礎(chǔ)，調(diào)整補(bǔ)充約定內(nèi)容，并視具體情況簽訂相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議，變更前后的合同仍保持一定的同一性和連續(xù)性，原合同與補(bǔ)充協(xié)議的約定內(nèi)容相結(jié)合，關(guān)聯(lián)有效。

1.4合同檔案管理

合同檔案管理是整個(gè)合同管理的基礎(chǔ)。合同管理人員需及時(shí)將合同進(jìn)行歸檔保存，包括合同文本、有關(guān)附件、逐級(jí)審批文件、合同簽訂前的調(diào)研資料等相關(guān)檔案，以便進(jìn)行檢索、查閱、分類等工作。合同檔案管理過(guò)程中，往往由于合同數(shù)量大，類別多，而容易出現(xiàn)錯(cuò)漏、丟失、損壞等現(xiàn)象。因此，對(duì)合同檔案管理人員的素質(zhì)提出嚴(yán)格要求。

2企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題

2.1建立健全合同管理制度

合同管理想要規(guī)范化、提高效率，前提和基礎(chǔ)就是建立健全與企業(yè)管理相適應(yīng)的合同管理制度，應(yīng)包含合同辦理人員資格審查、合同審核會(huì)簽、合同履行過(guò)程監(jiān)控、合同歸檔等一系列規(guī)章制度。通過(guò)建立健全合同管理制度做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同從談判、簽訂、執(zhí)行、變更到驗(yàn)收的全過(guò)程都處于監(jiān)管之下。目前很多企業(yè)在合同管理制度上存在一些問(wèn)題。例如，對(duì)合同管理缺乏系統(tǒng)性的體系建設(shè);資信調(diào)查走過(guò)場(chǎng)、調(diào)查資料不準(zhǔn)確、調(diào)查結(jié)論采取標(biāo)準(zhǔn)化語(yǔ)言，不能有針對(duì)性的反映出被調(diào)查單位的實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況;對(duì)合同履行過(guò)程缺乏有效監(jiān)督，針對(duì)合同本身的條款約定，缺乏以相關(guān)業(yè)務(wù)為支撐、貫穿合同全生命周期的履約計(jì)劃管理;合同抓總管理部門不了解合同執(zhí)行細(xì)節(jié)，無(wú)法將合同管理落到實(shí)處;合同文本模板多樣化，在借鑒往期生效合同文本的基礎(chǔ)上進(jìn)行個(gè)性化修改;合同全生命周期從起草簽訂到驗(yàn)收請(qǐng)款的各環(huán)節(jié)上沒(méi)有落實(shí)責(zé)任到人。

2.2忽視合同的法律審查

合同審查包括業(yè)務(wù)審查和法律審查，大部分企業(yè)專注于合同的業(yè)務(wù)審查，忽視了合同的法律審查。法律審查是合同管理的重要一環(huán)，直接影響合同能否順利執(zhí)行。法律審查主要審查三個(gè)方面：一是合法性審查，包括合同簽訂甲、乙雙方是否取得相應(yīng)的資質(zhì);合同條款是否存在違背法律規(guī)定的情況;合同簽訂人是否具有企業(yè)法人權(quán)限或法人授權(quán)委托;合同簽訂甲、乙雙方是否具備合同履約執(zhí)行能力;合同簽訂程序是否合法等;二是嚴(yán)密性審查，包括合同條款是否存在法律漏洞;業(yè)務(wù)條款是否存在漏項(xiàng);文字表述是否會(huì)造成歧義等;三是可行性審查，包括合同條款要求相較客觀事實(shí)是否準(zhǔn)確一致，符合邏輯，具合理可行;合同執(zhí)行過(guò)程中是否存在的潛在風(fēng)險(xiǎn);合同條款是否已針對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)的違約賠償事宜進(jìn)行相應(yīng)明確等。目前很多企業(yè)在合同法律審查方面重視程度不足，即使做了法律審查，基本上仍舊按照行業(yè)慣例對(duì)法律部門出具的建議進(jìn)行部分采納，不利于合同風(fēng)險(xiǎn)防范。有的合同經(jīng)辦部門對(duì)法律事務(wù)的合規(guī)意識(shí)較為淡漠，缺少合規(guī)管理上的前置意識(shí)，不能有效評(píng)估預(yù)測(cè)風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，當(dāng)合同履行發(fā)生拖期、違約事件后，在處置糾紛過(guò)程中，依賴于法務(wù)部門進(jìn)行善后。

2.3合同風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)亟待加強(qiáng)

合同風(fēng)險(xiǎn)包括合同條款本身風(fēng)險(xiǎn)和履約風(fēng)險(xiǎn)，風(fēng)險(xiǎn)在合同管理的每一個(gè)階段都有可能產(chǎn)生，合同條款本身風(fēng)險(xiǎn)主要包括合同價(jià)格、結(jié)算方式、合同工期、配套支付、補(bǔ)充協(xié)議、合同主體變更、其他費(fèi)用等;合同履約風(fēng)險(xiǎn)主要包括質(zhì)量、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)、服務(wù)四個(gè)業(yè)務(wù)緯度的過(guò)程執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。然而很多企業(yè)對(duì)合同管理的認(rèn)識(shí)不足，尤其是管理人員對(duì)合同條款缺少深入分析，對(duì)合同履行過(guò)程缺少有效的監(jiān)控，導(dǎo)致管理上缺少識(shí)別履約風(fēng)險(xiǎn)的能力，對(duì)存在的問(wèn)題不能及時(shí)制定措施進(jìn)行糾偏，給企業(yè)帶來(lái)巨大損失。

3企業(yè)合同管理中問(wèn)題的處理對(duì)策

3.1建立健全合同管理體系

建立以合同履約過(guò)程監(jiān)督管理為基礎(chǔ)的專項(xiàng)業(yè)務(wù)部門，企業(yè)自上而下規(guī)劃設(shè)計(jì)相應(yīng)的管理制度及業(yè)務(wù)架構(gòu)，將合同履約管理的工作流程嵌入至公司運(yùn)營(yíng)管理體系之中，使管理業(yè)務(wù)范圍逐級(jí)延伸覆蓋至企業(yè)的各項(xiàng)工作活動(dòng)。通常來(lái)講，在企業(yè)內(nèi)部可以設(shè)置合同歸口管理部門，配備相應(yīng)的合同管理員，由具備相應(yīng)資質(zhì)的管理員審查合同，參與合同簽訂;同時(shí)在其他各職能部門、專業(yè)單位，設(shè)置兼職的合同管理員崗位;在企業(yè)內(nèi)建立合同管理制度，搭建工作流程，使合同管理工作有章可循。結(jié)合國(guó)家2021年1月1日起開(kāi)始實(shí)施的《中華人民共和國(guó)民法典》及不同時(shí)期的相關(guān)法規(guī)政策，建立健全企業(yè)合同管理辦法，定期組織各部門對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題識(shí)別工作，及時(shí)制定改進(jìn)措施并納入專項(xiàng)監(jiān)督考核;此外對(duì)合同管理制度執(zhí)行情況加強(qiáng)監(jiān)督檢查，及時(shí)掌握管理方法中的不足之處，持續(xù)開(kāi)展管理創(chuàng)新研究，形成良性激勵(lì)機(jī)制;在合同的檔案管理方面，要明確合同檔案管理范圍及相關(guān)管理職責(zé)，對(duì)合同相關(guān)的正本、附件以及復(fù)印資料做好保存，確保前期從合同準(zhǔn)備、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同關(guān)閉全過(guò)程所產(chǎn)生的檔案文本、相關(guān)履約證明材料（資信調(diào)查、選商定價(jià)、保密協(xié)議、交付清單、產(chǎn)品驗(yàn)收合格證明書(shū)等）、信函、電子郵件等形式的往來(lái)信息，進(jìn)行成套性歸檔建賬管理，妥善保存。

3.2加強(qiáng)合同管理人員培訓(xùn)

提高合同管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)是保證合規(guī)管理的前提，在日常的培訓(xùn)中，提升對(duì)法規(guī)政策的清晰認(rèn)知，向合同管理人員傳授合同起草、簽訂階段的工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步提高合同文本制定的標(biāo)準(zhǔn)化及合規(guī)化，提高企業(yè)的合規(guī)管理水平。認(rèn)真策劃培訓(xùn)方案，通過(guò)宣傳主題學(xué)習(xí)活動(dòng)、聘請(qǐng)內(nèi)外部專家授課等形式，向企業(yè)全員推廣系統(tǒng)性的管理培訓(xùn)，讓職工從思想上意識(shí)到合同管理對(duì)于公司運(yùn)營(yíng)管理所發(fā)揮的重要作用，將合同管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)打造成企業(yè)的一項(xiàng)重點(diǎn)品牌文化項(xiàng)目，以此整體提升企業(yè)的綜合合同管理水平。

3.3關(guān)注合同訂立過(guò)程細(xì)節(jié)

持續(xù)加強(qiáng)合同條款編制的規(guī)范性，關(guān)注執(zhí)行中的特定細(xì)節(jié)要求。在擬定合同文本時(shí)，盡可能不使用其他外來(lái)的合同文本，特別是格式文本及條款，提升合同條款的法律效益，防止掉入未能預(yù)見(jiàn)的法律陷阱，作繭自縛。結(jié)合簽訂雙方往來(lái)業(yè)務(wù)的執(zhí)行細(xì)節(jié)自擬文本，更加便于雙方對(duì)合同條款的協(xié)商修訂，例如某鋼筋混凝土排污管制造商，在擬定合同條款時(shí)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和產(chǎn)品驗(yàn)收手段及其標(biāo)準(zhǔn)方面在合同中會(huì)作以要求。通常簽署的合同中，簡(jiǎn)單泛指約定為國(guó)家標(biāo)準(zhǔn);然而，如果存在特定產(chǎn)品（預(yù)制Ⅱ級(jí)或者Ⅲ級(jí)鋼筋混凝土排污管）或者產(chǎn)品質(zhì)量工藝技術(shù)有特殊要求的情況，則必須明確約定為何種執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)及文件依據(jù)，否則將會(huì)對(duì)合同的執(zhí)行帶來(lái)極大風(fēng)險(xiǎn)，甚至造成企業(yè)的重大經(jīng)濟(jì)損失。

結(jié)束語(yǔ)：

為了促進(jìn)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展，企業(yè)本身要提高合同管理工作的重視程度。在日常工作中采取細(xì)化的管理措施，建立起常態(tài)化管理運(yùn)營(yíng)機(jī)制，使合同從準(zhǔn)備階段到履行結(jié)束的全過(guò)程，相關(guān)部門全員各司其職，做好各環(huán)節(jié)的過(guò)程管控;在合同管理過(guò)程中，應(yīng)以企業(yè)自身實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，及時(shí)掌握法律法規(guī)及相關(guān)政策，精準(zhǔn)承接與分解管理要素，融入管理體系，確保合同管理更具針對(duì)性，促進(jìn)合同管理實(shí)效性得到充分發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)：

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