外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀和完善建議

袁修娟 亦虹環(huán)球輪胎（青島）有限公司

引言

對(duì)外貿(mào)企業(yè)而言，內(nèi)部控制是能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的一個(gè)不可或缺的基礎(chǔ)條件，也是一個(gè)非常重要的有力保障。因此，外貿(mào)企業(yè)需要根據(jù)實(shí)際情況來(lái)專(zhuān)門(mén)為自身的發(fā)展建立一套比較合適的內(nèi)部控制系統(tǒng)和制度，在其進(jìn)行創(chuàng)建和落實(shí)的時(shí)候，需要內(nèi)部的每一位領(lǐng)導(dǎo)人員和員工都參與到這個(gè)過(guò)程當(dāng)中。因?yàn)檫@個(gè)系統(tǒng)和制度對(duì)外貿(mào)企業(yè)有著直接性的決定作用，它可以確保外貿(mào)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理的時(shí)候保持一種合法合規(guī)的狀態(tài)，全方位地保護(hù)外貿(mào)企業(yè)資產(chǎn)安全，保證內(nèi)部財(cái)務(wù)報(bào)告以及一些相關(guān)的信息存在完整性和真實(shí)性。

一、外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

（一）內(nèi)部控制環(huán)境存在缺陷

在當(dāng)前形勢(shì)下，有一大部分外貿(mào)企業(yè)對(duì)于內(nèi)部控制管理的組織架構(gòu)沒(méi)有賦予其應(yīng)有的合理性，從而導(dǎo)致企業(yè)在管理層定位方面不夠明確，對(duì)于員工的職責(zé)分配也比較模糊，出現(xiàn)工作推諉、扯皮現(xiàn)象，從而影響工作效率。并且管理層的領(lǐng)導(dǎo)人員，對(duì)于內(nèi)部控制方面的主觀(guān)意識(shí)比較淺薄，內(nèi)部員工的綜合素質(zhì)也有待提升，因?yàn)檫@些綜合性的因素，導(dǎo)致企業(yè)在落實(shí)內(nèi)部控制這項(xiàng)工作時(shí)缺乏一定的基礎(chǔ)環(huán)境作為前提條件。此外，外貿(mào)企業(yè)的管理層往往對(duì)自身所獲得的利益過(guò)于重視，從而在一定程度上忽略了對(duì)外貿(mào)企業(yè)在長(zhǎng)期發(fā)展方面的關(guān)注，顯然這樣的做法是不利于外貿(mào)企業(yè)日后可持續(xù)性發(fā)展的。

（二）缺少風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，沒(méi)有做好風(fēng)險(xiǎn)管理的控制工作

外貿(mào)企業(yè)在擴(kuò)大自身工作領(lǐng)域，擴(kuò)寬整體發(fā)展規(guī)模的時(shí)候，有一部分企業(yè)在思想當(dāng)中并沒(méi)有真正地認(rèn)識(shí)到做好風(fēng)險(xiǎn)防范控制管理這項(xiàng)工作的重要性，沒(méi)有辦法在第一時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確無(wú)誤地獲取到一些對(duì)于企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中的有利信息以及重要數(shù)據(jù)。相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員在對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估以及整理評(píng)估工作具體流程的時(shí)候缺少了一定的完善性，沒(méi)有把一些主要的內(nèi)容考慮進(jìn)去，從而導(dǎo)致所制定的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)防控管理措施也相對(duì)缺乏了應(yīng)有的完善性。此外，外貿(mào)企業(yè)所生產(chǎn)出的產(chǎn)品在進(jìn)出口業(yè)務(wù)工作當(dāng)中也是存在一些安全隱患以及風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題的。比如在產(chǎn)品進(jìn)行出口活動(dòng)時(shí)，對(duì)于原材料的采購(gòu)可能會(huì)存在一定的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，在運(yùn)輸產(chǎn)品的時(shí)候也可能會(huì)存在丟失或損失的風(fēng)險(xiǎn)，產(chǎn)生一定的貨損。所以，外貿(mào)企業(yè)對(duì)于這方面的問(wèn)題需要重點(diǎn)做好風(fēng)險(xiǎn)防控管理工作。

（三）內(nèi)部審計(jì)工作執(zhí)行力度較弱

就目前階段來(lái)說(shuō)，絕大部分的外貿(mào)企業(yè)針對(duì)內(nèi)部審計(jì)的態(tài)度有所偏向，對(duì)于內(nèi)部審計(jì)的整個(gè)流程非常重視，但是對(duì)于內(nèi)部審計(jì)體系的關(guān)注度較低，無(wú)法展現(xiàn)出內(nèi)部審計(jì)自身所發(fā)揮的主要作用，如果是以這樣的態(tài)度來(lái)進(jìn)行工作的話(huà)，那么即便外貿(mào)企業(yè)建立了內(nèi)部審計(jì)系統(tǒng)，也會(huì)在實(shí)際工作中導(dǎo)致一部分內(nèi)容流于形式化，沒(méi)有展現(xiàn)真實(shí)效用，從而進(jìn)一步導(dǎo)致外貿(mào)企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)過(guò)程當(dāng)中，對(duì)于一部分比較重要的環(huán)節(jié)沒(méi)有真正有效地將監(jiān)督管理作用落實(shí)下去。與此同時(shí)，外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)人員針對(duì)內(nèi)部審計(jì)主要的工作內(nèi)容以及它所存在的主要作用也沒(méi)有真正的融會(huì)貫通，對(duì)于審計(jì)工作所了解的知識(shí)范圍也比較狹小，只有出現(xiàn)問(wèn)題后，才開(kāi)始對(duì)其進(jìn)行解決，不具備提前預(yù)判的能力，導(dǎo)致內(nèi)部審計(jì)工作無(wú)法發(fā)揮自身作用。因此，針對(duì)以上這種問(wèn)題，外貿(mào)企業(yè)有必要加強(qiáng)對(duì)于內(nèi)部審計(jì)這項(xiàng)工作的執(zhí)行力度，才可以充分地保障內(nèi)部審計(jì)發(fā)揮自身所具有的主要職能作用。

（四）內(nèi)部控制主要信息交流不暢，部門(mén)之間銜接力度低

讓內(nèi)部控制主要內(nèi)容與信息在進(jìn)行交流溝通時(shí)保持合理的穩(wěn)定性與流暢性是促進(jìn)內(nèi)部控制這項(xiàng)工作進(jìn)行的一個(gè)不可或缺的前提條件。但從多方面考慮，因?yàn)橥赓Q(mào)企業(yè)的內(nèi)部控制整個(gè)工作流程比較繁多并且復(fù)雜，導(dǎo)致其在開(kāi)展交易的程序以及時(shí)間方面都比較長(zhǎng)，所涉及的部門(mén)也比較多等一系列的明顯特征。不管是簽訂合同還是審批合同或者是對(duì)貨物進(jìn)行檢驗(yàn)，這些工作都是由每一個(gè)企業(yè)內(nèi)部部門(mén)來(lái)開(kāi)展詳細(xì)工作的。由此可見(jiàn)，不同部門(mén)在進(jìn)行信息交流這方面的工作對(duì)于外貿(mào)企業(yè)而言就表現(xiàn)得非常重要，除此之外，一旦有某一個(gè)環(huán)節(jié)因?yàn)橥饨绮焕蛩貙?dǎo)致出現(xiàn)一些問(wèn)題時(shí)，那么在一定程度上就會(huì)對(duì)外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制在實(shí)施效果方面產(chǎn)生比較嚴(yán)重的影響。在目前看來(lái)，大部分的外貿(mào)企業(yè)在內(nèi)部普遍存在著每個(gè)部門(mén)之間銜接力度較低、主要內(nèi)容與信息交流存在阻礙的現(xiàn)象，這種問(wèn)題會(huì)對(duì)開(kāi)展工作產(chǎn)生直接性的影響。舉例來(lái)說(shuō)，在外貿(mào)企業(yè)開(kāi)展進(jìn)出口操作的整個(gè)流程里面，需要有關(guān)部門(mén)在前期做好準(zhǔn)備工作，組織相關(guān)人員然后開(kāi)展工作，而這些工作對(duì)于部門(mén)來(lái)說(shuō)都是緊密連接的，所以他們之間的交流溝通程度對(duì)于出口業(yè)務(wù)的結(jié)果會(huì)產(chǎn)生直接性的影響。

（五）工作人員整體素質(zhì)水平不高，導(dǎo)致內(nèi)部控制執(zhí)行力度不強(qiáng)

人力資源政策是組成外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部環(huán)境的一個(gè)重要因素。內(nèi)部員工的執(zhí)行力度以及實(shí)施程度可以體現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制是否已經(jīng)真正地落實(shí)到了實(shí)際工作當(dāng)中，如果人力資源的系統(tǒng)相對(duì)來(lái)說(shuō)不夠健全或者是企業(yè)內(nèi)部的一些工作人員素質(zhì)比較低，這些一定會(huì)成為內(nèi)部控制的不利因素之一。經(jīng)常會(huì)有一部分單位在選取人才的時(shí)候，對(duì)于素質(zhì)這方面沒(méi)有引起足夠的重視，比較偏向于員工薪資成本這方面，為了給企業(yè)節(jié)省人力方面所花費(fèi)的成本，從而忽略了人才在綜合素養(yǎng)以及工作能力當(dāng)中所能夠給企業(yè)帶來(lái)的一些重要價(jià)值。而且對(duì)于員工在后期的教育以及專(zhuān)業(yè)知識(shí)培養(yǎng)方面也不夠重視，長(zhǎng)此以往只會(huì)產(chǎn)生人才不濟(jì)、整體工作進(jìn)程慢、工作效率不高以及整體工作質(zhì)量低下等情況。

二、完善外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制的有效建議

（一）創(chuàng)建良好的內(nèi)控環(huán)境

1.建立合理化的內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)

外貿(mào)企業(yè)需要在保證內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)具備科學(xué)性的前提下，對(duì)于內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷地優(yōu)化，首先要?jiǎng)?chuàng)建一套科學(xué)高效的組織結(jié)構(gòu)及權(quán)責(zé)系統(tǒng)，要進(jìn)行過(guò)程管理，避免工作任務(wù)安排下去無(wú)法開(kāi)展，導(dǎo)致工作延誤，必要時(shí)要有內(nèi)部審計(jì)來(lái)督辦工作完成進(jìn)度。其次企業(yè)管理層需要持續(xù)性的加強(qiáng)最新管理知識(shí)理論的認(rèn)知以及學(xué)習(xí)，從思想上完全樹(shù)立起科學(xué)合理化的全新企業(yè)管理理念，真正落實(shí)內(nèi)部控制工作。由此可見(jiàn)，外貿(mào)企業(yè)有必要采取合理的手段來(lái)對(duì)內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)框架來(lái)進(jìn)行調(diào)整和設(shè)置，這樣能夠有效地讓內(nèi)部不同部門(mén)對(duì)于崗位職責(zé)與權(quán)利進(jìn)行充分了解并且掌握，做到從根本上防止責(zé)任以及權(quán)力過(guò)于集中的情況發(fā)生，從而更好地發(fā)揮出其所具備的職能作用。

2.建立規(guī)范化的內(nèi)部控制整體結(jié)構(gòu)

外貿(mào)企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制的過(guò)程當(dāng)中，考慮到其所涵蓋的部門(mén)種類(lèi)比較多，而且整個(gè)工作流程比較復(fù)雜，因此，如果單純地依靠一個(gè)獨(dú)立部門(mén)是沒(méi)有辦法完成內(nèi)部控制規(guī)范化目標(biāo)的。除此之外，處于如此激烈競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境當(dāng)中的外貿(mào)企業(yè)，只有對(duì)自身內(nèi)部結(jié)構(gòu)持續(xù)進(jìn)行優(yōu)化和改良，才可以更好地提升內(nèi)部控制開(kāi)展工作的整體效率。除此之外，在充分保證內(nèi)部控制開(kāi)展工作的前提條件之下，將崗位職責(zé)和權(quán)力進(jìn)行清晰明確的分配，保障信息在流動(dòng)方面保持一種順暢的狀態(tài)。在內(nèi)部控制工作當(dāng)中，還需專(zhuān)門(mén)成立負(fù)責(zé)外貿(mào)流程與整體工作的外貿(mào)部門(mén)、負(fù)責(zé)產(chǎn)品銷(xiāo)售的銷(xiāo)售部門(mén)、負(fù)責(zé)原材料方面的采購(gòu)部門(mén)和專(zhuān)門(mén)做審計(jì)工作的內(nèi)審部門(mén)。這幾個(gè)部門(mén)的存在能夠保證企業(yè)在日常運(yùn)行中井然有序地開(kāi)展基本工作，加強(qiáng)每個(gè)部門(mén)在工作當(dāng)中的協(xié)調(diào)性以及合作性，進(jìn)一步完成內(nèi)部控制管理的整體目標(biāo)。并且在外貿(mào)企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制工作的時(shí)候，有必要充分明確指示出每個(gè)部門(mén)的主要工作職責(zé)，來(lái)掌握成本和估算企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，這樣有助于進(jìn)一步完成對(duì)外貿(mào)成本的合理化控制。

（二）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)，完善風(fēng)險(xiǎn)管理制度

考慮到外貿(mào)企業(yè)存在著環(huán)境特殊性以及風(fēng)險(xiǎn)性比較大的一些特點(diǎn)，加上外貿(mào)企業(yè)的整體宏觀(guān)環(huán)境也會(huì)經(jīng)常發(fā)生一些改變，這些不利因素在一定程度上會(huì)增加外貿(mào)企業(yè)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)隱患的概率。因此，外貿(mào)企業(yè)有必要根據(jù)目前現(xiàn)存的部分風(fēng)險(xiǎn)情況來(lái)專(zhuān)門(mén)制定相對(duì)應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)管理制度。首先外貿(mào)企業(yè)需要從認(rèn)知上樹(shù)立起一個(gè)準(zhǔn)確無(wú)誤的風(fēng)險(xiǎn)防控管理意識(shí)，全面提升企業(yè)外貿(mào)內(nèi)部所有工作人員的自身綜合素養(yǎng)能力，建立健全一套較為完整的內(nèi)部控制規(guī)章制度。其次外貿(mào)企業(yè)有必要依據(jù)業(yè)務(wù)的交易類(lèi)型來(lái)為其專(zhuān)門(mén)建立一套相關(guān)的檔案，然后進(jìn)行整理保存。再次外貿(mào)企業(yè)需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)規(guī)范化的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警系統(tǒng)，并且需要保證這個(gè)系統(tǒng)具有一定的成效性，才可以真正地落實(shí)到對(duì)信息進(jìn)行調(diào)研的工作當(dāng)中去，從而發(fā)揮自身最大的作用，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)外貿(mào)企業(yè)存在的一些風(fēng)險(xiǎn)隱患。最后還需要注意的就是外貿(mào)企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)于企業(yè)信用管理方面的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，要學(xué)會(huì)根據(jù)實(shí)際情況來(lái)及時(shí)地對(duì)企業(yè)信用政策進(jìn)行調(diào)節(jié)與優(yōu)化，對(duì)客戶(hù)信用等級(jí)進(jìn)行全面評(píng)價(jià)，強(qiáng)化開(kāi)展工作前的防范風(fēng)險(xiǎn)重視程度，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題做到防患于未然。

（三）建立健全外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督管理規(guī)章制度

外貿(mào)企業(yè)如果想要建立健全一項(xiàng)完整的規(guī)章制度，那么有必要從專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)聘請(qǐng)一些具有這方面工作能力的專(zhuān)業(yè)審計(jì)人員，進(jìn)而加強(qiáng)對(duì)外貿(mào)企業(yè)工作當(dāng)中每一個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查管理力度。除此之外，外貿(mào)企業(yè)有必要強(qiáng)化對(duì)于相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督管理工作，能夠進(jìn)一步起到促進(jìn)企業(yè)整體內(nèi)部控制的工作效率以及工作質(zhì)量這兩個(gè)方面的重要作用。而建立一項(xiàng)完整的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督管理規(guī)章制度，可以增強(qiáng)內(nèi)部控制工作的實(shí)效性，為其提供有效的保障。與此同時(shí)，要想充分發(fā)揮內(nèi)部控制的工作職能，就需要從思想中樹(shù)立精準(zhǔn)有效的主觀(guān)責(zé)任意識(shí)，對(duì)于外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部部門(mén)當(dāng)中的每項(xiàng)職位和其所相對(duì)應(yīng)的職責(zé)開(kāi)展分級(jí)管理的工作模式。外貿(mào)企業(yè)需要嚴(yán)格地遵守不相容職位必須相互分離的標(biāo)準(zhǔn)和原則，舉例來(lái)說(shuō)，在簽署合同以及審批合同的時(shí)候；對(duì)于需要的原材料進(jìn)行采購(gòu)和檢查的時(shí)候；以及確定收回賬款等一些業(yè)務(wù)活動(dòng)的時(shí)候。

（四）在外貿(mào)企業(yè)中應(yīng)用信息化管理方式

一般情況下，在外貿(mào)企業(yè)正式簽署合同之前，有必要對(duì)客戶(hù)的信用以及資產(chǎn)方面根據(jù)實(shí)際情況來(lái)開(kāi)展全方位的調(diào)查，必須從多個(gè)方面對(duì)客戶(hù)經(jīng)營(yíng)狀況以及信用程度充分了解并且掌握。在進(jìn)行簽署合同的過(guò)程中，對(duì)于合同當(dāng)中一些細(xì)節(jié)以及條款需要重點(diǎn)的進(jìn)行檢查和評(píng)估工作，確保里面沒(méi)有一些不合理的條款，保證結(jié)算方式是正規(guī)并且存在實(shí)效性的，能夠起到避免日后在進(jìn)行交易的每一個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中發(fā)生漏洞以及疏忽的概率。另外，在雙方正式簽署完相關(guān)合作合同以后，進(jìn)行內(nèi)部控制的過(guò)程當(dāng)中就應(yīng)該交給以上我們所組成的相關(guān)部門(mén)，讓它們可以充分地發(fā)揮出自身所存在的職能作用。像一些需要出口的產(chǎn)品在進(jìn)行生產(chǎn)和準(zhǔn)備貨源的時(shí)候，就應(yīng)該將交貨的正常期限當(dāng)作一個(gè)基本條件以及依據(jù)，接著質(zhì)量檢測(cè)部門(mén)需要對(duì)產(chǎn)品的總體質(zhì)量進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督以及管理工作，嚴(yán)格按照相關(guān)合同上的明確規(guī)定，對(duì)產(chǎn)品的每個(gè)方面進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，保證所產(chǎn)出的產(chǎn)品是能夠達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)的。除此之外還需要關(guān)注的一點(diǎn)是，外貿(mào)企業(yè)除了加強(qiáng)內(nèi)部當(dāng)中不同部門(mén)的協(xié)調(diào)工作，還應(yīng)重點(diǎn)強(qiáng)化海關(guān)監(jiān)督、質(zhì)檢部門(mén)、外匯管理部門(mén)這三個(gè)部門(mén)之間進(jìn)行互相協(xié)調(diào)的合作性，這樣可以保證產(chǎn)品能夠順利地通關(guān)，完美落實(shí)收款結(jié)匯工作。

（五）加強(qiáng)對(duì)工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)以及管理控制的力度

外貿(mào)企業(yè)如果想要更好地實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制這個(gè)最終目標(biāo)，就需要做好內(nèi)部控制制度建立以及工作人員的綜合素養(yǎng)培訓(xùn)這兩方面的工作，因?yàn)樗鼈兌咧g是相輔相成的，缺少了哪一個(gè)方面都沒(méi)有辦法單獨(dú)運(yùn)行。所以，外貿(mào)企業(yè)首先應(yīng)該從入門(mén)這個(gè)關(guān)口就做好把關(guān)工作，在選擇工作人員的時(shí)候就應(yīng)該制定一個(gè)錄取標(biāo)準(zhǔn)，提前考慮那些德才兼?zhèn)涞膬?yōu)秀人才，然后在后期的工作當(dāng)中定時(shí)組織工作人員來(lái)參加專(zhuān)業(yè)技術(shù)方面的培訓(xùn)，提高工作人員綜合素養(yǎng)。其次需要加入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，構(gòu)建優(yōu)良的人力資源管理政策，然后選擇一些專(zhuān)業(yè)能力以及職業(yè)道德比較強(qiáng)的工作人員去執(zhí)行這個(gè)領(lǐng)域的主要任務(wù)，從而確保能夠有一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍來(lái)貫徹落實(shí)這項(xiàng)內(nèi)部控制制度。再次促進(jìn)部門(mén)之間的銜接工作，建立暢通、高效、有序、連貫的信息傳遞渠道，強(qiáng)化每一個(gè)部門(mén)在協(xié)作配合以及信息反饋這兩個(gè)方面的工作和能力。部門(mén)之間的配合協(xié)作和信息反饋工作，保證橫向和縱向的信息暢通。最后外貿(mào)企業(yè)需要不斷完善工作人員的晉升制度，為外貿(mào)企業(yè)當(dāng)中的競(jìng)爭(zhēng)人員一個(gè)平等的機(jī)會(huì)，給予他們一個(gè)晉升的空間，這樣的話(huà)在一定程度上可以調(diào)動(dòng)工作人員們的主動(dòng)性以及積極性，讓其發(fā)揮出潛在能力，促進(jìn)外貿(mào)企業(yè)更好地增長(zhǎng)整體經(jīng)濟(jì)效益。

結(jié)語(yǔ)

由此可見(jiàn)，我國(guó)現(xiàn)存外貿(mào)企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)以及發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中都存在著一些環(huán)境比較復(fù)雜的情況，同時(shí)也肩負(fù)著巨大的經(jīng)營(yíng)、經(jīng)濟(jì)壓力。根據(jù)以上分析可知，外貿(mào)企業(yè)有必要對(duì)自身在內(nèi)部控制方面的工作進(jìn)行不斷地強(qiáng)化和改變，才可以推進(jìn)企業(yè)提升內(nèi)部管理的整體工作效率，從根本上強(qiáng)化管理的工作質(zhì)量。