論醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備檔案管理

李剛

【中圖分類(lèi)號(hào)】R197.322 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【DOI】

現(xiàn)階段，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展推動(dòng)下，我國(guó)醫(yī)療事業(yè)得以穩(wěn)步發(fā)展，醫(yī)院內(nèi)部的管理也逐漸向著規(guī)范化、合理化方向發(fā)展。醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備檔案管理作為醫(yī)院管理體系中的關(guān)鍵內(nèi)容，越來(lái)越引起人們重視。通過(guò)落實(shí)醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備檔案管理，一方面能夠提升醫(yī)療設(shè)備利用率，使醫(yī)療資源設(shè)備得以充分運(yùn)用，另一方面，完善醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備檔案，可以為醫(yī)療項(xiàng)目的開(kāi)展奠定基礎(chǔ)，將醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療技術(shù)水平展現(xiàn)出來(lái)，提升醫(yī)院社會(huì)影響力。

1 明確檔案管理要求，做好檔案收集工作

現(xiàn)如今，醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備檔案在收集歸檔過(guò)程中主要存在兩方面限制。一個(gè)是固定資產(chǎn)設(shè)備檔案管理制度還未完善，沒(méi)能對(duì)設(shè)備檔案收集進(jìn)行有效督促。管理制度的缺失，還有一些醫(yī)院并未設(shè)置固定資產(chǎn)設(shè)備科室，也沒(méi)有管理設(shè)備檔案的科室，嚴(yán)重缺乏醫(yī)療設(shè)備檔案管理意識(shí)，甚至存在使用設(shè)備的臨床科室來(lái)保管設(shè)備檔案的情況。在一些醫(yī)院中即使設(shè)置了固定資產(chǎn)設(shè)備科室，但仍然以經(jīng)驗(yàn)主義進(jìn)行管理，在實(shí)際工作中，臨床科室、設(shè)備科室、檔案科室都具有設(shè)備檔案收集管理的職責(zé)，三方各行其是，致使醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備管理過(guò)于分散。

另一方面，醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備檔案歸檔范圍不清晰，檔案歸檔不及時(shí)。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展推動(dòng)下，醫(yī)院針對(duì)醫(yī)療設(shè)備等固定資產(chǎn)的投入力度不斷加大，固定資產(chǎn)數(shù)量越來(lái)越多，種類(lèi)愈發(fā)復(fù)雜，在歸檔范圍不清晰的情況下，不能有效建立固定資產(chǎn)設(shè)備檔案，對(duì)以后固定資產(chǎn)的使用和檢修都會(huì)帶來(lái)一些麻煩。并且，一些醫(yī)院還存在這樣一些情況，設(shè)備使用部門(mén)或者設(shè)備管理部門(mén)不了解固定資產(chǎn)設(shè)備的檔案材料應(yīng)當(dāng)交于固定資產(chǎn)設(shè)備檔案室，還有一些工作人員為了工作便利，不將檔案資料及時(shí)交于檔案部門(mén)，導(dǎo)致固定資產(chǎn)設(shè)備的檔案不能及時(shí)收集歸檔。

所以，在醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備檔案管理中，要明確檔案管理范圍與要求。首先，在確定管理范圍時(shí)應(yīng)結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，金額定的太高或者太低都會(huì)導(dǎo)致一些弊端的產(chǎn)生，例如：可將金額大于5萬(wàn)元的固定資產(chǎn)設(shè)備建立設(shè)備檔案。其次，明確設(shè)備檔案歸檔內(nèi)容，主要包括兩方面內(nèi)容，其一為固定資產(chǎn)設(shè)備采購(gòu)過(guò)程所形成的資料文件，例如：采購(gòu)申請(qǐng)報(bào)告、購(gòu)銷(xiāo)合同、設(shè)備裝箱單、設(shè)備使用手冊(cè)等等，對(duì)于大型設(shè)備而言，還應(yīng)當(dāng)包括設(shè)備采購(gòu)的招標(biāo)文件。符合國(guó)家免稅政策的進(jìn)口設(shè)備，應(yīng)包括設(shè)備進(jìn)口證明，設(shè)備質(zhì)量保證書(shū)，設(shè)備質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。其二為醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中所產(chǎn)生的資料檔案。例如：設(shè)備使用操作規(guī)程、設(shè)備使用記錄表、設(shè)備檢修記錄表等。針對(duì)于醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備檔案管理而言，要隨著設(shè)備的不斷應(yīng)用變化跟蹤收集相關(guān)設(shè)備資料，在實(shí)際工作中應(yīng)做好兩個(gè)環(huán)節(jié)的工作。首先，是設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收環(huán)節(jié)，設(shè)備檔案管理人員應(yīng)參與到這一環(huán)節(jié)中，做好相關(guān)資料的收集工作。其次為固定資產(chǎn)設(shè)備安裝調(diào)試過(guò)程做好設(shè)備材料的收集工作。另外，還可借助于醫(yī)療設(shè)備付款流程來(lái)規(guī)范設(shè)備檔案的及時(shí)歸檔。例如：需將該設(shè)備的所有檔案交由醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備檔案室后，由檔案室管理人員簽字確認(rèn)后，方能進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備付款。

2 完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，做好檔案管理工作

醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備檔案是開(kāi)展固定資產(chǎn)管理的關(guān)鍵憑證，可有效提升醫(yī)院醫(yī)療水平。但在實(shí)際工作中，醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備檔案管理往往設(shè)計(jì)到設(shè)備科室、職能部門(mén)、臨床科室等，涉及部門(mén)多且部門(mén)間對(duì)固定資產(chǎn)醫(yī)療設(shè)備的重視程度存在嚴(yán)重不足，各部門(mén)往往關(guān)注自身利益，從自己部門(mén)工作出發(fā)，具有較強(qiáng)的主觀隨意性，工作協(xié)調(diào)性差。例如：醫(yī)院設(shè)備科室往往只關(guān)注固定資產(chǎn)設(shè)備的安全及調(diào)試工作，并不重視設(shè)備相關(guān)資料的收集、保管;職能部門(mén)則認(rèn)為其工作重點(diǎn)是設(shè)備的采購(gòu);設(shè)備使用部門(mén)認(rèn)為設(shè)備就是為部門(mén)內(nèi)部使用的，為了工作便利往往將設(shè)備使用說(shuō)明等材料存放在科室內(nèi)，沒(méi)能及時(shí)將材料交由設(shè)備檔單管理部門(mén)。

由此可見(jiàn)，醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備檔案管理要以集中統(tǒng)一為原則，即在分管院長(zhǎng)帶領(lǐng)下成立設(shè)備檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組，制定醫(yī)院、科室、設(shè)備操作人員的三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)制定出各層級(jí)間的工作職責(zé)，使相關(guān)工作人員在開(kāi)展工作時(shí)能夠有章可循，有制可依。另外，將固定資產(chǎn)設(shè)備檔案管理工作劃分為醫(yī)院目標(biāo)管理責(zé)任制中的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，與相關(guān)工作人員的績(jī)效考核、職稱(chēng)評(píng)定以及薪資體系掛鉤，不斷提升工作人員設(shè)備檔案管理意識(shí)，強(qiáng)化固定資產(chǎn)設(shè)備檔案管理工作。

3 提升檔案管理實(shí)效，做好檔案管理服務(wù)工作

在醫(yī)院中落實(shí)固定資產(chǎn)設(shè)備檔案管理工作就是為醫(yī)院開(kāi)展各項(xiàng)活動(dòng)提供相應(yīng)服務(wù)，若要最大限度上提升設(shè)備檔案管理的服務(wù)效果，關(guān)鍵在于做好設(shè)備檔案管理的利用工作。首先對(duì)于醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備檔案管理人員而言，應(yīng)完善為臨床科室做好服務(wù)工作的工作觀念，以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度開(kāi)展工作，保證固定資產(chǎn)設(shè)備檔案齊全、整理規(guī)范。此外，還應(yīng)當(dāng)針對(duì)眾多的設(shè)備檔案創(chuàng)建完善的檢索體系，并借助于分析統(tǒng)計(jì)功能，便于查找某一設(shè)備的方案，提供便捷服務(wù)。其次，通過(guò)統(tǒng)計(jì)醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備的使用率、維修率、閑置率，為醫(yī)院管理提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，促進(jìn)醫(yī)院增值分析與效益分析，避免盲目采購(gòu)醫(yī)療設(shè)備，另可利用資金發(fā)揮出最大的經(jīng)濟(jì)效益，并服務(wù)于醫(yī)院設(shè)備的動(dòng)態(tài)管理中。

4 結(jié)論

總而言之，醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)具有重要意義，醫(yī)療設(shè)備作為固定資產(chǎn)設(shè)備的重要組成設(shè)備，其裝備情況在一定情況下可以反映出醫(yī)院規(guī)模大小以及醫(yī)療水平高低。通過(guò)健全完善醫(yī)院固定資產(chǎn)設(shè)備檔案，能夠?qū)潭ㄙY產(chǎn)設(shè)備進(jìn)行高效管理，提升設(shè)備使用效率，避免醫(yī)療設(shè)備發(fā)生故障或閑置，此外，固定資產(chǎn)設(shè)備檔案管理能夠?yàn)樵O(shè)備正常運(yùn)行提供技術(shù)支持，提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。