醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案電子化管理方法探究

胡楠

摘 要：本文主要針對(duì)醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案電子化管理方法展開(kāi)深入研究，先闡述了醫(yī)院文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀，如文書(shū)檔案收集工作不夠規(guī)范、文書(shū)檔案管理制度有待完善、工作人員的素質(zhì)參差不齊、醫(yī)院對(duì)辦公室文書(shū)檔案缺少足夠重視、檔案管理工作存在局限性、信息化建設(shè)水平相對(duì)較低等等，然后結(jié)合醫(yī)院辦公室文化檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理的必要性，提出了幾點(diǎn)切實(shí)可行的管理方法，如構(gòu)建文書(shū)檔案電子化管理體系、加快文書(shū)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)步伐、實(shí)現(xiàn)辦公室工作人員隊(duì)伍年輕化、完善安全制度、做好電子檔案維護(hù)工作、建立文書(shū)檔案電子化工作規(guī)范，通過(guò)以上措施，促使醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案電子化管理更好實(shí)現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;辦公室;文書(shū)檔案;電子化管理

在醫(yī)院辦公室中，最重要的一項(xiàng)工作就是文書(shū)檔案整理，此工作主要就是記錄醫(yī)院的各個(gè)方面，如政策上的發(fā)展和人員交替以及財(cái)務(wù)歷史賬單等等。長(zhǎng)期以來(lái)，對(duì)于辦公室文書(shū)檔案工作來(lái)說(shuō)，其整理部分仍運(yùn)用以往的方式，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到應(yīng)用計(jì)算機(jī)的重要性，其應(yīng)用的比較少，使得醫(yī)院檔案電子化應(yīng)用水平逐漸降低，而且針對(duì)辦公室文書(shū)檔案現(xiàn)代化的要求等，還不能夠更好滿足?；诖?，醫(yī)院文書(shū)檔案必須要實(shí)現(xiàn)電子化管理，進(jìn)而使得醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案水平獲得提高。

一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

1.文書(shū)檔案收集工作不夠規(guī)范

醫(yī)院臨床科室基本上都有好幾十個(gè)，而且在職員工也非常多。與此同時(shí)，醫(yī)院歷史悠久，其原始文書(shū)檔案和新增資料在種類(lèi)上相對(duì)比較多;在數(shù)量上，非常大。對(duì)于以往傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理來(lái)說(shuō)，基本上以紙質(zhì)和人力資源管理為主，而且在開(kāi)展此工作過(guò)程中，從檔案管理人員的類(lèi)別上來(lái)看，大多都是醫(yī)護(hù)人員兼任這項(xiàng)工作，由于專(zhuān)業(yè)的差異性，在文件保管和傳達(dá)等方面，很有可能存在一定的錯(cuò)誤。比如，當(dāng)醫(yī)院下發(fā)一些通知時(shí)，有的工作人員，對(duì)書(shū)寫(xiě)的具體格式不夠清楚，使得文件在傳達(dá)上，其內(nèi)容很容易發(fā)生缺失;還有在人員表彰等方面，其文件存檔不夠及時(shí)，或者重復(fù)批復(fù)文件發(fā)生破損現(xiàn)象;從檔案管理人員的角度上來(lái)看，文件在歸檔的過(guò)程中，收到的文件資料不夠完整。

2.文書(shū)檔案管理制度有待完善

不管是傳統(tǒng)檔案管理工作，還是現(xiàn)代化檔案管理工作，此工作都具有一定的專(zhuān)業(yè)性。尤其是在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展下，對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部來(lái)說(shuō)，在傳達(dá)公告等方面也變得信息化。而對(duì)于紙質(zhì)文檔和電子文檔而言，在醫(yī)院文書(shū)檔案管理等方面，需要積極完善相關(guān)制度，讓檔案管理工作做到有據(jù)可依，使檔案歸檔及時(shí)化。但是醫(yī)院文書(shū)檔案管理制度執(zhí)行時(shí)，與實(shí)際管理有一定的出入，這就使得文書(shū)檔案管理工作變得更加復(fù)雜化，而且在人力和物力以及時(shí)間上，都需要耗費(fèi)。

3.工作人員的素質(zhì)參差不齊

對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案人員來(lái)說(shuō)，由于數(shù)量有限，其綜合素質(zhì)參差不齊。而且辦公室文件處理人員在平常工作的過(guò)程中，不夠?qū)I(yè)，較為隨意，有時(shí)在處理文件上，不夠及時(shí)，有時(shí)因執(zhí)行輪換制度，使得工作開(kāi)展不具備連續(xù)性。一些公文處理人員在工作時(shí)，只負(fù)責(zé)和完成自身輪值的工作，沒(méi)有意識(shí)到匯總文書(shū)檔案的重要性，其重視程度不夠，一旦出現(xiàn)了問(wèn)題，難以及時(shí)糾正過(guò)來(lái)，如果接替人員再接受此工作時(shí)，很有可能繼續(xù)出現(xiàn)錯(cuò)誤。從某種程度上來(lái)說(shuō)，會(huì)使得檔案工作人員工作存在返工的現(xiàn)象，加大其成本。

4.醫(yī)院對(duì)辦公室文書(shū)檔案缺少足夠重視

有的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文書(shū)檔案工作主要就是留存和保管，在這種單一的認(rèn)識(shí)下，直接關(guān)系到醫(yī)院經(jīng)營(yíng)和發(fā)展，其只注重醫(yī)療服務(wù)水平和創(chuàng)新，忽視了檔案管理，這種情況將直接影響到相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案管理工作的關(guān)注和配合等問(wèn)題。而且還忽視了對(duì)檔案人員的培養(yǎng)，以及優(yōu)秀人才的引進(jìn)，使得檔案管理工作落后，難以滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的實(shí)際需求，不利于檔案管理電子信息化發(fā)展。

5.檔案管理工作存在局限性

針對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理，為了能夠更好推進(jìn)電子化管理，在資金等方面，必須要加大投入力度，并將信息系統(tǒng)建立起來(lái)，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備。比如，有的醫(yī)院文書(shū)檔案管理辦公室電腦和系統(tǒng)相對(duì)比較落后，在處理文件等方面相對(duì)較慢，在室內(nèi)溫濕度等方面，還缺少相應(yīng)的調(diào)節(jié)設(shè)備，因此會(huì)使得原始紙質(zhì)文檔發(fā)生受潮的現(xiàn)象。

6.信息化建設(shè)水平相對(duì)較低

在新時(shí)期背景下，對(duì)于業(yè)務(wù)辦理體系來(lái)說(shuō)，也在朝著智能化和電子化的方向發(fā)展。但是在處理文書(shū)檔案的過(guò)程中，有的時(shí)候還需要通過(guò)人力進(jìn)行查詢、復(fù)印。在信息化建設(shè)方面，其建設(shè)水平不高，一定程度上，針對(duì)文書(shū)檔案開(kāi)發(fā)不利于更好地實(shí)現(xiàn)，這直接關(guān)系到信息化建設(shè)的進(jìn)度。比如，檔案管理人員在防護(hù)等方面，沒(méi)有意識(shí)到其重要性，自身的意識(shí)不高，再加上對(duì)于信息檔案管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，存在一定的漏洞，此系統(tǒng)很容易遭到黑客的侵入，進(jìn)而使得資料發(fā)生泄露現(xiàn)象。

二、醫(yī)院辦公室文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理的必要性

1.實(shí)現(xiàn)存在方式多樣化，最大限度保護(hù)檔案原件

針對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案，通過(guò)電腦充分應(yīng)用，采取掃描和照相等有效的手段，對(duì)于文書(shū)檔案來(lái)說(shuō)，可實(shí)現(xiàn)備份，防止文書(shū)檔案發(fā)生丟失，使得以往傳統(tǒng)檔案方式有所突破，進(jìn)而通過(guò)對(duì)電子檔案開(kāi)展管理工作下，能以電子檔案方式來(lái)保護(hù)檔案原件，避免檔案原件發(fā)生丟失的現(xiàn)象。

2.辦公室文書(shū)檔案體現(xiàn)出醫(yī)院文書(shū)檔案價(jià)值

辦公室文書(shū)檔案電子化，對(duì)于檔案資源來(lái)說(shuō)，可進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)共享。針對(duì)辦公室文件，如果相關(guān)科室需要查閱，必須要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批示才可進(jìn)行查閱，針對(duì)這種查閱方式，文件很容易發(fā)生丟失，或者是文件歸檔推遲，而且針對(duì)政策性的文件不能夠傳達(dá)到醫(yī)院。對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案來(lái)說(shuō)，通過(guò)實(shí)施電子化管理，如果相關(guān)科室需要查閱檔案，可通過(guò)醫(yī)院局域網(wǎng)。在醫(yī)院的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享，進(jìn)而還能不斷提高檔案的實(shí)效性，與此同時(shí)，確保文書(shū)檔案更加完整。

3.不斷提高辦公室的工作效率，文件查找快捷

實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案電子化，一定程度上，能給文件資源各個(gè)方面的工作帶來(lái)了便利，如存儲(chǔ)和分類(lèi)以及統(tǒng)計(jì)等方面，使其更加有序化。在查閱文件檔案資料的過(guò)程中，如果年份不夠詳細(xì)，只將其中的關(guān)鍵詞輸入即可，點(diǎn)擊查找即可獲取，并進(jìn)行打印，從檔案人員的角度來(lái)看，為其查閱帶來(lái)了便利，使其時(shí)間得到了節(jié)省，進(jìn)而獲得良好的工作效果。