數(shù)字檔案室建設(shè)的對(duì)策研究

摘要：當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)已經(jīng)正式進(jìn)入到了新常態(tài)的發(fā)展環(huán)境當(dāng)中。新形勢(shì)也為信息技術(shù)的發(fā)展創(chuàng)造了新契機(jī);反過(guò)來(lái)看，信息技術(shù)的優(yōu)化進(jìn)步也對(duì)多個(gè)行業(yè)領(lǐng)域產(chǎn)生了比較深刻的影響作用。其中，檔案室作為檔案資料收集、處理、檢索、查閱的關(guān)鍵場(chǎng)所，如果過(guò)度依賴于傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，必將不利于其管理質(zhì)量和管理效率的提升。數(shù)字檔案室的建設(shè)迫在眉睫，通過(guò)這種智能化的辦公手段提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。為此，文章主義針對(duì)數(shù)字檔案室的建設(shè)提出了一些對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);數(shù)字檔案室;資源采集;發(fā)展對(duì)策

一、研究背景介紹

時(shí)代在發(fā)展，信息技術(shù)也在不斷地進(jìn)步。有引入智能化的、數(shù)字化的管理模式，充分發(fā)揮數(shù)字檔案室的積極價(jià)值和優(yōu)勢(shì)作用，才能夠切實(shí)地提升檔案管理工作的精準(zhǔn)性，才能夠提升檔案服務(wù)工作的質(zhì)量。但是從目前我國(guó)多個(gè)地市檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，在數(shù)字化檔案室建設(shè)領(lǐng)域的資金投入明顯不足、檔案工作人員的數(shù)字化操作技能相對(duì)局限等等問(wèn)題的存在，都是一些共性問(wèn)題。為此，文章在研究進(jìn)行的過(guò)程當(dāng)中，首先對(duì)數(shù)字檔案室的價(jià)值作用進(jìn)行了闡述和分析，之后為數(shù)字檔案室的構(gòu)建提出了一些個(gè)性化的對(duì)策和建議，以期能夠通過(guò)這些措施的落地，為我國(guó)檔案管理事業(yè)的高質(zhì)量、高效率發(fā)展提供更加有利的技術(shù)支撐和信息保障。

二、數(shù)字檔案室的優(yōu)勢(shì)作用探索

數(shù)字檔案室的積極價(jià)值和關(guān)鍵作用主要可以從以下的兩個(gè)層面進(jìn)行分析：

一方面，通過(guò)科學(xué)的、規(guī)范的數(shù)字檔案室系統(tǒng)的建設(shè)，能夠讓檔案室資源都能夠得到極為有效的利用。相比較其他的一些行業(yè)而言，檔案室的嚴(yán)謹(jǐn)性以及精準(zhǔn)性要明顯更強(qiáng)。另一方面，通過(guò)科學(xué)的、規(guī)范的數(shù)字檔案室系統(tǒng)的建設(shè)，能夠讓檔案室的管理人員從繁冗、復(fù)雜的工作當(dāng)中被解放出來(lái)，同時(shí)也能夠大大降低工作的失誤率。傳統(tǒng)的數(shù)字檔案室管理工作，都是由檔案管理人員來(lái)扮演核心角色。但是人力工作的模式難免會(huì)出現(xiàn)一些疏忽或者是紕漏。引入智慧管理系統(tǒng)，實(shí)施云計(jì)算管理模式，則能夠大大提升工作的精準(zhǔn)性，也可以實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)力的解放。這樣一來(lái)，廣大的檔案室檔案工作人員就成為了智能機(jī)器的“領(lǐng)導(dǎo)者”和“操控者”。

總之，當(dāng)前我國(guó)社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入到了新常態(tài)的發(fā)展環(huán)境當(dāng)中，隨著信息技術(shù)以及科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)等等都對(duì)各個(gè)行業(yè)產(chǎn)生了極為深刻的影響作用。當(dāng)然，檔案室也涵蓋其中。檔案室的檔案管理系統(tǒng)也應(yīng)該朝著智慧管理的方向發(fā)展和進(jìn)步。這也就凸顯出了數(shù)字檔案室建設(shè)的積極價(jià)值和核心要義。

三、數(shù)字檔案室建設(shè)的路徑分析

（一）注重?cái)?shù)字共享平臺(tái)的構(gòu)建

一方面，努力實(shí)現(xiàn)智慧管理平臺(tái)信息數(shù)據(jù)資源的“線上”的系統(tǒng)化。智慧管理平臺(tái)本身就是依托于互聯(lián)網(wǎng)資源和大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展起來(lái)的，數(shù)據(jù)信息資源就是智慧管理平臺(tái)的強(qiáng)大的“數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)”，為此，要在對(duì)于這些數(shù)據(jù)資源的全面收集的基礎(chǔ)之上，做好分析和預(yù)測(cè)工作，讓信息數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)性的構(gòu)建作為智慧管理平臺(tái)建設(shè)的基礎(chǔ)支撐。

另一方面，努力實(shí)現(xiàn)檔案室“線下”的系統(tǒng)化。檔案室管理當(dāng)中涵蓋了多個(gè)維度的內(nèi)容，既包括檔案室戰(zhàn)略發(fā)展、檔案室文化建設(shè)，同時(shí)也包括檔案室教育活動(dòng)等等。由此可見(jiàn)，在智慧管理平臺(tái)的系統(tǒng)化建設(shè)當(dāng)中，服務(wù)職能的系統(tǒng)化是關(guān)鍵。為此，要進(jìn)行數(shù)字檔案室的及時(shí)更新和完善，將廣大檔案工作人員關(guān)注的檔案室管理內(nèi)容積極納入到平臺(tái)當(dāng)中去，實(shí)現(xiàn)“線上”與“線下”服務(wù)模式的高度整合。

（二）注重制度體系的健全

通過(guò)調(diào)研分析可以十分明顯的看出，目前我國(guó)很多地市的檔案館在制度建設(shè)上都是付出了很多的精力，也獲得了更多的創(chuàng)新。無(wú)論是檔案管理工作制度、檔案管理工作流程還是檔案工作人員職業(yè)道德建設(shè)要求等等，都變得更加細(xì)化。但是專門針對(duì)于“數(shù)字檔案室”的制度體系還并不是十分明晰。作為一個(gè)新生事物，制度上的健全和明晰是第一個(gè)核心步驟。為此，數(shù)字檔案室在具備了數(shù)字化技術(shù)以及豐富化資源作為支撐以后，就要實(shí)現(xiàn)制度的不斷完備。其一，針對(duì)數(shù)字化檔案室的操作運(yùn)行模式、管理方法、人員考核評(píng)價(jià)機(jī)制等等，都要重新確定明晰的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在條件允許的情形之下，還要實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室和一般檔案管理工作制度內(nèi)容的分離，必將數(shù)字檔案室呈現(xiàn)出了比較獨(dú)特的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì);其二，要注重專門化的工作部門的組件，從整體上來(lái)看，數(shù)字檔案室涉及到的業(yè)務(wù)領(lǐng)域也是比較豐富的，檔案資源的錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的維護(hù)、技術(shù)的更新等等都是數(shù)字檔案室未來(lái)發(fā)展過(guò)程當(dāng)中應(yīng)該關(guān)注的重點(diǎn)，為此，要責(zé)成專門的部門來(lái)負(fù)責(zé)此類業(yè)務(wù)的發(fā)展。

（三）注重優(yōu)勢(shì)人才的培養(yǎng)

“檔案人”，實(shí)際上指的就是那些專門從事檔案業(yè)務(wù)和檔案工作的人員。數(shù)字檔案室的建設(shè)和發(fā)展，離不開(kāi)“檔案人”才智作用的發(fā)揮。為此，要以優(yōu)秀數(shù)字檔案人才的培養(yǎng)為核心推手，讓這些工作人員更好地為數(shù)字檔案室價(jià)值作用的發(fā)揮服務(wù)。其一，要對(duì)目前檔案室現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行全方位的培訓(xùn)，讓這些工作人員的思想能夠不斷更新，讓他們能夠更好地了解數(shù)字檔案室的基本價(jià)值、操作模式，可以更快上手、更好實(shí)踐;其二，要注重專門的設(shè)計(jì)人員以及技術(shù)人員的招募，在這些人才的支撐之下，為數(shù)字檔案室的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)以及各類檔案資源的及時(shí)更新提供保障?？傊?，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，數(shù)字檔案室的建設(shè)就是要將“人”看做是最核心的要素。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，數(shù)字檔案室的建設(shè)和發(fā)展，將直接關(guān)系著我國(guó)檔案管理工作和服務(wù)工作的質(zhì)量和效率。如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、智能化的作業(yè)模式與人力作業(yè)的高度融合，這也是未來(lái)數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程當(dāng)中應(yīng)該關(guān)注的一個(gè)核心問(wèn)題。通過(guò)研究分析可以十分明晰的看出，數(shù)字檔案室的建設(shè)意義重大、任務(wù)緊迫，為此，要從共享平臺(tái)的建設(shè)、制度體系的完善以及優(yōu)勢(shì)人才的培養(yǎng)等多個(gè)層面上著手推進(jìn)。只有在多措并舉的方式之下，才能夠真正地為預(yù)期目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：姓名：焦光潔（出生年月19900424），性別：女，民族：漢，籍貫：山東省日照市，學(xué)歷：大學(xué)本科，職稱：助理館員，研究方向：檔案專業(yè)。