新形勢下做好縣級人大檔案管理工作的有效策略

陳少杰

【摘? ? 要】進入新的時代，在社會快速發(fā)展的同時，縣級人大的檔案管理工作也應該同步更新，以適應當前社會建設和發(fā)展的需要。檔案資料是對歷史的見證，是對當下現實的思考，同時又能夠預見未來，其重要性不言而喻?；诖耍疚慕Y合實踐對當前縣級人大檔案管理工作現狀和存在的問題進行分析，立足新形勢，對如何做好縣級人大檔案管理工作提出一些可行策略。

【關鍵詞】縣級人大? 檔案管理? 有效策略

中圖分類號：G4? ? ? 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2021.23.063

黨的十九大報告提出了鄉(xiāng)村振興的戰(zhàn)略，對當前農村地區(qū)的基礎設施建設高度重視，力圖縮小城鄉(xiāng)差距，推動全社會協(xié)調發(fā)展。在此背景下，我國各個地區(qū)的中小城市加快建設進程，對于縣級人大的檔案管理工作而言，也是一個非常重要的發(fā)展機遇，但同時也面臨著不小的挑戰(zhàn)?？h級人大檔案管理工作由于各種客觀因素的影響，發(fā)展要落后于城鎮(zhèn)地區(qū)的人大檔案管理，對城鄉(xiāng)一體化建設形成了阻礙。對當前縣級人大檔案管理現狀進行分析，找出其中的問題和原因所在，在此基礎上拓寬思路，給出具體可行的檔案管理優(yōu)化對策，是縣級人大檔案管理部門的重點任務。

一、縣級人大檔案管理工作現狀分析

縣級人大的檔案事業(yè)發(fā)展應當與縣區(qū)的經濟發(fā)展同步，但是筆者通過深入實踐調研，發(fā)現實際情況并非如此，有些縣級人大的檔案管理狀況令人擔憂。從領導層面來看，單位領導眼光長遠，或者文化水平、專業(yè)素養(yǎng)較高的單位檔案管理工作做得更好;從服務方面來看，縣區(qū)的檔案工作服務質量差強人意，在服務方面依然存在諸多問題。

（一）硬件設施缺乏

經過實踐調研，幾乎所有縣級人大機關都存在檔案管理設施設備老化陳舊，甚至不具備完善的設施設備的情況，多數縣級人大的檔案管理工作都存在缺乏經費的問題。負責檔案管理工作的部門經費嚴重短缺，使得整個縣區(qū)的檔案管理工作無法正常運轉，縣級的檔案管理室面積狹小，嚴重缺乏現代化設施設備，甚至連基本的工作臺也沒有，檔案檢索室、展覽室以及儲存室并沒有做嚴格的區(qū)分，部分縣區(qū)的檔案管理工作處于無序的狀態(tài)[1]。

（二）管理人員素養(yǎng)較低

在實踐調研中發(fā)現，大多數縣級人大負責檔案管理的工作人員并非專職，而是兼職人員，這些兼職人員多為單位內部將要退休的人員，或者已經退休的人員?？v觀所有專職和兼職的檔案管理人員，其學歷水平較低，缺乏足夠專業(yè)的檔案管理知識，實操技能堪憂，對信息化操作更是毫無頭緒，無法進行新形勢下的檔案管理優(yōu)化和創(chuàng)新。同時，因為檔案管理工作的待遇不夠理想，所以不論是專職人員還是兼職人員，皆缺乏責任心和事業(yè)心，容易將精力放在其他工作上，這種從心理上對檔案管理工作的不重視體現在其行動的方方面面，使檔案管理工作停滯不前。

（三）檔案管理混亂

縣級人大的檔案管理比較混亂，現存的檔案資料并未覆蓋所有的村鎮(zhèn)地區(qū)，檔案管理和分類并不清楚，只是上級要檢查什么資料，下級部門就收集整理什么樣的檔案資料。已有的檔案成果距離年代久遠，長時間未能得到更新和完善，甚至部分地區(qū)出現了斷檔，很多重要的文件資料要么嚴重損毀，要么已經遺失[2]，根本不符合當前基層檔案管理要求。

（四）執(zhí)法流于形式

有關檔案管理的行政執(zhí)法工作流于形式，我國《檔案法》的規(guī)定以及一些地方性的規(guī)定成為檔案行政管理部門執(zhí)法的準則?；鶎訖n案行政管理部門對于行政執(zhí)法并沒有設立專門的機構，所選擇的執(zhí)法人員也由業(yè)務人員兼任，這就造成在實際的執(zhí)法過程當中，業(yè)務人員本身缺乏足夠的法律知識，對于是否該執(zhí)法毫無底氣，無法真正落實到位。缺乏專門的機構和專業(yè)的執(zhí)法人員，無法保證檔案行政執(zhí)法職責的履行。

（五）檔案流失嚴重

從一些對檔案管理和開發(fā)利用比較得心應手的縣級檔案館的實際情況來看，在檔案館中幸存的檔案資料種類和內容已經無法適應當前社會的需求，并且現階段很多縣級人大檔案館中所儲存的文書檔案內容存在遺漏和缺失的情況，完整性難以實現，一些對于群眾而言有著更高利用價值的檔案不能夠依照法律法規(guī)被接收到檔案館中，加上立檔單位尚未建立起完善的服務體系，有條件建立的單位又習慣各自為政，未及時移交相關檔案資料，或者移交的時間間隔太長，使得檔案信息的整合公布很難做到全面及時。隨著時間的推移，單位的改革和領導的更換使得一些重要的文件也隨之流動，距離久遠的檔案資料越來越少。

（六）服務質量較低

很多縣級人大的檔案管理部門將重點放在了檔案的管理上，但是管理工作并沒有落實到位，對檔案資料的開發(fā)利用不夠重視，或者在開發(fā)利用方面流于形式，只有上級提到才會做做樣子。一些檔案工作人員的態(tài)度十分冷漠消極，對待前來查檔的人員態(tài)度不夠友好，查檔人員時常受到冷遇。還有部分機關認為檔案資料應當服務于機關自身的工作，不適合為大眾所利用，這種認識是非常錯誤的。無法主動地為群眾提供服務，所采取的服務措施不夠到位，甚至以檔案保密為借口，限制大眾對檔案資料的使用，嚴重影響了服務工作的開展。一些檔案文件不能夠完全公開，也限制了大眾的知情權。

（七）信息化程度落后

現代社會在互聯網和計算機技術的支持下進入了新的發(fā)展階段，各行各業(yè)也積極展開了對互聯網、計算機技術、大數據技術、物聯網技術的應用，工作效率和質量顯著提升。檔案資料作為信息，其容量十分龐大，傳遞和儲存也是一個問題，利用信息技術來加強對檔案資料的管理，可以改善傳統(tǒng)檔案資料收集、整理、管理和利用中的各種不足。然而在實踐中，由于經費的限制，很多縣級人大的檔案室都沒有信息化軟硬件設備，甚至連基本的電腦都沒有。擁有信息化軟硬件設備的檔案室，又因為缺乏技術人才而無法全面開發(fā)信息設備的功能，同時又考慮到網絡安全問題而不敢使用，嚴重阻礙了檔案管理的信息化建設進度[3]。

二、新形勢下做好縣級人大檔案管理工作的有效策略

解決縣級人大檔案管理工作中存在的問題是一個長期而艱巨的任務，不可能一蹴而就。一些問題由來已久，是陳年舊疾，還有一些問題是深層次的制度和思想原因所導致，對此，就必須要具體問題具體分析，針對不同的問題采取不同的解決方法，以科學的態(tài)度和精神來一一應對。

（一）提高思想認識

縣級人大及其常委會作為地方權力機關，要對檔案管理工作的重要性有高度的認識，把檔案管理工作的優(yōu)化排上日程，立足整體，始終本著抓好檔案管理、服務人大工作的原則，將檔案管理工作的優(yōu)化作為一項長期性和基礎性的工作牢牢抓好，不斷落實。機關領導必須要在意識形態(tài)上做出改變，同時加大對全機關工作人員的思想教育，加大檔案管理工作重要性的宣傳，提高全員認識，上傳下達，使各方主體明確自身職責和義務，相互配合，共同努力推進檔案管理工作的優(yōu)化和創(chuàng)新，提升檔案管理工作質量和水平。

（二）完善制度保障

縣級人大檔案管理工作要逐步走向規(guī)范化、專業(yè)化和智能化，就離不開制度的引領和保障。加強制度建設，完善制度體系，才能夠推動檔案管理工作健康有序地發(fā)展。

首先，要建立更加科學的檔案資料收集和歸檔制度[4]。檔案資料的收集是檔案工作人員積累原始檔案的過程，是檔案管理工作的起點，是后續(xù)展開檔案整理、管理、開發(fā)和利用工作的基礎?？h級人大及其常委會活動的多樣性決定了縣級人大檔案內容的多樣性，所以在收集檔案的環(huán)節(jié)，保證檔案資料的完整性和真實性十分重要，尤其是縣級人大及其常委會所作出的各種決議決定、代表意見、人事任命等等。

其次，要對當前的檔案管理制度進行調整，檔案的開發(fā)利用以規(guī)范完善的檔案管理制度為前提?？h級人大應當結合國家有關檔案管理所出臺的政策法規(guī)、規(guī)定辦法，立足自身實際來建立健全檔案管理辦法、檔案借閱制度、檔案保密辦法等等。確保檔案從收集到利用的所有環(huán)節(jié)得以規(guī)范，對檔案管理的各個流程和技術手段進行細化，使各個工作環(huán)節(jié)和具體的步驟更加明確，同時要完善相應的安保措施。

最后，針對檔案管理工作人員的培訓教育應當不斷完善制度，要求負責檔案管理工作的人員必須要認真學習各類法律法規(guī)知識，積極參與機關所組織的知識和專業(yè)技能培訓活動，強化其檔案管理意識和服務意識，優(yōu)化管理人員的知識結構，提升管理隊伍的整體素養(yǎng)。同時還應當構建監(jiān)管考核制度，把檔案管理工作納入對相關工作人員的績效考核當中，獎懲并行，調動工作人員的工作熱情和動力，確保檔案管理工作有條不紊地展開。

（三）優(yōu)化人員結構

鑒于目前很多地區(qū)的檔案部門的管理隊伍普遍存在老齡化的傾向，年輕的技術人才極少，并且女性占據多數，影響了工作效率，還造成了資源的浪費，檔案管理隊伍素養(yǎng)亟待提升。要想改變這一情況，必須要對檔案管理隊伍結構進行優(yōu)化。單位領導基于對檔案管理工作重要性的認識來改變將檔案部門作為內退人員休養(yǎng)生息地方的思想認識，在配備相應的工作人員時，應當多引進和培養(yǎng)一些年輕有為、理論知識基礎扎實、專業(yè)技能過硬且擁有一定經驗的高素質優(yōu)秀人才，不斷擴充檔案管理隊伍。同時，檔案館還可以通過人事部門加強與本區(qū)域高校的聯系，引進專業(yè)對口的畢業(yè)生。

（四）強化執(zhí)法監(jiān)督

縣級人大必須要依照我國《檔案法》的相關規(guī)定，賦予檔案行政管理部門應有的權力，不斷加大檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查力度。對執(zhí)法監(jiān)督檢查的各項工作流程進行完善，積極開展多層次、多形式的執(zhí)法監(jiān)督檢查活動，對于檔案管理和執(zhí)法過程中遇到的各種阻礙，要冷靜理智地面對。檔案行政管理部門要由上至下依照法律所賦予的權利鼓足底氣，勇于正確履行好自己的法定權利。

（五）整合檔案資源

縣級人大檔案管理部門要想真正在當前的新形勢下大顯身手，發(fā)揮檔案資料應有的價值，就必須要主動積極地將一切與民生問題有關的檔案資料收集歸檔，廣泛整合檔案資源，豐富現有館藏檔案種類和數量，覆蓋各類與民眾生活緊密相關的問題。收集和整理的檔案資料越多，檔案館就越能夠實現對檔案資料的開發(fā)和利用，充分提高對檔案資料的利用效率，展現出檔案資料對機關工作和當地經濟發(fā)展的服務功能，同時還可以控制后期檔案管理的成本。

（六）創(chuàng)新檔案服務

做好檔案的管理是基礎，那么對檔案資料的開發(fā)和利用就是檔案管理工作的最終目的?？h級人大檔案管理部門要做好自身本職工作，尤其要加強對檔案信息資源的收集和整理，加強對檔案管理的信息化建設，為其開發(fā)和利用做好鋪墊。以全心全意為人民服務的思想為指導[5]，樹立服務廣大民眾的意識，不斷完善自身服務工作，采取更加科學可行的服務措施，健全服務體系，實現政府部門檔案信息的管理和信息透明一體化建設。檔案管理人員必須要對自身的服務理念、內容和方式進行創(chuàng)新，立足各種檔案資料資源，從當地的建設發(fā)展實際需要出發(fā)，構建電子檔案目錄，構建更加完善的數據庫和檢索體系。在檔案服務上，除了要不斷改進傳統(tǒng)的線下服務之外，還要依托信息系統(tǒng)的支持來完善各種線上服務，從而構建全方位的服務格局，使檔案資料可以最大程度地發(fā)揮價值。

（七）加強信息化建設

信息科技在當前縣級人大檔案管理工作中的滲透是大勢所趨，讓先進技術參與檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，可以顯著提升檔案收集、整理和開發(fā)利用的效率。相關領導和檔案管理人員必須要對此高度重視，爭取上級部門的政策支持，結合自身實際來加大對信息技術的投入，加大對信息技術的研究和利用力度，積極構建一體化的信息化管理平臺，充分滿足單位檔案管理的需求，滿足民眾的查閱需求，將管理和服務融為一體，提升管理和服務質量水平。與此同時，需要保證檔案的收集、整理、開發(fā)利用的環(huán)境安全可靠，除了采取必要的線下安保措施，比如防火、防盜、防潮之外，還應當對線上的網絡信息安全提起重視?？h級人大可以通過聘請專門的技術人才來定期做好對檔案管理系統(tǒng)的檢查、維修、更新，通過采取加密技術嚴防死守各個容易遺漏文案資料信息的關鍵環(huán)節(jié)。

總而言之，在新形勢下，為了促使基層人大檔案管理能力和水平的不斷提升，必須要立足實際，結合當前國家針對機關檔案管理所出臺的要求方針，有效推進檔案管理工作優(yōu)化和創(chuàng)新，提升基層人大檔案管理和利用效率，從而為其他工作展開做好鋪墊，提供保障。相關領導和工作人員必須要持續(xù)加強學習和研究，在實踐中不斷探索更加科學、規(guī)范、有效的檔案管理模式的構建方式。

參考文獻

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[3]董俊玲.淺談基層檔案管理存在的問題及對策[J].城建檔案，2020（08）：76-77.

[4]宋淑兵.新時期基層檔案管理信息化建設的思考[J].辦公室業(yè)務，2020（15）：51-52.

[5]趙建華.做好縣級人大檔案管理工作的幾點思考[J].山東人大工作，2015（12）：29.