淺談事業(yè)單位財務(wù)會計檔案如何融入檔案管理體系

蘇立娜

摘要：近些年來，伴隨著我國城市化建設(shè)的步伐逐步加快，使得各個領(lǐng)域的發(fā)展發(fā)生了翻天覆地的提高，尤其是在現(xiàn)代化體系發(fā)展下，事業(yè)單位檔案工作正逐步向多元化方向發(fā)展。而財務(wù)會計檔案管理作為單位檔案工作的一部分內(nèi)容，往往因部分單位領(lǐng)導思想觀念、人員編制體制、職工個人素質(zhì)等方面因素影響，存在一些問題。財務(wù)會計檔案管理工作如何走向規(guī)范化、現(xiàn)代化，納入單位整體檔案管理體系中，是一門需要研究的新課題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;財務(wù)會計檔案;檔案管理體系

引言

財務(wù)會計檔案管理是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，也是降低事業(yè)單位內(nèi)部經(jīng)營風險，提高財政經(jīng)費使用效率，推動事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。當前，事業(yè)單位財務(wù)會計檔案管理工作水平雖然不斷提升，但仍然存在一些問題，需要融入檔案管理體系，從而確保會計檔案管理全面發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1事業(yè)單位財務(wù)會計檔案的組成

財務(wù)會計檔案管理工作是單位對各時期形成的會計賬簿、會計憑證和財務(wù)報告等能記錄和分析單位財務(wù)活動的重要資料進行歸類整理，是單位檔案管理中一項重要工作內(nèi)容。財務(wù)會計檔案管理劃分為會計核算、收費管理及財務(wù)資料等多個內(nèi)容，其中：“會計核算”分為憑證、賬簿、報表、合同、物資管理和預算;“收費管理”分為收費報表、收費資料、租賃合同等;“財務(wù)資料”分為各部門下達的財務(wù)指導性業(yè)務(wù)文件。

2事業(yè)單位財務(wù)會計檔案存在的不足

2.1會計檔案管理意識有待提高

事業(yè)單位財務(wù)會計檔案管理人員甚至是單位領(lǐng)導沒有認清會計檔案的重要性，不夠重視會計檔案管理工作，沒有按照《會計檔案管理辦法》的要求，執(zhí)行新的管理模式和管理辦法，致使會計檔案不完整、不真實，會計電算化檔案管理不成熟，嚴重影響了事業(yè)單位會計預決算的開展，進而影響了事業(yè)單位會計工作的有效開展。

2.2會計檔案管理人員專業(yè)水平不足

當前，很多事業(yè)單位財務(wù)會計檔案管理人員是由會計人員或辦公室人員兼任。這些工作人員并不具備專業(yè)的檔案管理知識，也沒有對《會計檔案管理辦法》的管理規(guī)范深入了解，在面對紙質(zhì)檔案、電子檔案管理工作的新要求時，缺乏與檔案管理相關(guān)的技術(shù)、軟件、網(wǎng)絡(luò)、電算化等專業(yè)技能，尤其是辦公室人員兼任檔案管理員時更缺乏會計電算化技能，無法有效完成會計檔案信息的審核與核實，造成會計檔案信息失真、缺漏。會計檔案管理人員專業(yè)水平不足，導致的后果就是會計檔案管理簡單粗暴，不能按照制度規(guī)范有效完成工作，事業(yè)單位會計檔案也無法反映真實的經(jīng)濟活動。

2.3會計檔案的利用率較低

事業(yè)單位財務(wù)會計檔案不僅是單位經(jīng)濟活動、管理水平的真實反映，還承擔著為上級部門提供經(jīng)濟社會發(fā)展基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和決策參考的重要作用。因此，事業(yè)單位財務(wù)會計檔案需要按照管理制度在一定范圍內(nèi)進行共享。但由于部分事業(yè)單位會計檔案管理水平不高，不僅會影響單位內(nèi)部其他部門的借閱，還會影響基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的真實和全面性，無法適應(yīng)事業(yè)單位管理精細化、現(xiàn)代化的要求。

3事業(yè)單位財務(wù)會計檔案融入檔案管理體系的有效措施

3.1積極爭取單位領(lǐng)導對財務(wù)會計檔案管理工作的重視

會計檔案資料明確記載著單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)各方面的內(nèi)容，對單位事業(yè)發(fā)展、項目工作進度、年度績效考核等都能提供重要的參考數(shù)據(jù)，特別是近年來財政部門對會計基礎(chǔ)工作的考核量化，被列為年度單位考評評分項目之一，分值占比高，甚至有的還有相關(guān)的加分項目，得分依據(jù)就是單位的各種會計檔案資料。財務(wù)人員要積極爭取單位負責人對財務(wù)會計檔案管理工作的支持，加大對財務(wù)會計檔案管理工作中人力、財力、物力和技術(shù)支持投入，保證財務(wù)會計檔案管理工作順利開展、按期完成，充分發(fā)揮重要作用。

3.2健全財務(wù)會計檔案管理制度并正確處理會計檔案的保密與利用的關(guān)系

財務(wù)會計檔案材料內(nèi)容涉及單位重要事項，是需要保密的，但也有些是可以公開的，比如單位部門預決算批復、單位“三公”經(jīng)費支出等等內(nèi)容，這就要求財務(wù)人員認真學習有關(guān)規(guī)定，并充分考慮單位財務(wù)會計檔案管理的實際情況，從思想上高度重視，在制定財務(wù)會計檔案管理相關(guān)規(guī)定時，要多與財政、審計、紀檢監(jiān)察部門匯報溝通，確保財務(wù)會計檔案管理制度的合規(guī)性。在財務(wù)工作中涉及會計檔案資料的內(nèi)容、歸檔、查詢等工作中要嚴格遵守相關(guān)規(guī)定，提高財務(wù)會計檔案管理的質(zhì)量。

3.3會計檔案管理實現(xiàn)專人專管

事業(yè)單位財務(wù)會計檔案管理的專業(yè)性比較強，因此，應(yīng)該由專門的人員來進行專業(yè)管理。事業(yè)單位要對會計檔案管理實施專人專管的制度。在實際工作中，可以由業(yè)務(wù)科室的工作人員來做好會計檔案的收集和整理工作，然后由專業(yè)的會計檔案管理人員來審核業(yè)務(wù)科室提交的原始數(shù)據(jù)，將符合要求的會計檔案入冊并進行裝訂。裝訂之后進行歸檔，歸檔也應(yīng)該由專業(yè)的人員來進行專管，各個環(huán)節(jié)的專業(yè)管理人員要做好交接工作，交接完之后才能進行下一個流程。在會計檔案的專人專管過程中，一定要充分結(jié)合會計檔案的管理制度來完成對應(yīng)的工作，對于會計檔案的管理要制定崗位責任制，對于每一個環(huán)節(jié)的檔案管理人員的工作職責和工作要求都做出明確的規(guī)定。為了取得更好的效果，可以建立考核機制，通過獎懲制度來調(diào)動會計檔案人員的工作積極性和崗位責任意識，從而高質(zhì)完成對應(yīng)的工作。

3.4提高會計檔案的利用率

一方面，事業(yè)單位要制定嚴密的財務(wù)會計檔案查閱和復制管理制度，在保證會計檔案安全的前提下，做好單位各部門間的檔案利用工作，使會計檔案為單位發(fā)展提供有效參考。另一方面，事業(yè)單位還應(yīng)加強電子檔案共享平臺建設(shè)，使財務(wù)會計檔案信息的查閱與共享更加便利、更加安全，切實發(fā)揮會計檔案的參考價值。

結(jié)語

總之，事業(yè)單位財務(wù)會計檔案管理工作必須要有責任心、懂會計知識又懂檔案管理的專業(yè)管理人員擔任，對入賬的會計憑證附件審核都能做到手續(xù)齊全、內(nèi)容清楚，對歸檔的財務(wù)文件都能做到按序裝訂及時封冊，對需拷備的電子會計數(shù)據(jù)都能做到專門保存，從會計檔案收集開始的源頭一直保證相關(guān)資料的完整與安全，這是財務(wù)會計檔案保管工作的基本任務(wù)，也是財務(wù)會計檔案保管工作的重要目的，同時為事業(yè)單位整體檔案工作提供財務(wù)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]財政部，國家檔案局第79號令.會計檔案管理辦法[Z].2016.1.1.

[2]行政事業(yè)單位財務(wù)會計檔案管理實務(wù)[M].中國經(jīng)濟出版社.