辦公室檔案管理工作規(guī)范化的反思探索

吉布幾幾

摘要：我國的發(fā)展已經(jīng)進入到了新時代，不管是經(jīng)濟的發(fā)展、還是科技的進步都已經(jīng)達到了更高的層次?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在各個行業(yè)和各個領(lǐng)域中的應(yīng)用已經(jīng)非常普遍了，在事業(yè)單位辦公室的檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，不僅能夠讓檔案管理工作更加規(guī)范化、合理化，還能夠讓檔案的保密性更強。本文針對辦公室檔案管理工作規(guī)范化進行了積極的反思和探索，以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;工作規(guī)范化

辦公室檔案管理工作是事業(yè)單位中非常重要的工作內(nèi)容之一，辦公室檔案涉及到事業(yè)單位中各種重要的資料信息，所以在進行管理時，一定要注重其規(guī)范性和保密性。每個事業(yè)單位內(nèi)部都會設(shè)有專門的辦公室檔案管理室，并且聘用了專業(yè)技術(shù)能力比較強的檔案管理人員進行檔案管理工作。但是在當前的事業(yè)單位中，辦公室的檔案管理工作做得并不到位，還存在著一些其他問題，尤其是檔案管理工作的規(guī)范化問題比較嚴重，這就需要對其進行及時的反思，并積極的探索，使得辦公室檔案管理工作能夠做到更好。

一、建立健全檔案管理制度

如果要讓辦公室檔案管理工作更加規(guī)范化，那么就需要建立健全相關(guān)的檔案管理制度，使得辦公室檔案管理人員能夠有具體的管理依據(jù)進行規(guī)范化的辦公室檔案管理工作[1]。在事業(yè)單位的日常工作中，每個部門中都有著繁多的工作職責(zé)和工作內(nèi)容，涉及到的工作人員非常多，工作面比較廣泛，使得事業(yè)單位中的辦公室檔案管理工作不僅任務(wù)量大，而且種類眾多，比如說文書檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、科研檔案、設(shè)備檔案等等，這些檔案在進行管理時都需要分開管理和保存，如果沒有相關(guān)的檔案管理制度作為依據(jù)，那么檔案管理人員對于一些檔案的分類就會不明確，使得在進行檔案管理時就會遇到一些麻煩，為了將檔案進行合理的分類，就需要檔案管理員進行重新查找歸類，不僅會耽誤時間，還會讓檔案管理工作效率降低，使得檔案管理工作積累的越來越多，這樣就更容易使檔案管理人員出錯，為了更快更有效的完成工作任務(wù)，檔案管理人員在工作中就可能出現(xiàn)不規(guī)范的管理行為，極大的影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率[2]。因此，事業(yè)單位一定要建立健全辦公室檔案管理制度，使得檔案管理工作更加規(guī)范化。

二、提高辦公室檔案管理工作的信息化程度

在當前的辦公室檔案管理工作中，使用現(xiàn)代化信息技術(shù)能夠讓檔案管理工作進展的更加順利，也能更有效的提高檔案管理的保密性，使得辦公室檔案管理水平和質(zhì)量都有顯著的提高。提高辦公室檔案管理工作的信息化程度，主要是利用現(xiàn)代化信息技術(shù)中文字圖像的存儲錄入功能進行文書整理或者是檔案管理，使得辦公室檔案管理工作更具有規(guī)范性。目前，辦公室檔案管理工作中所應(yīng)用的現(xiàn)代化信息技術(shù)有二維碼技術(shù)，利用這項技術(shù)不僅能夠讓辦公室檔案管理工作實現(xiàn)檔案數(shù)字化和規(guī)范化，而且存儲的信息量比傳統(tǒng)的更大，成本也相對較低，最重要的就是操作簡單，打破了傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作中字符數(shù)的限制，用二維碼的方式將相關(guān)的目錄和摘要信息都及時的記錄，使得辦公室檔案管理工作高質(zhì)高效，受到眾多辦公室檔案管理工作者的青睞。二維碼在日常生活中并不少見，所以在辦公室檔案管理工作中應(yīng)用這項技術(shù)也是很正常的事情，辦公室檔案管理人員可以利用二維碼的掃描功能，使用手機或者檔案管理專用的掃描儀器就能夠快速、精準的將檔案所在位置讀出來，這樣就能及時、高效的查閱檔案資料，而且采用二維碼技術(shù)對于實體辦公室檔案的長期保存功能的進步也有著積極的意義。因此，使用二維碼技術(shù)既能夠?qū)崿F(xiàn)辦公室檔案管理的數(shù)字化和信息化，又能夠讓檔案管理水平得到有效的提高，使得辦公室檔案管理工作更加符合規(guī)范化標準，并且效果更加理想[3]。

三、提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)對于辦公室檔案規(guī)范化管理的影響非常大，只有檔案管理人員的專業(yè)管理水平提高了，才能夠保證檔案管理工作效率的提高，而且更加符合規(guī)范化標準。事業(yè)單位中，為了有效的提高辦公室檔案管理工作效率和規(guī)范化程度，在聘用辦公室檔案管理工作人員時，需要經(jīng)過層層嚴密的考核。首先是筆試考核，了解參考人員對于辦公室檔案管理的認識以及基礎(chǔ)的檔案管理理論知識的掌握程度;其次是面試考核，對參考人員的辦公室檔案管理的理論知識和綜合實踐能力進行考核;如果筆試和面試都成功的話，還要在應(yīng)聘人員上崗前進行崗前培訓(xùn)，在培訓(xùn)中進行檔案管理規(guī)范化考核，全部都通過之后才能參與到檔案管理工作中。還要對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進行專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，并且在培訓(xùn)過程中會定期或者不定期的進行辦公室檔案管理考核，只有考核成績達到符合檔案管理規(guī)范化標準的人員才能夠進行檔案管理工作，對于考核不合格的檔案管理人員，需要重新在進行培訓(xùn)考核，直到達到考核標準為止。這樣的培訓(xùn)考核能夠有效的提高辦公室檔案管理工作人員的專業(yè)管理能力和專業(yè)素養(yǎng)，從而在實際的辦公室檔案管理工作中能夠更加高效。

四、結(jié)束語

綜上所述，在信息時代的發(fā)展中，事業(yè)單位內(nèi)部需要科學(xué)合理的應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)將辦公室檔案管理工作做到位，使得良好的辦公室檔案管理能夠為事業(yè)單位的長遠發(fā)展帶來積極的促進作用。因此，在辦公室檔案管理工作中，首先就要以完善的檔案管理制度作為依據(jù)，提高檔案管理的規(guī)范性和保密性以及信息化程度;檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升也是非常重要的，因此，可以通過選拔培訓(xùn)，使得辦公室檔案管理人員的綜合素養(yǎng)能夠不斷的提高，從而在實際的辦公室檔案管理工作中能夠?qū)崿F(xiàn)規(guī)范化和高效化。

參考文獻

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