高校圖書(shū)館預(yù)約入館系統(tǒng)設(shè)計(jì)

摘要：本文介紹了一種高校圖書(shū)館預(yù)約管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)思路。系統(tǒng)支持多校區(qū)，兼顧空間與服務(wù)預(yù)約，區(qū)分用戶(hù)和管理者兩種角色，提供移動(dòng)端、電腦端、微信公眾號(hào)、預(yù)約終端4種使用界面，并與門(mén)禁系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)人員控制和自動(dòng)簽到功能。通過(guò)座位統(tǒng)一管理預(yù)約，實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館內(nèi)空間的充分利用，有效緩解圖書(shū)館內(nèi)空間需求矛盾，杜絕占座等不良現(xiàn)象。

關(guān)鍵詞：圖書(shū)館;座位預(yù)約;人員管控;管理系統(tǒng);多平臺(tái)

高校圖書(shū)館不僅是圖書(shū)資源的存放和借閱場(chǎng)所，也是重要的學(xué)習(xí)和閱覽場(chǎng)所，為高校師生提供自習(xí)空間。近年來(lái)隨著高校招生規(guī)模的增加，在校學(xué)生數(shù)量進(jìn)一步上升，有限的圖書(shū)館空間資源無(wú)法滿(mǎn)足不斷增加的讀者自習(xí)需求。而且校園學(xué)習(xí)生活具有固定規(guī)律，在大型考試前、學(xué)期結(jié)束前等時(shí)段自習(xí)學(xué)生數(shù)量激增，供不應(yīng)求的現(xiàn)象更為突出。更有學(xué)生通過(guò)物品占座的方式來(lái)保證個(gè)人使用，制造管理難題，加劇使用者之間的矛盾。傳統(tǒng)的座位管理方式和制度無(wú)法解決這些問(wèn)題，因此要應(yīng)用現(xiàn)代化管理思路，使用信息技術(shù)構(gòu)建一套高校圖書(shū)館座位管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)用戶(hù)的預(yù)約入館，提高圖書(shū)館座位的使用效率，為更多的讀者提供一個(gè)良好的自習(xí)和閱讀空間。

1.研究背景

早在2010年前后，高校的學(xué)者學(xué)者們就開(kāi)始進(jìn)行圖書(shū)館座位管理系統(tǒng)的研究。曲奎等提出圖書(shū)館藏書(shū)資源、目錄資源、干部資源、勞動(dòng)成果資源都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，座位資源也要實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，從根本上解決座位被占被搶現(xiàn)象[1]。陳鷹通過(guò)訪(fǎng)問(wèn)各高校圖書(shū)館座位的設(shè)置、管理及對(duì)讀者使用座位的調(diào)查，對(duì)圖書(shū)館的座位設(shè)置、環(huán)境優(yōu)化和管理進(jìn)行了分析和探討[2]。劉立云等提出基于不同讀者對(duì)座位的偏好不同，通過(guò)建立圖書(shū)館座位交易平臺(tái)以實(shí)現(xiàn)交易雙方效用的帕累托改進(jìn)，從而降低圖書(shū)館的管理成本[3]。曾文雯對(duì)高校圖書(shū)館座位管理系統(tǒng)使用情況進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)調(diào)查，發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題，并提出了應(yīng)對(duì)措施[4]。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，圖書(shū)館座位管理系統(tǒng)開(kāi)始更新?lián)Q代，使用更現(xiàn)代的開(kāi)發(fā)框架來(lái)進(jìn)行構(gòu)建，座位管理系統(tǒng)依托微信公眾號(hào)等大眾用戶(hù)平臺(tái)，使用更加便捷。同時(shí)系統(tǒng)功能也不再局限于“管理”，而是引入使用報(bào)表、用戶(hù)行為分析等數(shù)據(jù)挖掘功能，為圖書(shū)館的服務(wù)改進(jìn)提供了強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支撐。

研討間

2019年底開(kāi)始新冠病毒肆虐全球，高校圖書(shū)館的人員管理形勢(shì)更加嚴(yán)峻。各高校館都遵照本地新冠疫情防控要求，實(shí)行入館限流、預(yù)約進(jìn)館政策來(lái)為保證入館讀者安全，對(duì)于具有多校區(qū)、多分館的高校圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，管理難度更大，預(yù)約入館——即座位管理系統(tǒng)的功能需求進(jìn)一步升級(jí)，需要進(jìn)一步根據(jù)人員限流要求和本館實(shí)際情況來(lái)開(kāi)發(fā)座位預(yù)約管理系統(tǒng)功能。

功能設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)

2. 需求分析

系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)之前，首先需要對(duì)各項(xiàng)功能需求進(jìn)行逐個(gè)整理分析。

（1）需要滿(mǎn)足多校區(qū)和多館舍的靈活配置。

不少高校校區(qū)并不唯一，以北京地區(qū)為例，因?yàn)橥恋刭Y源有限，眾多高校都在良鄉(xiāng)大學(xué)城、沙河高教園等地建立了新校區(qū)，有的高校甚至包含4個(gè)以上校區(qū)，每個(gè)校區(qū)都具備單獨(dú)的圖書(shū)分館，各個(gè)院系也建立了對(duì)應(yīng)專(zhuān)業(yè)的資料室，這些場(chǎng)所都需要納入預(yù)約系統(tǒng)的管理之中，并可以根據(jù)需求靈活的配置預(yù)約數(shù)量和預(yù)約對(duì)象。

（2）兼顧空間預(yù)約與服務(wù)預(yù)約。

有的高校會(huì)在圖書(shū)館內(nèi)開(kāi)設(shè)課程，參加課程的師生同樣要納入到預(yù)約管理內(nèi)，所以需要系統(tǒng)能夠在單一的圖書(shū)館空間內(nèi)，按照按服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)對(duì)象的不同分別進(jìn)行預(yù)約，既可以預(yù)約使用座位，也可以預(yù)約參加課程。

（3）具備實(shí)體空間與虛擬空間的管理

實(shí)體空間指的是固定區(qū)域固定座位的空間，包括閱覽室，機(jī)房等座位空間;虛擬空間指的是人員流動(dòng)無(wú)固定座位的空間，主要指入館借還書(shū)的空間，對(duì)這種已納入座位管理和未納入的座位管理的狀況進(jìn)性統(tǒng)一預(yù)約管理，并且可根據(jù)需求靈活調(diào)整數(shù)量。

（4）實(shí)現(xiàn)多館舍多套門(mén)禁系統(tǒng)對(duì)接

高校館的建成時(shí)間不同，接入設(shè)備型號(hào)也不盡相同，可能具備多種不同品牌型號(hào)的閘機(jī)門(mén)禁，如華銘、盛卡恩等閘機(jī)設(shè)備，系統(tǒng)需要能夠同時(shí)接入多種品牌型號(hào)的門(mén)禁，并與之實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)。

（5）進(jìn)館讀者有效性認(rèn)證

校內(nèi)人員并非都是圖書(shū)館的有效讀者，為了管控人員，需要通過(guò)驗(yàn)證入館身份，來(lái)過(guò)濾無(wú)關(guān)人員，確保進(jìn)館讀者是圖書(shū)館的有效讀者。

（6）實(shí)時(shí)監(jiān)控及行為分析

能實(shí)時(shí)監(jiān)控在館人數(shù)、各區(qū)域的預(yù)約情況，并對(duì)預(yù)約狀況、空間使用情況以及使用者行為進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

3.功能實(shí)現(xiàn)

3.1分校區(qū)館舍建立區(qū)域，根據(jù)使用場(chǎng)景搭設(shè)預(yù)約使用體系。

按照使用需求同時(shí)建立虛擬和實(shí)體空間，兩者的容量均可調(diào)整擴(kuò)展;在同一物理空間下，設(shè)立不同的服務(wù)類(lèi)型，根據(jù)服務(wù)類(lèi)型設(shè)定使用規(guī)則;創(chuàng)建預(yù)約類(lèi)型、預(yù)約區(qū)域、開(kāi)放規(guī)則和預(yù)約規(guī)則作為系統(tǒng)的約束條件，方便管理者根據(jù)實(shí)際需求細(xì)化調(diào)整預(yù)約管理方案。（圖1）

3.2 接入校園一卡通平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一身份認(rèn)證。

登錄驗(yàn)證使用學(xué)校現(xiàn)有的統(tǒng)一身份認(rèn)證，并接入一卡通平臺(tái)，區(qū)分不同系統(tǒng)訪(fǎng)問(wèn)入口，以用戶(hù)名密碼、校園卡直接刷卡等方式來(lái)驗(yàn)證用戶(hù)身份，保證預(yù)約對(duì)象有效性。

3.3 對(duì)接門(mén)禁系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)簽到自動(dòng)化

通過(guò)與校園一卡通、門(mén)禁閘機(jī)的聯(lián)動(dòng)，來(lái)實(shí)現(xiàn)未預(yù)約禁止入館、預(yù)約進(jìn)館閘機(jī)自動(dòng)簽到、未執(zhí)行暫離出館閘機(jī)簽離釋放預(yù)約等功能，確保用戶(hù)的使用流程符合預(yù)約入館規(guī)定要求。

3.4 分析用戶(hù)數(shù)據(jù)，優(yōu)化空間使用。

通過(guò)與校園一卡通、門(mén)禁閘機(jī)的聯(lián)動(dòng)，來(lái)實(shí)現(xiàn)未預(yù)約禁止入館、預(yù)約進(jìn)館閘機(jī)自動(dòng)簽到、未執(zhí)行暫離出館閘機(jī)簽離釋放預(yù)約等功能，確保用戶(hù)的使用流程符合預(yù)約入館規(guī)定要求。

4. 使用流程

4.1 用戶(hù)界面

對(duì)于用戶(hù)來(lái)說(shuō)，平臺(tái)的使用流程分為4個(gè)步驟，平臺(tái)訪(fǎng)問(wèn)，預(yù)約設(shè)定，暫離返回和預(yù)約管理。

（1）平臺(tái)訪(fǎng)問(wèn)

平臺(tái)提供4種訪(fǎng)問(wèn)入口，網(wǎng)站訪(fǎng)問(wèn)、預(yù)約終端機(jī)、桌面標(biāo)簽、微信公眾號(hào)4種入口，網(wǎng)站使用學(xué)號(hào)密碼驗(yàn)證身份，終端機(jī)通過(guò)讀取校園卡判斷身份，微信端通過(guò)驗(yàn)證密碼后綁定身份信息判斷身份。同時(shí)為了照顧到特殊情況用戶(hù)，設(shè)立了電話(huà)預(yù)約熱線(xiàn)，為不方便通過(guò)設(shè)備訪(fǎng)問(wèn)平臺(tái)的用戶(hù)提供服務(wù)。

（2）預(yù)約設(shè)定

預(yù)約界面分為3個(gè)區(qū)域：分館和服務(wù)類(lèi)型選擇區(qū)域、座位預(yù)覽區(qū)域和座位選擇區(qū)域。用戶(hù)根據(jù)需求，選擇相應(yīng)的服務(wù)類(lèi)型和預(yù)約位置，同時(shí)系統(tǒng)用不同顏色標(biāo)記座位的預(yù)約狀況，區(qū)分空閑、半空閑、忙碌、不開(kāi)放狀態(tài)，讓使用者一目了然。（圖2）

（3）簽到暫離

用戶(hù)由門(mén)禁系統(tǒng)入館時(shí)無(wú)需手動(dòng)簽到，門(mén)禁將入館信息自動(dòng)發(fā)送到預(yù)約系統(tǒng)即可自動(dòng)完成簽到;用戶(hù)可以根據(jù)個(gè)人情況暫離圖書(shū)館，通過(guò)掃面桌面便簽進(jìn)入暫離界面，選擇暫離后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)返回即可繼續(xù)使用座位。

（4） 預(yù)約管理

用戶(hù)在個(gè)人管理界面內(nèi)可以在個(gè)人中心查看預(yù)約情況，了解生效和簽到狀態(tài)，取消未生效預(yù)約，同時(shí)還可以對(duì)個(gè)人信息、信用和過(guò)往的違約情況明細(xì)進(jìn)行查看。（圖3）

4.2 管理者界面

預(yù)約系統(tǒng)后臺(tái)管理模塊為館內(nèi)管理員提供系統(tǒng)各項(xiàng)設(shè)定和調(diào)節(jié)功能，管理者通過(guò)管理界面設(shè)定實(shí)體和虛擬空間，設(shè)置開(kāi)放區(qū)域，修改預(yù)約空間開(kāi)放和停止時(shí)間，制定具體的預(yù)約時(shí)段規(guī)則，預(yù)約生效時(shí)間，暫離返回時(shí)間等具體的預(yù)約規(guī)則。同時(shí)可以對(duì)前端頁(yè)面進(jìn)行管理，發(fā)布公告通知。

對(duì)后臺(tái)管理者來(lái)說(shuō)，除了常規(guī)的預(yù)約管理，還實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)匯集和集成管理，實(shí)現(xiàn)預(yù)約相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，對(duì)到館、在館情況的數(shù)據(jù)信息圖大屏展示，并通過(guò)不同的圖例形式來(lái)進(jìn)行展示，方便管理者查看分析。（圖4）

5.系統(tǒng)應(yīng)用效果

預(yù)約管理系統(tǒng)上線(xiàn)后，圖書(shū)館很好的落實(shí)了疫情期間預(yù)約入館制度，對(duì)館內(nèi)區(qū)域總?cè)藬?shù)，座位間距保持都進(jìn)行了有效控制，以我館為例，預(yù)約系統(tǒng)正式上線(xiàn)后使用人次逐月增加，較好的解決了館內(nèi)自習(xí)空間矛盾問(wèn)題，嚴(yán)格控制了入館人員數(shù)量，充分掌握了解入館人員狀況。自實(shí)現(xiàn)限流預(yù)約措施以來(lái)，各館區(qū)預(yù)約服務(wù)使用量共計(jì) 66，960人次，日均2，911人次，在館使用時(shí)長(zhǎng)共計(jì) 19，3039小時(shí)，人均 3小時(shí)。系統(tǒng)的到了充分的應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

[1]曲奎， 李春利. 高校圖書(shū)館座位資源實(shí)施計(jì)算機(jī)管理初探[J]. 圖書(shū)館論壇， 2008（01）：76-77+84.

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[3]劉立云， 雷宏振， 邵鵬. 高校圖書(shū)館座位資源配置的帕累托優(yōu)化解決方案[J]. 圖書(shū)情報(bào)工作， 2012（05）：102-105.

[4]曾文雯. 高校圖書(shū)館座位管理系統(tǒng)使用情況調(diào)查[J]. 大學(xué)圖書(shū)館學(xué)報(bào)， 2013， 31（006）：45-49.

作者簡(jiǎn)介：苗菁華（1986-），男，山東泰安人，碩士研究生，首都師范大學(xué)圖書(shū)館館員，研究方向圖書(shū)資料、數(shù)據(jù)可視化.