基層檔案管理工作中的問題分析與對策分析

王碧玲

摘要：縱觀檔案工作中的所有組成部分，不難發(fā)現(xiàn)，基層檔案管理工作是其中最為重要的組成部分，其作用不僅僅在于管理基層資料，還能夠有效還原基層工作內(nèi)容。檔案管理工作能夠順利開展，取決于工作過程中的方式方法，科學(xué)管理方式可以促進(jìn)單位部門管理，并且對既定事實(shí)進(jìn)行保存整理，將其轉(zhuǎn)化為可以提供內(nèi)部信息資源的有效途徑。在實(shí)踐過程中，基層檔案管理工作存在很多問題，繼而影響到了事物發(fā)展，因此，本文立足于基層檔案管理，從一定方向和角度，針對此提出科學(xué)管理方案。

關(guān)鍵詞：基層檔案;管理工作;問題;對策

目前，基層檔案管理工作當(dāng)中依舊存在很多問題，其直接影響到企事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)社會(huì)當(dāng)中發(fā)展的速度。部分單位未能做到統(tǒng)籌管理檔案信息，建立綜合檔案管理室，未及時(shí)歸檔。造成這些原因的關(guān)鍵在于檔案管理人員本身的素質(zhì)和技能不高，檔案管理實(shí)施中專業(yè)化水平降低，管理方式更是跟不上時(shí)代的腳步。對于一個(gè)單位而言，基層檔案管理是其整體發(fā)展的重要組成部分，能夠成為其中一份子，其意義及影響可見一斑?；鶎訖n案管理工作開展，一方面可以有效對該單位日常所發(fā)生的事件做出科學(xué)記載，另一方面可以明確管理信息以及內(nèi)容，對單位自身發(fā)展有極大好處。針對現(xiàn)階段基層檔案管理過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行科學(xué)分析，并且給出合理解決措施，能夠有效促進(jìn)基層檔案管理工作開展，利于單位整體發(fā)展。因此，在基層管理工作當(dāng)中，充分重視檔案管理，不忽視任何一條有價(jià)值的信息，且將其保留下來，是檔案管理工作者順利開展工作的良好方式。

一、基層檔案管理工作中的問題分析

（一）組織管理方面

1.檔案部門工作人員職責(zé)分工模糊

現(xiàn)下很多基層檔案管理部門，已經(jīng)針對如何進(jìn)行檔案編制管理作出了專門工作制度，要求工作人員針對自己手中的檔案，必須用科學(xué)方式逐漸進(jìn)行整理保存。但是，由于一些工作責(zé)任細(xì)則沒有具體落實(shí)在人頭上，導(dǎo)致出現(xiàn)問題時(shí)候責(zé)任不明確。更有甚者，個(gè)別檔案管理人員身兼數(shù)職，導(dǎo)致原先規(guī)定出來的管理措施形式化，并未落實(shí)到實(shí)際當(dāng)中。

2.對檔案管理工作缺乏重視度

部分檔案管理人員，在開展檔案管理工作時(shí)候缺乏認(rèn)知，很多細(xì)節(jié)方面認(rèn)識(shí)不夠深刻。落實(shí)在實(shí)際工作當(dāng)中時(shí)候，缺乏應(yīng)有的專一態(tài)度，未腳踏實(shí)地的認(rèn)真對待。為了更快的完成任務(wù)，經(jīng)常在面對檔案管理時(shí)候，馬馬虎虎，囫圇吞棗，投入較少精力速戰(zhàn)速?zèng)Q，導(dǎo)致問題頻生。

（二）業(yè)務(wù)方面問題

1.檔案管理工作操作缺乏規(guī)范性

當(dāng)工作人員在開展基層檔案管理工作時(shí)候，往往會(huì)存在一些操作上的規(guī)范行為。一方面，工作人員在前期收集資料階段，未能夠全面性收集所需內(nèi)容，直接導(dǎo)致檔案資料失去真實(shí)性或者出現(xiàn)遺漏狀況。另一方面，檔案在收集整理過程中，遇到歸檔問題該如何處理，很多人僅僅憑借自身多年工作經(jīng)驗(yàn)去判定如何對現(xiàn)有檔案進(jìn)行分類裝訂并且歸檔，由此可見，工作人員在工作工程中缺乏規(guī)范性。

2.檔案未形成統(tǒng)一管理模式

一部分基層檔案管理部門并不具備良好保管條件，相對不重要的一些檔案，依舊由自己部門進(jìn)行保管。檔案管理過程中，需要將已經(jīng)歸檔的檔案進(jìn)行統(tǒng)一編制，便于形成相對便利的檢索目錄，在登記過程中，由于手續(xù)和審批不完善，促使再次調(diào)閱這些資料時(shí)候效率降低，延緩工作速度。

（三）隊(duì)伍建設(shè)方面

檔案隊(duì)伍建設(shè)是基層檔案管理工作開展的重中之重，由于個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視程度低，導(dǎo)致在一定程度上忽略了檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，促使檔案管理工作人員專業(yè)水平低下，缺乏專業(yè)技能做支撐。

二、基層檔案管理工作中的對策分析

（一）完善檔案管理制度

從基層檔案管理工作整體角度來看，呈現(xiàn)出略微復(fù)雜的態(tài)勢。主要表現(xiàn)為內(nèi)容設(shè)計(jì)范圍廣，資料籌備較雜。鑒于此，對檔案管理人員也提出了更好的要求。首先，對于基層檔案管理工作開展，需要有針對性的制定出相應(yīng)要求，引導(dǎo)工作人員按照指定要求進(jìn)行并整理歸檔，確保工作規(guī)范性。其次，基于宏觀角度上的法律法規(guī)，對檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行深刻剖析，促使檔案管理工作整體更加清晰明了。對于不同種類的檔案，應(yīng)該采用不一樣的方式進(jìn)行管理，由此來填充檔案類別。每一個(gè)部門的檔案信息數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)互通，由此加強(qiáng)部門之間交流溝通。最重要的是，將基層檔案管理工作中的內(nèi)容細(xì)化開來，有助于每一個(gè)工作人員合理進(jìn)行工作，順利完成自己的目標(biāo)。在檔案整理完進(jìn)行歸檔以后，如果有人需要進(jìn)行調(diào)檔，則應(yīng)該按照流程登記以后進(jìn)行查閱。

（二）開展檔案復(fù)核工作

完成檔案整理僅僅是檔案管理的第一步，接下來的檔案復(fù)核工作，也是需要跟進(jìn)和關(guān)注的一點(diǎn)。一些檔案管理員認(rèn)為，檔案管理工作可有可無，這僅僅是是一個(gè)收集資料的環(huán)節(jié)，所以在操作過程中難免有所忽略，造成收集到的資料不完整，甚至產(chǎn)生遺漏情況。因此，作為基層檔案管理工作者，在完成初步檔案規(guī)整以后，需要進(jìn)行第二次復(fù)核工作，從上到下檢查核實(shí)一便，確保檔案管理工作順利推進(jìn)。復(fù)核工作開展也是有計(jì)劃的，第一需要制定相關(guān)文件，第二需要加大復(fù)核培訓(xùn)力度，第三需要在復(fù)核過程中不斷提升工作人員的規(guī)范性和熟練性。

（三）打造高質(zhì)量檔案管理隊(duì)伍

要想確保檔案管理工作順利開展，就必須針對基層檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行高效培訓(xùn)，讓其成為支撐檔案管理工作落地的攻堅(jiān)力量。首先，作為部門領(lǐng)導(dǎo)，需要高度重視且培養(yǎng)相關(guān)人才，可以適時(shí)聘請專業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，促使基層檔案管理工作順利開展。其次，在引進(jìn)人才方面，需要考慮聘用專業(yè)化人才，提升招聘門檻，讓工作人員持證上崗。最后，鼓勵(lì)基層檔案管理工作者不斷積累經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用自身能力和知識(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，充分利用信息技術(shù)手段，輔助進(jìn)行檔案管理工作落實(shí)。

三、結(jié)束語

綜上所述，基層檔案管理工作看起來簡單，但是真正著手去探索時(shí)候，卻會(huì)涌現(xiàn)出很多問題。巧接各類方式打破常態(tài)，對所設(shè)計(jì)到的檔案科學(xué)合理規(guī)整，實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化的同時(shí)，讓檔案管理真正意義上更好的服務(wù)企事業(yè)。作為基層檔案管理部門，緊抓現(xiàn)狀和痛點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際情況，推進(jìn)檔案管理工作開展，有助于質(zhì)量提升。

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