提升檔案管理人員素質(zhì)推進(jìn)檔案管理科學(xué)化

姚玉芳

◆摘? 要：隨著全球科技的快速發(fā)展，人們的生活和工作產(chǎn)生了巨大改變。特別從單位工作中能明顯表現(xiàn)出來(lái)，大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于單位工作人員的統(tǒng)計(jì)和檔案的管理起到了非常便捷的作用，因此要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)培訓(xùn)以促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)推進(jìn)，使工作人員能夠在以后的工作過(guò)程中操作更快捷，提高管理工作的效率和質(zhì)量。

◆關(guān)鍵詞：檔案管理;素質(zhì)推進(jìn);科學(xué)化;有效措施

在當(dāng)代社會(huì)中，檔案管理工作的認(rèn)真落實(shí)有助于我國(guó)如今社會(huì)各方面的發(fā)展?；谛畔⒒夹g(shù)的普及，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)符合社會(huì)進(jìn)步的標(biāo)準(zhǔn)與需求，主動(dòng)將固有的落后、不合理的管理方式進(jìn)行革新，變?yōu)槔么髷?shù)據(jù)的手段歸納匯總使用者對(duì)檔案管理任務(wù)的需求，編制出科學(xué)、有效的檔案管理形式，從而推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作的正常高效運(yùn)行。同時(shí)以前的檔案管理工作常常是相關(guān)工作人員對(duì)獲得的信息人為的進(jìn)行歸納、總結(jié)等一系列任務(wù)。目前，人類所擁有的信息呈現(xiàn)多種多樣化，如果仍是采用以前的工作模式，則會(huì)對(duì)很多重復(fù)的信息難以分辨。因此，需要人們采取新型檔案管理模式進(jìn)行工作。

一、提高和強(qiáng)化檔案管理人員的整體素質(zhì)

當(dāng)前，由于大部分檔案管理機(jī)構(gòu)里的檔案管理者所具備的相應(yīng)專業(yè)能力水平提升速度較慢，且大多數(shù)管理者為年長(zhǎng)者，普遍不會(huì)熟練操作先進(jìn)技術(shù)管理模式。還有一點(diǎn)是檔案管理者沒(méi)有進(jìn)行過(guò)全面的檔案管理培養(yǎng)活動(dòng)，同時(shí)對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理沒(méi)有高度重視，不具備相應(yīng)的管理能力水平。在對(duì)檔案進(jìn)行分類、存檔和檢索等平時(shí)任務(wù)時(shí)，不熟悉信息化的先進(jìn)科技方式，只是具備最基本的檔案管理能力。在科技、網(wǎng)絡(luò)、人們生活水平逐步提升的當(dāng)下，國(guó)家有關(guān)機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中的投資力度可以適當(dāng)?shù)奶岣?，為檔案管理工作的持續(xù)提升提供良好的基礎(chǔ)，檔案管理機(jī)構(gòu)也要主動(dòng)提升檔案管理工作的智能化程度，加深檔案管理者了解相關(guān)管理系統(tǒng)的程度，定期給檔案管理者進(jìn)行大數(shù)據(jù)有關(guān)能力的培訓(xùn)，以求為未來(lái)的檔案管理工作增添源源不斷的實(shí)操人才。

二、檔案管理科學(xué)化的概念及作用

我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理主要是傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種模式跟現(xiàn)代的管理模式有著很大的差距，傳統(tǒng)模式是通過(guò)人工統(tǒng)計(jì)和整理進(jìn)行檔案的分類和收集，為了以后的工作提供了便利。但是現(xiàn)代的科學(xué)化管理模式是通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于人員的檔案收集、分類和整理，相對(duì)于傳統(tǒng)來(lái)說(shuō)不管是前期整理還是后期查找都要更加便捷和高效。所以說(shuō)現(xiàn)在最重要的是對(duì)人員的技術(shù)培養(yǎng)，對(duì)以后的查詢和檔案的儲(chǔ)存，能夠更加順利，不僅僅節(jié)省空間而且還提高了工作與查詢效率。從目前信息管理的方式來(lái)看，現(xiàn)在信息化技術(shù)電子信息的儲(chǔ)存，已經(jīng)代替了紙質(zhì)檔案的管理。并實(shí)現(xiàn)了對(duì)文字圖片、音像的數(shù)字化媒體保存。大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理已經(jīng)代替了傳統(tǒng)檔案管理模式。

三、檔案管理科學(xué)化的目的

1.檔案信息的查詢

檔桿管理科學(xué)化最方便的就是信息的查詢，所以說(shuō)把大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用到事業(yè)單位的檔案管理工作中，會(huì)對(duì)以后的查閱資料提供方便，通過(guò)查詢所需要資料的關(guān)鍵詞就能很快查詢到相關(guān)的信息。但是傳統(tǒng)的檔案管理模式在后期查找資料的時(shí)候必須要人工查找，不僅浪費(fèi)時(shí)間還不好找。而且運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理還可以在相關(guān)單位的平臺(tái)查找其他單位的資料。在現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)候，不僅能查找信息，還能對(duì)所查找的信息進(jìn)行詳細(xì)的分析。也可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析用戶的特點(diǎn)從而進(jìn)行分類和存儲(chǔ)，并為檔案用戶提供個(gè)性化推送服務(wù)。

2.兩種模式的相結(jié)合

簡(jiǎn)化了檔案管理的流程，不僅僅節(jié)省空間而且還提高了工作與查詢效率。傳統(tǒng)檔案管理模式和大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理模式相結(jié)合，取長(zhǎng)補(bǔ)短，發(fā)揮各自的長(zhǎng)處，并且要跟隨科技的發(fā)展，對(duì)管理技術(shù)不斷改進(jìn)和學(xué)習(xí)，在實(shí)際檔案管理的應(yīng)用中，沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)信息的快速整合，進(jìn)程比較緩慢。所以在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，要結(jié)合兩種模式，充分發(fā)揮兩種模式各自的優(yōu)勢(shì)，使兩種模式協(xié)調(diào)起來(lái)，對(duì)于后期查找工作有著很大的提高。

四、檔案管理科學(xué)化的關(guān)鍵

1.在網(wǎng)絡(luò)上創(chuàng)建平臺(tái)，提高檔案管理信息的安全性

可以最大限度的通過(guò)當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上構(gòu)建便于檔案管控者與提供者之間能夠相互信息傳遞的空間，這樣才會(huì)真正實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作。首先，具有相應(yīng)的大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是必不可少的，因此相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)需要實(shí)時(shí)的改善檔案管理工作的智能化基礎(chǔ)。其次，使用大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，把檔案管理任務(wù)和大數(shù)據(jù)互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)進(jìn)行整合，持續(xù)完善有關(guān)任務(wù)的執(zhí)行過(guò)程。最終檔案管理工作的保密性十分值得重視，特別是處于當(dāng)前的大數(shù)據(jù)背景里，運(yùn)用嚴(yán)密的相關(guān)制約體系，來(lái)確保檔案內(nèi)容的不泄露。

2.制定大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理制度和相關(guān)機(jī)制

目前我國(guó)的檔案管理行業(yè)規(guī)則仍然處于發(fā)展階段，并且由于互聯(lián)網(wǎng)具有一定的虛假性，因而檔案管理工作在保密性方面具有極大的困難。在之前的檔案管理工作里，一般都是通過(guò)管控者和提供者一同完成檔案保密工作的。通常情境中，在檔案管控者確定信息提供者者以后，查看與翻閱工作才被允許，如果發(fā)生泄露現(xiàn)象時(shí)，信息管控者可以命令其中斷相關(guān)工作，利用此形式可以確保檔案歸屬者的所有利益。在目前的大數(shù)據(jù)背景里的檔案管理，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)存在一定的虛假風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)有不法分子阻礙檔案管理工作正常進(jìn)行的情況。

五、結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作水平有了更具體的標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)員工需要執(zhí)行相對(duì)應(yīng)的任務(wù)，提升自我的工作能力，盡量達(dá)到顧客對(duì)檔案管理的要求。管理檔案工作實(shí)施時(shí)，有關(guān)管理者需要落實(shí)大數(shù)據(jù)的云存儲(chǔ)任務(wù)，以保證電子檔案的完善與保密，以求最大限度的給用戶帶來(lái)便捷的體驗(yàn)。

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