淺析不動產(chǎn)登記檔案的收集管理與開發(fā)利用

胡曉麗

摘 要：本文簡單介紹了不動產(chǎn)以及不動產(chǎn)登記檔案，分析了檔案收集中需要包含的申請材料、審核材料、其他材料等，研究不動產(chǎn)登記檔案的分類、歸檔、整理等歸檔方式，并就相應(yīng)的檔案開發(fā)利用策略展開探討。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)登記檔案;檔案管理;檔案開發(fā)利用

不動產(chǎn)作為重要的資產(chǎn)，在現(xiàn)代社會運行體系中占據(jù)著至關(guān)重要的地位。只有做好不動產(chǎn)登記檔案管理工作，對相關(guān)資料進行有效保存，并進行充分的開發(fā)利用，最大程度地挖掘檔案價值，讓檔案成為推動城市建設(shè)、社會和諧發(fā)展的關(guān)鍵依據(jù)和工具。

一、概述

（一）不動產(chǎn)含義

不動產(chǎn)即從物理性質(zhì)層面而言不能移動或者移動會嚴(yán)重?fù)p害其經(jīng)濟價值的有體物，諸如房屋、土地、林木等均是常見的不動產(chǎn)。不動產(chǎn)與動產(chǎn)相比，二者的差別主要體現(xiàn)在能否移動，從經(jīng)濟層面看移動是否合理、是否附著土地等方面。法律視域下，不動產(chǎn)物權(quán)則是基于不動產(chǎn)所形成的的物權(quán)，而且需要通過登記的方式實現(xiàn)物權(quán)變動。

（二）不動產(chǎn)登記檔案含義及內(nèi)容

不動產(chǎn)登記指對不動產(chǎn)物權(quán)的變動事宜進行登記，如對不動產(chǎn)的所有權(quán)、有益物權(quán)、擔(dān)保物權(quán)等進行取得、喪失以及變更等行為加以登記。不動產(chǎn)登記檔案就是對相應(yīng)的登記資料進行收集所形成的檔案，承擔(dān)著收集、保存、管理相關(guān)資料的責(zé)任。不動產(chǎn)登記檔案主要包含兩部分，其一為不動產(chǎn)登記簿，即記載不動產(chǎn)上的權(quán)利狀況并備存的簿冊，是物權(quán)歸屬及內(nèi)容的重要根據(jù);其二則為不動產(chǎn)登記材料，由不動產(chǎn)登記工作中形成的各種原始記錄所形成的。由于不動產(chǎn)本身囊括了包括房屋、土地、礦產(chǎn)資源、林場等在內(nèi)的各種有形資產(chǎn)，相應(yīng)的登記檔案內(nèi)容也較多，包含大量數(shù)據(jù)資料。同時不動產(chǎn)登記檔案資料有著不可取代性、專業(yè)性、客觀性、全面性、真實性、完整性、動態(tài)性等特點，其檔案內(nèi)容起到推動房地產(chǎn)市場健康發(fā)展、支持城市規(guī)劃建設(shè)、維護金融秩序、促進社會穩(wěn)定等作用。

二、不動產(chǎn)登記檔案的收集范圍

（一）申請材料

不動產(chǎn)登記檔案中最基礎(chǔ)的材料為原始資料中的申請材料，這是不動產(chǎn)物權(quán)變更的重要根據(jù)。申請材料收集范圍包含不動產(chǎn)登記申請書、申請人身份證明、不動產(chǎn)權(quán)屬來源、不動產(chǎn)權(quán)籍調(diào)查成果等材料。其中不動產(chǎn)登記申請書由申請人填寫，主要包含申請人情況以及不動產(chǎn)情況兩部分信息，而且不動產(chǎn)情況信息往往包含不動產(chǎn)具體位置、類型、土地使用權(quán)面積、用途等基礎(chǔ)信息。而申請人身份證明則包含自然人、法人或其他組織、申請人委托代理人申請不動產(chǎn)登記、未成年人及其他無民事或限制民事行為能力人等多種情況，根據(jù)不同情況需要采取不同方式提供證明。其中自然人需要提交居民身份證以及其他相關(guān)證件，法人或其他組織則往往需要提交營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證或者其他身份登記證明。而委托代理人則要提供申請人的身份證明、授權(quán)委托書、代理人身份證明等。監(jiān)護人則需要提供監(jiān)護人關(guān)系證明材料以及監(jiān)護人的身份證明。而不同產(chǎn)權(quán)屬來源材料則通常指取得不動產(chǎn)的合法性證據(jù)，如出資證明、不動產(chǎn)的取得沒有侵犯第三人利益的證明等。不動產(chǎn)權(quán)籍調(diào)查成果則包含不動產(chǎn)測量報告、資質(zhì)證書、測繪成果資料說明、土地面積分?jǐn)倢徍吮?、不動產(chǎn)權(quán)籍調(diào)查成果委托人審核確認(rèn)書等。

（二）審核材料

審核材料作為不動產(chǎn)登記經(jīng)辦機構(gòu)查驗、詢問、實地查看或調(diào)查、公告所形成的材料，是重要的不動產(chǎn)登記結(jié)果資料。不動產(chǎn)登記檔案的審核材料主要包含協(xié)議書、平面示意圖、勘測調(diào)查表、面積調(diào)查表、審核表等，是反映不動產(chǎn)權(quán)屬、沿革、變動的重要材料。其中協(xié)議書需要根據(jù)不同的不動產(chǎn)變動情況，出具相應(yīng)的協(xié)議書，如不動產(chǎn)共有協(xié)議書、不同產(chǎn)登記保密協(xié)議書等。平面示意圖則是通過圖表的方式反映不動產(chǎn)情況，主要包括房屋平面圖、房屋權(quán)界線示意圖等?？睖y調(diào)查表和面積調(diào)查表，則是經(jīng)辦機構(gòu)通過實地查看或調(diào)查后制作的圖表，是準(zhǔn)確反映不動產(chǎn)占地情況、面積大小的重要材料。審核表則是經(jīng)辦機構(gòu)在查驗、審核后出具的不動產(chǎn)登記申請審批表，需要對申請登記事由、申請人情況、不動產(chǎn)其概況、抵押情況、地役權(quán)情況等信息進行詳實記錄。

（三）其他材料

除申請材料與審核材料外，不動產(chǎn)登記檔案中通常還包含一些其他材料，即其他有關(guān)機關(guān)出具的函件、意見以及不動產(chǎn)登記過程中產(chǎn)生的其他依法應(yīng)當(dāng)保存的材料等。

三、不動產(chǎn)登記檔案的整理歸檔方式

（一）檔案分類

要對不動產(chǎn)登記檔案進行整理歸檔，首先需要對檔案類型進行明確劃分，從而基于不同類型開展相應(yīng)的登記工作。其中不動產(chǎn)權(quán)利登記時最常見的不動產(chǎn)登記檔案類目，該類目下還可以分為：國有建設(shè)用地使用權(quán)登記，集體土地所有權(quán)登記，宅基地使用權(quán)，房屋所有權(quán)登記，集體建設(shè)用地使用權(quán)及建筑物，構(gòu)筑物所有權(quán)登記，耕地、林地、草地等土地承包經(jīng)營權(quán)登記。另外檔案中還包含地役權(quán)登記、抵押權(quán)登記、預(yù)告登記、異議登記以及查封登記等類目。

（二）歸檔

不動產(chǎn)登記檔案歸檔流程較為簡單，只包含資料移交和歸檔驗收兩大流程。經(jīng)辦機構(gòu)在完成不動產(chǎn)登記工作后，需要及時按照規(guī)定將完全符合歸檔要求的資料移交給檔案管理部門，在此過程中任何人不得對資料進行占據(jù)或拒不歸檔處理。而在歸檔驗收階段，則需要對資料進行審查、驗收，對于不符合要求的不予歸檔;符合要求的，則需要填寫移交目錄，一式兩份，檔案接收人員和移交人員均需要簽字，各保留一份。

（三）整理

在整理不動產(chǎn)登記檔案時，需要對文件資料的排列與編號、卷內(nèi)文件目錄與備考表、卷皮和檔案盒的編目、電子檔案數(shù)據(jù)、裝訂立卷、檔案入庫排列等進行整理。立卷時需要確保一件一卷，而且單獨立卷需要附在對應(yīng)的不動產(chǎn)登記檔案后。卷內(nèi)文件排列需要以不動產(chǎn)權(quán)屬變化、權(quán)屬文件形成時間先后以及文件主次關(guān)系作為基本依據(jù)。編寫卷內(nèi)文件目錄、備考表時，需要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范進行操作。卷皮的尺寸與檔案盒的封面項目均需要符合標(biāo)準(zhǔn)，同時二者的填寫也需要做到字體工整、不得涂改。裝訂后按照密集架形式，以從上到下、從左到右的方法進行存放，按照檔案需要積累性分別存放。至于注銷登記檔案和注銷異議檔案則需要按照時間順序排列，單獨排放。例如：浙江省東陽市不動產(chǎn)登記中心收集整理各類不動產(chǎn)檔案2019年為415901件，2020年為75079件，這些檔案資料的收集整理為以后的查閱利用提供了方便。

四、不動產(chǎn)登記檔案的開發(fā)利用

不動產(chǎn)登記檔案的開發(fā)利用要在做好檔案管理的基礎(chǔ)上，重視和加強開發(fā)利用。在新時期快速發(fā)展下，檔案開發(fā)利用有必要完善登記系統(tǒng)，推行網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，嚴(yán)格信息管理，以提高檔案管理水平為前提，進一步強化檔案開發(fā)利用。通過建立共享機制，設(shè)置共享權(quán)限，設(shè)立查詢終端，研發(fā)推廣專業(yè)軟件，在信息化時代下構(gòu)建起全新的開發(fā)利用模式。例如：浙江省東陽市不動產(chǎn)登記中心2019年度不動產(chǎn)檔案查閱利用為1715736件;2020年度不動產(chǎn)查閱利用為162557件。為信息化、數(shù)字化的查閱利用發(fā)揮了更大的功效。

五、結(jié)語

綜上可知，加強不動產(chǎn)登記檔案管理是新時代背景下促進房地產(chǎn)市場、城市建設(shè)以及維持金融秩序和社會穩(wěn)定的重要手段。不動產(chǎn)登記和管理部門要充分認(rèn)識到不動產(chǎn)登記檔案管理的重要性，并從最基礎(chǔ)的檔案收集與整理做起，探索挖掘檔案價值開發(fā)利用的路徑，逐步提高相應(yīng)的服務(wù)水平，進而最大程度地發(fā)揮檔案作用。

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