鐘易廷
摘要:計算機技術(shù)引入文件與檔案管理工作后,加快了文件檔案管理工作的革新步伐,幫助員工擺脫煩瑣、重復(fù)性的工作,減輕了他們的工作壓力。計算機技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用可以分為三個階段,本文主要分析不同階段文件與檔案管理對于計算機技術(shù)的具體運用,并結(jié)合當前實際狀況提出優(yōu)化建議。
關(guān)鍵詞:計算機技術(shù);文件與檔案管理;運用
中圖分類號:TP311? ? ?文獻標識碼:A
文章編號:1009-3044(2021)19-0116-02
文件與檔案作為信息數(shù)據(jù)的一種,僅僅依靠人力進行管理很容易出現(xiàn)問題,并且工作任務(wù)大,而計算機技術(shù)在數(shù)據(jù)分析與存儲方面具有較大優(yōu)勢,通過計算機技術(shù)管理文件與檔案,能夠為檔案信息的時效性以及完整性提供保障,實現(xiàn)信息共享,保障信息的安全性,為信息查找與統(tǒng)計提供便利。
1 運用計算機技術(shù)進行文件與檔案管理的意義
1.1 有利于保障文件與檔案信息的完整性
在傳統(tǒng)文件與檔案管理工作中,以紙質(zhì)文件保存信息,隨著工作人員的不斷更換,信息很容易被遺失,影響后續(xù)的檔案查閱工作。但是將計算機技術(shù)應(yīng)用到文件與檔案管理工作中能夠有效避免文件和檔案記錄遺失,為信息的完整性提供保障。有關(guān)負責人可以通過計算機技術(shù)進行信息核對與搜集,對文件和檔案記錄的信息進行及時更新,確保信息的連貫性。
1.2 有利于提升文件與檔案信息的安全性
過去記錄檔案信息主要采取紙質(zhì)形式,但是紙質(zhì)文件的保存有時間限制,很容易因為各種外界條件被損毀或腐爛,威脅文件與檔案的安全。與之相比,借助于計算機技術(shù)保存文件與檔案,不僅能夠避免外力因素給文件帶來的損毀,還能夠延長文件與檔案的使用時長,使文件的安全性得到保障。但是也需要注意,通過電子手段保存檔案存在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)風險,甚至?xí)斐晌募畔⑿孤叮?,有關(guān)部門需要制定安全管理制度,不斷優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。重視電子文件的保密管理,如果信息比較重要,還應(yīng)當予以加密處理,定期對信息的安全性進行檢驗,如果發(fā)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)存在漏洞,需要及時修補。
1.3 有利于充分發(fā)揮文件與檔案的使用價值
在傳統(tǒng)檔案管理模式中,文件數(shù)量多,存放形式比較復(fù)雜,而且隨著存放時間的延長,檔案室工作人員需要負責的文件數(shù)量不斷增多,有關(guān)人員若想要調(diào)取某一方面的信息較為困難,花費較長時間后也很難獲取到自己所需的信息,檔案的使用價值無法充分發(fā)揮出來。采用計算機技術(shù)可以有效解決這一問題,通過檢索,能夠迅速獲取到所需信息,提升檔案的使用價值。
2 文件與檔案管理應(yīng)用計算機技術(shù)的不同階段
2.1 文件與檔案管理分別運用計算機技術(shù)
計算機技術(shù)引入到檔案管理中后主要在統(tǒng)計、檢索以及整編等工作中發(fā)揮作用。具體涉及以下幾方面:首先,用計算機對檔案檢索工具進行設(shè)計,將其劃分為專題目錄、案卷目錄等。再者,利用計算機展開檔案檢索工作,根據(jù)檔案入庫時所標記的形式特征與內(nèi)容特征,檢索出所需的檔案以及檔案所在的具體位置,方便相關(guān)人員查閱。最后,通過計算機技術(shù)掌握檔案管理階段產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)信息,例如檔案出庫以及入庫情況、檔案的歸還情況以及庫存空間等。
2.2 文件與檔案管理綜合運用計算機技術(shù)
文件和檔案管理聯(lián)系緊密,是前后相承的兩個時期,無論在哪一階段運用計算機技術(shù)開展工作都會另一階段的工作造成影響,此外任何一個階段發(fā)生變化都會給系統(tǒng)功能的發(fā)揮產(chǎn)生影響。著眼于這一層面進行分析,為了確保在文件與檔案管理階段都能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享,避免信息被重復(fù)錄入,提升工作效率,對各個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口進行規(guī)范化,就應(yīng)當根據(jù)目前文件與檔案管理工作的具體狀況,研發(fā)一體化系統(tǒng)軟件。現(xiàn)如今,我國諸多公司都自主研發(fā)或者購買了文檔與檔案管理一體化的系統(tǒng)軟件,實現(xiàn)文件與檔案的科學(xué)管理。無論不同公司所實施的文件與檔案管理軟件在功能設(shè)計上存在哪些區(qū)別,但是這些軟件基本都能夠滿足文件與檔案管理工作要求,使得工作更為系統(tǒng)化。
2.3 電子文件階段
電子文件指的是依托于電子技術(shù)實現(xiàn)文件存儲、傳遞以及處理。電子文件憑借其在信息傳遞以及工作效率方面的優(yōu)勢替代了紙質(zhì)文件的地位。隨著電子文件的不斷發(fā)展以及改進,過去傳統(tǒng)的文件分類手段也被革新,依據(jù)模塊以及流程建設(shè)信息集成系統(tǒng),同一份檔案被收納到不同的管理系統(tǒng)中,計算機能夠根據(jù)具體的指令對檔案的類目做出調(diào)整。雖然不同單位的檔案分類模式不一致,但是一般都符合單位的實際需求,采用計算機技術(shù)使得文件與檔案分類的科學(xué)性得到了提升。
3 運用計算機技術(shù)開展文件與檔案管理工作存在的問題
3.1 缺乏對電子文件與檔案的全面認識
在傳統(tǒng)文件與檔案管理模式中,工作人員一般是將貼條貼在檔案上,并將其放在檔案室中,這種檔案存儲方法并不利于檔案信息的公布,人們使用檔案時面臨較大的困難,檔案的經(jīng)濟效益以及社會效益無法充分發(fā)揮出來。伴隨著商品經(jīng)濟以及市場經(jīng)濟的不斷完善,大眾的價值觀念也在與時俱進,開始認識到經(jīng)濟社會發(fā)展過程中檔案的重要作用。但是也有一部分人看法比較片面,將檔案當作私有財產(chǎn),不能被公開,導(dǎo)致電子文件與檔案的開放受阻。
3.2 文件與檔案管理標準帶來的限制
檔案管理標準是檔案管理工作人員開展工作的前提,比如為了對機關(guān)檔案工作予以規(guī)制,政府制定了《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》,但是各級機關(guān)在落實這一規(guī)范時陷入了困境。很多機關(guān)部門由于規(guī)范中所要求的分類法落實難度高,只分析了所在單位的相關(guān)情況,踐行單位規(guī)定的分類要求,缺乏全局意識,并不清楚檔案分類規(guī)范化對未來檔案管理工作的影響,各個機關(guān)部門各自為政,阻礙了文件與檔案管理工作的標準化。
3.3 計算機技術(shù)還未全覆蓋文件與檔案管理工作
諸多檔案管理部門受到物力資源、人力資源的限制,甚至連計算機都未配備,或者盡管檔案管理部門已經(jīng)配備了計算機,并且將比較重要的文件和檔案通過電子技術(shù)進行保存,但與此同時檔案管理部門也未放棄紙質(zhì)檔案,形成電子檔案、紙質(zhì)檔案并存的局面。由于電子文件在檔案管理部門的運用還停留在初級階段,一些檔案管理人員缺乏電子文件與檔案管理的專業(yè)培訓(xùn),尚未掌握檔案管理系統(tǒng)的功能,無法將計算機技術(shù)的作用充分發(fā)揮出來。