基于Intranet的采購合同審批發(fā)布管理系統(tǒng)設計與實現(xiàn)

王宇飛

摘 要：采購合同審批發(fā)布管理系統(tǒng)是基于工作流技術的一個管理系統(tǒng)。在公司OA系統(tǒng)上，它是用于管理采購合同的電子系統(tǒng)。該系統(tǒng)可編制、審批、發(fā)布和生成PDF文件以及留存電子版采購合同。相關職能部門在系統(tǒng)中操作和查看采購合同信息，能夠節(jié)省公司資源，提高流程執(zhí)行效率。文章認為，該系統(tǒng)可應用于公司現(xiàn)有及未來的所有項目。

關鍵詞：Intranet;工作流技術;流程審批

1? ? 合同審批發(fā)布管理系統(tǒng)研發(fā)的必要性

電子化辦公、無紙化辦公是目前的發(fā)展趨勢。但許多公司內(nèi)部的文件審批流程，仍然采用傳遞紙質(zhì)文件，或者發(fā)送郵件的方式傳遞Word/Excel文檔進行文件審批，其中采購合同是一種審批流程繁多，具有保密性質(zhì)且紙張需求量大的文件。手工處理的工作流程存在諸多弊端。無法對整個流程進行有效的跟蹤，也很難進行量化統(tǒng)計，不利于查詢、形成報表以及績效評估[1]。工作人員會將大量時間和精力花費在文件傳遞和各職能的協(xié)調(diào)上，工作效率低下。這會存在人為干擾或不按標準辦事的情況。審批過程中對采購合同內(nèi)容的修訂還會產(chǎn)生紙張浪費。因此，公司立項研發(fā)采購合同，審批發(fā)布管理系統(tǒng)，以此來解決上述問題。

2? ? 采購合同審批發(fā)布管理系統(tǒng)主要功能

采購合同審批發(fā)布管理系統(tǒng)主要功能有：合同內(nèi)容的創(chuàng)建和編制;合同審批過程;合同預算統(tǒng)計;電子簽章;電子版采購合同瀏覽;打印紙質(zhì)合同;合同基礎信息維護;形成各類統(tǒng)計報表。

2.1? 創(chuàng)建采購合同

公司規(guī)定采購合同由采購部統(tǒng)一管理，所以創(chuàng)建和編制合同內(nèi)容由采購員進行操作，采購員可以在主辦視圖中查看和創(chuàng)建采購合同，需要編制項目信息、乙方信息、合同條款、采購物料明細、文件交付時間表、可靠性要求、合同構成文件清單以及交貨時間表。制式采購合同中的部分內(nèi)容，在沒有特殊情況時一般為固定內(nèi)容，例如甲方信息和部分固定條款，此部分內(nèi)容系統(tǒng)會自動填入默認信息，以便節(jié)省采購員編制合同的時間，采購員也可對此部分內(nèi)容進行調(diào)整。

保存后，采購員可以將采購合同提交后進入審批流程，或繼續(xù)編輯合同。

2.2? 采購合同的審批過程

系統(tǒng)審批流程如圖1所示，審批節(jié)點包括：（1）采購員編制采購合同，然后提交進入審批流程;（2）采購主管審核合同條款;（3）采購部總監(jiān)審批合同條款，并填寫采購合同預算;（4）財務部審核合同條款及預算;（5）項目領導審批，包括項目經(jīng)理、項目部部長、總監(jiān)對合同內(nèi)容進行審批;（6）財務部部長審批合同條款及預算;（7）董事長和總經(jīng)理審批，同意后，電子版采購合同將顯示董事長和總經(jīng)理的電子簽章;（8）采購員發(fā)布合同，此時可以打印出帶有董事長和總經(jīng)理電子簽章的紙質(zhì)合同，之后將帶有乙方簽字蓋章的紙質(zhì)合同掃描成電子版文件，上傳到公司內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)中，結束流程。

在審批過程中，審批人同意可直接點擊Submit按鈕確認提交流程，進入下一個流程節(jié)點。審批人不同意時，需要填寫不同意的原因或建議，并選擇將流程回退至初始流程節(jié)點，點擊Submit按鈕確認提交。申請人會看到被回退的采購合同，修改之后可以重新提交進入審批流程，或者申請人也可以將采購合同直接作廢。

為了方便用戶查詢和辦理采購合同審批，該系統(tǒng)提供待辦、主辦及已辦視圖。待辦視圖中僅顯示需要當前用戶審批的采購合同;主辦視圖僅顯示由當前用戶創(chuàng)建的采購合同，用戶可通過該視圖創(chuàng)建或者維護采購合同;已辦視圖則顯示當前用戶已經(jīng)審批過的采購合同。

在審批過程中，流程每到一個節(jié)點，系統(tǒng)會自動發(fā)送Notes郵件提醒審批人有需要辦理的采購合同。申請人或審批人在確認提交后，可以撤回下一步流程節(jié)點的審批人還未辦理的采購合同，修改后重新提交[2]。

2.3? 合同預算統(tǒng)計

審批采購合同，除審批合同內(nèi)容之外，還需要審批合同預算，所以采購總監(jiān)在審批合同時，需要填寫合同預算信息，系統(tǒng)會自動統(tǒng)計相同項目下相同預算被使用的金額總和，得出結果是否超出預算，為后續(xù)預算相關審批節(jié)點的審批人提供判斷依據(jù)。

2.4? 電子簽章

經(jīng)過董事長和總經(jīng)理審批通過后的采購合同，電子版采購合同會顯示出對應的電子簽章，打印成紙質(zhì)合同時，免去了董事長和總經(jīng)理在系統(tǒng)中審批后還要在紙質(zhì)合同上再次簽字的麻煩。

2.5? 電子版采購合同瀏覽

由于用戶在系統(tǒng)中所填寫的電子表單與最終形成的紙質(zhì)合同版式存在差異，所以增加了電子版采購合同瀏覽功能，用戶在系統(tǒng)中填寫采購合同電子表單并保存后，可以通過電子版采購合同瀏覽功能查看合同的最終版式，并且可以導出PDF文件。

2.6? 打印紙質(zhì)合同

采購合同在公司內(nèi)部完成審批流程后，可以通過電子版采購合同瀏覽功能打印出紙質(zhì)合同，交給乙方簽字蓋章。

2.7? 合同基礎信息維護

在采購合同審批管理系統(tǒng)中，為了方便用戶編制合同，提高效率的同時規(guī)范編制內(nèi)容，增加了項目維護表、供應商信息維護表、合同基礎信息維護表。這些維護表信息會在用戶編制合同時提供統(tǒng)一規(guī)范的可選項，和一些默認的合同固定條款信息，用戶通過選擇選項的方式編制采購合同，能夠避免人工錄入可能帶來的錯誤，節(jié)省校稿時間，并且使合同內(nèi)容更規(guī)范。

2.8? 形成各類統(tǒng)計報表

該系統(tǒng)還為各個角色的用戶提供了形式多樣的報表數(shù)據(jù)，例如項目總成本匯總報表。

3? ? 結語

采購合同審批發(fā)布管理系統(tǒng)使采購合同標準化、制式化，提高了采購合同的編制和審批效率，提高了工作效率，節(jié)省了公司的人力物力，減少人為因素導致的錯誤發(fā)生概率。該系統(tǒng)可以實現(xiàn)無紙化辦公的目的。該系統(tǒng)有根據(jù)用戶角色來限制顯示采購合同內(nèi)容的功能，降低了信息泄露的可能性[3]。自動化流程、數(shù)據(jù)庫集成、各類表單查詢功能提高了決策能力。

該軟件已經(jīng)在公司內(nèi)網(wǎng)運行使用，目前因相關部門組織機構和保密級別的變更，仍在持續(xù)更新。該軟件申請了計算機軟件著作權，并已獲得證書。

[參考文獻]

[1]范玉順，吳澄.工作流管理技術研究與產(chǎn)品現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢[J].計算機集成制造系統(tǒng)，2000（1）：1-7.

[2]劉任杰.文件外發(fā)審批在OA系統(tǒng)上的實現(xiàn)[J].吉林鐵道，2015（2）：56-57.

[3]史紅霞，金穎.基于B/S的辦公自動化系統(tǒng)安全技術研究[J].計算機工程，2005（S1）：93-95.

（編輯 王永超）

Design and implementation of intranet purchase contract approval

and release management system

Wang Yufei

（Changchun Bombardier Railway Vehicles Co.， Ltd.， Changchun 130062， China）

Abstract：Procurement contract approval and release management system is a management system based on workflow technology. An electronic system for managing procurement contracts implemented on the companys OA system. It can edit， approve， publish， generate PDF files and inquire electronic purchase contract in the system. Relevant functional departments operate and view procurement contract information in the system， which can save company resources and improve the efficiency of process execution. The system can be applied to all existing and future projects of the company.

Key words：intranet; workflow technology; process for approval