試論基于大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)方略

李篤

摘要：信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理的重要趨勢和方向，通過有效開展檔案信息化建設(shè)工作，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理水平和運(yùn)用水平的提升，促進(jìn)檔案價值的全面發(fā)揮。尤其是近年來隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的產(chǎn)生，企業(yè)檔案管理面臨著更大的機(jī)遇，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極對大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，更好地對檔案信息進(jìn)行搜集，提升檔案管理的有效性。文章分析了大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性，總結(jié)現(xiàn)有情況下企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中面臨的問題，并提出一系列完善措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);企業(yè)檔案;信息化建設(shè);措施

中圖分類號：TP311? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）21-0203-02

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識碼（OSID）：

近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，一系列新技術(shù)不斷涌現(xiàn)出來，包括大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等，推動了信息流通，也為企業(yè)更好地開展工作提供了便利。在這種背景下，企業(yè)檔案工作亟待進(jìn)行轉(zhuǎn)型，要突破原有的限制，提升檔案收集、管理、保存的效果，這就需要將新技術(shù)引入進(jìn)來，使大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)揮更大的助推力。具體可以從如下幾個方面入手開展檔案信息化建設(shè)：創(chuàng)新檔案管理體制;優(yōu)化檔案管理模式;充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新檔案工作;保障檔案信息安全。

1 大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 提升企業(yè)綜合競爭力的需要

在新時代下，我國市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不斷提升，企業(yè)所面臨的市場競爭也更為激烈，要想在激烈的競爭中得以生存，企業(yè)就必須注重內(nèi)部管理，根據(jù)市場情況制定科學(xué)的戰(zhàn)略規(guī)劃。檔案信息作為企業(yè)中的重要信息，不僅反映了企業(yè)的發(fā)展歷程，而且對企業(yè)各個時期的發(fā)展情況進(jìn)行了詳細(xì)記錄，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通過有效對檔案信息進(jìn)行分析和觀察，能夠總結(jié)企業(yè)的發(fā)展變化，明確企業(yè)的發(fā)展前景，從而制定更為科學(xué)的決策規(guī)劃。在傳統(tǒng)模式下，企業(yè)檔案管理采用的是手工模式，難以實現(xiàn)信息化管理，管理者對紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行整理和保管，這樣企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要想詳細(xì)分析每個時期的檔案資料往往需要花費較長的時間去尋找，不僅效率低下，而且所保存的檔案信息缺乏連貫性，難以發(fā)揮有利作用。而通過信息化檔案管理的開展，則能夠借助于計算機(jī)對檔案進(jìn)行搜索，提升效率的同時，還可以提升信息的完整性，從而能夠促進(jìn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做決策，推動企業(yè)綜合競爭力的提升。

1.2 是完善企業(yè)內(nèi)部管理的重要途徑

企業(yè)檔案信息作為企業(yè)發(fā)展過程中不可或缺的資料信息，是對企業(yè)整體運(yùn)行情況的反應(yīng)和體現(xiàn)，在大數(shù)據(jù)時代下有效對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠使檔案管理者更好地運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開展檔案管理工作，實現(xiàn)檔案信息的細(xì)化保存與管理，如此能夠為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更好地運(yùn)用檔案信息提供便利。例如，檔案管理者可以將每個部門的檔案信息進(jìn)行分類保存，或者對信息進(jìn)行篩選、記錄等，詳細(xì)對部門的情況進(jìn)行體現(xiàn)，這樣企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠通過不同時期的檔案信息對部門情況進(jìn)行了解，并系統(tǒng)分析情況制定科學(xué)的部門發(fā)展規(guī)劃、部門管理制度等，從而能夠推動內(nèi)部管理的健全與完善。詳細(xì)來看，企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要做好六個方面的工作（如下圖1），只有做好這六項工作，才能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部管理工作的有效開展發(fā)揮有利作用。

2 大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案信息化建設(shè)面臨的問題

2.1 檔案制度落后，難以適應(yīng)新形勢

當(dāng)前很多企業(yè)雖然開展了檔案信息化建設(shè)工作，也引入了對應(yīng)的信息化系統(tǒng)，但是所運(yùn)用的檔案制度依然是原有的，這些制度內(nèi)容缺乏操作性，與現(xiàn)有情況下企業(yè)的運(yùn)行情況不相符，所以難以發(fā)揮有利作用，亟待進(jìn)行完善。在這種傳統(tǒng)制度下企業(yè)檔案工作的開展也受到了影響，如缺乏明確的參考依據(jù)，檔案工作存在混亂現(xiàn)象，檔案工作者的行為難以統(tǒng)一與規(guī)范，檔案信息較為混亂等?？梢哉f制度是工作開展的依據(jù)，在企業(yè)檔案工作日益發(fā)揮重要作用的大背景下，企業(yè)必須對檔案管理制度進(jìn)行完善和創(chuàng)新，如此才能夠為檔案管理效用的提升奠定基礎(chǔ)，切實使檔案工作發(fā)揮更好的作用。

2.3 大數(shù)據(jù)技術(shù)難以得到充分運(yùn)用

企業(yè)檔案管理工作是一項重要的工作，大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用雖然能夠提升檔案管理的效果，但是因為大數(shù)據(jù)技術(shù)是一種與互聯(lián)網(wǎng)有關(guān)的技術(shù)，涉及檔案管理者計算機(jī)能力、水平等的高低，而現(xiàn)有情況下企業(yè)檔案管理者普遍存在大數(shù)據(jù)技術(shù)不高的問題，所以大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的作用難以得到全面發(fā)揮。例如，很多企業(yè)僅僅是運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開展檔案信息搜集工作，并沒有將其運(yùn)用到檔案信息整理與管理整個過程中。加之企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用不夠注重，難以為企業(yè)檔案工作者系統(tǒng)培訓(xùn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，也影響了檔案工作者大數(shù)據(jù)技能的提升，亟待對這一問題進(jìn)行解決。

2.3 檔案信息安全難以得到保障

大數(shù)據(jù)時代為企業(yè)檔案工作的開展帶來了便利，但是也加劇了檔案工作的風(fēng)險，因為大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案信息化建設(shè)與互聯(lián)網(wǎng)緊密相關(guān)，而互聯(lián)網(wǎng)又具有開放性、共享性等特征，所以很容易導(dǎo)致檔案信息被泄露，信息安全面臨著威脅。通常來看，企業(yè)檔案信息是企業(yè)發(fā)展的重要信息，甚至一些信息涉及企業(yè)的機(jī)密，一旦被不法人員所盜取，會為企業(yè)帶來極大的損失，所以企業(yè)應(yīng)當(dāng)注重檔案信息的安全管理。但是顯然當(dāng)前我國很多企業(yè)并沒有做好檔案信息安全管理工作，檔案工作者以及其他職工普遍存在安全意識淡薄的問題。

3 大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案信息化建設(shè)的措施

3.1 創(chuàng)新檔案管理體制，優(yōu)化檔案管理模式

首先，要對企業(yè)檔案管理體制進(jìn)行完善和健全，明確企業(yè)檔案部門為檔案信息化建設(shè)的主要部門，構(gòu)建檔案部門與其他各個部門之間的溝通機(jī)制，做好職責(zé)的劃分，對各個部門的工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和分配。其次，對原有的檔案管理制度和體系進(jìn)行規(guī)范，結(jié)合現(xiàn)實情況制定數(shù)據(jù)處理、電子文件處理辦法，使各項檔案信息得到標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時還要對數(shù)據(jù)、電子文件等的歸檔范圍進(jìn)行明確，確定保管條件，確保檔案信息有效、長期可讀。最后，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)綜合數(shù)字檔案室建設(shè)，使檔案管理工作與企業(yè)生產(chǎn)、業(yè)務(wù)、行政管理等數(shù)據(jù)的全面對接，使各類數(shù)據(jù)信息都能夠在線運(yùn)用，實現(xiàn)全程管理。具體來看，構(gòu)建大數(shù)據(jù)綜合檔案室要對原有的檔案收集、管理模式等進(jìn)行改變，要將企業(yè)各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)作為檔案管理對象，并將不同類型、不同載體等的檔案信息都納入管理范圍內(nèi)，切實使檔案部門成為大數(shù)據(jù)綜合檔案信息部門。這就需要對原有的檔案信息搜集系統(tǒng)進(jìn)行變革，打通檔案部門與其他部門的聯(lián)系，構(gòu)建信息化管理七大平臺（如圖2）。同時，檔案工作者還要走出本部門，深入到企業(yè)的各個運(yùn)行環(huán)節(jié)，對各個層面的信息進(jìn)行調(diào)研，以掌握更為全面的信息。

3.2 充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新檔案工作

第一，在檔案編研中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。隨著企業(yè)的快速發(fā)展，原有的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)表現(xiàn)出較大的滯后性，難以滿足現(xiàn)實需求，而依托網(wǎng)絡(luò)平臺以及計算機(jī)技術(shù)開發(fā)的新型檔案編研出版物將會成為企業(yè)管理者的新寵，比如數(shù)字期刊、手機(jī)報紙、電子圖書等。因此企業(yè)檔案工作者應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行科學(xué)整理與保存，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供更多有用的信息。第二，在檔案推送中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。檔案工作者要主動對大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，提取企業(yè)運(yùn)行中的有用信息，并將其分類保存下來，同時還可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析各位企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的需求，精準(zhǔn)為他們推送檔案信息，比如可以采用郵件推送的方式、專題匯編推送的方式等，更好地發(fā)揮自身的職能。

3.3 保障檔案信息安全

第一，企業(yè)要加強(qiáng)安全管理有關(guān)的宣傳。要定期或不定期為企業(yè)各個部門的人員尤其是檔案工作者宣傳安全管理知識，使他們認(rèn)識到安全管理的重要性，積極主動參與到檔案信息保密過程中，并做好網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險防范。第二，以動態(tài)密碼的形式設(shè)置文件收發(fā)密碼。如檔案工作者可以將電子文件上傳到企業(yè)公有文件存儲平臺中，而企業(yè)安排專人對平臺進(jìn)行管理，保存文件動態(tài)密碼，如果有人要用這些檔案文件，那么要向管理者申請動態(tài)密碼，在得到動態(tài)密碼之后才能夠打開文件。如此一方面能夠降低文件傳輸風(fēng)險，另一方面還能夠降低密碼外泄的概率，為檔案信息安全保駕護(hù)航。第三，規(guī)定企業(yè)檔案工作者要對電子檔案信息進(jìn)行備份，所有信息都要至少雙份保存，避免因為信息丟失而對企業(yè)發(fā)展帶來不利影響，最大限度地降低安全風(fēng)險。

3.4 構(gòu)建共享系統(tǒng)，促進(jìn)檔案信息的流通

企業(yè)檔案信息化建設(shè)的作用并非僅僅在于提升檔案管理的效率，還在于促進(jìn)檔案信息資源的流通，提升檔案信息的使用效果。所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建共享系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案部門與其他各個部門之間的溝通與聯(lián)系，為檔案信息流通提供更好的條件。具體來看，企業(yè)應(yīng)當(dāng)借助于互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建相互之間的溝通平臺，可以單獨構(gòu)建檔案平臺，也可以將當(dāng)前各個部門所運(yùn)用的系統(tǒng)進(jìn)行聯(lián)系，并在主系統(tǒng)中設(shè)置檔案信息模塊，這樣一方面檔案管理者可以通過系統(tǒng)更好地對檔案信息進(jìn)行搜集，另一方面企業(yè)職工可以通過入口獲取自身需要的檔案信息，更好地開展工作，檔案信息的使用效率得以全面提升。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)技術(shù)為企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供了有利條件，能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升，并推動企業(yè)持續(xù)發(fā)展。但是當(dāng)前我國企業(yè)普遍存在檔案管理信息化建設(shè)水平不高的問題，具體表現(xiàn)在檔案制度落后，難以適應(yīng)新形勢、大數(shù)據(jù)技術(shù)無法得到充分運(yùn)用以及檔案信息安全管理水平不高等方面，文章提出的一系列措施希望為相關(guān)人員提供一些參考，詳細(xì)隨著新技術(shù)普及度的不斷提升，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的水平也將不斷提升。

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【通聯(lián)編輯：唐一東】