檔案管理從信息管理到數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型機(jī)制與策略探討

鄧華云

摘要：檔案管理可以為各項工作的實施提供重要的信息數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，是一項非常重要的工作。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及應(yīng)用，檔案管理工作正在進(jìn)行積極轉(zhuǎn)型，從原來的信息管理向數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)變。檔案管理工作轉(zhuǎn)型機(jī)制的實現(xiàn)與新時期檔案管理環(huán)境、檔案管理主客體變化以及檔案管理理論的優(yōu)化提升等因素有著密切聯(lián)系，作為檔案管理相關(guān)部門，要重視做好檔案管理的相關(guān)工作，從管理模態(tài)、數(shù)據(jù)管理權(quán)責(zé)以及管理工作人員等三方面采取行動，助力檔案管理從信息管理向數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息管理;數(shù)據(jù)管理;轉(zhuǎn)型機(jī)制

前言

檔案管理工作事關(guān)各種數(shù)據(jù)的保存和調(diào)用。在傳統(tǒng)檔案管理工作實踐中，考慮到數(shù)據(jù)信息的多樣化，為了能夠節(jié)約信息保存的空間，提升信息保存的時效，往往會對數(shù)據(jù)作出相應(yīng)的處理之后再進(jìn)行保存。這種帶有較強(qiáng)目的性的檔案管理方式側(cè)重于信息的實用性。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，數(shù)據(jù)的數(shù)量、種類得到了極大的豐富，人為對數(shù)據(jù)作出相應(yīng)的處理再進(jìn)行保存的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作發(fā)展需要，在“共享”理念的影響下，人們愈發(fā)重視對數(shù)據(jù)客觀性的保護(hù)。檔案管理環(huán)境的新變革以及管理主客體的新變化等因素，都在不斷推動著檔案管理工作從信息管理向數(shù)據(jù)管理方向的轉(zhuǎn)型。檔案管理機(jī)制的轉(zhuǎn)變，也是檔案管理工作自身發(fā)展提升的必由之路，是大數(shù)據(jù)推動的必然結(jié)果。作為檔案管理相關(guān)部門，要重視檔案從信息管理向數(shù)據(jù)管理方向的轉(zhuǎn)變，并采取行之有效的措施，提升現(xiàn)階段檔案管理工作機(jī)制的轉(zhuǎn)型成效。

一、檔案管理從信息管理到數(shù)據(jù)管理的必然性

（一）大數(shù)據(jù)時代開啟了檔案管理工作從信息管理向數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型

互聯(lián)網(wǎng)與計算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，為我們開啟了大數(shù)據(jù)時代，在此時代下各類技術(shù)在功能上實現(xiàn)了融合互通，讓更多人能夠享受計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的便利。而在此過程中，也不斷增加著互聯(lián)網(wǎng)空間內(nèi)的數(shù)據(jù)量，要實現(xiàn)這些數(shù)據(jù)的良好處理，將數(shù)據(jù)的應(yīng)有價值充分發(fā)揮出來，就須依賴一種具有流程優(yōu)化力更好、更強(qiáng)洞察力、更佳決策力的數(shù)據(jù)處理模式。[1]此種處理模式即大數(shù)據(jù)技術(shù)處理模式。大數(shù)據(jù)技術(shù)的誕生及發(fā)展，使整個社會的數(shù)據(jù)處理方式得以轉(zhuǎn)變。從本質(zhì)上講，檔案管理就是一項管理數(shù)據(jù)的工作。因此，轉(zhuǎn)型升級原有的檔案管理工作，使信息管理逐步轉(zhuǎn)型為數(shù)據(jù)管理就顯得至關(guān)重要。

（二）檔案管理工作自我變革提升的內(nèi)在要求

檔案管理工作自身也在不斷發(fā)展變化著。傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息存儲方式存在諸多弊端，已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)下高速發(fā)展的信息化管理要求，檔案管理機(jī)構(gòu)為了推動自身工作質(zhì)量的提升，緊跟時代發(fā)展潮流，引入新的管理理念和管理技術(shù)，并逐步構(gòu)建了檔案線上管理系統(tǒng)，這為檔案數(shù)據(jù)化管理模式的實現(xiàn)提供了重要的技術(shù)基礎(chǔ)。由此可見，檔案管理從信息管理向數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型也是檔案管理工作自我變革提升的內(nèi)在要求。

（三）對檔案管理有效性需要進(jìn)一步提升

檔案管理自身雖不能創(chuàng)造物質(zhì)財富，但其對于機(jī)構(gòu)組織核心價值和財富的維護(hù)，起著不可或缺的作用，其屬于政治性、服務(wù)性與管理性的工作。過去，受限于技術(shù)水平，檔案管理有效性較差，實際工作中常常受到種種限制。然而，檔案管理的有效性，直接關(guān)系著組織正常運行以及核心競爭力的提升。這就促使眾多單位及部門，在檔案管理工作上投入更多財力、人力，以實現(xiàn)檔案管理有效性的提升。依托升級技術(shù)，能夠進(jìn)一步延長數(shù)據(jù)資源的生命周期，大數(shù)據(jù)浪潮的到來，給檔案管理工作提供了技術(shù)升級的契機(jī)與思路。檔案管理能夠依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，完成生態(tài)性的升級，例如，智慧工程、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)均能使檔案數(shù)據(jù)的長期保存及利用得以實現(xiàn)，使檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的廣度得以拓展，有助于對檔案數(shù)據(jù)價值的進(jìn)一步挖掘與利用。

二、檔案管理從信息管理向數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)型的可行性

（一）檔案管理環(huán)境迎來新變革

2015年國務(wù)院印發(fā)《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》，并在該文件中明確提出了要深入發(fā)展大數(shù)據(jù)推廣應(yīng)用的要求，2016年的《“十三五”國家戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃》以及2017年、2018年的政府工作報告等文件都將大數(shù)據(jù)寫入了政策規(guī)劃之中。[2]由此可見，國家在政策方針上特別重視大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展。在這樣一種大環(huán)境下，檔案管理工作也迎來了新的發(fā)展變革要求，那就是需要逐步引入大數(shù)據(jù)庫技術(shù)，推動檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型。檔案管理要逐步從信息管理這種目的性較強(qiáng)的管理模式走向數(shù)據(jù)化管理模式，提升檔案管理工作的水平與成效。

（二）檔案管理主客體發(fā)生變化

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的主客體發(fā)生了變化。檔案管理的主體正在逐步適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展思維，其管理運營模式正在逐步融入大數(shù)據(jù)技術(shù)因素，并根據(jù)檔案管理工作現(xiàn)實需求，構(gòu)建了相應(yīng)的線上管理平臺。在檔案管理客體上，信息由原來的紙質(zhì)文件逐步向電子檔案轉(zhuǎn)變。檔案管理主客體的數(shù)字化程度得到了大幅度提升，為檔案管理的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型奠定了重要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。相較于原來紙質(zhì)數(shù)據(jù)形式，數(shù)字化的數(shù)據(jù)在錄入和管理上將會更加靈活便利，有助于檔案數(shù)據(jù)錄入管理工作效率的提升。

（三）檔案管理理論不斷優(yōu)化提升

在大數(shù)據(jù)時代，諸多學(xué)者將研究的重點逐步轉(zhuǎn)向大數(shù)據(jù)對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展各方面所帶來的重要影響等問題，并取得了較為豐富的研究成果。這些有關(guān)大數(shù)據(jù)的研究成果，在一定程度上引起了檔案管理工作機(jī)構(gòu)的重視，再加上檔案管理工作經(jīng)驗的積累以及大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作所提出的發(fā)展新要求，都在不斷推動著檔案管理工作向著數(shù)據(jù)化管理方向發(fā)展。理論研究成果為檔案數(shù)據(jù)化管理工作的實施提供了重要的理論基礎(chǔ)，推動檔案數(shù)據(jù)化管理工作實踐不斷優(yōu)化與提升。

三、檔案管理從信息管理到數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型機(jī)制

（一）營造更加生態(tài)化的管理模態(tài)

生態(tài)化管理模態(tài)，屬于一種追求資源循環(huán)式、長期化應(yīng)用的管理理念，可以將之理解為“共同化”管理。信息與數(shù)據(jù)存在明顯差異，信息屬于出于某種目的而被處理的一種數(shù)據(jù)，而數(shù)據(jù)則是指記錄客觀事件的符號。也就是說，“目的性”會影響到信息的應(yīng)用范圍，但數(shù)據(jù)則不受影響。在信息化管理檔案的時候，基本上檔案信息只能給較為固定的工作目的提供服務(wù)，不能取得較為理想的應(yīng)用效果。倘若借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，轉(zhuǎn)型為檔案數(shù)據(jù)化管理，則能在很大程度上拓展檔案信息的應(yīng)用范圍。如果檔案數(shù)據(jù)各個部門均可實現(xiàn)“共生演化”應(yīng)用，更能有效發(fā)揮出檔案數(shù)據(jù)的潛在價值。同時，組織內(nèi)部自動化辦公流程的構(gòu)建，可以飛躍式提升檔案數(shù)據(jù)管理的質(zhì)量。所以，著手生態(tài)化管理模態(tài)的構(gòu)建，是推動檔案管理轉(zhuǎn)型為數(shù)據(jù)管理的第一步。

（二）明確并約束好數(shù)據(jù)管理權(quán)責(zé)

在優(yōu)化了管理模態(tài)之后，須著手轉(zhuǎn)型管理邏輯。在檔案信息化管理的階段，更多時候僅追求“電子檔案”的實現(xiàn)及保存，因此，就可用性層面而言，其上升空間仍較大。過去檔案信息化管理中最突出的問題，是僅通過電子版的形式，將實體化的檔案錄入到計算機(jī)，使檔案管理的安全性得到提升[3]，但檔案的調(diào)取與存入流程和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理沒有太大差異。檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制的構(gòu)建，大大改善了檔案的存入、調(diào)取與使用流程，但檔案應(yīng)用渠道與端口都相應(yīng)增加，提高了交互條件的復(fù)雜性，使檔案數(shù)據(jù)管理及治理更為困難。所以，為了更充分實現(xiàn)管理邏輯，確保檔案數(shù)據(jù)足夠安全，明確和約束好數(shù)據(jù)管理權(quán)責(zé)，便是推動檔案管理數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的第二步。

（三）打造“本職+技術(shù)”的全新人員結(jié)構(gòu)

相較于信息管理，數(shù)據(jù)管理的技術(shù)明顯變得更為復(fù)雜。而要將大數(shù)據(jù)的技術(shù)優(yōu)勢更大程度發(fā)揮出來，既要對大數(shù)據(jù)技術(shù)足夠了解，又要做好一系列工作，如優(yōu)化更新數(shù)據(jù)共享的安全效率體系、定期減少數(shù)據(jù)冗余、加強(qiáng)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理等。所以，我們要清楚認(rèn)識到檔案管理向數(shù)據(jù)化管理轉(zhuǎn)型后，技術(shù)維護(hù)和升級也將變得更為頻繁，包括安全控制、重構(gòu)數(shù)據(jù)庫、性能監(jiān)督、數(shù)據(jù)服務(wù)等。這就要求檔案管理部門不僅要完成好現(xiàn)有的工作任務(wù)，還要培養(yǎng)出有關(guān)大數(shù)據(jù)的專業(yè)技術(shù)人員，將相應(yīng)工作交由數(shù)據(jù)庫管理員去完成。[4]此外，檔案管理部門還需重視工作氛圍及人才結(jié)構(gòu)的持續(xù)優(yōu)化，以最大程度保證數(shù)據(jù)庫管理員和檔案管理專業(yè)人員在實際工作中能夠協(xié)調(diào)配合，提高工作質(zhì)量，助力檔案的數(shù)據(jù)化管理轉(zhuǎn)型。

四、檔案管理從信息管理到數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型策略

（一）構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)管理體系

具體而言，可結(jié)合檔案管理工作的實際需要，著手構(gòu)建一套檔案數(shù)據(jù)管理體系。此體系包含如下兩方面內(nèi)容：一是詳細(xì)劃分檔案數(shù)據(jù)管理的權(quán)責(zé)。明確檔案管理部門所有人員負(fù)責(zé)的工作范圍，確保不出現(xiàn)責(zé)任范圍交叉重疊的情況，并根據(jù)工作職責(zé)對相關(guān)人員進(jìn)行權(quán)責(zé)劃分、設(shè)立獎懲機(jī)制。在明確權(quán)責(zé)后，檔案數(shù)據(jù)化管理責(zé)任追溯變得更加可行，一旦檔案數(shù)據(jù)某些方面出現(xiàn)問題，能夠快速鎖定出問題的權(quán)責(zé)范圍，進(jìn)而進(jìn)行針對性的調(diào)查和糾錯，這有助于推動檔案數(shù)據(jù)管理體系的不斷完善與提升。[5]二是明確生態(tài)化管理模態(tài)下的工作標(biāo)準(zhǔn)。如明確檔案管理團(tuán)隊協(xié)作機(jī)制的具體成員，這些成員該如何展開團(tuán)隊合作;如何創(chuàng)設(shè)、補充、調(diào)取及應(yīng)用檔案信息;詳細(xì)規(guī)劃各個有關(guān)檔案應(yīng)用的步驟，確保能夠有效控制各個相關(guān)工作人員的行為;擁有相應(yīng)的政策規(guī)制去推動每一項工作任務(wù)的完成，推動檔案數(shù)據(jù)管理工作規(guī)范化。

（二）優(yōu)化數(shù)據(jù)管理技術(shù)

大數(shù)據(jù)技術(shù)仍處在不斷提升優(yōu)化的階段，還未完全成型，這為檔案管理工作數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型發(fā)展也提供了較大的提升空間。所以，檔案管理也應(yīng)注重技術(shù)扶持力度與方式的持續(xù)改進(jìn)、優(yōu)化。對此，可就檔案管理新形式與服務(wù)對象展開交流，詢問其具體印象，通過提煉用戶所反饋的信息，找出當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)服務(wù)存在的不足，然后結(jié)合用戶的實際需求完成技術(shù)體系的優(yōu)化，以使工作人員將檔案資源的潛在價值更大程度挖掘出來。例如，對于檔案管理不具可視化功能的問題，可通過對大數(shù)據(jù)可視化技術(shù)的積極運用，更立體地呈現(xiàn)大量數(shù)據(jù)，進(jìn)而幫助工作人員更有效地認(rèn)知趨勢，提升對數(shù)據(jù)管理的理解程度，實現(xiàn)檔案管理部門整體工作效率及質(zhì)量的提升。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)管理人才

檔案向著數(shù)據(jù)化管理的方向轉(zhuǎn)型發(fā)展對人才提出了更高的要求，檔案管理工作人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識，還需要具備數(shù)據(jù)庫思維和實際操作應(yīng)用能力。基于此，檔案管理部門需要逐步引入專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)管理人才，完善檔案管理機(jī)構(gòu)人才結(jié)構(gòu)。除此之外，檔案管理機(jī)構(gòu)還要堅持做好針對性的培優(yōu)工作，對于已有的檔案管理工作人員要加強(qiáng)大數(shù)據(jù)理論及操作知識的培訓(xùn)工作;對于新引入的高素質(zhì)檔案數(shù)據(jù)管理人才，則要加強(qiáng)引導(dǎo)，在潛移默化中向其灌輸團(tuán)隊文化以及管理理念，提升這部分優(yōu)質(zhì)人才對工作崗位的向心力和忠誠度，激發(fā)他們的工作主動性和積極性。通過雙行并舉，推動檔案管理機(jī)構(gòu)整體人才素質(zhì)水平的提升，確保工作人員在檔案管理工作上與時俱進(jìn)，切實推動檔案管理工作向數(shù)據(jù)化管理的轉(zhuǎn)型發(fā)展。

結(jié)語

總之，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化管理，能夠顯著提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。檔案管理從信息管理到數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)型，是時代發(fā)展的要求和檔案管理工作自身提升發(fā)展的內(nèi)在需要。大數(shù)據(jù)時代下如何實現(xiàn)檔案管理的良好轉(zhuǎn)型，成為相關(guān)部門和人員所面臨的一個嚴(yán)峻課題。檔案管理部門與機(jī)構(gòu)應(yīng)對現(xiàn)有數(shù)據(jù)資源靈活、有效應(yīng)用，加強(qiáng)對管理體系、管理人員及技術(shù)支持的優(yōu)化建設(shè)，完成生態(tài)化的管理模態(tài)構(gòu)建，做好數(shù)據(jù)管理權(quán)責(zé)的良好規(guī)劃及約束，注重技術(shù)維護(hù)與升級體系的持續(xù)完善，推動檔案管理的有序轉(zhuǎn)型，從而實現(xiàn)檔案管理工作效率及質(zhì)量的顯著提升。

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責(zé)任編輯：詹花秀