優(yōu)化文物藏品檔案管理對博物館工作的重要性

劉艷萍

摘 要：在我國悠久的歷史中誕生了豐富璀璨的文化藝術(shù)。博物館是研究歷史、傳承文化的重要場所。在保護(hù)、宣傳、利用歷史文化藝術(shù)的過程中，博物館是十分重要的媒介。只有妥善管理博物館中的文物藏品，才有可能確保文物藏品的安全性和展覽陳列的高效率。文物藏品的檔案管理工作在博物館對文物藏品開展梳理、推動(dòng)文物資源的維護(hù)管理等工作中有著重要意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理;博物館;優(yōu)化

0 前言

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人民群眾文化水平的提高，博物館早已是我國文化輸出的重要部分，對我國文化發(fā)展具有重要的促進(jìn)作用。我國的博物館總數(shù)穩(wěn)居全球前列，藏品的數(shù)量更是不計(jì)其數(shù)，妥善管理博物館的文物藏品檔案是博物館管理方面的重要部分。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和大數(shù)據(jù)高速發(fā)展的今天，管理文物藏品檔案的方法多種多樣。盡管我國博物館文物藏品檔案的管理方法已有很大發(fā)展，可是依然存在很多管理方法上的問題，不利于文物信息的記錄和維護(hù)，也會(huì)影響文物藏品的安全性。博物館檔案管理工作對文物管理方法和博物館發(fā)展具有十分重要的作用，筆者在本文中提出了博物館文物檔案管理提升計(jì)劃及方案，致力于提高文物藏品檔案管理的工作質(zhì)量。

1 文物藏品檔案管理的具體內(nèi)容

1.1 文物藏品的歷史文獻(xiàn)

博物館中的文物藏品不但供人們參觀，還具有深厚的歷史價(jià)值，因?yàn)橄嚓P(guān)歷史資料的豐富會(huì)讓歷史研究更具有實(shí)際意義。在管理文物藏品的過程中，必須對文物有關(guān)的歷史文獻(xiàn)和實(shí)際信息開展收集和填補(bǔ)工作，而且要進(jìn)行科學(xué)的歸類和記錄，并統(tǒng)一管理。嚴(yán)格執(zhí)行這樣的工作流程才能夠?qū)崿F(xiàn)快速地對文物藏品進(jìn)行等級分類，及時(shí)登賬、著錄和進(jìn)庫，確保信息的詳細(xì)、有序。

1.2 文物藏品的評定記錄

評定記錄是文物藏品真實(shí)使用價(jià)值的重要憑據(jù)，必須對相關(guān)的評定記錄開展收集和梳理工作，并妥善保存相對應(yīng)的歷史文獻(xiàn)和評定的過程及結(jié)果。在開展檔案梳理的過程中，文物評定工作組的構(gòu)成人員應(yīng)具備專業(yè)能力，才可以確保評定和審批的過程中更具專業(yè)性，評定工作人員在評定審批的過程時(shí)要秉持技術(shù)專業(yè)核心理念，嚴(yán)格執(zhí)行自身崗位職責(zé)，對文物的時(shí)代、真假、級別等進(jìn)行詳盡記錄。管理者需將這些信息分類整理后進(jìn)行檔案歸檔。

1.3 文物藏品檔案管理記錄

文物藏品進(jìn)庫以后必須進(jìn)行相對應(yīng)的管理檔案記錄。文物藏品在入館以后，必須嚴(yán)格依照有關(guān)要求開展維護(hù)和修補(bǔ)工作，還要按時(shí)維護(hù)文物藏品，文物所需的特殊溫度和環(huán)境濕度等信息都需要詳細(xì)地記錄下來。工作人員在維護(hù)文物時(shí)需要備案，確保文物藏品的安全，一旦發(fā)生文物毀壞的狀況要立即匯報(bào)、及時(shí)采取措施。

2 博物館文物藏品檔案管理存在的不足

2.1 檔案管理缺乏新技術(shù)應(yīng)用

檔案管理的工作中，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用可以大大提高檔案管理的質(zhì)量和效率。可是現(xiàn)階段許多博物館的檔案管理工作中并沒有應(yīng)用這些先進(jìn)技術(shù)，仍然選用傳統(tǒng)的文物檔案管理方式，達(dá)不到網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對文物檔案管理的要求。缺乏對新技術(shù)的應(yīng)用會(huì)影響到檔案管理工作的總體實(shí)際效果和品質(zhì)，不利于對文物藏品的檔案信息進(jìn)行更精確的歸類和更有效的管理。

2.2 管理機(jī)制不全

外部環(huán)境對文物藏品檔案的管理方面影響很大，針對我國情況分析，文物藏品檔案管理存在下列三個(gè)方面的問題：首先，沒有創(chuàng)建專業(yè)、系統(tǒng)的文物藏品檔案管理機(jī)構(gòu)?，F(xiàn)如今全國各地相繼建立了5000多家博物館，各個(gè)博物館中的藏品總數(shù)也在不斷增加。管理方面均由各地政府承擔(dān)，這種模式在文物維護(hù)工作中產(chǎn)生了阻礙，沒有技術(shù)專業(yè)的文物藏品檔案管理機(jī)構(gòu)就無法創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)的文物藏品檔案。其次，絕大多數(shù)博物館是非營利組織，這使博物館的運(yùn)營資金基本依靠政府部門撥款，這讓部分博物館的維護(hù)保養(yǎng)管理方面無法全方位進(jìn)行，也造成文物藏品檔案管理工作無法順利進(jìn)行，這是博物館文物藏品檔案管理工作上的較大阻礙。最后，每一個(gè)博物館的標(biāo)準(zhǔn)不一樣。相比于大中型博物館，中小型博物館由于藏品少或是藏品價(jià)值不高等原因不被重視，造成博物館針對文物藏品檔案的管理方面也欠缺足夠的重視與技術(shù)、服務(wù)支持，不利于文物藏品檔案的創(chuàng)建和管理。

2.3 外部管理工作不足

文物藏品檔案管理在外部管理方面存有下列問題：首先，復(fù)合型人才的缺少。除了大中型博物館具有技術(shù)專業(yè)的文物藏品檔案管理工作人員以外，絕大多數(shù)博物館都缺乏相關(guān)的專業(yè)工作人員，甚至許多博物館文物藏品的評定、備案、修復(fù)等工作全是由一個(gè)人承擔(dān)，這也嚴(yán)重阻礙了文物藏品檔案管理工作的順利開展。其次，文物藏品初始原材料搜集不詳細(xì)。由于沒有統(tǒng)一的原始材料，在搜集材料的過程中常常草率收場，過于簡單化工作內(nèi)容。這違反了博物館藏品管理相關(guān)條例的要求，使文物藏品的原始材料太過簡易，無法產(chǎn)生合理的數(shù)據(jù)信息收集，對文物藏品檔案管理工作導(dǎo)致了負(fù)面影響。最后，文物藏品檔案沒有標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的規(guī)范，全國各地博物館的文物藏品檔案質(zhì)量差別非常大，有的內(nèi)容詳盡、事實(shí)論據(jù)充足，有的原始材料簡易，這導(dǎo)致各館之間無法共享資源，進(jìn)行溝通交流和參考。而評定規(guī)范的內(nèi)容主要是架構(gòu)和文件格式，沒有規(guī)范的架構(gòu)和文件格式，也讓文物藏品檔案的管理工作無法進(jìn)展順利。

2.4 文物檔案利用率仍需提高

文物檔案利用率需要得到提高，博物館應(yīng)對檔案信息的智能化、信息化進(jìn)行分析利用。雖然絕大多數(shù)博物館在發(fā)展過程中都創(chuàng)建了官方網(wǎng)站等信息溝通交流和推廣的系統(tǒng)服務(wù)平臺，但發(fā)展現(xiàn)況和執(zhí)行的實(shí)際效果沒有達(dá)到預(yù)估的總體目標(biāo)。大多數(shù)基層博物館的網(wǎng)址信息量不夠、內(nèi)容不足、方位不全，一般是對博物館的詳細(xì)介紹，或是對某些文物或展覽的介紹等。網(wǎng)站建設(shè)過于傳統(tǒng)，欠缺對大眾的吸引力，無法激發(fā)人們的興趣，影響了參觀頻次，點(diǎn)擊訪問量也較低，無法充分發(fā)揮出文物檔案信息資源的使用價(jià)值。

3 博物館文物檔案管理提升計(jì)劃方案

3.1 創(chuàng)建翔實(shí)細(xì)致的文物藏品檔案

博物館的工作人員在對文物藏品開展原始建冊時(shí)，理應(yīng)在一開始就對文物藏品的有關(guān)信息進(jìn)行詳盡的記錄，為檔案的管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。在文物藏品建冊過程中，要依照我國文物藏品建冊的規(guī)范和統(tǒng)一序號開展建冊工作，才能確保文物藏品信息的一致性和全國各地博物館文物藏品建冊序號的統(tǒng)一性，便于文物藏品開展配制和展覽。博物館中文物藏品的得到方式一般有征選、捐助、挖掘等幾類，針對不同方式入館的文物都需要詳細(xì)記錄，才能便于以后開展管理工作，另外也為后續(xù)進(jìn)行文物的科學(xué)研究工作奠定基礎(chǔ)。

3.2 健全嚴(yán)格的文物藏品管理方案

博物館中的文物管理涉及好幾個(gè)行業(yè)，在管理文物的過程中涉及很多必須進(jìn)行記錄的內(nèi)容，評定記錄、收藏記錄、等級劃分、拓片、檢測報(bào)告等都是文物藏品檔案管理信息的重要部分。在管理檔案的過程中要健全文物藏品管理方案，根據(jù)管理方法對文物進(jìn)行合理統(tǒng)籌。管理方案的創(chuàng)建可以確保檔案管理工作人員和實(shí)際操作工作人員在管理方法和實(shí)際操作的過程中進(jìn)行合理規(guī)劃，避免錯(cuò)誤操作，更能降低管理時(shí)的主觀性、隨機(jī)性。文物藏品管理方案還可以進(jìn)一步應(yīng)用信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)科技，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

3.3 建立合理的人員及設(shè)備配置

在檔案管理優(yōu)秀人才缺少的問題上，博物館要及時(shí)將工作人員配置匯報(bào)至上級領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)構(gòu)，同時(shí)積極招募文物檔案管理專業(yè)的優(yōu)秀人才。

在維護(hù)設(shè)備儀器的工作中，應(yīng)當(dāng)完成對文物存放工作及相對的檔案管理要求，防止文物由于儲放環(huán)境問題發(fā)生損害。文物檔案管理工作還必須在組織架構(gòu)方面開展精細(xì)化管理。過去針對文物類型的區(qū)別不夠精確，大、中型器皿和小物件雜類等類型諸多，所需檔案管理工作人員總數(shù)繁雜，無法進(jìn)行合理的工作人員配置和調(diào)節(jié)，要在檔案核查及其排查效率上達(dá)到新規(guī)范、新高度，才能進(jìn)一步完善管理方法。

3.4 按時(shí)對管理者開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)

檔案管理工作人員的工作能力對檔案管理的整體質(zhì)量有重要影響，因此在日常工作時(shí)要重視對管理者的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。在學(xué)習(xí)培訓(xùn)的過程中要對檔案管理的方式、檔案管理核心理念以及信息技術(shù)的實(shí)際操作開展學(xué)習(xí)。另外，要重視提高檔案管理工作人員的技術(shù)專業(yè)管理能力和安全防范意識，降低因文物藏品檔案管理工作中的疏忽而導(dǎo)致的損失。

3.5 充分合理地運(yùn)用信息管理方法技術(shù)

信息技術(shù)可以大大地提高檔案管理的效率，確保檔案管理的精確性，博物館文物檔案管理的建立過程中要充分利用信息管理技術(shù)。在引進(jìn)信息技術(shù)時(shí)要充分利用現(xiàn)有資源，分配項(xiàng)目資金進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)建。另外，要提高信息管理方法技術(shù)的應(yīng)用和管理能力，還應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化檔案管理方式的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，避免檔案數(shù)據(jù)信息的遺失，進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率和安全系數(shù)。

3.5.1 做好檔案數(shù)字化的早期準(zhǔn)備

文物收藏品檔案數(shù)字化管理措施之一是做好檔案數(shù)字化早期準(zhǔn)備。一是要做好早期調(diào)查。對數(shù)字化檔案資料目標(biāo)開展調(diào)查分析、把握標(biāo)準(zhǔn)和對技術(shù)性能量的分析等，為之后的檔案數(shù)字化工作打下基礎(chǔ)。對數(shù)字化檔案資料的總數(shù)、種類、時(shí)代、全宗、現(xiàn)況等情況開展數(shù)據(jù)分析，制定數(shù)字化實(shí)施方案，明確數(shù)字化需要的資金和物力資源。二是制定規(guī)章制度規(guī)范工作流程。依照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)》等要求，制定數(shù)字化檔案資料考評、工程驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。三是要制定檔案數(shù)字化監(jiān)管步驟，如定編《檔案數(shù)字化案件材料交接表》《數(shù)字化生產(chǎn)加工文檔驗(yàn)收表》等，健全崗位工作職責(zé)、保密管理制度。四是要分析技術(shù)性能量。檔案數(shù)字化工作內(nèi)容多、時(shí)間長，根據(jù)分析判斷檔案數(shù)字化需要的電子計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)等技術(shù)性能量，創(chuàng)立專業(yè)的檔案數(shù)字化組織，配置技術(shù)專業(yè)力量，撥款項(xiàng)目資金。博物館應(yīng)提供專業(yè)的、相對單獨(dú)的辦公場地，分配專職人員做好檔案數(shù)字化過程中的提檔、備案、拆卷、網(wǎng)頁頁面整修、圖像處理、工程驗(yàn)收等，尤其是要做好數(shù)字化過程中檔案資料進(jìn)出庫房的管理，避免檔案丟失、信息泄漏等。

3.5.2 實(shí)行云儲存和云服務(wù)器

文物收藏品檔案數(shù)字化管理措施還需要實(shí)行云儲存和云服務(wù)。在檔案資料數(shù)據(jù)化管理過程中，根據(jù)云計(jì)算技術(shù)，檔案管理工作人員要積極主動(dòng)地使用云儲存和云服務(wù)器，改正傳統(tǒng)式檔案管理工作上的缺點(diǎn)，保證檔案管理工作可以迅速完成發(fā)展轉(zhuǎn)型。實(shí)際工作過程中，檔案管理工作人員要有效設(shè)定云存儲服務(wù)器，提高數(shù)據(jù)處理方法工作效率。除此之外，根據(jù)云服務(wù)器的互動(dòng)特點(diǎn)，檔案管理工作人員應(yīng)讓檔案資料中的公共數(shù)據(jù)具有較高的傳遞性，推動(dòng)多元服務(wù)項(xiàng)目的產(chǎn)生。

3.5.3 創(chuàng)建和健全文物檔案資料信息化網(wǎng)上平臺與共享資源體制

博物館應(yīng)搭建比較詳細(xì)的信息化網(wǎng)上平臺，依據(jù)具體的情況創(chuàng)建和健全統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫管理和信息共享資源體制，方便文物相關(guān)資料信息的查看、檢索等，提高各單位間的溝通交流與協(xié)作，加強(qiáng)信息資源的互通，實(shí)現(xiàn)資源共享，合理地發(fā)揮文物檔案管理的使用價(jià)值。

3.6 提高文物檔案管理工作中的安全防范意識

新媒體技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用為文物檔案管理工作提供了更豐富的管理方式，可視化工具創(chuàng)新了有關(guān)信息材料的獲得方法，提升了文物檔案管理的質(zhì)量和效率?？墒?，新媒體技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用也加大了文物檔案管理中的安全隱患，博物館必須搭建文物檔案數(shù)字化、信息化管理方法安全防護(hù)系統(tǒng)軟件，提升文物檔案管理的安全系數(shù)。管理者要按照標(biāo)準(zhǔn)實(shí)際操作，提高安全意識，制定有效的安全管理制度，提升技術(shù)管理能力。另外，應(yīng)該利用有效的木馬查殺來提高文物檔案管理安全系數(shù)，不斷學(xué)習(xí)文物檔案安全管理的最新知識和技術(shù)，形成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩珜?shí)際操作觀念。應(yīng)用一臺或幾臺服務(wù)器虛擬機(jī)，根據(jù)電腦硬盤、云儲存等多種方法進(jìn)行信息的儲存，做好文物原始記錄的掃描和儲存工作，防止文物檔案管理信息內(nèi)容丟失。

4 結(jié)語

我國的博物館數(shù)量從起步時(shí)的屈指可數(shù)，到現(xiàn)在的有204家國家一級博物館、455家二級博物館、565家三級博物館以及數(shù)量更多的基層博物館，規(guī)模發(fā)展快速?？墒怯捎诎l(fā)展時(shí)間不長，博物館的文物藏品檔案管理工作中還存在部分問題。伴隨著科技與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民群眾及社會(huì)各界對歷史和博物館也更為關(guān)注。做好文物藏品檔案管理工作，在對維護(hù)歷史文化遺產(chǎn)、傳承文化精粹、推動(dòng)我國精神文明基本建設(shè)上都具有十分長遠(yuǎn)的實(shí)際意義。筆者對博物館文物藏品檔案管理的實(shí)踐活動(dòng)提出了一些建議，以期提高我國博物館文物藏品檔案管理的水準(zhǔn)。

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