關(guān)于專(zhuān)項(xiàng)檔案規(guī)范化管理的新思考

宮本蓮

丹東市自然資源事務(wù)服務(wù)中心 遼寧 丹東 118000

引言

在社會(huì)進(jìn)程中經(jīng)常發(fā)生重大事項(xiàng)或?qū)ｍ?xiàng)工作,隨著專(zhuān)項(xiàng)工作和重大事項(xiàng)的發(fā)生,會(huì)產(chǎn)生大量文字資料形成專(zhuān)項(xiàng)檔案。專(zhuān)項(xiàng)檔案應(yīng)當(dāng)根據(jù)分類(lèi)嚴(yán)格管理,保證檔案文件的完整度和真實(shí)性,建立管理標(biāo)準(zhǔn)展開(kāi)規(guī)范化管理,為檔案后續(xù)應(yīng)用和價(jià)值挖掘奠定基礎(chǔ)。因此針對(duì)專(zhuān)項(xiàng)檔案的規(guī)范化管理研究具有現(xiàn)實(shí)意義,有利于提高檔案管理工作的科學(xué)性。

一、專(zhuān)項(xiàng)檔案管理的問(wèn)題

(一)征集渠道單一

目前專(zhuān)項(xiàng)檔案管理存在征集渠道單一的問(wèn)題,由于征集渠道單一造成檔案完整性受到影響,很多資料未能及時(shí)歸檔。在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中,流程復(fù)雜繁瑣,極容易出現(xiàn)疏忽造成資料文件丟失,檔案文件不完整。但在項(xiàng)目進(jìn)行期間,檔案管理工作并未落實(shí)到具體的部門(mén)身上,部門(mén)員工對(duì)檔案管理責(zé)任意識(shí)不高,缺乏檔案整理意識(shí),容易出現(xiàn)檔案丟失問(wèn)題。

(二)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

專(zhuān)項(xiàng)檔案管理工作中,檔案管理標(biāo)準(zhǔn)并不完善,雖然規(guī)定了檔案歸檔的模板和標(biāo)準(zhǔn),但并未嚴(yán)格執(zhí)行,很多文件和模板不符,格式不正確。檔案管理人員并未及時(shí)整理,直接將文件放入檔案中,影響到檔案的規(guī)范化管理。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)也存在不統(tǒng)一的問(wèn)題,不同地區(qū)、不同項(xiàng)目的檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,很難實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)或跨項(xiàng)目的檔案管理。

(三)缺乏質(zhì)量監(jiān)管

檔案歸檔后并未注意對(duì)檔案的質(zhì)量監(jiān)管,很多檔案管理問(wèn)題并未得到及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正,檔案管理人員沒(méi)能及時(shí)意識(shí)到管理不規(guī)范問(wèn)題,造成管理不規(guī)范長(zhǎng)時(shí)間存在,不利于規(guī)范化管理。針對(duì)檔案的質(zhì)量管理較為粗泛,大多核對(duì)編錄和分類(lèi)情況,對(duì)于檔案規(guī)范性和管理標(biāo)準(zhǔn)并未關(guān)注,很多檔案缺失也未能發(fā)現(xiàn)。質(zhì)量監(jiān)管未形成長(zhǎng)效機(jī)制,未能全面覆蓋檔案整體。

(四)信息化建設(shè)水平不高

目前檔案信息化建設(shè)逐漸完善,信息系統(tǒng)和電子檔案建設(shè)已取得初步成效,但部分檔案仍然需要人工掃描檔案或錄入檔案,再上傳至信息系統(tǒng)中,增加了檔案管理的工作量[1]。且檔案室信息化設(shè)備不足,監(jiān)控系統(tǒng)存在死角,未能對(duì)檔案室溫濕度展開(kāi)監(jiān)控。由于信息化建設(shè)水平不高,影響到檔案室的一體化管理,對(duì)于檔案的二次利用也不充分,很難快速通過(guò)信息系統(tǒng)找到目標(biāo)檔案。

(五)忽略管理人員培訓(xùn)

傳統(tǒng)檔案管理被認(rèn)為是簡(jiǎn)單的工作,檔案人員長(zhǎng)時(shí)間忽略自我學(xué)習(xí)和成長(zhǎng),自身素質(zhì)水平落后于檔案管理工作發(fā)展,檔案人員沒(méi)有堅(jiān)持學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí),難以滿足規(guī)范化管理要求。同時(shí)缺乏對(duì)檔案人員的培訓(xùn)工作,忽略了檔案人員的專(zhuān)業(yè)成長(zhǎng),由于缺乏專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí),自然難以滿足檔案管理規(guī)范化發(fā)展需要。

二、專(zhuān)項(xiàng)檔案規(guī)范化管理的重點(diǎn)

專(zhuān)項(xiàng)檔案大多為社會(huì)專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng),具有社會(huì)性、綜合性和階段性的特點(diǎn)。通過(guò)檔案記錄項(xiàng)目全程,能夠客觀評(píng)估項(xiàng)目開(kāi)展的成績(jī),總結(jié)開(kāi)展項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn),對(duì)于未來(lái)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步有重要?dú)v史意義。檔案包括重要會(huì)議記錄、實(shí)施方案、實(shí)施過(guò)程記錄、作業(yè)單位、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要文件,是明確責(zé)任、問(wèn)題分析的重要依據(jù)。現(xiàn)階段專(zhuān)項(xiàng)檔案管理還存在一定程度的誤區(qū),認(rèn)為檔案管理工作為事后總結(jié),完整收集資料即可,但檔案資料具有重要的保存價(jià)值和記錄價(jià)值,涉及到多個(gè)領(lǐng)域,在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)發(fā)展等研究中有重要價(jià)值[2]。因此需要保證檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性,保證檔案資料得到完整保存。需要從檔案征集、歸檔管理、質(zhì)量監(jiān)控以及檔案人員等不同層面展開(kāi)規(guī)范化管理,提高檔案管理的完整度和規(guī)范性,為檔案二次利用奠定基礎(chǔ)。

三、專(zhuān)項(xiàng)檔案規(guī)范化管理的對(duì)策

(一)完善檔案征集渠道

專(zhuān)項(xiàng)檔案管理為了保證檔案資料完整性和規(guī)范性,需要完善征集渠道,有序開(kāi)展管理工作。要求相關(guān)部門(mén)建立協(xié)同管理機(jī)制,要求全體相關(guān)部門(mén)一同參與檔案管理,形成聯(lián)動(dòng)效應(yīng),將檔案資料整合起來(lái),提高檔案完整度。為了完整呈現(xiàn)項(xiàng)目全程,檔案館也應(yīng)面對(duì)群眾開(kāi)放資料征集渠道,讓廣大群眾參與到檔案管理中,提供更多元化的資料,包括視頻、照片、物品等,充實(shí)檔案內(nèi)容。對(duì)檔案征集工作建立規(guī)范程序,要求跟隨項(xiàng)目的開(kāi)展,進(jìn)行全生命周期的檔案征集。在項(xiàng)目開(kāi)始到結(jié)束,均需要對(duì)應(yīng)的部門(mén)做好檔案整理工作,將整理好的檔案完整封存,及時(shí)傳遞給檔案部門(mén),保證資料的完整度。

(二)完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

首先需要完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn),明確詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容,展開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)化管理。明確檔案資料紙質(zhì)版和電子版的格式,由對(duì)應(yīng)的部門(mén)整理提交,并做好責(zé)任簽字,經(jīng)過(guò)管理人員審核后才能保存至檔案中。明確檔案人員存檔的程序和標(biāo)準(zhǔn),要求檔案人員按照規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。由2名以上管理人員核對(duì)確認(rèn)后,簽字存檔,確保檔案資料規(guī)范完整。其次對(duì)調(diào)取檔案、修改檔案等作出明確規(guī)定,要求管理人員嚴(yán)格制定程序,經(jīng)過(guò)逐層審批和記錄后才能調(diào)取和修改檔案。電子檔案也需要經(jīng)過(guò)申請(qǐng)審批后,確定查閱檔案的范圍和權(quán)限,才能翻閱電子檔案。所有查閱和修改信息均要完整記錄。最后要求管理人員組建檔案質(zhì)檢小組,定期或不定期對(duì)檔案管理質(zhì)量展開(kāi)考核,按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查,將檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題第一時(shí)間指出,進(jìn)行修補(bǔ)整改。并圍繞問(wèn)題對(duì)管理人員展開(kāi)培訓(xùn),指出管理人員的問(wèn)題。對(duì)于反復(fù)指出問(wèn)題不整改的管理人員,停職學(xué)習(xí)。

(三)建立PDCA質(zhì)控模式

對(duì)專(zhuān)項(xiàng)檔案建立PDCA質(zhì)控管理模式,通過(guò)制定質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn),展開(kāi)全過(guò)程質(zhì)量控制,持續(xù)性改進(jìn)檔案管理質(zhì)量。以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)建立質(zhì)量控制要求,明確對(duì)檔案管理質(zhì)量的要求,對(duì)檔案管理全過(guò)程展開(kāi)管理。嚴(yán)格檢查檔案資料是否含有簽審人員簽字;資料格式是否規(guī)范;文件是否符合模板要求;檔案完整程度等情況。詳細(xì)檢查檔案編錄、分類(lèi)等情況,有問(wèn)題立即整改[3]。針對(duì)質(zhì)量管理發(fā)展的問(wèn)題,對(duì)檔案管理規(guī)范予以完善,調(diào)整檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。不斷優(yōu)化檔案管理規(guī)范和管理質(zhì)量。在PDCA質(zhì)控模式下,要求檔案管理過(guò)程中,需要在交接環(huán)節(jié)做好核對(duì)和驗(yàn)收,嚴(yán)格檢查檔案質(zhì)量。對(duì)于重大專(zhuān)項(xiàng)檔案需要進(jìn)行多次審查,務(wù)必保證檔案管理的規(guī)范性和完整性。驗(yàn)收是質(zhì)控的關(guān)鍵,尤其是財(cái)務(wù)驗(yàn)收,務(wù)必以批準(zhǔn)文件為依據(jù),仔細(xì)核對(duì)發(fā)票和合同等資料,嚴(yán)格審查資金是否到位,預(yù)算執(zhí)行情況等,保證資料內(nèi)容有據(jù)可依,檔案文件完整。

(四)積極開(kāi)發(fā)檔案信息系統(tǒng)

目前信息管理系統(tǒng)逐漸建設(shè)完善,讓檔案管理信息化進(jìn)程得到推進(jìn)。未來(lái)還需要進(jìn)一步豐富信息系統(tǒng)的功能,提高信息系統(tǒng)的實(shí)用價(jià)值,并建立物聯(lián)網(wǎng),將信息系統(tǒng)和掃描系統(tǒng)、門(mén)禁系統(tǒng)、傳感器等建立連接,各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)均能第一時(shí)間傳遞至信息系統(tǒng),形成一體化管理。如門(mén)禁系統(tǒng)人員數(shù)據(jù)、進(jìn)入檔案室數(shù)據(jù)等傳輸至信息系統(tǒng),信息系統(tǒng)自動(dòng)生成權(quán)限人員名單,檔案室進(jìn)出入情況。監(jiān)控系統(tǒng)監(jiān)控視頻自動(dòng)傳輸至信息系統(tǒng)中,一旦發(fā)生檔案丟失等問(wèn)題,可以通過(guò)查閱監(jiān)控視頻查找檔案位置。另一方面,優(yōu)化檔案的查詢功能,積極借鑒其他網(wǎng)站的查詢程序,優(yōu)化查詢功能,豐富檔案查詢的關(guān)鍵詞?？梢酝ㄟ^(guò)查詢檔案項(xiàng)目、日期、負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵詞等內(nèi)容查詢檔案,更有利于檔案的二次利用。此外也可以積極和相關(guān)單位建立合作,對(duì)公開(kāi)檔案建立聯(lián)網(wǎng)查詢,滿足檔案異地查詢功能,能夠方便檔案的二次利用。

(五)加強(qiáng)安全化建設(shè)

專(zhuān)項(xiàng)檔案管理要高度重視安全化建設(shè),不斷完善安全管理漏洞。隨著電子檔案逐漸建設(shè)完善,對(duì)電子檔案的安全管理成為重中之重。因此一方面,對(duì)檔案室安裝無(wú)死角監(jiān)控設(shè)備,并展開(kāi)24h電子監(jiān)控,升級(jí)門(mén)禁系統(tǒng),使用指紋解鎖或面部解鎖等先進(jìn)系統(tǒng),避免鑰匙丟失等安全問(wèn)題的發(fā)生。錄入有權(quán)限人員的指紋或面部信息,使用智能化門(mén)禁系統(tǒng),保證檔案室的安全,并記錄檔案室進(jìn)入人員。安裝消防系統(tǒng),一旦發(fā)生火災(zāi)事故能夠第一時(shí)間滅火,保障檔案資料安全性。使用空調(diào)系統(tǒng)控制檔案室濕度和溫度,建立一個(gè)規(guī)范的保存環(huán)境,并通過(guò)空調(diào)系統(tǒng)減少檔案室灰塵。另一方面對(duì)電子檔案加強(qiáng)安全建設(shè),要求管理人員登錄個(gè)人賬號(hào)后才允許對(duì)電子檔案進(jìn)行訪問(wèn)和查詢、刪改。

(六)加強(qiáng)對(duì)檔案人員培訓(xùn)

在傳統(tǒng)觀念中檔案管理被認(rèn)為是專(zhuān)業(yè)性低、簡(jiǎn)單的工作,隨著檔案管理意識(shí)的升級(jí)和修正,對(duì)于檔案人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的要求逐漸提高,需要檔案人員具備較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和實(shí)踐能力[4]。目前檔案人員專(zhuān)業(yè)水平參差不齊,由于工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)歷以及知識(shí)面等存在差異,造成工作能力參差不齊,影響到規(guī)范化管理的開(kāi)展。因此針對(duì)檔案人員的工作崗位和職責(zé),明確崗位要求和管理標(biāo)準(zhǔn),展開(kāi)對(duì)檔案人員的職業(yè)培訓(xùn)。首先圍繞檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范展開(kāi)培訓(xùn),要求檔案人員熟練掌握檔案管理規(guī)范,能夠熟悉檔案管理操作,在檔案管理中嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范化管理。其次經(jīng)過(guò)培訓(xùn)后對(duì)檔案人員展開(kāi)考核,通過(guò)考核后才允許繼續(xù)工作,未通過(guò)考核還需要進(jìn)行重新學(xué)習(xí)。最后需要提供給檔案人員深造的機(jī)會(huì),積極和高校合作,提供給檔案人員到高校檔案管理專(zhuān)業(yè)進(jìn)行深度學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì),充實(shí)專(zhuān)業(yè)知識(shí),用理論知識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐工作,提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

結(jié)論

綜上所述,現(xiàn)階段專(zhuān)項(xiàng)檔案管理的問(wèn)題主要包括征集渠道單一、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、缺乏質(zhì)量監(jiān)管、信息化建設(shè)水平不高、忽略管理人員培訓(xùn)。對(duì)此本文提出了檔案規(guī)范化管理的對(duì)策,需要完善檔案征集渠道,完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn),建立PDCA質(zhì)控模式,積極開(kāi)發(fā)檔案信息系統(tǒng),加強(qiáng)安全化建設(shè),加強(qiáng)對(duì)檔案人員培訓(xùn)。