計算機多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用研究

趙湘國

【摘 要】隨著科技的發(fā)展以及經(jīng)濟水平的提高，當(dāng)前時代的信息技術(shù)也有了很大程度的進步，而計算機多媒體的出現(xiàn)，則使得人們的生活變地更加方便。在檔案管理工作中，人們也逐漸開始使用計算機多媒體技術(shù)，這項技術(shù)可以幫助管理者提高管理效率，而且對于調(diào)取檔案等工作也變地更加方便。這篇文章對工作人員在進行檔案管理過程中應(yīng)用到的計算機多媒體技術(shù)進行了分析。

【關(guān)鍵詞】計算機；多媒體技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

早在很久以前，人們就已經(jīng)開始使用計算機技術(shù)進行檔案管理工作，在對檔案進行整理、排序、查閱、統(tǒng)計等工作中能夠使用計算機技術(shù)，使用計算機技術(shù)對檔案進行管理，可以實現(xiàn)資源共享。而且使用計算機技術(shù)所建立的管理系統(tǒng)是非常完善且便利的，電子檔案管理體系是以科學(xué)為依據(jù)。工作者使用計算機多媒體技術(shù)對檔案進行管理能夠滿足當(dāng)代人們的需求。

一、計算機多媒體技術(shù)的應(yīng)用

當(dāng)前社會已完全步入信息化時代，人們主要是通過電腦或者手機進行交流，而手機和電腦則是數(shù)字化的交流工具，這兩種交流工具可以讓人們之間的交流變得更加便捷。人們在使用數(shù)字化交流工具進行交流的過程中會產(chǎn)生大量的數(shù)字信息，人們會對一些有價值的數(shù)字信息進行保存，形成的數(shù)據(jù)則稱之為電子檔案，如果人們在進行檔案管理時使用計算機多媒體技術(shù)，那么檔案則會變得更加信息化和現(xiàn)代化[1]。

（一）利用多媒體將檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案

以前人們存儲的檔案大多數(shù)是紙質(zhì)的，紙質(zhì)檔案不利于保存，而且當(dāng)需要調(diào)取檔案信息時，由于館藏檔案的種類與數(shù)量較多，所以尋找檔案的過程是非常漫長的。因此，檔案管理部門的技術(shù)人員需要考慮如何進行數(shù)字化建設(shè)。檔案部門如果想要進行數(shù)字化建設(shè)，那么檔案部門的技術(shù)人員需要掌握能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化的技術(shù)。計算機多媒體技術(shù)則是可以幫助進行數(shù)字化建設(shè)的一項技術(shù)，而許多部門在將紙質(zhì)檔案向數(shù)字化進行轉(zhuǎn)變時，使用的也大多數(shù)是計算機多媒體技術(shù)。

（二）大容量的存儲和多樣化的檔案信息

檔案管理部門建立數(shù)字化檔案最重要的目的是幫助解決儲存問題。傳統(tǒng)的檔案是一些紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案是非常不利于儲存的，而且儲存這些紙質(zhì)檔案需要占用大量的空間，當(dāng)管理人員需要查找一些檔案時，需要花費大量的時間，而且尋找檔案的過程非常困難，因此人們?yōu)榱烁玫貎Υ鏅n案以及更方便地查找檔案，逐漸開始重視檔案數(shù)字化的儲存方式。數(shù)字化的儲存方式主要是將一些文件或者檔案儲存到設(shè)備上，光盤和硬盤是儲存設(shè)備的載體，而檔案管理人員所建立的電子化檔案數(shù)據(jù)庫可以為檔案提供充足的儲存空間，并且調(diào)取檔案也變得非常容易，可以使得檔案能夠充分被利用。數(shù)字化儲存方式與傳統(tǒng)的儲存方式相比，有著存儲量大，并且容易查找的儲存特點。當(dāng)人們需要分享一些檔案數(shù)據(jù)時，數(shù)字化檔案可以讓分享過程變得更加輕松[2]。

當(dāng)人們在使用傳統(tǒng)的方式記錄檔案時，檔案上的信息也主要是通過文字進行記錄。隨著科技的發(fā)展，人們逐漸開始將多媒體技術(shù)運用在各個領(lǐng)域里，當(dāng)檔案管理部門使用計算機多媒體技術(shù)對檔案進行管理時，借助于計算機多媒體技術(shù)可以將檔案上的信息轉(zhuǎn)化為圖像、視頻、音頻等多種形式，并且可以將這些信息展示出來，這些方式是非常直觀的，所以當(dāng)一些不會使用計算機的人來查看檔案信息時，他們也能按照屏幕的提示來進行操作，在極短的時間內(nèi)查閱檔案。電子檔案的建立可以使得查閱工作變得非常高效。

（三）恢復(fù)已經(jīng)破損的檔案

紙質(zhì)檔案非常容易受到損傷，如果紙質(zhì)檔案受到了非常嚴重的損傷，工作人員則無法恢復(fù)這些檔案，當(dāng)需要查看時，也無法獲得檔案來源。當(dāng)檔案管理部門使用計算機多媒體技術(shù)來儲存和管理檔案時，如果發(fā)現(xiàn)一些檔案原件受到破損，那么則可以安排技術(shù)人員恢復(fù)破損的檔案原件。如果在查找檔案的過程中，發(fā)現(xiàn)有許多文獻由于儲存太長時間而受到破損，則可以求助技術(shù)人員將這些文獻恢復(fù)。因此，當(dāng)檔案管理部門使用計算機多媒體技術(shù)儲存檔案時，檔案不僅能夠儲存較長的時間，在檔案受到破損之后，也可以使用計算機多媒體技術(shù)使其恢復(fù)。

（四）建立檔案應(yīng)用系統(tǒng)

人們在使用多媒體技術(shù)對檔案進行管理的過程中，會形成檔案瀏覽系統(tǒng)、多媒體聲像編輯制作系統(tǒng)、展示和信息查詢系統(tǒng)，以及交互式遠程計算機多媒體信息服務(wù)系統(tǒng)等多種系統(tǒng)。這些系統(tǒng)有著不同的作用，比如瀏覽系統(tǒng)可以幫助處在異地的用戶更方便地瀏覽檔案，而且用戶在瀏覽的過程中也可以選擇文字、語言、視頻等多種瀏覽方式[3]。聲像編輯制作系統(tǒng)則可以對檔案進行整理，并將這些檔案形成文字、圖像或者聲音檔案，在形成之后，系統(tǒng)可以對檔案內(nèi)容進行修改。

二、結(jié)束語

總的來說，時代在不斷發(fā)展，如果人們在對檔案進行儲存和管理時，仍然使用傳統(tǒng)的方式，那么則不能滿足人們的需求。而且當(dāng)今時代是信息化時代，利用計算機多媒體技術(shù)可以降低檔案管理工作的難度，而且也能幫助檔案管理人員提高工作效率。

參考文獻：

[1]楊敬宏.淺談新時期計算機在檔案管理中的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2018，（02）：32-34.

[2]譚斯文.試論多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].科技與企業(yè)，2017，（02）：6.

[3]冉建國.多媒體計算機技術(shù)及系統(tǒng)產(chǎn)品[J].中國計算機用戶，1993（12）：11-14.