淺析事業(yè)單位檔案管理有效策略

徐曉紅

摘要：現(xiàn)代事業(yè)單位在運(yùn)營和發(fā)展的過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)、文件等檔案資料，內(nèi)容涉及事業(yè)單位管理的方方面面，直接關(guān)系到事業(yè)單位發(fā)展的記錄、事業(yè)單位決策的依據(jù)和事業(yè)單位發(fā)展的規(guī)劃等重大事項(xiàng)。因此，檔案管理是現(xiàn)代事業(yè)單位管理工作的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;有效策略

引言：

在現(xiàn)實(shí)中，很多事業(yè)單位不能夠充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，檔案管理往往成為事業(yè)單位管理整體工作中的薄弱環(huán)節(jié)，不能滿足現(xiàn)代事業(yè)單位發(fā)展的需求。在此背景下，如何解決當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，并采取行之有效的措施加以改進(jìn)，以充分發(fā)揮檔案管理工作。

一、企事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.收集內(nèi)容限制社會(huì)價(jià)值，服務(wù)觀念淡薄

首先，檔案收集內(nèi)容偏少，限制了社會(huì)價(jià)值呈現(xiàn)?，F(xiàn)階段的企事業(yè)單位在收集職工檔案內(nèi)容時(shí)，往往只涵蓋職工履歷、職工自傳、鑒定材料等一些規(guī)定范疇之內(nèi)的資料。而職工工作能力展現(xiàn)、個(gè)人誠信證明、道德素養(yǎng)情況等則往往不在收集內(nèi)容序列之中，這在很大程度上使得相關(guān)單位管理層或當(dāng)事人在使用檔案內(nèi)容時(shí)，不能更為清晰的了解相關(guān)情況，限制了檔案的社會(huì)價(jià)值體現(xiàn)。

其次，部分檔案管理工作人員服務(wù)觀念較為淡薄。一些企事業(yè)單位上從管理層，下到檔案管理工作人員并不重視這一工作的有效開展。他們往往片面的認(rèn)為檔案管理工作就是為了管理而管理，沒有形成良好的服務(wù)觀念，沒有將檔案利用環(huán)節(jié)作為重要的內(nèi)容予以重視，這就造成了服務(wù)觀念較為淡薄的問題現(xiàn)象。正因?yàn)槿绱耍彩沟闷笫聵I(yè)單位檔案管理的社會(huì)價(jià)值體現(xiàn)受到一定限制。

2.使用方式弱化成效發(fā)揮，“路徑依賴”嚴(yán)重

使用方式的不理想，弱化了檔案管理成效的充分發(fā)揮。與此同時(shí)，一部分企事業(yè)單位的“路徑依賴”現(xiàn)象也較為嚴(yán)重，正是因?yàn)槭艿缴鲜鰡栴}的制約，部分企事業(yè)單位管理無法得到檔案信息的有效支持。

首先，一些企事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，過度強(qiáng)調(diào)其中的管理屬性，對安全保密原則陷入了一種認(rèn)知誤區(qū)，這些工作人員往往認(rèn)為，為了追求安全保密，減少了檔案的利用頻率，很多有需求的當(dāng)事人都無法利用檔案開展相關(guān)工作，使得檔案管理中的方便利用原則沒有得到良好體現(xiàn)，也使得使用方式的不足讓企事業(yè)單位檔案管理成效難以良好發(fā)揮。

其次，“路徑依賴”較為嚴(yán)重。一些企事業(yè)單位中的檔案管理人員往往局限于自己的思維慣性不愿意創(chuàng)新探索，將檔案管理神秘化或者無用化錯(cuò)誤理念貫穿于工作過程，將自己從事的檔案管理工作向后勤工作靠攏，甚至等同于后勤職能，沒有重視檔案利用在檔案管理中的實(shí)際作用。受此影響，檔案使用方式也表現(xiàn)出不斷弱化的發(fā)展?fàn)顟B(tài)，不利于檔案管理工作效率的有效提升。

二、事業(yè)單位檔案管理有效策略

1.拓展檔案收集內(nèi)容，提升檔案服務(wù)理念

對于企事業(yè)單位檔案管理工作的具體開展來說，不斷拓展檔案收集內(nèi)容，提升檔案服務(wù)理念，才能更好地展現(xiàn)檔案管理工作成效，從而為企事業(yè)單位的工作效率提升夯實(shí)應(yīng)有的舉措保障。具體措施主要在于，首先，不斷拓展檔案管理收集內(nèi)容。當(dāng)下的檔案收集內(nèi)容范圍偏窄，不能很好地體現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值。所以，企事業(yè)單位檔案管理工作人員需要在管理層的幫助下，積極將職工工作能力、職工誠信證明、職工道德素養(yǎng)等相關(guān)內(nèi)容都納入到收集內(nèi)容范疇之中，使得檔案內(nèi)容與信息更為豐富。與此同時(shí)，企事業(yè)單位檔案管理工作人員還需要豐富檔案形式，將文字、圖片、視頻等相關(guān)內(nèi)容都納入收集范圍。其次，逐步提升檔案服務(wù)理念。對于很多企事業(yè)單位來說，當(dāng)前的服務(wù)觀念較為淡薄，沒有突出良好的服務(wù)特質(zhì)。所以，無論是企事業(yè)單位管理層，還是企事業(yè)單位的檔案管理工作人員，都需要強(qiáng)化自身的服務(wù)理念。檔案管理工作人員需要將人本思想引入工作流程，以人為本，更好地為職工服務(wù)。

2.強(qiáng)化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”

強(qiáng)化服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)服務(wù)成效，使得檔案管理中的檔案利用得到更好體現(xiàn)。強(qiáng)化檔案使用方式，遏制“路徑依賴”帶來的不良影響，能夠更好地優(yōu)化企事業(yè)單位檔案管理工作。

具體措施主要在于，首先，企事業(yè)單位檔案管理工作人員需要強(qiáng)化檔案的使用方式，規(guī)避原有的認(rèn)知誤區(qū)，將安全保密原則與方便利用原則相契合，強(qiáng)化利用方式。檔案管理工作人員可以利用檔案復(fù)印副本、電子檔案等不同檔案形式，強(qiáng)化檔案利用效率。還可以采取嚴(yán)格審查、簽訂保密協(xié)議等一系列方式展現(xiàn)安全保密原則，使檔案使用與安全保密不會(huì)發(fā)生沖突。

其次，需要積極遏制“路徑依賴”造成的不良影響。無論是企事業(yè)單位管理層，還是檔案管理工作人員都需要積極規(guī)避檔案管理神秘化、無用化的認(rèn)知誤區(qū)，將檔案管理有用化與檔案利用多元化融入工作流程，破除“路徑依賴”現(xiàn)象帶來的不良效應(yīng)。

3.強(qiáng)化檔案管理的信息化

“棄檔”現(xiàn)象是目前檔案管理工作中普遍存在的一個(gè)問題，究其根本則是管理模式比較落后，管理制度也缺乏科學(xué)性和合理性，其中的管理內(nèi)容無法為開展檔案管理工作提供依據(jù)，這樣就導(dǎo)致在管理工作中出現(xiàn)各種各樣的不良情況。隨著我國信息技術(shù)的高速發(fā)展，為開展檔案管理工作提供了有利的幫助，管理人員需要合理的將信息技術(shù)和檔案管理相融合，從而促進(jìn)檔案管理工作向更加現(xiàn)代化和信息化的方向發(fā)展。通過利用信息技術(shù)能夠加強(qiáng)對各項(xiàng)資源開發(fā)和高效應(yīng)用，使管理人員的工作質(zhì)量和工作效率大幅度提升。另外，事業(yè)單位需要借助信息技術(shù)的優(yōu)勢建立完整的人力資源管理系統(tǒng)，將人員的信息錄入到管理系統(tǒng)當(dāng)中，從而對工作人員進(jìn)行統(tǒng)一的管理，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對人員信息的及時(shí)查找和修改，也能夠?qū)崿F(xiàn)跨地區(qū)的信息共享。紙質(zhì)版的檔案具有一些顯著的缺陷，如保存起來比較麻煩，不僅會(huì)占用較大的空間，也無法保證檔案的安全性，并且會(huì)為管理人員增加一部分工作量，而電子檔案則能夠避免以上這些情況的發(fā)生，有利于促進(jìn)檔案管理工作更加高效的開展。

結(jié)論：

檔案管理是事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容，在新時(shí)期社會(huì)發(fā)展的背景下，需要不斷更新理念、創(chuàng)新方法，以期實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的新發(fā)展，在事業(yè)單位運(yùn)營中更好地發(fā)揮積極作用。

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