國有企業(yè)檔案管理的重要性與優(yōu)化措施分析

劉小英 寇彩琴

摘要：當(dāng)前，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要支柱力量是國有企業(yè)，其在推動國內(nèi)各地區(qū)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展的過程中展現(xiàn)出重要作用。在國有企業(yè)的管理活動中，檔案管理是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其與企業(yè)的持續(xù)發(fā)展也存在密切聯(lián)系。通過持續(xù)優(yōu)化檔案管理水準(zhǔn)，保障檔案信息的安全性，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理工作效率與質(zhì)量，可推動國企的穩(wěn)定、健康發(fā)展。本文將簡要分析檔案管理工作對于國有企業(yè)的重要意義，重點(diǎn)探尋國企檔案管理工作的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;國有企業(yè);數(shù)字化技術(shù)

在新形勢下，各行各業(yè)的發(fā)展都需要依賴檔案管理工作，而檔案管理工作也有助于促進(jìn)國企的文化創(chuàng)新與經(jīng)濟(jì)發(fā)展。現(xiàn)階段，國內(nèi)部分國企所的開展檔案管理活動仍存有些許問題。比如，重視程度不足、管理水準(zhǔn)較低、管理制度不完善?；诖耍瑖@檔案管理工作對于國企的重要性以及相關(guān)工作的有效策略進(jìn)行深入探究具有重要意義。

1.檔案管理工作對于國有企業(yè)的重要意義

企業(yè)檔案信息涉及到企業(yè)日常的管理、生產(chǎn)與經(jīng)營等多方面。而檔案信息管理活動不但有助于對企業(yè)發(fā)展歷程進(jìn)行有效記錄，還可幫助管理層進(jìn)行決策。作為歷史資料的記錄工具，國企檔案信息具有重要價值。在社會環(huán)境與行業(yè)生產(chǎn)力發(fā)展的多重影響下，國企的檔案也呈現(xiàn)出多樣化的態(tài)勢。比如，部分國企仍然保留傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而更多的國有企業(yè)則開始依托信息化技術(shù)與多媒體設(shè)備，用錄音、錄像、圖像等多種形式存儲信息;而這種多元化的檔案管理模式也有助于記載企業(yè)發(fā)展歷程，為其后續(xù)的進(jìn)步與發(fā)展提供重要的信息幫助。比如，在日常的檔案管理活動中，管理層可結(jié)合檔案資料調(diào)節(jié)管理計(jì)劃，強(qiáng)化決策性部署的有效性，切實(shí)增強(qiáng)企業(yè)的整體管理水平與效率。

2.國企檔案管理活動現(xiàn)狀

當(dāng)前，國有企業(yè)在開展檔案管理活動時注意存在以下幾點(diǎn)問題：

第一、未能足夠重視相關(guān)工作，檔案管理工作效率與國有企業(yè)建設(shè)發(fā)展密切相關(guān)。檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性、繁瑣性、系統(tǒng)性，其涵蓋了大量的信息，涉及到諸多部門，這意味著國有企業(yè)需要持續(xù)投入財(cái)力、物力、人力資源。相應(yīng)地，通過科學(xué)合理地利用檔案資源，有助于推動企業(yè)發(fā)展。盡管相關(guān)的資金投入很難快速轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)利益，但其在企業(yè)后續(xù)發(fā)展進(jìn)程中逐步體現(xiàn)出資金投入所產(chǎn)生的社會效益與經(jīng)濟(jì)利益。在新形勢下，國內(nèi)依然存在部分國企管理人員對于育檔案管理工作充分重視且過度關(guān)注經(jīng)營業(yè)績的現(xiàn)象，部分管理層未能有機(jī)融合生產(chǎn)經(jīng)營活動與檔案管理工作，這嚴(yán)重影響相關(guān)崗位人員的管理意識。若工作人員無法及時歸檔重要材料，則會對檔案信息的完整程度產(chǎn)生負(fù)面影響。

第二、管理水平較低，當(dāng)前，國有企業(yè)內(nèi)部從事檔案管理工作的人員大多為兼職人員或臨近退休的人員，這些人員未接受專業(yè)化訓(xùn)練，也不具有成熟的管理能力與責(zé)任心，這在一定程度上制約了檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。簡單而言，人才缺乏是制約檔案管理水平提升的關(guān)鍵因素。

第三、當(dāng)前，國內(nèi)絕大多數(shù)的國有企業(yè)未能結(jié)合自身的主營業(yè)務(wù)，建立并完善管理機(jī)制;其根本原因在于，檔案管理在國有企業(yè)內(nèi)的發(fā)展時間相對較短，多數(shù)企業(yè)未能摸索出完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，這使得各項(xiàng)管理工作仍處于混亂無序的狀態(tài)。在信息化時代，通過有機(jī)融合檔案管理工作與數(shù)字化技術(shù)，則可節(jié)約人力、物力、財(cái)力資源，提升管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)程度，提高整體的工作效率，降低失誤的出現(xiàn)概率。

3.國企檔案管理工作的優(yōu)化策略

3.1革新對于檔案管理工作的認(rèn)知

在新形勢下，國有企業(yè)應(yīng)給予檔案資料管理活動充分重視，各崗位員工也應(yīng)明確企業(yè)管理與檔案管理間的密切關(guān)系。當(dāng)前，國有企業(yè)大部分經(jīng)營活動信息被記錄于檔案中，這意味著答案信息對企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行決策以及企業(yè)建設(shè)工作具有重要的參考價值?；诖?，管理層應(yīng)充分重視相關(guān)工作，革新管理理念，加大資金投入，持續(xù)完善相關(guān)管理機(jī)制，進(jìn)而確保檔案管理責(zé)任可充分落實(shí)到各崗位上。通過在國企內(nèi)部強(qiáng)化宣傳力度，推動各崗位員工深入了解檔案管理工作的價值，優(yōu)化企業(yè)員工的認(rèn)知，可充分調(diào)動各崗位員工的積極性，增強(qiáng)檔案管理活動的整體質(zhì)量與效率。

3.2強(qiáng)化管理人員的專業(yè)能力

當(dāng)前，部分國有企業(yè)未能有效解決人才缺乏的問題。在信息化時代，檔案管理工作不再依賴管理人員的人數(shù)，更依賴管理人員的專業(yè)性、技術(shù)性。因此，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)正確認(rèn)識案管理工作，逐步改變當(dāng)前僅僅聘用業(yè)務(wù)能力不足或臨近退休的后勤人員參與檔案管理工作的現(xiàn)狀;同時，深入了解企業(yè)檔案管理的實(shí)際需求，積極引入專業(yè)化、高素質(zhì)的管理人才，組織各崗位員工參與外派學(xué)習(xí)與培訓(xùn)活動，強(qiáng)化員工的管理水準(zhǔn)，進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理的效率與質(zhì)量，推動國企檔案管理活動的專業(yè)化與規(guī)范化發(fā)展。

3.3積極引入數(shù)字化技術(shù)

近些年，互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展使得各行各業(yè)大力推進(jìn)數(shù)字化技術(shù)發(fā)展。而檔案管理工作的核心是存儲，其更依賴數(shù)字化技術(shù)。在此背景下，國企管理層應(yīng)充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢：

第一、創(chuàng)新檔案管理模式，在新時代，檔案管理工作正朝著系統(tǒng)化方向發(fā)展。為緊跟時代的發(fā)展腳步，發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)安全、高效、保密等特點(diǎn);國企應(yīng)依托數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，這有助于制作并管理電子檔案。盡管該種技術(shù)需要耗費(fèi)一定的資金，但從長遠(yuǎn)角度進(jìn)行分析，數(shù)字化技術(shù)與檔案工作相融合可有效節(jié)約企業(yè)管理成本。

第二、提高檔案管理效率，依托數(shù)字化技術(shù)，工作人員可借助網(wǎng)站、QQ、微信等新媒體渠道展示并宣傳檔案管理成果;這樣有助于各崗位員工相互學(xué)習(xí)，互相交流經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而提升整體工作質(zhì)量。

結(jié)束語：

綜上所述，國企管理層應(yīng)深刻意識到檔案管理工作所具有的重要價值。通過轉(zhuǎn)變自身對于檔案管理工作的認(rèn)知，強(qiáng)化相關(guān)崗位人員的專業(yè)能力，完善各項(xiàng)管理機(jī)制，積極引入數(shù)字化技術(shù)，有助于大幅提升檔案管理工作的水準(zhǔn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李亞楠 .國企檔案管理的重要性及有效措施研究 [J].現(xiàn)代國企研究 ，2019（4）：28.

[2]楊遠(yuǎn)琴 .淺談國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè) ，2019（17）：90.