探析如何提升事業(yè)單位檔案管理工作效率

劉穎

摘要：事業(yè)單位在發(fā)展中檔案不斷增多，如何提高檔案管理有效性成為事業(yè)單位需解決檔案管理工作難題之一，檔案不產(chǎn)生物質(zhì)財富，檔案管理具有政治性與服務(wù)性，檔案管理并不孤立，屬于社會管理一部分，旨在滿足社會發(fā)展對檔案的需要，在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化發(fā)展等領(lǐng)域做出貢獻(xiàn)，檔案管理意義可見一斑。本文通過探析提升事業(yè)單位檔案管理工作水平的方略，以期為檔案管理工作與時俱進(jìn)提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作效率

事業(yè)單位提高檔案管理工作效率的價值如下：其一，降低檔案破損、丟失、篡改、外泄等消極現(xiàn)象發(fā)生幾率，充分保護(hù)檔案資源，為當(dāng)今社會從檔案資料中洞悉過去、預(yù)測未來、把握當(dāng)下給予支持;其二，在提高檔案管理工作效率的進(jìn)程中引入新技術(shù)、新思想、新系統(tǒng)，同時引導(dǎo)工作者自省反思，積極彌補工作短板，助推檔案管理工作科學(xué)發(fā)展，使事業(yè)單位綜合管理能力有所提升。事業(yè)單位追求更高的檔案管理工作效率對社會建設(shè)及自身發(fā)展均有意義?；诖?，為助推事業(yè)單位管理體系良性發(fā)展探析提升檔案管理工作水平的良策顯得尤為重要。

一、理念變革，從思想上提高事業(yè)單位檔案管理工作效率

工作人員的思想態(tài)度關(guān)乎檔案管理工作效率能否有效提高，在以往的工作中檔案管理存在割裂性，不僅無法與服務(wù)受眾高效對接，還存在管理籠統(tǒng)、工作粗略等問題，并不利于提高檔案管理工作效率。基于此，事業(yè)單位檔案管理工作人員需加強(qiáng)理念變革，例如用精細(xì)化理念替代粗略籠統(tǒng)的工作理念，將檔案保管、鑒定、整理、搜集等視為管理支點，在基礎(chǔ)上設(shè)定工作任務(wù)，以檔案保管為例，需將保護(hù)實體檔案及維護(hù)檔案管理秩序視為基本任務(wù)，使檔案管理工作更為細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、精準(zhǔn)，打造網(wǎng)格狀的檔案管理工作體系。值得一提的是精細(xì)化理念加持下的檔案管理工作雖事無巨細(xì)，但有關(guān)工作體系并無冗余問題，關(guān)注工作重點，將可能影響工作效率的環(huán)節(jié)視為管理的關(guān)鍵，根據(jù)事業(yè)單位檔案管理實況集中精力解決管理難題并提高工作效率。

二、創(chuàng)新爭優(yōu)，從方法上提高事業(yè)單位檔案管理工作效率

事業(yè)單位檔案管理工作方法創(chuàng)新是提高工作效率的主要舉措，新時代事業(yè)單位檔案種類多元、數(shù)量增多、存儲信息膨脹，僅憑人力很難在工作效率上有所突破，這就需要事業(yè)單位積極運用先進(jìn)技術(shù)手段豐富工作方法，在此基礎(chǔ)上提高檔案管理工作效率。例如，事業(yè)單位可利用RFID技術(shù)針對檔案進(jìn)行非接觸識別及自動管理，利用射頻信號接收目標(biāo)對象信息，通過靜止識別、批量讀取檔案內(nèi)容提高管理效率。事業(yè)單位檔案管理工作包括分發(fā)、接收、貼標(biāo)等流程，工作人員可為每個檔案箱配置電子標(biāo)簽同時綁定信息，依托檔案管理工作流程利用讀寫設(shè)備采集標(biāo)簽信息并識別檔案，達(dá)到提高檔案管理工作效率的目的。再如，事業(yè)單位可利用數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫、高速掃描等技術(shù)將檔案資料轉(zhuǎn)移到網(wǎng)上并進(jìn)行信息化管理，改變檔案只能在同一地點、同一時刻為同一個人提供服務(wù)的現(xiàn)狀，通過創(chuàng)建檔案共享平臺受眾可依據(jù)登錄權(quán)限瀏覽檔案，實現(xiàn)跨時空服務(wù)目標(biāo)，免收特定地點與時間的限制。在事業(yè)單位信息化的工作模式下檔案資料得以聚合，這利于有關(guān)資料的深挖，借助物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)將檔案資料挖掘內(nèi)容傳輸給特定受眾，打破檔案資源利用的壁壘，使檔案更有價值，同時利用信息技術(shù)能縮短檔案管理服務(wù)時間，優(yōu)化服務(wù)體驗，事業(yè)單位檔案管理工作水平得以提升[1]。

三、制度優(yōu)化，從宏觀上提高事業(yè)單位檔案管理工作效率

為使事業(yè)單位檔案管理工作更加有效需推行責(zé)任制，貫徹檔案法，對事業(yè)單位檔案管理工作流程、原則、標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容等方面提出要求，例如及時搜集、整理、分類、歸檔機(jī)關(guān)實物檔案、文書檔案、照片、音響等類型的檔案，通過監(jiān)督指導(dǎo)賦予檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化及規(guī)范化，針對保管期限內(nèi)的檔案進(jìn)行鑒定分析，若檔案失去價值需提出銷毀意見。針對不同工作場景還需頒布配套制度，旨在從宏觀上提高事業(yè)單位檔案管理工作效率，以檔案室管理為例，需配備消防栓、滅火器，嚴(yán)禁吸煙、嚴(yán)禁明火，做好室內(nèi)防磁、防塵、防盜、防蟲、防高溫、防水等工作，每日檢查檔案室并認(rèn)真登記。在事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新背景下制度需積極優(yōu)化，例如推行《電子文件歸檔管存規(guī)范》、《事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全測試須知》等制度，旨在指引工作者合理運用信息技術(shù)，重構(gòu)業(yè)務(wù)流程，精簡管理過程，為檔案管理工作體系“瘦身”，助力工作組織扁平化，利用信息技術(shù)協(xié)調(diào)檔案集中管理與分散管理的關(guān)系，繼而提高檔案管理工作效率[2]。

結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作效率的有效提高是增強(qiáng)其服務(wù)性的關(guān)鍵，這就需要事業(yè)單位能從思想上改變工作理念，賦予檔案管理工作精細(xì)化及信息化，在新時代利用先進(jìn)技術(shù)手段創(chuàng)新工作方法，還需優(yōu)化檔案管理工作制度，不僅引導(dǎo)工作者肩負(fù)責(zé)任，還助力工作者應(yīng)用推廣信息化、智慧化的管理舉措，繼而提升事業(yè)單位檔案管理工作水平。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張衛(wèi)英. 探討如何提升事業(yè)單位檔案管理工作水平及創(chuàng)新工作[J]. 才智，2018（19）：275-275.

[2] 胡潔東. 淺析新時期如何做好事業(yè)單位檔案管理工作[J]. 卷宗，2020（2）：88.

內(nèi)蒙古興安盟科爾沁右翼前旗工業(yè)園區(qū)管理委員會機(jī)關(guān)事務(wù)服務(wù)中心 137400