數(shù)字化背景下檔案信息化建設研究

摘要：隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，各種管理環(huán)節(jié)中，網絡技術、信息技術、通信技術等被廣泛應用。信息檔案的建設可以說是一個適宜的時期。完成檔案資料的數(shù)字化管理，能夠準確、完整、快速地進行采集、分類、存儲、分發(fā)等操作，極大地節(jié)省了人力成本，提高了工作效率，提高了基層檔案管理水平。本文介紹了檔案信息化建設的內涵和重要性，分析了檔案信息化建設的現(xiàn)狀和存在的問題，并提出了相應的改進措施。

關鍵詞：數(shù)字化;檔案;信息化建設

引言

在大數(shù)據(jù)時代，信息正成為社會發(fā)展的重要資源，因此檔案信息化是社會發(fā)展的必然趨勢。在復雜社會發(fā)展環(huán)境下，機構主體所擁有的信息資源顯得尤為重要，而作為國家經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，其價值意義重大。信息檔案不僅可以有效地減輕工作人員的工作量，提高工作效率，還可以在一定程度上保證檔案信息的安全，提高檔案信息的有效性，有可能出現(xiàn)大規(guī)模的災害和部門突發(fā)事件，為決策者提供科學快速決策信息，有助于企業(yè)管理水平全面提升。

1檔案信息化建設的現(xiàn)狀及存在的問題

1.1內部檔案管理系統(tǒng)零散、孤立，不能滿足需求

有些內部檔案管理系統(tǒng)對城市建設檔案進行分割、孤立、不能滿足要求，組織自身的技術力量，根據(jù)前期需要，完成系統(tǒng)開發(fā)。圖書館存在著每個系統(tǒng)都使用各自獨立的數(shù)據(jù)資源，沒有考慮整個信息化規(guī)劃，各個系統(tǒng)之間無法共享數(shù)據(jù)。比如，從存檔管理的角度來看，結構化數(shù)據(jù)庫+檔案系統(tǒng)的存儲方式以及大量的手工操作難以滿足日益增長的檔案業(yè)務的需求。

1.2檢索方式單一，性能下降

現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)缺乏系統(tǒng)構建的頂層設計，缺乏整體的動力和一致性，沒有形成一個完整的業(yè)務系統(tǒng)。存檔管理中，接收、保存、檢索、借閱、統(tǒng)計等過程都需要跳到多個系統(tǒng)來完成業(yè)務。缺乏統(tǒng)一的查詢和檢索渠道，沒有在可靠性、一致性和可用性等方面進行設計，難以支持電子存檔安全、跨部門和系統(tǒng)存檔信息資源的管理和使用需求，而不能滿足長期發(fā)展的需要。信息化建設初期存在的困難。每個地方的初級檔案條件都很差。檔案存放場所、設備、設施、環(huán)境等相對薄弱，儲存檔案質量較差。紙質檔案轉換的電子檔案數(shù)量巨大，采集設備有限，信息化建設很難做好準備。很多基層檔案館缺少專業(yè)、專職的檔案管理人員熱情不高。建設檔案信息化有些員工檔案信息化還存在阻力，需要提高工作質量和效率有些管理者沒有認識到信息化的作用和重要性，很難推進信息化。

2大數(shù)據(jù)時代推進檔案信息管理的措施

2.1開展數(shù)字化服務績效評價

建立智能化的檔案管理模式，切實保存檔案信息，必須順應時代。有序分發(fā)，全面提高檔案資料管理的效率和質量。樹立良好的公共服務觀，才能更好地發(fā)揮檔案信息化的價值，促進檔案工作的健康發(fā)展。教育系統(tǒng)和社會必須盡快在全國范圍內實現(xiàn)存檔和信息整合平臺的建設，徹底打破和建立信息壁壘，充分發(fā)揮檔案信息的價值，全面提高檔案數(shù)據(jù)挖掘能力，提高檔案管理服務水平。

2.2彰顯特色，強化服務效能

數(shù)字化建設項目檔案數(shù)字化目標和工作計劃，逐步實現(xiàn)工程檔案內容數(shù)字化。為進一步提高檔案使用效率，需要將照片檔案、音頻、視頻檔案等數(shù)字化，并創(chuàng)建圖片檔案數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫等。數(shù)字結構的關鍵是數(shù)據(jù)質量。數(shù)據(jù)要嚴格管理，建立數(shù)據(jù)審核制度，在輸入數(shù)據(jù)之前進行審核，并在輸入數(shù)據(jù)后認真校準，確保輸入數(shù)據(jù)完整、準確。將電子目錄中的部分目錄與物理檔案相比較，以檢查缺失，優(yōu)化數(shù)據(jù)結構，確保數(shù)據(jù)真實、完整和一致。

2.3健全檔案大數(shù)據(jù)信息管理機制

首先，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理體系必須完整、完整，形成強有力的問責制度。若有責任、有義務、有責任有義務，有責任有義務，有責任有義務提高檔案管理的質量和效率。為避免因定期責任而造成的檔案混亂，應建立終身責任制度，提高管理水平。二是檔案管理工作的重要性，有效地保障了檔案的保存與利用。實施數(shù)字化管理，要加強監(jiān)督，隨時開展自查自糾、隨機抽查等工作，建立問題調查制度，充分利用和提高解釋率。最終，外部監(jiān)督機制將鼓勵社會團體在改善環(huán)境、提高檔案質量和方便檔案等方面進行外部監(jiān)督，以避免其損失，提高其價值。

2.4保障檔案信息安全

保證檔案信息的安全是檔案信息建設過程中必須充分考慮的問題，首先，為了存檔信息安全意識，注意日常工作，采取有效的對策，避免出現(xiàn)信息安全問題，必須提高檔案人員的重要性。其次，在當今信息化的大背景下，檔案信息的整合與共享都是在網絡環(huán)境下進行的。我們都知道，因特網具有明顯的開放性，基于這一點，需要加強技術研發(fā)，在購買檔案系統(tǒng)時，一定要選擇正版系統(tǒng)。加強自主研究與開發(fā)，消除第三方企業(yè)對核心軟硬件的依賴，利用技術建立有效、標準化的安全體系，應用于信息泄露、私鑰加密、識別、安全評估等方面，并構建檔案進行備份，選擇最安全的信息載體，科學地劃分其機密性和保存期。

結語

檔案管理中采用信息技術的科學、整體、系統(tǒng)地應用于檔案管理已成為趨勢。為此，在檔案管理過程中，要建立大檔案和大服務視角，適當轉變管理職責與內容，建立智能化檔案服務模式，建立安全管理體系。強化檔案管理隊伍建設。從而為完善我國的檔案管理奠定了基礎。

參考文獻：

[1]曹繼偉.數(shù)字化背景下檔案信息化建設[J].黑龍江檔案.2020（04）.

[2]田雯.數(shù)字背景下科技檔案信息化建設與管理[J].科技創(chuàng)新導報.2020（18）.

[3]田凌嫣.論大數(shù)據(jù)時代背景下加強檔案管理信息化建設的策略[J].蘭臺內外.2020（02）.

[4]吳皖娟.數(shù)字化時代檔案管理信息化的建設路徑[J].山西檔案.2019（02）.

作者簡介：劉杰（1980.04-），男，湖南人，大專，研究方向：檔案管理（人事檔案）