婦幼保健院檔案管理工作的現(xiàn)狀及完善措施分析

林秀華

摘要：在婦幼保健院的工作過程中，對檔案進(jìn)行管理在整個工作過程中具有至關(guān)重要的作用，對檔案管理的工作進(jìn)行優(yōu)化能夠有效提高管理的水平。但是在目前的檔案管理工作中，由于受到各方面因素的影響還存在著一定的問題，對管理的效果產(chǎn)生影響。為了進(jìn)一步提高婦幼保健院檔案管理工作的水平，需要對存在的問題采取針對性的措施進(jìn)行完善。

關(guān)鍵詞：婦幼保健院;檔案管理;現(xiàn)狀;完善措施

在社會公共系統(tǒng)服務(wù)當(dāng)中，基層?jì)D幼保健院對婦女兒童群體的技術(shù)服務(wù)支持起到至關(guān)重要的作用[1]。在婦幼保健院日常的工作當(dāng)中，對服務(wù)群體的檔案進(jìn)行保存管理是工作當(dāng)中一項(xiàng)重要的內(nèi)容，對檔案進(jìn)行高效的管理能夠?yàn)閶D幼保健院各項(xiàng)職能的實(shí)施提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，并為政府的相關(guān)決策提供有力的依據(jù)。為了保證婦幼保健院檔案管理工作的順利進(jìn)行并為服務(wù)群體提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，需要進(jìn)一步提高管理工作的質(zhì)量。在目前的管理工作當(dāng)中，由于受到各方面因素影響還存在著一些急需解決的問題。本文對婦幼保健院檔案管理工作的現(xiàn)狀以及完善措施進(jìn)行分析，具體內(nèi)容如下。

1管理工作的現(xiàn)狀

隨著社會的不斷進(jìn)步以及人們思想觀念的改變，目前在婦幼保健院檔案管理的工作過程中雖然有革新的一面，但是大部分內(nèi)容還是遵循著較為傳統(tǒng)的模式，同時受到各種客觀因素的影響，在目前的管理工作過程中還存在著相關(guān)的問題會對管理工作的質(zhì)量產(chǎn)生影響。

1.1管理意識較弱

在目前婦幼保健院的總體工作過程中，大部分的工作重點(diǎn)主要集中在業(yè)務(wù)的建設(shè)方面，對新的設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)，并對相關(guān)的醫(yī)療技術(shù)人員進(jìn)行培養(yǎng)。但是在對檔案管理工作的重視程度上，和上述工作內(nèi)容相比重視程度不高，檔案管理的水平相對落后，工作內(nèi)容較為繁瑣，也造成了對管理工作人員的要求較高。而在目前的管理過程中，相關(guān)的工作人員會缺乏一定的耐心，并且工作專業(yè)度和工作水平參差不齊，這就導(dǎo)致了管理工作的質(zhì)量出現(xiàn)不穩(wěn)定的現(xiàn)象，在對檔案材料進(jìn)行上報(bào)的過程中整體的質(zhì)量較差，從而導(dǎo)致在對服務(wù)對象的檔案進(jìn)行收集的過程中影響檔案資料的完整性以及準(zhǔn)確性。

1.2管理制度不完善

在目前的檔案管理工作過程中，相關(guān)的管理制度還不夠完善，和管理工作自身適應(yīng)的工作制度并不健全，在婦幼保健院目標(biāo)管理考核方案中甚至沒有將檔案管理工作納入到考核的范圍當(dāng)中。管理制度的不完善會導(dǎo)致檔案在進(jìn)行移交、整理以及歸檔的過程中環(huán)節(jié)鏈接不順和出現(xiàn)無章可循的現(xiàn)象，在需要對檔案進(jìn)行查找和調(diào)用時，需要耗費(fèi)大量的時間去查找，從而對檔案的利用率產(chǎn)生影響，并降低管理的工作質(zhì)量。

1.3對管理工作缺乏正確的認(rèn)知

在對檔案進(jìn)行管理的過程中，目前大部分婦幼保健院中的工作人員對檔案的重要性，覺得檔案無法創(chuàng)造直接的有用價值，對婦幼保健院的發(fā)展起不到重要作用。在這種觀念的影響下會導(dǎo)致檔案相關(guān)的信息資源開發(fā)滯后，檔案的利用率低下。然而在實(shí)際的工作中，對檔案進(jìn)行高度重視和管理能夠有效的進(jìn)行數(shù)據(jù)收集和分析，對嬰兒的出生、死亡以及孕產(chǎn)婦的健康情況進(jìn)行更為直觀的暴恐，能夠?yàn)閲艺臎Q策提供更為有利的依據(jù)，而對管理工作缺乏正確的認(rèn)知則無法將檔案的作用進(jìn)行有效發(fā)揮[2]。

1.4管理的方法落后

婦幼保健院中的檔案數(shù)量龐大，在傳統(tǒng)的管理方法中主要是采用人工清點(diǎn)歸類的管理方式，工作效率較慢，并且容易出現(xiàn)管理失誤的現(xiàn)象。隨著社會技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理被應(yīng)用到各個領(lǐng)域當(dāng)中，但是在目前大部分婦幼保健院的檔案管理中，還使用著傳統(tǒng)的管理方法，管理方式較為落后，從而對整體的管理工作質(zhì)量產(chǎn)生不良的影響。

2針對性的完善措施

針對目前婦幼保健院檔案管理工作中所存在的問題，在本文的研究中主要采用以下完善措施來提出改善的建議。

2.1完善檔案管理的體系

在對婦幼保健院檔案進(jìn)行管理的過程中，需要堅(jiān)持科學(xué)性的原則，需要具備統(tǒng)籌性以及科學(xué)性的思維，對于目前管理工作中所存在的問題需要具有清晰準(zhǔn)確的判斷。在目前婦幼保健院檔案管理的工作中，由于檔案管理體系還存在不完善的現(xiàn)象，因此需要根據(jù)目前的工作需求來對管理體系進(jìn)行進(jìn)一步的完善，貫徹安全工作的理念，將檔案管理的安全性放在工作的收尾，并做好相關(guān)的防控和應(yīng)急方案。針對在管理過程中可能出現(xiàn)的問題，需要提出針對性的解決措施，減少相關(guān)的管理風(fēng)險，而在對管理工作進(jìn)行實(shí)踐的過程中需要堅(jiān)持頂層設(shè)計(jì)的理念，將工作層級進(jìn)行提高，同時提高工作的標(biāo)準(zhǔn)和層次[3]。

2.2提升管理工作人員的綜合素質(zhì)

在婦幼保健院檔案管理工作的過程中，工作人員的綜合素質(zhì)對整體的管理質(zhì)量具有重要的影響。在目前的管理過程中，部分工作人員還存在著專業(yè)度不足和能力不高的現(xiàn)象，因此院方需要定期舉辦相關(guān)的培訓(xùn)工作，組織管理工作人員參與培訓(xùn)，提升工作人員的綜合素質(zhì)和管理技能，能夠更好的進(jìn)行管理工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。將工作人員的管理效果和績效進(jìn)行掛鉤，激勵工作人員能夠更加積極的工作，提升其管理工作的水平。

2.3改進(jìn)管理的方法

針對目前檔案管理方法較為落后的現(xiàn)狀，需要引進(jìn)先進(jìn)的管理方法來進(jìn)行改善。將信息化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)引進(jìn)到婦幼保健院的檔案管理工作當(dāng)中，將檔案內(nèi)容輸入到電腦設(shè)備中，使用系統(tǒng)化的軟件對檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理和歸類，這樣在日常的管理工作中，工作人員能夠利用管理系統(tǒng)快速的查找到需要的檔案，提高管理工作的效率。除此之外采用系統(tǒng)化的管理能夠保證檔案內(nèi)容的完整性，減少管理失誤發(fā)生的概率。

2.4更新檔案管理的觀念。

傳統(tǒng)的檔案管理觀念內(nèi)容較為保守并且主動性較差，對檔案管理的重視程度不足，因此為了提高檔案管理的工作效率，需要對管理的觀念進(jìn)行更新。進(jìn)一步提高婦幼保健院工作人員對檔案管理的重視程度，充分認(rèn)識到檔案管理的價值以及作用，加大對檔案信息的開發(fā)力度，從而提高對廣大婦女兒童的健康水平和服務(wù)質(zhì)量。院方還可以加大對檔案管理的宣傳力度，定期將檔案室開放給院內(nèi)工作人員參觀學(xué)習(xí)，提高人們對檔案管理的認(rèn)知程度。

3總結(jié)

婦幼保健院中的檔案管理工作對院中整體工作質(zhì)量具有重要的影像性，因此提高檔案管理工作的質(zhì)量具有重要的意義。在目前的檔案管理工作過程中由于受到各方面因素的影響還存在著一定的問題，具備包括對檔案管理的重視程度不足，工作人員的專業(yè)水平不高，管理方式較為落后等。本文根據(jù)目前所發(fā)現(xiàn)的相關(guān)管理問題提出了針對性的解決措施，同時希望能夠?yàn)楹罄m(xù)的研究提供有效的文獻(xiàn)依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]呂爽.婦幼保健院檔案管理工作要點(diǎn)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（12）：123-124.

[2]蔣蘇培.婦幼保健院檔案管理工作的現(xiàn)狀及完善措施探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（04）：153.

[3]管繼東.婦幼保健院檔案管理工作的現(xiàn)狀及完善措施[J].黑龍江史志，2015（11）：167.

（河源市婦幼保健院 廣東 河源 517000）