信息化對(duì)事業(yè)單位檔案管理的重要性思考

曹義

摘要：檔案管理信息化需要應(yīng)用信息技術(shù)手段將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔，以數(shù)據(jù)形式安全存儲(chǔ)與管理檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)效的全面提升，更加安全、高效地管理與利用檔案資料。當(dāng)前階段，部分事業(yè)單位缺乏健全的檔案管理機(jī)制，專業(yè)信息化人才數(shù)量不足，信息化技術(shù)及設(shè)備也相對(duì)陳舊，因此，事業(yè)單位應(yīng)通過多元化措施保障檔案管理信息化建設(shè)的有效實(shí)現(xiàn)。新時(shí)期事業(yè)單位發(fā)展規(guī)模在不斷擴(kuò)大，引進(jìn)的人才數(shù)量不斷增多。再加上單位的經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目種類也在增加，這就給檔案管理工作帶來了不小的壓力。基于此，目前各個(gè)事業(yè)單位都在積極進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作，希望能夠提升管理工作質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)單位;檔案管理;重要性

1信息化建設(shè)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

事業(yè)單位的檔案管理工作具有一定的獨(dú)特屬性。作為由國(guó)家設(shè)立、經(jīng)濟(jì)來源依賴財(cái)政撥款、履行向公眾提供各項(xiàng)公共服務(wù)職責(zé)的機(jī)構(gòu)，事業(yè)單位具有鮮明的國(guó)家隸屬性、非盈利性、公益性。因此，單位內(nèi)部的人事變動(dòng)、工作紀(jì)要等事項(xiàng)都是其檔案管理工作重點(diǎn)。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、無紙化已經(jīng)成為時(shí)代趨勢(shì)，“檔案”這一概念的內(nèi)涵也發(fā)生了變化。例如在形成方式上，檔案已不再局限為紙質(zhì)文件;而在調(diào)用讀取方式上，實(shí)踐中也更多地采用信息化模式。種種變化都導(dǎo)致傳統(tǒng)的以“人工”“紙質(zhì)”等為鮮明特征的傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)越來越無法適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展環(huán)境，事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型成為必然選擇。在信息化檔案管理工作中，檔案管理人員會(huì)面臨“紙質(zhì)+電子”的復(fù)雜結(jié)構(gòu)工作對(duì)象，而對(duì)于檔案信息的檢索者、利用者而言，其內(nèi)容的完整性、客觀真實(shí)性、邏輯系統(tǒng)性則顯得更加重要。

2事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)面臨的若干問題

2.1檔案管理人員專業(yè)度不足

基層事業(yè)單位人員編制不足，檔案管理人員通常由其他崗位人員兼任，因此在做檔案管理時(shí)，缺乏對(duì)檔案管理的正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理只是檔案的保管，缺乏系統(tǒng)性和全局性的觀念，始終停留在工作表面，不能深層次考慮檔案管理的重要性和檔案管理的未來發(fā)展，也無法將檔案管理的重要性呈現(xiàn)給單位的管理者，管理者也在一定程度上無法獲取檔案管理的重要性和提升檔案管理信息化的必要性。

2.2檔案管理管理不完善

目前基層事業(yè)單位的檔案管理方面有所欠缺，包括管理制度不完善，檔案的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，檔案貯存條件不規(guī)范，檔案完整性不足等。這些方面的不完善一方面體現(xiàn)了檔案管理工作的不完善，更深層次的方面則是體現(xiàn)了檔案管理始終沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，最終反過來影響檔案管理在基層事業(yè)單位中的地位和重要性，單位中的管理層對(duì)其不重視，對(duì)其的投入和管理相應(yīng)的缺乏計(jì)劃性，因此，基層事業(yè)單位的檔案管理發(fā)展速度極為緩慢，信息化的引入也就此擱淺。

2.3信息化建設(shè)規(guī)劃缺乏科學(xué)性

檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)，必然要以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕ㄔO(shè)規(guī)劃為導(dǎo)向，若是這一規(guī)劃本身存在問題，必然會(huì)限制信息化建設(shè)進(jìn)程的高效推進(jìn)。部分事業(yè)單位未能以自身發(fā)展戰(zhàn)略為基礎(chǔ)進(jìn)行信息化建設(shè)工作的規(guī)劃，因此影響了信息化建設(shè)工作的落實(shí)效果。同時(shí)，由于缺乏對(duì)信息化建設(shè)實(shí)效性的重視，致使信息化建設(shè)速度緩慢，科學(xué)與規(guī)范的檔案管理遲遲不能開展。

3推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的具體路徑

3.1重視檔案信息化管理的作用

信息化檔案管理建設(shè)是傳統(tǒng)檔案管理建設(shè)的延伸和升級(jí)，對(duì)事業(yè)單位的管理水平、決策能力和信息服務(wù)具有一定的有利影響，可以為事業(yè)單位的檔案管理提供支持。因此，事業(yè)單位管理人員首先要重視檔案管理信息化建設(shè)的重要作用，并適當(dāng)加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的資金、人力投入以保證其順利開展。其次，要推動(dòng)事業(yè)單位檔案信息化管理制度的建立和完善，要立足于事業(yè)單位工作的實(shí)際情況和檔案管理的具體需求，設(shè)計(jì)出科學(xué)有序的現(xiàn)代化檔案管理制度，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中的具體方面如設(shè)備監(jiān)管、網(wǎng)站維護(hù)、人員管理等進(jìn)行統(tǒng)籌管理，以保證檔案管理的信息化建設(shè)可以發(fā)揮最大效用，從而推動(dòng)事業(yè)單位的檔案工作持續(xù)升級(jí)。

3.2建立網(wǎng)絡(luò)管理制度

電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理工作上的側(cè)重點(diǎn)不同，因此，事業(yè)單位在展開信息化建設(shè)工作時(shí)，還應(yīng)當(dāng)積極建立網(wǎng)絡(luò)管理工作制度。首先根據(jù)不同事業(yè)單位的自身要求建立一整套完善的檔案管理制度，例如數(shù)字檔案的移交整理，歸檔，格式壓縮等。其次，在信息化建設(shè)過程中，不僅要建立整個(gè)員工的檔案數(shù)據(jù)庫，還要遵循格式和原則要求進(jìn)行有效轉(zhuǎn)換，從而保證整個(gè)檔案管理工作的查找、傳輸各個(gè)環(huán)節(jié)服務(wù)于單位運(yùn)營(yíng)。

此外，因?yàn)橛行n案具有一定的保密等級(jí)。在這種情況下，應(yīng)當(dāng)結(jié)合國(guó)家法律管理制度，以依法管理為基礎(chǔ)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)記錄員工在平臺(tái)上的操作行為。方便及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)問題，然后利用智能化技術(shù)來攔截風(fēng)險(xiǎn)。常見攔截方法為：根據(jù)敏感操作行為，凍結(jié)員工的賬號(hào)，限制其訪問權(quán)限。

3.3加強(qiáng)專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

事業(yè)單位形成高質(zhì)量的檔案信息化管理工作，不僅需要科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)管理作為指引，也要擁有一支業(yè)務(wù)水平高、綜合素養(yǎng)強(qiáng)的專業(yè)化工作隊(duì)伍提供支持。第一，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮帶頭作用，形成自上而下的觀念轉(zhuǎn)變效果，樹立促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展的工作意識(shí)。在正確的主觀態(tài)度下，針對(duì)當(dāng)前工作面臨的形勢(shì)、困難、不足進(jìn)行合理調(diào)整及全局指揮。第二，重視人才的引進(jìn)和培養(yǎng)工作。從實(shí)踐來看，事業(yè)單位可采取“內(nèi)部競(jìng)聘”的手段，激發(fā)現(xiàn)有檔案管理人員的積極性，盡可能消除一切可能導(dǎo)致消極怠惰的不利因素。此外，也應(yīng)重視檔案管理人員的學(xué)習(xí)培養(yǎng)，通過開展定期培訓(xùn)邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家、資深人士來講座，或是外派學(xué)習(xí)交流、輪訓(xùn)學(xué)習(xí)等手段，加快工作隊(duì)伍對(duì)信息化建設(shè)大趨勢(shì)的適應(yīng)速度。

3.4提升檔案管理信息化技術(shù)水平

事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化的前提是具有較為先進(jìn)和完備的基礎(chǔ)設(shè)施和信息技術(shù)，因此事業(yè)單位應(yīng)不斷提升檔案管理信息化技術(shù)水平和設(shè)施建設(shè)。針對(duì)檔案管理信息化設(shè)施的完善，要從硬件設(shè)備和軟件應(yīng)用兩方面入手提升管理載體的質(zhì)量性能。在硬件設(shè)備升級(jí)上，要及時(shí)引進(jìn)更新事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、聯(lián)網(wǎng)設(shè)備和打印機(jī)設(shè)備等檔案辦公設(shè)備，在軟件應(yīng)用建設(shè)上具體可以從三方面入手：

第一是檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，合理運(yùn)用數(shù)據(jù)壓縮處理技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、高速掃描錄入技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、聲像檔案文件和已經(jīng)歸檔的現(xiàn)有電子檔案按照一定的順序進(jìn)行組織分類從而建立系統(tǒng)規(guī)范的檔案信息庫，將檔案目錄信息和具體全文進(jìn)行數(shù)字化處理。

第二是建設(shè)事業(yè)單位檔案網(wǎng)站，檔案網(wǎng)站是指事業(yè)單位檔案管理部門在公共信息服務(wù)網(wǎng)站上開設(shè)的網(wǎng)點(diǎn)，以網(wǎng)絡(luò)主頁的方式提供檔案管理、服務(wù)和宣傳，其具體內(nèi)容包括檔案工作信息、事業(yè)單位公開信息、檔案資源信息和服務(wù)信息。通過努力打造便捷高校的檔案管理網(wǎng)站來推動(dòng)事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，并為社會(huì)提供檔案服務(wù)的窗口。

第三是可以建立數(shù)字檔案信息庫，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程控制管理，這一技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在于可以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位利用互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境高效便捷地開發(fā)利用數(shù)據(jù)庫檔案信息資源，并形成良好有序的檔案使用規(guī)范體系。

結(jié)論

事業(yè)單位應(yīng)搭好信息時(shí)代的順風(fēng)車，利用先進(jìn)信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，通過建立“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的運(yùn)行模式有效提升事業(yè)單位檔案管理工作的智能化、信息化、高效化水平。

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