信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新探討

馮璐

摘要：隨著社會(huì)發(fā)展腳步的加快與科技技術(shù)的日益提高，推動(dòng)我國(guó)各個(gè)領(lǐng)域迎來信息化時(shí)代。檔案管理工作作為記錄、保存社會(huì)文明進(jìn)步的一項(xiàng)重要工作，為適應(yīng)和滿足信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的實(shí)際需要，檔案管理工作必須要進(jìn)行創(chuàng)新，使檔案管理工作成為新時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的鑒證人和助推器。文章從檔案管理的學(xué)術(shù)定義、存在問題、創(chuàng)新途徑及方式探究等方面，對(duì)檔案管理工作在新時(shí)代社會(huì)定位分工及發(fā)揮最大效能進(jìn)行分析研判，提出要讓檔案管理工作主動(dòng)融入經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的大格局，在走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化上下功夫，著力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，在服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、服務(wù)民生建設(shè)、服務(wù)文化大省建設(shè)等方面展現(xiàn)新作為。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作;創(chuàng)新

引言

進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)海量增加趨勢(shì)，資料大多表現(xiàn)出超大容量，無論是流程還是分析能力都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)，表現(xiàn)出多樣性、規(guī)模性、高速性以及價(jià)值性特點(diǎn)。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展應(yīng)用，已經(jīng)有效解決了一直以來困擾檔案管理的資料存儲(chǔ)與應(yīng)用的技術(shù)瓶頸問題，提升了信息管理的智能化水平。進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作應(yīng)堅(jiān)持創(chuàng)新原則，樹立創(chuàng)新理念，將其同大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)與要求結(jié)合起來，不斷提升檔案管理的質(zhì)量和水平。

1信息時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新必要性分析

在信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，社會(huì)對(duì)于檔案管理工作提出很多要求，使得檔案管理工作已經(jīng)不是以往對(duì)信息的簡(jiǎn)單收集與整理，更多的是需要對(duì)信息進(jìn)行全面審核與分析。檔案管理工作人員也需要從根本上意識(shí)到，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作方式以及信息存儲(chǔ)方式存在一定局限性，會(huì)影響檔案管理工作的更好落實(shí)，在此背景下，要將電子檔案應(yīng)用在檔案管理工作中。在檔案信息分類以及存儲(chǔ)期間，加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)軟件系統(tǒng)的應(yīng)用，減輕檔案管理人員的工作壓力，同時(shí)可以節(jié)約更多空間與時(shí)間。檔案管理部門可以對(duì)檔案設(shè)置更為專業(yè)的查詢系統(tǒng)，群眾想要了解某項(xiàng)內(nèi)容，直接到系統(tǒng)中查詢，節(jié)約更多的信息查詢時(shí)間，而且信息傳輸效率得到提升，并保證信息準(zhǔn)確性。信息化的檔案管理工作，促使檔案管理工作能夠朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。在這一過程中，可以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，使得人們對(duì)檔案的需求得到滿足，為人們工作提供更多便利。在信息時(shí)代中，檔案管理工作也可以實(shí)現(xiàn)自身的自動(dòng)化發(fā)展與智能化發(fā)展，利用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行管理與收集，提升工作質(zhì)量。先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，為檔案收集工作以及管理工作提供更多便利，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，檔案數(shù)據(jù)信息實(shí)用性與時(shí)效性得到保障。由此可以看出，信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作必須進(jìn)行創(chuàng)新與完善，這樣才能為社會(huì)更好發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

2檔案管理工作創(chuàng)新存在的現(xiàn)實(shí)性問題

2.1檔案管理信息化現(xiàn)狀

目前，檔案查詢形式有兩大類，其一是手工查找，其二是計(jì)算機(jī)查找。就目前而言，手工查找這一傳統(tǒng)的檔案查詢形式仍在大規(guī)模沿用，盡管各單位的檔案部門都在不斷采用各種手段升級(jí)手工查找方式，設(shè)計(jì)新的搜索工具等，但仍陷入到了求多不求精的誤區(qū)，以檔案搜索工具的數(shù)量去提升檔案搜索的質(zhì)量，顯然，這是一個(gè)源于認(rèn)知層面的錯(cuò)誤。當(dāng)下，很多單位檔案管理部門的工作流程可以總結(jié)為編制目錄、入庫(kù)出庫(kù)、卷宗瀏覽等方面，對(duì)于計(jì)算機(jī)辦公，主要應(yīng)用在文字類工作方面，財(cái)務(wù)計(jì)算管理等方面的工作依然以紙為載體，雖然說智能形式也有所應(yīng)用，如光盤、U盤、3D識(shí)別技術(shù)等，但其使用頻率并不高，且其構(gòu)建的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)容量和檔案管理信息化所需的數(shù)據(jù)庫(kù)容量難以相提并論。

2.2檔案管理工作體制與管理工作要求存在矛盾

新時(shí)代檔案管理工作的三個(gè)方向決定了檔案管理工作的法制化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化迫切要求，但目前許多檔案的管理除了正規(guī)的檔案館相對(duì)制度健全外、各企事業(yè)單位、民間團(tuán)體及個(gè)人的檔案資料不少處于散亂狀態(tài)，其保質(zhì)性、保密性、保值性都存在很大問題，如果不盡快解決則面臨著檔案滅失的巨大風(fēng)險(xiǎn)。

3檔案管理工作的創(chuàng)新途徑與方法

3.1拓展檔案管理范圍

如今人們對(duì)于檔案管理工作的要求正在不斷提升，也只有這樣才能保證檔案管理工作能夠跟上社會(huì)發(fā)展的腳步。在實(shí)際檔案管理工作創(chuàng)新中，為使得檔案管理工作能夠?yàn)橄嚓P(guān)決策等工作提供更為有效的參考依據(jù)，要對(duì)檔案管理范圍進(jìn)行拓展。在以往檔案管理工作中，存在一定局限性問題，管理人員通常情況下都是圍繞檔案資料收集開展相應(yīng)工作，過于注重不同業(yè)務(wù)資料、數(shù)據(jù)相關(guān)問題，對(duì)關(guān)聯(lián)信息收集與應(yīng)用造成忽視。這一情況的出現(xiàn)，使得檔案資料信息無法將自身價(jià)值全面發(fā)揮出來。基于此，在未來檔案管理工作中，需要對(duì)檔案管理工作范圍作出進(jìn)一步明確與完善，使得檔案信息資料收集完善性可以得到保證。管理人員能夠具備大數(shù)據(jù)管理理念，將全部有關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集，針對(duì)收集到的數(shù)據(jù)信息要做好分類保存工作。如果人們想要了解某項(xiàng)信息，那么可以直接到平臺(tái)或者系統(tǒng)中進(jìn)行查詢應(yīng)用，提高數(shù)據(jù)信息利用率，將檔案信息價(jià)值發(fā)揮到最大。

3.2重視檔案管理隊(duì)伍創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)

應(yīng)根據(jù)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，培養(yǎng)一支具有創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理隊(duì)伍，構(gòu)建新時(shí)代檔案管理人力新格局。檔案管理相關(guān)部門應(yīng)注意引進(jìn)信息技術(shù)型人才，把好人才招聘關(guān)，引導(dǎo)高素質(zhì)創(chuàng)新型人才進(jìn)入到大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作中，積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效助力檔案管理水平的提升。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境，宣傳大數(shù)據(jù)相關(guān)知識(shí)，引導(dǎo)其充分認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要性。應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作離不開一定的基礎(chǔ)設(shè)施，應(yīng)營(yíng)造良好的信息環(huán)境，完善信息化設(shè)備配備，為大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用提供物質(zhì)條件。工作人員應(yīng)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，加強(qiáng)結(jié)對(duì)幫扶，熟練掌握相關(guān)信息技術(shù)，以便更好運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)管理好檔案。

3.3高調(diào)強(qiáng)化信息化檔案管理建設(shè)，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)科技創(chuàng)新戰(zhàn)略因素

現(xiàn)代信息技術(shù)不斷進(jìn)步，信息技術(shù)檔案管理工作的建設(shè)是必然趨勢(shì)。通過科學(xué)技術(shù)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)領(lǐng)域開展信息檔案管理工作是需要長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展的艱巨任務(wù)，要改進(jìn)工作方法革新檔案管理制度，全力推進(jìn)信息化建設(shè)，認(rèn)識(shí)衡量標(biāo)準(zhǔn)能力的重要性。信息化檔案管理能夠有效預(yù)防檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)及防范漏洞，利用實(shí)時(shí)記錄及實(shí)時(shí)規(guī)避錯(cuò)誤信息等智能監(jiān)控設(shè)備，將檔案管理能力全面提升。企事業(yè)單位需要開展專業(yè)知識(shí)水平及道德素質(zhì)的培訓(xùn)，領(lǐng)導(dǎo)層要重視信息化檔案管理建設(shè)工作，要從自身履行責(zé)任，真正地把信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)平臺(tái)發(fā)展起來，發(fā)揮信息安全技術(shù)檔案管理的職能作用，推動(dòng)企事業(yè)單位信息化技術(shù)檔案管理建設(shè)，實(shí)質(zhì)性地提供企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)保障和社會(huì)效益的全面能效水平管理。

結(jié)語

綜上所述，新時(shí)代的檔案管理工作的創(chuàng)新是順應(yīng)時(shí)代要求，推進(jìn)檔案管理工作在“三個(gè)走向”的指導(dǎo)下，對(duì)既有檔案管理工作進(jìn)一步向法制化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)變，從而提高檔案管理工作的水平，以新的途徑和方式激活檔案自身的巨大沉淀價(jià)值和增益價(jià)值，為國(guó)家全面建成小康社會(huì)和實(shí)現(xiàn)全面現(xiàn)代化提供巨大能量，發(fā)揮積極作用。

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