新形勢下公共圖書館檔案管理工作初探

時(shí)曉鵬

摘要：現(xiàn)階段隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，公共圖書館的改革力度也不斷加大。其中圖書館檔案管理工作是改革的關(guān)鍵組成部分。公共圖書館檔案管理工作是以極具價(jià)值的文檔和文獻(xiàn)等來存檔保存的工作，種類繁多，工作復(fù)雜，是圖書館歷史軌跡前進(jìn)的總結(jié)，也是公共圖書館社會效益的反映。本文從公共圖書館檔案管理工作的實(shí)際現(xiàn)狀出發(fā)，指出了圖書館檔案管理中存在的問題，梳理了圖書館檔案管理工作的特點(diǎn)，分析了圖書館檔案管理的作用總結(jié)了圖書館檔案的歸檔內(nèi)容，闡述了新形勢下圖書館檔案管理的具體措施。

關(guān)鍵詞：公共圖書館;檔案管理;互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)

引言：隨著人類文明的不斷發(fā)展，公共圖書館檔案管理工作的重要性愈發(fā)凸顯。然而，隨著圖書館管理工作的深入展開，檔案管理工作過程中出現(xiàn)的一些問題不容忽視，抓緊解決檔案管理工作中面臨的一些問題促進(jìn)新形勢下圖書館工作取得新發(fā)展，同時(shí)總結(jié)圖書館檔案管理工作勢在必行。

1、公共圖書館檔案管理工作內(nèi)容

公共圖書館檔案管理工作的內(nèi)容在廣義上講是對文本、文件以及設(shè)備的管理，具體來說包括對財(cái)產(chǎn)檔案、人事檔案、讀者檔案、借閱檔案、文獻(xiàn)典藏檔案及情報(bào)交流檔案等的管理。為了完善和加強(qiáng)圖書館檔案管理工作，建議應(yīng)從以下幾方面開展工作： 其一，圖書館必須建立一個(gè)系統(tǒng)化的檔案管理體系，通過培養(yǎng)管理人員的業(yè)務(wù)能力，以達(dá)到良好的管理效果。其二，培養(yǎng)管理人員學(xué)習(xí)掌握良好的計(jì)算機(jī)操作等技術(shù)水平，通過現(xiàn)代化的管理形式進(jìn)行編目、查詢、歸檔、收集及保存等工作。其三，提高管理人員工作責(zé)任感，以保障檔案管理的順利開展。

2、公共圖書館檔案管理現(xiàn)狀分析

公共圖書館是公共三大支柱之一，公共圖書館檔案同樣是公共檔案工作的重要組成部分其管理的好壞程度直接反映了圖書館的管理水平。然而許多公共圖書館檔案管理工作還非常滯后，在管理制度、管理方式、應(yīng)急備份、工作創(chuàng)新等方面普遍存在著一些問題。

2.1在檔案管理制度方面不完善，有的甚至沒有專門的檔案管理人員進(jìn)行圖書館檔案管理工作，而是由圖書館官員或辦公室人員兼管，忽視了檔案管理的重要性和必要性，導(dǎo)致檔案資料不完整.甚至散軼、缺失嚴(yán)重易響圖書館管理、服務(wù)讀者和運(yùn)營的有效性。

2.2在圖書館檔案管理方式上，存在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理工作，導(dǎo)致管理方式單一、檔案管理方式與圖書館的發(fā)展實(shí)際不相符、檔案管理工作整體效率低下的情況管理效果不明顯影響圖書館的長遠(yuǎn)發(fā)展和圖書館業(yè)務(wù)的有效開展。

2.3在出現(xiàn)意外的情況下如果圖書館檔案管理資料有應(yīng)急備份，就不會丟失大部分檔案資料甚至全部館藏圖書資源對各種圖書檔案破壞情況有應(yīng)急備份就不會對公共和社會資源造成浪費(fèi)。

2.4在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云技術(shù)等不斷發(fā)展的信息時(shí)代的當(dāng)下，現(xiàn)有部分公共圖書館檔案管理工作缺乏與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新精神。固有的傳統(tǒng)的檔案管理模式及方式會導(dǎo)致圖書館檔案管理工作效率降低已經(jīng)不能適應(yīng)信息化的當(dāng)今社會發(fā)展的節(jié)奏。

3、公共圖書館檔案管理新思路

3.1規(guī)范管理體系，創(chuàng)新管理理念

管理工作的首要任務(wù)是創(chuàng)建- 套完整的、規(guī)范的管理體系，方便對日常工作進(jìn)行規(guī)范和管理。在制定管理規(guī)范的時(shí)候，可以參考國家頒布的《檔案法》并結(jié)合公共自身現(xiàn)狀，制訂符合自己實(shí)際的行之有效的管理規(guī)范。公共圖書館檔案管理工作的革新也要在思想上提高管理人員對工作的重視，通過改變傳統(tǒng)的思想理念，進(jìn)行管理上的創(chuàng)新。圖書館中所有類別的檔案文件都是圖書館重要的組成部分，應(yīng)當(dāng)分門別類，做到保存完整、查找有序。因此，應(yīng)當(dāng)指定專人進(jìn)行不同檔案的整理歸檔，并在日常會議中進(jìn)行討論分析，提出個(gè)人觀點(diǎn)，總結(jié)行之有效的管理方案。只有提高對檔案管理工作的重視程度，才能夠逐步完善圖書館檔案管理工作。

3.2提高管理人員素質(zhì)水平，增強(qiáng)責(zé)任意識

人是管理工作的主體，在公共檔案管理的創(chuàng)新工作中，應(yīng)當(dāng)為工作人員制定長期的培養(yǎng)目標(biāo)。工作人員在提高自身工作水平的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)新的管理理念和新技術(shù)，要做到與時(shí)俱進(jìn)。另外，可引進(jìn)年輕人才，通過年輕一代的創(chuàng)新思維幫助推動(dòng)圖書館檔案管理的發(fā)展。階了良好的工作能力，工作人員自身責(zé)任感的提高也非常重要。首先要改變以往的服務(wù)意識，提高主動(dòng)服務(wù)精神。其次，檔案是圖書館重要文件資料。在檔案管理中，對存取操作應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制，提高管理人員的責(zé)任意識，按照規(guī)章制度進(jìn)行各項(xiàng)操作，為了避免檔案的丟失、破壞，應(yīng)當(dāng)做到責(zé)任到人，落實(shí)責(zé)任追究制度，對泄露資料者嚴(yán)肅處理。

4公共圖書館檔案管理的作用

4.1為公共圖書館發(fā)展提供依據(jù)和參考

檔案是圖書館活動(dòng)的原始記錄是圖書館各項(xiàng)工作最真實(shí)最可靠的信息。圖書館領(lǐng)導(dǎo)的決策政策的制定、未來的規(guī)劃是以這些及時(shí)、全面、準(zhǔn)確反映圖書館發(fā)展概貌、活動(dòng)規(guī)律的檔案信息資料為依據(jù)的系統(tǒng)、翔實(shí)的檔案信息資料，是圖書館領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行人才規(guī)劃、人員培訓(xùn)、圖書館內(nèi)部職務(wù)認(rèn)定、專業(yè)職稱考評的重要參考圖書館業(yè)務(wù)檔案收集歸納了日常管理和業(yè)務(wù)流程中各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)報(bào)表客觀真實(shí)地再現(xiàn)了圖書館業(yè)務(wù)活動(dòng)實(shí)際情況，是分析總結(jié)業(yè)務(wù)工作時(shí)必不可少的一手資料。

4.2公共圖書館科學(xué)管理的中介和載體

公共圖書館檔案是在工作中形成的，直接反映工作中的成果和教訓(xùn)能夠體現(xiàn)圖書館的工作特點(diǎn)和活動(dòng)規(guī)律由此成為管理活動(dòng)的中介和載體為公共圖書館的科學(xué)管理提供了一個(gè)平臺。

4.3為圖書館學(xué)研究和教學(xué)科研提供文獻(xiàn)保障

公共圖書館的檔案信息資料詳細(xì)記錄了不同時(shí)期、不同階段的圖書館組織機(jī)構(gòu)、人員編制和各時(shí)期取得的成績和科研成果等信息翔實(shí)可靠，因而可以為圖書館的業(yè)務(wù)探討、學(xué)術(shù)論文的撰寫提供可靠的文獻(xiàn)保障。

5新形勢下圖書館檔案管理的具體措施

為適應(yīng)新形勢下檔案工作的需求，充分發(fā)揮公共圖書館檔案的優(yōu)勢與潛能.解決公共圖書館檔案工作中存在的問題.建立系統(tǒng)科學(xué)的檔案分類方法是當(dāng)務(wù)之急。為做好公共圖書館檔案管理工作，圖書館檔案管理應(yīng)加快圖書館檔案的電子化進(jìn)程，不斷完善檔案管理體系，使檔案管理走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的科學(xué)軌道實(shí)現(xiàn)檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化信息化。

總結(jié)：新形勢的發(fā)展對公共檔案工作人員提出了新的更高的要求，只有通過檔案工作人員綜合素質(zhì)的提高，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)的飛躍。但是素質(zhì)的培養(yǎng)比知識的吸收更難，需要有外因、內(nèi)因的共同推動(dòng)，因此這必將是一個(gè)系統(tǒng)的、循序漸進(jìn)的過程。

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