淺談檔案管理問題

趙岐

摘要：人力資源管理作為人力資源管理的重要組成部分，反映每個單位和管理者的人事活動是非常重要的，它能為員工提供信息和需求，為員工的工作提供有效、合理的保障。本文分析了人事檔案管理中需要解決和改進的問題。

關鍵詞：整理;檔案;問題

1引言：

檔案收集是指檔案管理部門在檔案收集工作中，在檔案收集工作的框架內，對有關部門、單位的檔案資料，如在執(zhí)行和運行中出現(xiàn)偏差，應認真對待請愿調解中存在的一些問題，并及時采取對策[1]。

2人事檔案管理工作的現(xiàn)狀：

2.1缺乏完善的規(guī)章制度

一些部門制定了檔案收集、整理的規(guī)章制度，但在信息時代，檔案收集整理工作出現(xiàn)了許多新情況、新變化，檔案收集整理工作是一項長期的工作。但有些單位通常不特別注意檔案的收集和整理，只是在年底進行了臨時攻擊，造成許多重要檔案丟失，沒有提供任何資料。關于其內容的信息也用于“生產(chǎn)”由于缺乏相應的制度，導致了過分的自律性和隨意性。

2.2對收集工作重視不夠

檔案收集與分發(fā)的質量主要取決于檔案管理者的重視程度，但許多檔案管理者對檔案收集與分發(fā)的重視不夠，缺乏主動性和創(chuàng)造性，缺乏對檔案收集與分發(fā)的認識。收集配置文件的程序，缺乏對收集配置文件負責人的注意、監(jiān)督和咨詢，有的單位只在收集配置文件時有名稱，有的單位只收集配置文件在這種消極意識的影響下，單位在檔案收集和分發(fā)中的地位越來越消極，直接影響著檔案管理的發(fā)展[2]。資金短缺是現(xiàn)代檔案管理的最大障礙，資金投入關系到檔案管理的領導作用，檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足。在檔案建設中存在著檔案建設難度大、基礎條件差、安全措施不到位等問題。大部分檔案結構不規(guī)范，投資不足已成為檔案管理的瓶頸。

2.3檔案人員業(yè)務能力有限

然而，目前大多數(shù)檔案管理人員都沒有涉足其他業(yè)務領域的工作，對自己的業(yè)務有了全面的了解，企業(yè)管理人員無法及時收集數(shù)據(jù)。檔案管理部門必須在決策過程中提供決策數(shù)據(jù)，但由于缺乏集中的數(shù)據(jù)支持業(yè)務，很難保證檔案數(shù)據(jù)在決策過程中的組織。決策在檔案工作中起著特殊的作用。檔案管理人員分為三個層次：檔案管理助理、檔案管理專家、檔案管理高級專家、高素質文化、現(xiàn)代管理技術、熟悉檔案工作具有較強的組織協(xié)調和決策能力，在制定科學發(fā)展戰(zhàn)略和規(guī)劃、規(guī)范檔案工作方面取得了重要的理論和學術研究成果。缺乏掌握現(xiàn)代技術的管理者，尤其是掌握現(xiàn)代管理科學技術的復合型人才，檔案利用新技術、新方法的質量較低。直接管理檔案，加強工作，解決新情況、新問題，在一定程度上制約了檔案事業(yè)的發(fā)展，影響了各單位的順利發(fā)展。

2.4歸檔監(jiān)督不到位

雖然一些基層檔案部門對檔案工作重視不夠，但檔案管理人員經(jīng)常換工作，新來的人缺乏教育培訓和支助。很難按照其條例和方法管理檔案。另外，由于種種原因，許多部門在提交檔案時往往坐視不理，檔案部門本身也沒有相應的懲罰機制，許多文件格式不完善。采訪不規(guī)范，檔案監(jiān)督不到位，難以及時完成檔案成果的收集整理工作。

3當前檔案收集整理工作中常見的問題

檔案收集整理是檔案工作的重要組成部分。檔案收集整理條例已經(jīng)頒布，但在實施過程中仍存在一些問題。

3.1檔案收集不完整

檔案資料收集不足、資料不足的現(xiàn)象時有發(fā)生，有的檔案設備檔案不嚴，有的檔案不能嚴格執(zhí)行有關規(guī)章制度。單位對檔案收集工作重視不夠，檔案收集工作尚未完成，特別是在人員監(jiān)督、身份證等方面不僅要將地圖和人員要求歸檔，而且要及時將有關文件交給檔案部門。

3.2檔案整理不規(guī)范

國家公布的文件分發(fā)條例、方法和規(guī)則，檔案部門應當采取措施支持文件分發(fā)，基層檔案行政部門應當嚴格遵守在文檔分發(fā)過程中，配置文件受到干擾，沒有目錄文件大小，沒有系統(tǒng)配置文件，許多文件缺少重要信息，在認證方面。檔案資料的真實性、時效性等重要因素，使得許多檔案資料的可靠性難以再現(xiàn)。檔案資料。

4做好人事檔案管理工作的路徑分析

4.1從思想上重視人事檔案管理工作

要重視人事檔案管理的理念，加深對人事檔案管理的認識，在管理過程中，管理者不僅要重視人事管理，而且要人力資源。我們可以把重點放在培訓員工，以提高他們的思維水平。

4.2在人事檔案管理工作中加強科技化

為了提高管理的準確性，需要加強科技人員檔案管理，加大引進先進資源和設備的力度此外，為了減輕員工的工作量，我們可以減少員工的具體工作量，使員工消耗更多的精力，科學地技術與人事檔案管理相結合，可以有效地維護檔案，提高檔案的保密性和安全性，保護員工的隱私，為單位的人才管理提供有效的服務和保障。

4.3規(guī)范人事檔案管理登記制度

規(guī)范人事登記管理制度，完善人事管理法律法規(guī)，對于做好人事檔案工作具有十分重要的意義。符合條件的，按照備案制度的要求規(guī)范檔案，明確獎懲，明確鑒定和審查，明確個人資料和各類檔案的分類節(jié)省時間，提高文件搜索效率，及時顯示文件。

4.4提高人事檔案管理人員素質

隨著社會的發(fā)展，人事檔案管理也越來越具有創(chuàng)新性。目前，由于地震的影響，人事檔案管理模式發(fā)生了變化，以往的人事檔案管理人員只是盲目地記錄和分類信息。檔案。監(jiān)測科技進步，不斷與時俱進，提高人員素質和數(shù)據(jù)管理水平。為了提高文獻管理水平，不僅要有廣泛的理論和實踐知識，而且要有經(jīng)濟、信息技術、文本等方面的知識，必須進一步提高文獻質量，加強在檔案管理現(xiàn)代化的進程中，檔案管理人員不僅需要無私、無私的工作，更需要為人民服務的高尚品質。知識和能力，加快檔案管理現(xiàn)代化進程，促進檔案事業(yè)健康快速發(fā)展。

4.5檔案管理現(xiàn)代化

檔案管理現(xiàn)代化是在現(xiàn)代管理科學的指導下，引進現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進的管理技術和設備，發(fā)揮了主導作用，激發(fā)了檔案管理人員，改革傳統(tǒng)的檔案管理方式，加快組織實施、量化、信息化、知識管理、文件查找、刪除、查詢，同時能夠識別、診斷、檢查文件，可以利用顯微成像技術識別和復制重要文件，信息量大，適應性強，速度快，可以提供大量的信息[3]。檔案信息的及時更新，提高檔案管理工作的效率，是科學技術和社會發(fā)展的必然結果，是晶體管、集成電路、大規(guī)模集成電路的發(fā)展。在21世紀，由于檔案管理的需要，電子計算機得到了充分的應用，但大多數(shù)類型的軟件都可以用于檔案管理。檔案現(xiàn)代化是一個動態(tài)變化和發(fā)展的概念，它適應了檔案動態(tài)管理、規(guī)范化管理的需要想法。

5結語

簡言之，在人事管理過程中，為了保持人事管理的活力，需要科學的原則，必須對登記制度和人事工作采取嚴格的態(tài)度，運用工作方法科學有效地做好檔案收集工作。

參考文獻：

[1]文振興.檔案室檔案鑒定工作存在的困難及應對策略[J].浙江檔案，2018（010）：56—58.

[2]蒲冬梅.“大部制”改革期間機關文書檔案管理有關問題及應對策略[J].長江叢刊，2019（009）：93—93.

[3]李喜梅.淺談檔案管理現(xiàn)代化[J].中州煤炭，2007（5）.