談文書檔案管理工作的信息化建設

顧洳菲

摘要：隨著信息社會發(fā)展的深入，我們進入了信息化時代，各行各業(yè)特也都迎來了新的變革。在信息化的浪潮中，各類新媒體和網絡的繁榮使得信息呈現(xiàn)出“爆炸式”的增長，對于社會職業(yè)活動特別是檔案管理行業(yè)造成了很大的影響。在信息化時代，檔案管理行業(yè)要想實現(xiàn)新的跨越，就必須主動適應信息化的浪潮，完成信息化建設。本論文以文書檔案管理工作為例，結合自己的教學工作實踐談一談文書檔案管理工作的信息化建設路徑。

關鍵詞：信息化;文書檔案;管理;建設

信息技術的發(fā)展，改變了我們的生活，也催生了新的產業(yè)生態(tài)。隨著現(xiàn)代社會信息數量的不斷增多以及大眾閱讀方式的轉變，文書檔案管理行業(yè)在新時期面臨了極大的挑戰(zhàn)，如工作內容的劇增、工作安全性降低、工作效率低等，要想解決這些問題，我們必須充分利用網絡和信息技術，完成文書檔案工作的信息化建設，才能夠適應現(xiàn)代化社會，為本行業(yè)注入生命活力。

一、利用信息技術完成檔案的數字化轉換

進入21世紀，我們迎來了信息化時代，信息在數量上呈現(xiàn)爆炸式增長，在形式上呈現(xiàn)電子化趨勢，檔案作為信息的一種重要表現(xiàn)形式，必須與時俱進改革自己的工作模式才能夠滿足時代對于信息管理的要求，因而信息化建設是檔案管理工作開展的重要手段。

傳統(tǒng)檔案管理模式下，信息只能借助紙質載體存在，我們都知道紙質載體對于保存的條件有極大的要求，紙質對于文字的承載量也有限，如何在大量的信息之中找到我們所需要的，成為擺在我們面前的一個難題。在信息化時代，為了擴大信息的容量、提高查閱的效率，信息化建設的第一步，則是要利用信息技術完成檔案的數字化轉換，建立系統(tǒng)化的檔案數字信息庫，為之后一系列的工作奠定基礎。利用信息技術完成檔案的數字化轉換，在技術方面比較成熟了，借助數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術，我們可以把紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質的文件和已歸檔的文件轉為電子檔案，各個部門乃至地區(qū)的電子檔案經過整理和歸納，形成有序的檔案數字信息庫。為了更快速找到我們需要的檔案信息，完成檔案信息數字化之后，我們還要設計數字化的檔案目錄，有了目錄之后我們就能夠依靠關鍵字的檢索，更便捷找到所需的內容。

二、利用信息技術構建系統(tǒng)化文書檔案庫

在傳統(tǒng)的檔案工作模式下，我們?yōu)榇蟊娞峁┬畔⒎罩饕情_設實體的辦公場所，有需求的人來到實體場所按照一定的規(guī)則和程序，查閱自己所需要的文書信息。隨著信息社會的不斷發(fā)展，民主對于文書檔案的信息需求越來越多元化，對于服務的品質也要求越來越高。這就要求我們，借助信息技術不斷豐富我們文書檔案信息庫，拓寬我們的信息服務渠道，提供更加優(yōu)質的服務。

首先，我們要要強化信息采集和通信技術，不斷引入新技術，如目前投入研究的光電掃描技術、光纖通信技術等，來搜集更多的文書檔案信息，構建一個類型多樣、形式多樣、主題多樣的檔案信息庫資源，才能夠滿足民眾的信息需求。其次，探索更為強大的存儲技術，在現(xiàn)代社會的u盤、光碟、錄像帶基礎上，我們要不斷探索云存儲技術，才能夠應對社會爆炸式增長的信息現(xiàn)狀。最后，拓寬我們的信息服務渠道，我們不僅僅要采取舊有的實體管理形式，在這一基礎上還要開展檔案信息的網絡化建設，利用網絡渠道來為大眾提供多樣化的信息服務。如網站建設。很多機構已經建立了自己的門戶網站，在網站內部整合了一個區(qū)域內檔案館、室的檔案數字化信息，按照某種次序展示，大眾只要通過身份認證或注冊登錄網站后，按照自己的需求選擇頁面，通過網絡鏈接就能夠找到需要的檔案信息。如建立官方微博和微信公眾號，定期在這些平臺上會發(fā)布、分享一些文書檔案信息，還能夠和社會公眾進行互動交流，不僅僅整合發(fā)布了檔案信息內容，還可以及時了解公眾的信息需求，制定相關的內容，更好地滿足民眾的信息需求。

三、利用信息技術加強文書檔案安全管理

隨著文書檔案儲存形式和傳播形式的多樣化，與之而來檔案的安全風險也不斷增加。這就要求我們，推動文書檔案的信息化建設一定要加強安全管理，維護信息的安全、保障民眾的利益。

文書管理機構一方面要注重對于紙質檔案的存儲和保護，按照嚴格的程序和規(guī)則借閱檔案;另一方面，也要加強對于電子檔案的保護，也不是隨著電子文檔數量的增多，對電子文件的管理和保護更是應該放在重要的地位。在電子檔案保護方面，我們可以利用元數據標準的制定、著錄與標準標引標準的制定以及信息加密與備份等各類安全保護技術。當然，除了信息技術的運用，我們還需要政府出臺專門的關于文書檔案管理工作的法律法規(guī)，營造應該健全、完善的法制環(huán)境，為文書檔案管理行業(yè)的發(fā)展提供一個外部支撐環(huán)境。

總之，在社會信息化的時代背景下，我們要想推動傳統(tǒng)檔案管理工作實現(xiàn)突破和創(chuàng)新，需要充分利用網絡技術，加強檔案管理工作信息化建設，才能更好地發(fā)揮檔案的功能。

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