信息化時(shí)代檔案管理之我見

張淑妍

摘 要：為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)、為史存鑒。這是檔案人的神圣職責(zé)！檔案管理責(zé)任重大、使命光榮、前景廣闊。信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，給檔案管理工作帶來了新形勢(shì)、新課題、新思考、新實(shí)踐、新要求、新契機(jī)。文章從信息化時(shí)代檔案管理的地位和作用著手，以云技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、人工智能技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用、實(shí)現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)等方面探索利用，希望有所借鑒參考。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;檔案管理;利用

檔案管理的重要性不言而喻，有人認(rèn)為檔案管理是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)而服務(wù)的，積淀之厚重，這有點(diǎn)偏頗。筆者認(rèn)為：檔案管理能為經(jīng)濟(jì)、政治、國防、外交、文化、社會(huì)、生態(tài)乃至人民生產(chǎn)、生活提供最真實(shí)、最原始、最簡單、最直接的指引。畢竟，歷史是過去的事實(shí)，而現(xiàn)實(shí)是未來的歷史。

從事檔案工作的人都知道，檔案管理是一項(xiàng)非常繁瑣、枯燥乏味，而且還很容易出錯(cuò)的工作。近些年，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案種類也日益多樣化，再加上信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理方式和技術(shù)已經(jīng)無法滿足需求，而且還會(huì)出現(xiàn)諸多問題，這給檔案管理工作帶來了新的思考與實(shí)踐。

一、信息化時(shí)代檔案管理的地位和作用

檔案的產(chǎn)生離不開人類生產(chǎn)與生活的各項(xiàng)碎片化的數(shù)據(jù)、影像、圖紙等原始資料的留存，而檔案管理必須堅(jiān)持以人為本、服務(wù)于人的宗旨。而單個(gè)人是這個(gè)社會(huì)結(jié)構(gòu)中的一個(gè)單細(xì)胞，眾多的單核細(xì)胞記錄成有血有肉的社會(huì)綜合體。以往我們僅從行政橫向記錄和管理各行各業(yè)檔案管理，而社會(huì)各項(xiàng)專業(yè)行政部分專業(yè)管理很難跨行業(yè)跨專業(yè)進(jìn)行比較、分析、采集。當(dāng)今社會(huì)是高速發(fā)展的社會(huì)，社會(huì)化分工愈來越細(xì)，但彼此又有一定的關(guān)聯(lián)，而這關(guān)聯(lián)往往造成檔案利用上的脫節(jié)。醫(yī)療衛(wèi)生有醫(yī)學(xué)檔案，城鄉(xiāng)建設(shè)有其房產(chǎn)、建管質(zhì)量等相關(guān)檔案，交通建設(shè)又有其一套檔案，企業(yè)單位又有企業(yè)一類的檔案。誠然這些檔案作為專業(yè)領(lǐng)域是必須的，但各專業(yè)之間差異較大，看似各類檔案分門別類似乎花費(fèi)許多人力財(cái)力，但這些檔案之間共同點(diǎn)似乎很少有人作出前瞻性的綜合分析，未提取相關(guān)有用數(shù)據(jù)。因此，切實(shí)發(fā)揮檔案的實(shí)際效用似乎不同。信息化大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)成為重要的戰(zhàn)略資源。在電子辦公深度與廣度不斷拓展的進(jìn)程中，人類對(duì)數(shù)據(jù)“精、準(zhǔn)、深”的要求日益突出。在基于數(shù)據(jù)決策、依賴數(shù)據(jù)管理等“以數(shù)據(jù)說話”的理念日益深入人心的大環(huán)境下，作為大數(shù)據(jù)的關(guān)鍵組成部分――檔案大數(shù)據(jù)的地位和作用也逐漸凸顯出來，它是大數(shù)據(jù)重要維度即歷史維度數(shù)據(jù)的核心，在各個(gè)領(lǐng)域都有很好的應(yīng)用前景。檔案是人類社會(huì)的真實(shí)記錄，是社會(huì)的寶貴財(cái)富，是重要的歷史文化遺產(chǎn)，在人類記憶、文化存貯、社會(huì)教育、文化傳播、資政決策、知識(shí)產(chǎn)生、社會(huì)調(diào)解等方面發(fā)揮極其重要的作用。筆者認(rèn)為檔案信息化建設(shè)管理迫切需要提上日程，在人力、物力、財(cái)力等方面加大投入，達(dá)到檔案信息化管理的目的，實(shí)現(xiàn)檔案極致的利用價(jià)值。

二、云技術(shù)為未來檔案信息化管理提供有力支撐

利用云技術(shù)將檔案信息資源整合，達(dá)到檔案信息資源共

享的效果。檔案需要搜集、整理、分類、篩選、歸檔、利用，綜合使用為人類帶來更多便捷。以往大多數(shù)檔案都是人類生產(chǎn)、生活等軌跡的記錄，往往滯后很多。等檔案歸檔、分類、建冊(cè)以及很多數(shù)據(jù)信息化已是少則一二個(gè)月，多則三五月之后的狀況了。紙質(zhì)化的檔案在調(diào)檔時(shí)需要時(shí)間，分門別類的搜尋，除了檔案管理人員，非專業(yè)人士很難協(xié)助?；赝?020年突發(fā)新冠肺炎疫情。1月23日，武漢市緊急召開專題會(huì)議，決定由中建集團(tuán)在漢子企業(yè)中建三局牽頭，武漢建工、武漢市政、漢陽市政等3家企業(yè)參與，參照北京“小湯山”模式，十天內(nèi)在武漢市蔡甸區(qū)火速建設(shè)一所可容納1000張床位的醫(yī)院。當(dāng)年北京“小湯山”醫(yī)院的所有資料、圖紙檔案的調(diào)用速度直接決定了新醫(yī)院能夠開工建設(shè)的速度，并實(shí)現(xiàn)快建投用。當(dāng)今世界時(shí)不我待，云數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)已為我們檔案信息化管理提供了相關(guān)的物質(zhì)、技術(shù)支撐，為檔案利用實(shí)際及時(shí)、即時(shí)管理提供了先決條件，當(dāng)今社會(huì)綜合生產(chǎn)效率的高低決定了社會(huì)發(fā)展的速率，我們不妨嘗試或設(shè)想一下，先從個(gè)人檔案實(shí)時(shí)管理開始摸索這種可能性，以小見大、以點(diǎn)為線、以線為面勾勒出檔案信息化管理未來發(fā)展的新模式。結(jié)合當(dāng)今大數(shù)據(jù)、云數(shù)據(jù)從社會(huì)單個(gè)細(xì)胞的每一個(gè)人、每一個(gè)單位的生產(chǎn)生活等記錄開始，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。這樣才能在云技術(shù)的支撐下，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的現(xiàn)代化。

三、人工智能技術(shù)使檔案信息化管理更加多元化

人工智能技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，檔案使用的便利化，筆者認(rèn)為應(yīng)將系統(tǒng)管理理論導(dǎo)入與應(yīng)用到檔案管理中去，給我們呈現(xiàn)出一種完全不同的情景。就像手機(jī)APP應(yīng)用權(quán)限需要得到管理一樣。以往，我們習(xí)慣于對(duì)服務(wù)提供商無限地信任，幾乎很少人會(huì)思考我們是否授權(quán)過度、提供的信息會(huì)不會(huì)被用到本不該用的地方。應(yīng)用程序一上來就請(qǐng)求攝像頭、通訊錄、麥克風(fēng)、定位等一系列權(quán)限，一登陸就要求綁定手機(jī)、填寫生日性別等一系列個(gè)人信息，用戶普遍都是直接授權(quán)填寫。這些APP應(yīng)用服務(wù)商由此獲取到了各種用戶的信息，隨即加以利用。根據(jù)以往瀏覽偏向有針對(duì)性的向用戶推薦信息，例如根據(jù)用戶的位置提供周邊環(huán)境信息等等以此增加應(yīng)用的服務(wù)質(zhì)量。但這些用戶資料也可能會(huì)被濫用，如：定位位置的同時(shí)也是在對(duì)用戶進(jìn)行跟蹤，獲取用戶具體住址之類的信息。更甚者，用戶信息會(huì)被泄漏。例如：2014年12月25日上午10：59，烏云網(wǎng)發(fā)布漏洞報(bào)告稱，大量12306用戶數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)上瘋狂傳播。本次泄露事件被泄露的數(shù)據(jù)達(dá)131653條，包括用戶賬號(hào)、明文密碼、身份證和郵箱等多種信息，共約14M數(shù)據(jù)。本次泄露事件被泄露的數(shù)據(jù)以明文方式傳播，一旦不法分子利用，試圖登陸相關(guān)賬號(hào)的其他平臺(tái)賬號(hào)，可能會(huì)操作涉案人員的經(jīng)濟(jì)損失。所以信息安全必須得到保障，需要有相應(yīng)的管理規(guī)范。同樣的，檔案的信息使用也必須出臺(tái)相對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)。不同的檔案信息，應(yīng)具有不同的安全保護(hù)級(jí)別，具有不同的查看權(quán)限。公共資料部分可以實(shí)時(shí)調(diào)閱、對(duì)比、分析，獲得個(gè)人及整個(gè)社會(huì)準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，做出對(duì)應(yīng)政策的調(diào)整，以此指導(dǎo)社會(huì)生產(chǎn)、生活的良性健康發(fā)展，檔案管理部門迎來了不可多待的歷史機(jī)遇，應(yīng)認(rèn)真做好檔案信息化管理工作。

四、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案最大化的利用

檔案信息化的建設(shè)是各個(gè)單位在檔案管理方面發(fā)展的必經(jīng)之路。信息共享能夠推動(dòng)和提升各單位的工作效能和快速辦事。樹立檔案信息化管理的意識(shí)，明確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的必要性和重要性;在檔案信息化建設(shè)中，以人、財(cái)、物的三個(gè)方面云做好檔案信息化建設(shè)，更好地服務(wù)于人們對(duì)檔案利用的需求。首先要單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，加強(qiáng)檔案管理人員信息化建設(shè)方面的能力培訓(xùn)，提高檔案信息化管理的水平;其次是要加大檔案信息化建設(shè)的設(shè)備設(shè)施的投資，如：信息化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息化庫房建設(shè)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、磁盤等硬軟件的投資。物質(zhì)的投入，使檔案信息化建設(shè)能夠順利地展開。再次就是在檔案信息化的保管利用中，要強(qiáng)化檔案信息化管理利用的安全，保證檔案信息化管理的正常運(yùn)行和開發(fā)利用。

五、總結(jié)

在信息化時(shí)代，檔案管理不光看其效益，應(yīng)更看重效用，物以致用、精實(shí)管用才是檔案管理的最終目標(biāo)，當(dāng)今社會(huì)發(fā)展極快，若想實(shí)現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興，彎道超車，任重道遠(yuǎn)，檔案信息化管理未來可期、未來可待。

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