學(xué)校檔案管理信息化的構(gòu)建策略探究

金毅

【摘要】在新的時(shí)代背景之下，中學(xué)加快檔案管理信息化，是基于內(nèi)控管理創(chuàng)新發(fā)展的有力之舉，更是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求的重要表現(xiàn)。本文分析了學(xué)校檔案管理信息化的重要性，闡述了信息化建設(shè)中存在的問題，并在此基礎(chǔ)之上，從強(qiáng)化信息化的重要地位、完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加快人才培養(yǎng)等方面，論述了強(qiáng)化學(xué)校檔案管理信息化構(gòu)建的策略。

【關(guān)鍵詞】中學(xué) 檔案管理 信息化 重要性 構(gòu)建策略

中學(xué)教育教學(xué)環(huán)境的優(yōu)化，是我國教育事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。特別是中學(xué)教育教學(xué)的現(xiàn)代化建設(shè)，是構(gòu)建可持續(xù)發(fā)展機(jī)制的重要保障。檔案管理信息化是中學(xué)優(yōu)化教育教學(xué)環(huán)境的重要工程，是提高檔案管理水平及效率的重要手段。當(dāng)前，中學(xué)在檔案管理信息化領(lǐng)域，取得了諸多成效。但總體而言，中學(xué)檔案管理信息化進(jìn)程緩慢，缺乏必要的基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)保障，以及專業(yè)人才，檔案管理信息化有待進(jìn)一步推進(jìn)。因此，本文立足對(duì)中學(xué)檔案管理信息化的研究，就如何推進(jìn)中學(xué)檔案管理信息化構(gòu)建，做了如下的具體闡述。

一、學(xué)校檔案管理信息化的重要性

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)，是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，提高信息資源建設(shè)水平的重要手段。在新的時(shí)代環(huán)境之下，中學(xué)檔案管理要從可持續(xù)發(fā)展的視角，構(gòu)建與時(shí)俱進(jìn)的管理模式，以提高檔案管理效率。因此，信息化建設(shè)是中學(xué)優(yōu)化檔案管理模式、創(chuàng)新檔案管理思維的重要基礎(chǔ)，充分體現(xiàn)出中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的重要性。

（一）檔案管理信息化是優(yōu)化管理模式的重要保障

傳統(tǒng)單一的檔案管理模式，既無法滿足新時(shí)期的管理建設(shè)需求，也影響檔案信息資源的有效利用。為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，優(yōu)化檔案管理模式，是中學(xué)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的重要體現(xiàn)。信息化建設(shè)的推進(jìn)，為檔案管理提供了新的管理平臺(tái)，數(shù)字化、信息化的管理模式，便于檔案信息的存儲(chǔ)、查閱和長時(shí)間保存，這就在很大程度上避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的諸多弊端。為此，檔案信息化是優(yōu)化中學(xué)檔案管理模式的重要保障，是推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要途徑。

（二）檔案管理信息化是提高管理效率的重要基礎(chǔ)

傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理模式，不僅需要大量的管理人員，同時(shí)管理的效率低，影響檔案管理工作的全面推進(jìn)。以信息化建設(shè)為依托，構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源數(shù)字化、信息化，極大地提高了檔案管理的效率。從檔案收集、整理到歸檔，實(shí)現(xiàn)了完善的信息化管理系統(tǒng)，確保了檔案管理質(zhì)量，也極大地提高了管理效率，讓繁重的檔案管理不再“繁重”，而更多地是基于數(shù)字信息的有效管理。

（三）檔案管理信息化是提高資源利用的重要手段

檔案信息資源的有效利用，是檔案管理價(jià)值的重要體現(xiàn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理形態(tài)，弱化了資源的有效利用。通過檔案管理信息化建設(shè)，為檔案信息的存儲(chǔ)、查閱及保存提供了更加便捷的通道。在信息資源的利用中，不僅資源信息更加完善，而且便于教育部門建立檔案信息資源庫，便于教育部門、學(xué)校及家長的信息應(yīng)用。為此，檔案管理信息化為檔案資源應(yīng)用創(chuàng)設(shè)了新的方式，提高了資源的應(yīng)用價(jià)值。

二、學(xué)校檔案管理信息化存在的問題

近年來，中學(xué)依托校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加快了檔案管理信息化建設(shè)，并取得了諸多建設(shè)成果。但是，從實(shí)際而言，中學(xué)檔案管理信息化存在諸多問題，特別是重視程度不夠、基礎(chǔ)實(shí)施缺乏保障、專業(yè)人才欠缺等問題，制約了中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)。因此，具體而言，主要存在以下幾點(diǎn)問題：

（一）重視不足：學(xué)校缺乏足夠重視，信息化建設(shè)滯后

檔案管理信息化是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工作，需要學(xué)校的足夠重視，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的內(nèi)外環(huán)境。但從實(shí)際而言，中學(xué)對(duì)檔案管理缺乏足夠重視，這就更加影響檔案管理信息化的有效建設(shè)。中學(xué)從信息化建設(shè)的組織領(lǐng)導(dǎo)，到人員的配置、經(jīng)費(fèi)的劃撥，都缺乏實(shí)質(zhì)性的工作開展，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)浮于表面，缺乏實(shí)質(zhì)性的工作推進(jìn)；其次，學(xué)校上下對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)，教師參與的積極性不高，出現(xiàn)信息化建設(shè)鮮有問津的尷尬情形；再次，信息化建設(shè)缺乏學(xué)校各部門的積極配合，信息化建設(shè)缺乏組織領(lǐng)導(dǎo)，處于相對(duì)松散的現(xiàn)狀。這就說明，檔案管理信息化的推進(jìn)，有待進(jìn)一步創(chuàng)設(shè)良好的內(nèi)外環(huán)境。

（二）設(shè)施缺少：缺乏基礎(chǔ)設(shè)施保障，信息化建設(shè)難以推進(jìn)

中學(xué)在檔案管理信息化建設(shè)中，缺乏基礎(chǔ)設(shè)施保障，是最為顯著的問題，也是造成信息化難以推進(jìn)的關(guān)鍵所在。首先，中學(xué)在檔案管理信息化的推進(jìn)中，缺乏基礎(chǔ)設(shè)施的投入建設(shè)。特別是信息化建設(shè)所需的硬軟件設(shè)施，在中學(xué)普遍存在的不足的情況，進(jìn)而影響信息化的全面推進(jìn)；其次，中學(xué)在檔案管理信息化的過程中，缺乏必要的技術(shù)保障，無論是從信息化的布局，還是到信息化的安全構(gòu)建，都缺乏必要的技術(shù)保障，影響檔案管理信息化的建設(shè)質(zhì)量。特別是在數(shù)據(jù)信息資源的共享及開發(fā)等方面，中學(xué)仍缺乏必要的技術(shù)支撐，這一問題有待進(jìn)一步的有效解決；再次，中學(xué)檔案信息管理軟件相對(duì)比較落后，在轉(zhuǎn)化、標(biāo)準(zhǔn)化等方面，有待進(jìn)一步的提高，以適應(yīng)新時(shí)期的建設(shè)發(fā)展需求。一些學(xué)校為了便宜，在管理軟件的購置中，選擇非主流的、質(zhì)量較差的軟件，這就造成檔案管理信息化質(zhì)量差的問題。

（三）人才欠缺：專業(yè)人才不足，信息化建設(shè)缺乏有力保障

檔案管理信息化是一項(xiàng)技術(shù)活，需要完備的專業(yè)人才作為支撐。但從實(shí)際來看，中學(xué)缺乏專業(yè)的信息人才，在信息化建設(shè)中存在諸多問題：一是檔案管理人員缺乏良好的信息技術(shù)，在適應(yīng)新的管理環(huán)境中，表現(xiàn)出較大的不適應(yīng)性；二是信息化更加強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)人才的重要性，而中學(xué)信息專業(yè)人才比較欠缺，這就導(dǎo)致檔案管理信息系統(tǒng)的管理及維護(hù)存在問題；三是中學(xué)缺乏教育培訓(xùn)。從管理人員，到信息技術(shù)人員，缺乏系統(tǒng)的教育培訓(xùn)工作，難以滿足實(shí)際需求。因此，教育教育培訓(xùn)機(jī)制，落實(shí)人才培養(yǎng)，是檔案管理信息化建設(shè)常態(tài)化的重要保障，更是提高信息化質(zhì)量的關(guān)鍵所在。

三、強(qiáng)化學(xué)校檔案管理信息化構(gòu)建的策略endprint

新的時(shí)代要求、新的發(fā)展環(huán)境，要求中學(xué)應(yīng)加快檔案管理信息化建設(shè)，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展步伐。在筆者看來，學(xué)校檔案管理信息化構(gòu)建，關(guān)鍵在于強(qiáng)化信息化建設(shè)的重要地位，通過完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加快人才培養(yǎng)等措施，進(jìn)一步確保檔案管理信息化的有效落實(shí)，提高檔案管理水平。從內(nèi)外環(huán)境的創(chuàng)設(shè)，夯實(shí)信息化建設(shè)，有著重要的意義。因此，具體而言，信息化構(gòu)建，可從以下幾個(gè)方面展開：

（一）夯實(shí)地位：強(qiáng)化信息化建設(shè)的重要性，推進(jìn)工作的全面落實(shí)

檔案管理信息化是一個(gè)過程，需要中學(xué)應(yīng)重視信息化建設(shè)的重要性，從可持續(xù)發(fā)展的視角，全面推進(jìn)工作的開展。首先，中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)層要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，從組織領(lǐng)導(dǎo)，到人員配置及經(jīng)費(fèi)保障，都要落實(shí)到位，是確保信息化的重要基礎(chǔ)；其次，強(qiáng)化宣傳教育，強(qiáng)化學(xué)校上下對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，提高廣大教師參與的積極性。特別是對(duì)于信息技術(shù)教師，應(yīng)鼓勵(lì)其積極參與檔案管理的信息化建設(shè)，并提供必要的物質(zhì)保障；再次，構(gòu)建各部門協(xié)調(diào)配合的良好工作局面。中學(xué)檔案管理信息化不僅僅是檔案管理科室的工作。為了更好地推進(jìn)信息化工作，應(yīng)建立協(xié)調(diào)配合機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)各部門參與的積極性。通過明確職責(zé)，建立獎(jiǎng)懲考核機(jī)制，確保各部門、各崗位工作落到實(shí)處。

（二）完善設(shè)施加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，滿足信息化建設(shè)的實(shí)際需求

信息化需要必要的基礎(chǔ)設(shè)施為保障，特別是硬軟設(shè)施的完備性，直接關(guān)系到信息化建設(shè)的進(jìn)程。為此，中學(xué)應(yīng)加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，從本質(zhì)上滿足信息化建設(shè)的實(shí)際所需。首先，重視信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。依托校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加快檔案管理信息化建設(shè)的布局。在硬件設(shè)施建設(shè)方面，要提高計(jì)算機(jī)等設(shè)備的配置，滿足必要所需；在軟件方面，要強(qiáng)化系統(tǒng)安全技術(shù)方案，構(gòu)建信息系統(tǒng)管理平臺(tái)，以更好的滿足信息化的標(biāo)準(zhǔn)要求；其次，提供技術(shù)保障。中學(xué)在檔案管理信息化的過程中，要完善信息技術(shù)保障，特別是在信息系統(tǒng)平臺(tái)的配置、維護(hù)管理等方面，需要良好的技術(shù)保障，以確保信息系統(tǒng)平臺(tái)的安全運(yùn)行；再次，落實(shí)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境搭建。對(duì)于檔案管理信息化而言，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的搭建尤為重要。為了確保網(wǎng)絡(luò)的安全穩(wěn)定，需要加大網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的投資，提高信息化質(zhì)量。

（三）培養(yǎng)人才：加快專業(yè)人才的教育培養(yǎng)，夯實(shí)信息化建設(shè)基礎(chǔ)

專業(yè)人才是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要保障，更是夯實(shí)信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。在筆者看來，加快人才培養(yǎng)，關(guān)鍵在于：1）重視人才教育培養(yǎng)，制定完善的培養(yǎng)機(jī)制。為了更好地滿足實(shí)際需求，中學(xué)應(yīng)加快人才培養(yǎng)。特別是檔案管理人員，應(yīng)具備綜合能力，能夠滿足信息化的實(shí)際需求；2）加快人才引進(jìn)。為了滿足實(shí)際建設(shè)所需，中學(xué)可以通過人才引進(jìn)的方式，引進(jìn)高素質(zhì)的信息技術(shù)人才，以更好的推進(jìn)信息化建設(shè)；3）鼓勵(lì)信息技術(shù)教師的積極參與，為檔案管理信息化提供人才保障，更好地深化檔案管理信息化建設(shè)；4）通過走出去，組織相關(guān)人員專業(yè)培訓(xùn)，在交流學(xué)習(xí)中，不斷地提高技術(shù)能力，建設(shè)具有自身特色的檔案管理信息體系。

四、結(jié)束語

總而言之，中學(xué)在新的時(shí)代背景之下，要積極適應(yīng)新的發(fā)展要求，在創(chuàng)新發(fā)展中，不斷地優(yōu)化檔案管理模式、創(chuàng)新管理理念，以推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。在筆者看來，中學(xué)積極推進(jìn)檔案管理信息化是基于可持續(xù)發(fā)展的有效之舉，更是提高檔案管理水平及效率的重要途徑。檔案管理信息化是一個(gè)不斷優(yōu)化與完善的過程，應(yīng)切實(shí)做好三點(diǎn)工作：一是扎牢信息化建設(shè)的內(nèi)部環(huán)境，強(qiáng)化信息化建設(shè)的重要性；加快人才培養(yǎng)，夯實(shí)信息化的建設(shè)基礎(chǔ)；二是構(gòu)建信息化建設(shè)的良好外部環(huán)境，加快基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以更好地滿足需求。endprint