事業(yè)單位檔案管理新路徑探析

易小莉

摘要：在信息化時(shí)代的背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨著更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為了能夠讓檔案管理工作不斷滿足事業(yè)單位發(fā)展的需求，必須要對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行進(jìn)一步的創(chuàng)新和優(yōu)化。從目前的發(fā)展趨勢來說，在未來智能化與數(shù)字化的檔案管理已經(jīng)成為事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作的必然趨勢。本文主要是分析了目前事業(yè)單位在檔案管理過程中所出現(xiàn)的問題，在此基礎(chǔ)上提出了事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略，希望能夠?yàn)楸Ｕ鲜聵I(yè)單位檔案管理的工作質(zhì)量提供參考意見。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新策略

檔案的建立能夠有效的記錄單位經(jīng)營管理的主要?dú)v程。而事業(yè)單位本身就是我國科教文衛(wèi)等重要事業(yè)的具體部門，其檔案管理的價(jià)值對于社會的發(fā)展具有重要意義。目前，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案管理的過程中，也面臨著新的形勢變化，針對這種現(xiàn)狀，事業(yè)單位在采取檔案管理工作時(shí)，必須要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷完善檔案管理的工作流程，建立起信息管理的有效途徑，不斷提升檔案管理的工作效率以及質(zhì)量。為單位的發(fā)展提供有效的檔案服務(wù)，以全新的視角明確檔案管理的發(fā)展方向，不斷創(chuàng)新檔案管理的手段。

一、事業(yè)單位檔案管理過程中出現(xiàn)的問題

（一）缺乏管理意識

部分事業(yè)單位對于檔案法的法律法規(guī)不夠了解，很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層沒有深刻地意識到檔案管理工作的重要性，并且沒有成立專門的檔案管理部門，對于人員的配備和資金的投入也沒有加大力度，并且對已經(jīng)封存的檔案并沒有進(jìn)行具體的落實(shí)，對于自身的檔案管理工作極不重視。

（二）管理設(shè)備不夠先進(jìn)

目前隨著我國現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)和云技術(shù)不斷的融入到我國各行各業(yè)中，很多企業(yè)單位已經(jīng)將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)運(yùn)用在檔案管理工作中，但是由于部分事業(yè)單位對于檔案管理工作資金的投入力度不足，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，還是采用傳統(tǒng)的人工管理方式。而在實(shí)際的管理過程中，部分員工對于檔案的管理工作并不認(rèn)真，經(jīng)常將檔案與其他雜物共同存放在一起，造成檔案查閱與翻找的困難，甚至?xí)斐蓹n案被損毀的嚴(yán)重情況。

（三）管理人才專業(yè)素質(zhì)不足

部分事業(yè)單位由于缺乏對檔案管理工作重要性的認(rèn)知，因此并沒有安排專門的管理人員對單位的檔案進(jìn)行存放和記錄。部分其他部門的員工雖然兼職了事業(yè)單位的檔案管理工作，但是其專業(yè)程度以及檔案管理歸類的知識素養(yǎng)嚴(yán)重不足，這就造成他們在檔案管理工作的具體實(shí)施過程中，質(zhì)量和效率普遍偏低。除此之外，有很多檔案管理的工作人員在入職之前并沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，對于檔案管理的專業(yè)化知識極其匱乏，也會造成檔案管理工作出現(xiàn)失誤，影響管理的效率。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新研究

（一）創(chuàng)新管理工作制度

整理和歸納事業(yè)單位發(fā)展過程中的檔案信息，有助于事業(yè)單位對發(fā)展的過程進(jìn)行分析，最終決定單位的具體發(fā)展方向，輔助建立明確的發(fā)展目標(biāo)。除此之外，檔案管理工作也是事業(yè)單位發(fā)展成長過程的一項(xiàng)記錄工作，在一定程度上，對于事業(yè)單位發(fā)展的歷程，具有真實(shí)可靠的記錄意義。因此，在事業(yè)單位檔案管理工作制度上，要不斷進(jìn)行創(chuàng)新和調(diào)整，根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際情況，對于檔案管理工作進(jìn)行靈活的調(diào)整。在實(shí)際的管理過程中，首先要注重提高管理者的工作意識，不斷引進(jìn)優(yōu)秀的技術(shù)人才，并且保障檔案管理工作的實(shí)際過程中，要進(jìn)行合理的規(guī)范操作，對檔案管理工作做好，保密信息不斷的實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

（二）進(jìn)行人員創(chuàng)新

事業(yè)單位應(yīng)該組建專業(yè)的檔案管理人才隊(duì)伍，不斷提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)，在此過程中，可以定期的邀請相關(guān)領(lǐng)域的行業(yè)專家進(jìn)行知識技能講座，并且組織事業(yè)單位的內(nèi)部人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，通過對于檔案管理工作深入的研討和分析，不斷提高管理工作者的自身素質(zhì)。除此之外，還要調(diào)動(dòng)員工的工作積極性，建立相應(yīng)的績效制度，并且通過一系列的考核制度，對員工的工作狀況進(jìn)行測評，最后事業(yè)單位要想建立專業(yè)的檔案管理工作隊(duì)伍，還要不斷的引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和優(yōu)秀的管理人才同時(shí)不斷加強(qiáng)對于檔案管理工作的管理手段，在新人入崗前進(jìn)行科學(xué)合理的崗前培訓(xùn)，進(jìn)而提高整體的檔案管理工作質(zhì)量。

（三）提升檔案管理的信息化水平

為了能夠打破現(xiàn)有的檔案管理制度局限，讓檔案管理的制度與時(shí)俱進(jìn)，必須要注重，將大數(shù)據(jù)管理技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的過程中，讓現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為檔案管理提供有效的技術(shù)支撐。首先，事業(yè)單位可以建立起相關(guān)的檔案信息網(wǎng)站，通過對網(wǎng)頁的設(shè)計(jì)來提供有針對性的檔案管理服務(wù)。與此同時(shí)，還應(yīng)該改變傳統(tǒng)的檔案管理思維，運(yùn)用信息化的管理方式，不斷提高檔案信息的真實(shí)性和有效性，同時(shí)還能減少人工操作帶來的信息遺漏問題，提高檔案服務(wù)的水平。其次，還可以拓展檔案的信息資源。首先可以從檔案原始數(shù)據(jù)著手運(yùn)用共享網(wǎng)絡(luò)平臺的優(yōu)勢，讓搜索引擎能夠與原始檔案數(shù)據(jù)庫完成快速的融合，促進(jìn)單位內(nèi)部的檔案資源共享。最后還需要掌握檔案提取和搜索的方式。事業(yè)單位內(nèi)部的檔案資源種類繁多，因此，檔案的搜查工作一直都是困擾檔案管理的重點(diǎn)難題。因此，建立智能化的搜索引擎是十分重要的。智能搜索引擎，能夠在一定程度上降低檔案提取的難度，同時(shí)還能夠有效的保障搜索信息的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，提高檔案提取的效率，保障檔案工作的有效開展。

三、結(jié)語

綜上所述，在事業(yè)單位中，電子檔案的管理已經(jīng)成為未來檔案管理發(fā)展的必然趨勢，電子檔案具有管理成本低，管理速度快的特點(diǎn)，同時(shí)還能符合事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際需求。因此，事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，必須要意識到，傳統(tǒng)檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，然后有效地運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷創(chuàng)新檔案管理的方式，從而提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

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