基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)路徑分析

孫林

摘要：現(xiàn)如今，基層事業(yè)單位也加快了建設和發(fā)展的腳步，辦公設備更新?lián)Q代，追求更高的工作效率。隨著計算機的普及，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸被現(xiàn)代化管理所取代，獲得了更多的便利。但是，徹底實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化還需要做出更多努力，摸索出細致化的路徑。本文從基層事業(yè)單位的角度出發(fā)，分析了檔案管理現(xiàn)代化的要求以及實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的路徑。

關鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)代化

引言：

檔案管理是事業(yè)單位中一項基礎性的工作，是開展其它各項工作的保障。由于事業(yè)單位的工作內容缺少多變性，基礎性的檔案資料較多，且不斷累積，工作量也會持續(xù)增加，因而產生了高效管理的需求，唯有利用現(xiàn)代化設備與信息技術才能滿足檔案管理的需求。

1檔案管理現(xiàn)代化的基本要求

1.1檔案管理無紙化

如今的檔案資料已經較少以紙質資料的形態(tài)呈現(xiàn)，多為數(shù)字化資料，以文字、圖片、視頻等多種形式存在，內容豐富。用數(shù)字資料代替紙質資料，增加了檔案的存儲空間，不必擔心紙質資料在保存過程中常見的損壞、丟失、占用過多空間等問題。檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展將促使紙質資料逐漸退出歷史舞臺，取而代之的是虛擬資料。

1.2檔案管理數(shù)字化

現(xiàn)代化的檔案管理要求在管理方式上體現(xiàn)出數(shù)字化的特征，包括對檔案資料的整理、歸類、發(fā)送、保存、檢索、復制、二次加工等，均利用信息技術來實現(xiàn)。原本需要依靠人力完成的工作瞬間變得高效而精準，如此才能滿足基層事業(yè)單位在新時期開展工作的需求[1]。

2基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)路徑

2.1做好軟硬件設施建設的基礎性工作

檔案管理由傳統(tǒng)化走向現(xiàn)代化，設備和技術的應用是最基礎的支撐，第一步的工作應當是做好基礎性建設?；鶎邮聵I(yè)單位要想在各項工作中達到更高的標準，就要在計算機、軟件等建設中投入更多的資金。計算機等辦公設備在基層事業(yè)單位中早已普及，但是更新?lián)Q代的速度較慢，一些已經老化，功能老舊的設備仍在使用，這很容易由于設備的突然損壞而導致大量的檔案資料丟失。因此，現(xiàn)階段不僅要根據(jù)工作需要，購置完善的硬件設施，還要對設備進行及時更新。在軟件建設中，可以自主構建檔案管理系統(tǒng)，也可購買軟件系統(tǒng)，完成檔案管理的細致化工作。如今，市面上已經研發(fā)出了許多自動化的檔案管理系統(tǒng)，支持事業(yè)單位和企業(yè)開展工作，具備信息發(fā)送、保存、分類、設置查看權限等多重功能，可幫助提升檔案管理自動化效力，節(jié)省人力和時間。事業(yè)單位只有積極引進先進的軟硬件技術，才能使檔案管理及其它各項工作取得更進一步的成果，滿足新時期的工作需要。

2.2重新制定檔案管理機制體制

現(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)管理模式大相徑庭，過去所執(zhí)行的制度也已經不再適用，需要重新規(guī)劃，建立起與信息化檔案管理相適應的新型機制體制。首先，要由上而下明確檔案管理工作的細則和責任歸屬，不同崗位工作者擁有不同的檔案管理及查閱權限，對不同環(huán)節(jié)的工作任務負責。在檔案管理制度方面，要在原有的基礎上進行補充，增加電子文件歸檔與管理制度、文件安全保密制度、數(shù)字化檔案鑒定銷毀制度、網絡及信息設備維護制度等[2]。電子文件歸檔與管理制度中，應強調統(tǒng)一管理，由科室對電子文件進行統(tǒng)一保存和管理，負責檔案后期的保存、利用。針對電子文件歸檔制定出細則，要求檔案內容真實、完整，避免丟失、遺漏、篡改等問題。明確電子資料的文件類型，如文本文件、圖像文件、影音文件、超媒體鏈接文件等，按照文件類型進行整理。安全保密制度中需明確數(shù)字檔案的保密責任人，由其對檔案的外泄、丟失負主要責任，利用系統(tǒng)功能進行檔案查閱權限的設置。設置系統(tǒng)登錄賬號和密碼，不得隨意外泄，定期更改密碼。將電子檔案資料按照內容劃分為本單位公開、政務公開和互聯(lián)網公開等級別，不同級別的檔案資料擁有不同的查閱權限。數(shù)字化檔案鑒定銷毀制度包括銷毀檔案的具體審批流程，依據(jù)標準等。網絡及信息設備維護制度包括計算機及檔案管理系統(tǒng)的使用操作權限，軟硬件設施的維護方法，相關責任人等[3]。有了上述制度作為保障，現(xiàn)代化檔案管理工作才能夠標準化開展。

2.3創(chuàng)建公開化網站

事業(yè)單位為群眾服務，許多信息都需要第一時間向大眾公開，因此一些檔案資料是可以面向互聯(lián)網公開的。為了更好的發(fā)揮出檔案信息的價值，提高檔案資源的利用率，事業(yè)單位應該建立網站，及時將必要的信息公布在網站上，任何人都可以通過互聯(lián)網查閱，滿足便民需求。在網絡上，還可以通過查看評論等方式了解公眾的信息需求，滿足其需要，甚至通過回復的方式與公眾互動，解讀某些政策信息。很明顯，利用網絡渠道服務大眾已經成為了檔案管理現(xiàn)代化的必然趨勢。

2.4打造高素質檔案管理團隊

檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展需要由一支高素質的檔案管理團隊作為支撐，在事業(yè)單位工作模式創(chuàng)新的背景下，檔案管理者也必須與時俱進的學習信息化檔案管理技術，能夠熟練操作計算機，進行軟硬件維護，正確使用檔案管理系統(tǒng)和相關軟件，能夠維護網站，在網站上上傳資料，發(fā)布信息。同時，還要熟悉事業(yè)單位檔案管理的相關法律法規(guī)，提升工作的標準化、規(guī)范化程度。事業(yè)單位應給予檔案管理人員繼續(xù)教育的機會，組織業(yè)務技能培訓、職業(yè)道德培訓，提高其檔案管理現(xiàn)代化水平。

3.結語

檔案管理作為事業(yè)單位中的基礎性工作，舉足輕重，必須高標準完成。傳統(tǒng)的檔案管理不僅效率低，工作量大，出錯率也較高，嚴謹性不足。推動檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展是工作的強烈需要，更是現(xiàn)階段的當務之急。為實現(xiàn)這一目標，事業(yè)單位需摸索多條路徑，做好制度建設、設施建設、工作隊伍建設、網站建設等基礎性工作，并持續(xù)關注檔案管理技術手段的更新，不斷在工作中取得更多的突破。

參考文獻：

[1]韓穎.淺談基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)路徑[J].神州，2020（4）：274-274.

[2]甄蕊.基層事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑[J].卷宗，2019，009（018）：20.

[3]陳洪波.基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)路徑[J].管理學家，2018，000（008）：115-116.

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