信息化與企業(yè)檔案管理

劉榮冰

傳統(tǒng)檔案的管理方法存在諸多問題，無法滿足企業(yè)的運(yùn)營(yíng)需要。高效的檔案管理可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益，使得企業(yè)平穩(wěn)運(yùn)行，通過引入信息技術(shù)，使收集、整理、搜索檔案資料變得更為方便，提供了優(yōu)質(zhì)的企業(yè)環(huán)境，促進(jìn)了企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

信息化對(duì)企業(yè)檔案管理的影響

在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，企業(yè)檔案管理都在運(yùn)用過時(shí)的管理方法，此種模式在管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中都存在弊端。傳統(tǒng)的檔案管理方法多是紙質(zhì)保存，其管理方法落后，核心工作在于采集、存儲(chǔ)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，注重檔案資料的安全性卻忽視了開發(fā)使用工作的開展。大部分企業(yè)檔案的使用者并非檔案管理人員，對(duì)企業(yè)檔案的具體情況缺乏很好的了解，再加上檢索工具比較落后，查閱工作經(jīng)常無從著手，導(dǎo)致工作效率大大降低。傳統(tǒng)檔案的管理方式效率低、用時(shí)長(zhǎng)，嚴(yán)重限制了企業(yè)檔案管理工作的正常進(jìn)行。

信息化是目前各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展趨勢(shì)，已經(jīng)滲透到人們生活的各個(gè)方面，信息技術(shù)無處不在，具有強(qiáng)大的影響力，檔案管理工作也不例外。電子檔案逐漸取代了紙質(zhì)檔案，具有更加明顯的優(yōu)勢(shì)，使檔案的查詢與調(diào)取更為便利，存儲(chǔ)起來可以節(jié)省大量空間，但需要通過對(duì)應(yīng)的軟硬件才可實(shí)行有效管理。檔案管理人員還可以進(jìn)行加工開發(fā)，讓使用者借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地獲取檔案資料，極大提升了檔案的利用率。在檔案保密方面，要借助安全保密防護(hù)措施確保電子檔案資料不被篡改、破壞，同時(shí)也要落實(shí)好“九防”工作，全方位保證檔案資料的安全。

信息化背景下企業(yè)檔案管理的方法

優(yōu)化信息檔案管理制度

信息化滿足了各種人群對(duì)信息的需求，數(shù)字檔案使信息獲取更為快速與便捷，需要一個(gè)良好的檔案管理工作體系。在信息化管理制度建設(shè)階段，為確保信息系統(tǒng)的連續(xù)性，使之充分發(fā)揮出檔案管理和運(yùn)行模式的實(shí)用價(jià)值，在革新檔案管理和服務(wù)模式的背景下，把檔案信息化管理制度當(dāng)作目前信息化檔案建設(shè)的首要任務(wù)，信息化管理制度也要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況。

電子文件大部分以數(shù)碼形式收錄在硬盤、磁盤等載體中，能夠通過通信網(wǎng)絡(luò)傳輸在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中讀取。要堅(jiān)持科學(xué)管理的原則，成立企業(yè)綜合檔案室，專門負(fù)責(zé)電子文件的歸檔整理、儲(chǔ)存管理、驗(yàn)收等工作。制定電子文件歸檔制度，安排專門的工作人員，確保電子文件歸檔的真實(shí)性，按照各種歸檔電子文件的類型，確定歸檔范圍、級(jí)別劃分和存儲(chǔ)時(shí)限。最終要在邏輯歸檔與物力歸檔兩個(gè)層面制定歸檔期限和移交載體檢查標(biāo)準(zhǔn)，確保存儲(chǔ)過程的安全性。

要重點(diǎn)把檔案管理制度真正落實(shí)到管理實(shí)踐之中，明確管理標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)施流程，提示管理規(guī)范性，不落下任何一個(gè)環(huán)節(jié)，制定檔案管理的優(yōu)化方案。從企業(yè)運(yùn)營(yíng)角度來看，多數(shù)企業(yè)達(dá)到了先進(jìn)管理制度的建成，但由于沒有好的管理理念，致使檔案管理改革難以落實(shí)，對(duì)于這個(gè)問題，要從管理人員層面入手，使其深刻意識(shí)到檔案管理的意義，形成檔案管理意識(shí)。企業(yè)還要為檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供必要的設(shè)備與技術(shù)支持，另外，要夾帶對(duì)檔案管理的監(jiān)督力度，保證每項(xiàng)操作都達(dá)到規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理效率與質(zhì)量，強(qiáng)化檔案管理效能，加強(qiáng)對(duì)檔案管理改革的認(rèn)識(shí)，建立完整的信息管理系統(tǒng)，杜絕網(wǎng)絡(luò)真空現(xiàn)象的出現(xiàn)。

抓緊培養(yǎng)復(fù)合型人才

電子檔案是當(dāng)今時(shí)代不可或缺的組成部分，全部事物都在朝著信息化方向發(fā)展，也為檔案管理工作帶來了新機(jī)遇。企業(yè)檔案管理工作者直接關(guān)乎檔案管理的質(zhì)量，要對(duì)管理人員的工作內(nèi)容進(jìn)行精心安排，對(duì)知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能培訓(xùn)提高重視程度。設(shè)計(jì)具有針對(duì)性的培訓(xùn)方案，采用內(nèi)部教育、專家講座等形式提升內(nèi)部人員的工作意識(shí)和能力，提升檔案管理效率。還要制定完整的激勵(lì)制度，鼓勵(lì)工作人員和其他業(yè)務(wù)部門多溝通，清楚各部門的信息管理需求，提高自身專業(yè)素養(yǎng)。

企業(yè)要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展特性，把創(chuàng)新意識(shí)融入檔案管理的全過程，以更好進(jìn)行檔案管理，在實(shí)踐中不斷完善管理方式，讓檔案管理模式與時(shí)俱進(jìn)，為各時(shí)期的檔案管理提供專業(yè)化指導(dǎo)。在創(chuàng)新意識(shí)的引領(lǐng)下，讓從業(yè)人員以信息化的視角，運(yùn)用合適的管理方法，促進(jìn)檔案管理全面進(jìn)行，利用信息技術(shù)構(gòu)建管理系統(tǒng)，保證管理時(shí)效性，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

完善檔案管理運(yùn)行機(jī)制

信息化背景下的檔案管理工作的任務(wù)較為繁重，要根據(jù)檔案實(shí)體對(duì)檔案內(nèi)容與目錄進(jìn)行比較、分析與修訂。對(duì)于檔案管理工作復(fù)雜、易錯(cuò)等現(xiàn)象，可使用最新的RFID技術(shù)，建立智能化檔案管理系統(tǒng)，為提高整體運(yùn)行效率創(chuàng)造有利條件。

智能管理系統(tǒng)依賴于計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)和RFID技術(shù)，在檔案存儲(chǔ)、查找、安全等各個(gè)方面都有涉及，將RFID技術(shù)當(dāng)作信息存儲(chǔ)媒介，在其他技術(shù)的配合下，對(duì)檔案資料管理過程進(jìn)行高效管控，在此過程中，管理系統(tǒng)要和監(jiān)控系統(tǒng)相聯(lián)系，使各部門間檔案信息的無縫隙對(duì)接、遠(yuǎn)程交換傳遞。若檢測(cè)到數(shù)據(jù)不正確，要借助管理系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行適當(dāng)處理，保證信息的一致性。

智能檔案管理系統(tǒng)具備多種功能模塊，包括查詢、盤點(diǎn)、環(huán)境監(jiān)測(cè)、安保等。在構(gòu)建系統(tǒng)過程中，要配備目錄服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、UHF讀寫器、檔案架等。檔案架中每個(gè)格子都有相應(yīng)的標(biāo)簽，可以滿足正常使用需要。在盤點(diǎn)階段，可在檔案管理終端直接布置任務(wù)，把指令傳達(dá)給邏輯業(yè)務(wù)服務(wù)器，然后工作人員能夠按照RFID上的指示讀取標(biāo)簽上的信息，即一個(gè)檔案格盤點(diǎn)完成。再依次完成所有檔案格的盤點(diǎn)。在檔案存放階段，管理人員將類型、名稱、編號(hào)等重要信息做成唯一標(biāo)簽。參考標(biāo)簽信息在數(shù)據(jù)管理中心下發(fā)任務(wù)，當(dāng)明確位置后，便可以進(jìn)行上架。

另外，為防止不法分子盜取檔案資料威脅到信息安全，要在信息化管理階段，通過加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行加密保存，設(shè)立防火墻，保障數(shù)據(jù)的安全傳輸，從本質(zhì)上斷絕本機(jī)網(wǎng)絡(luò)和外界網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，阻擋了非法訪問，確保檔案安全。在以往的檔案管理中，沒有科學(xué)的分類方法，缺乏統(tǒng)一的管理策略，導(dǎo)致檔案查找工作量與復(fù)雜程度過大，不能迅速獲取想要的資料，因此，在進(jìn)行檔案管理改革過程中，要充分考慮人們的真正需要，保證檔案數(shù)據(jù)在真實(shí)安全的基礎(chǔ)上，提高信息化建設(shè)力度，建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)終端平臺(tái)，提高檢索檔案的效率。