關(guān)于企業(yè)數(shù)字檔案館的一些探討

黃文

一、背景

技術(shù)進步帶來了社會經(jīng)濟政治方方面面的發(fā)展和變化，2017年12月18的中央經(jīng)濟工作會議提出：目前中國特色社會主義已經(jīng)開始進入了新時代，如何促進國家治理能力現(xiàn)代化，追求高質(zhì)量的發(fā)展已經(jīng)成為目前我國社會發(fā)展的根本要求。現(xiàn)如今大數(shù)據(jù)和信息資源的爆炸增長是信息時代顯著的特征，怎樣利用充沛的信息資源促進我國治理能力現(xiàn)代化是一個非常重要的問題。企業(yè)作為社會發(fā)展一個重要組成，提升其現(xiàn)代化治理能力是提升我國整體治理能力現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)。檔案工作管理作為企業(yè)信息資源治理的重要體現(xiàn)，應(yīng)當發(fā)揮自己的作用，加快信息化轉(zhuǎn)型，逐漸建立起現(xiàn)代化的數(shù)字檔案室，促進企業(yè)的發(fā)展。國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出：到2020年，初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。本文對航空工業(yè)企業(yè)數(shù)字檔案館的建立作一些探討。

二、企業(yè)數(shù)字檔案館的定義

《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》中指出，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）是指企業(yè)運用現(xiàn)代信息技術(shù)固化檔案工作業(yè)務(wù)流程，對本企業(yè)或與其具有資產(chǎn)隸屬關(guān)系企業(yè)的電子檔案或其他數(shù)字資源進行收集、整理、保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺。

三、企業(yè)數(shù)字檔案館的特點

1.文件數(shù)量龐大

航空工業(yè)作為大型的現(xiàn)代的集研發(fā)、生產(chǎn)制造為一體的企業(yè)，其產(chǎn)品的開發(fā)從可行性論證開始，經(jīng)過方案設(shè)計、詳細設(shè)計、飛行測試，最后到定型階段，每個階段都會有大量的文件產(chǎn)生。同時在各個過程中都會有大量的更改情況出現(xiàn)，這也意味著更多的檔案文件在此基礎(chǔ)上產(chǎn)生。例如，某所的檔案管理部門一年就收到了近10萬份型號文件。

另外，航空工業(yè)作為典型的軍工企業(yè)，其產(chǎn)品的制造往往呈現(xiàn)批量性的特征，無論是少品種多批量。還是多品種少批量，都有大量的產(chǎn)品產(chǎn)生，復(fù)雜多量的設(shè)計研發(fā)、制造文件給檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

2.協(xié)同性強，檔案復(fù)雜

航空工業(yè)涉及的行業(yè)和廠家非常的多，作為一個高技術(shù)制造產(chǎn)業(yè)，其產(chǎn)品的研發(fā)生產(chǎn)是一個異常龐大精密的產(chǎn)業(yè)體系。在外部來說，一個產(chǎn)品的誕生不僅需要設(shè)計和生產(chǎn)的主機場所的配合，同時關(guān)聯(lián)著上下游龐大的配套輔助企業(yè)。在單個單位內(nèi)部來說，在設(shè)計或者制造時其也需要各個部門的通力合作。這使得整個型號產(chǎn)生的文件異常的瑣碎和復(fù)雜，對檔案數(shù)字化提出了更高的要求，要力求歸檔文件的完整和協(xié)調(diào)。

3.保密性強，保密要求高

航空工業(yè)作為我國特大型的中央管理的國有企業(yè)，其業(yè)務(wù)范圍同時涉及軍用和民用領(lǐng)域。無論是為國防安全提供的先進航空武器裝備還是為交通運輸提供的先進民用航空裝備，都涉及到了我國的國家安全和國家機密。在業(yè)務(wù)生產(chǎn)中產(chǎn)生的許許多多的文件也往往帶有商密甚至國家秘密，這就要求航空工業(yè)檔案管理部門在歸檔管理這些文件時尤其要注重整個檔案管理系統(tǒng)的保密處理，在歸檔和利用時嚴格遵守保密要求。

四、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容

企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)不是一個一蹴而就的事情，筆者認為應(yīng)該從檔案數(shù)字管理平臺、數(shù)字資源建設(shè)利用、檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)三個方面進行長期的探索。

1.檔案數(shù)字管理平臺建設(shè)

數(shù)字檔案管理平臺不是一個簡單的檔案管理軟件系統(tǒng)，它是用于管理數(shù)字檔案的信息平臺，是應(yīng)具備收集、整理、鑒定、組織、保存和利用存檔數(shù)據(jù)的控制工具。檔案數(shù)字管理平臺應(yīng)包括以下功能：（1）可以滿足檔案的基本業(yè)務(wù)管理需求，對企業(yè)在日常的業(yè)務(wù)生產(chǎn)中產(chǎn)生的文件進行數(shù)字歸檔，并對這些檔案進行分組、組卷、保存和信息交互、檔案檢索、利用和反饋功能，滿足日常檔案管理的基本需要。（2）從文件全生命周期出發(fā)對企業(yè)產(chǎn)品模型開發(fā)數(shù)據(jù)進行動態(tài)管理，在目前實際的業(yè)務(wù)工作中，文件與檔案不是一個簡單的轉(zhuǎn)變歸檔過程，在許多涉及對外的業(yè)務(wù)當中，本單位的文件已經(jīng)實現(xiàn)歸檔，但從大的領(lǐng)域來看，該文件仍處于文件流轉(zhuǎn)過程，仍在發(fā)揮業(yè)務(wù)作用，這就使得我們不能孤立的認識歸檔的概念，簡單的處理文檔的管理工作，我們應(yīng)把這整個流程看做一個完整的生命周期，以實現(xiàn)產(chǎn)品數(shù)據(jù)從接收、分發(fā)、評估和銷毀的控制和管理功能。（3）從前端控制的思想出發(fā)，檔案數(shù)字管理平臺的建設(shè)不能僅僅關(guān)注自身系統(tǒng)的管理，不能被動地等待文件流程進入系統(tǒng)當中。由于現(xiàn)實工作業(yè)務(wù)的復(fù)雜性，產(chǎn)生的文件往往具有多種多樣的格式和屬性，這對文件的歸檔提出了很大的挑戰(zhàn)，在設(shè)計檔案數(shù)字管理平臺時應(yīng)當從一開始的業(yè)務(wù)系統(tǒng)介入，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計研發(fā)時就考慮到歸檔的需求，加入一開始的設(shè)計，使得檔案數(shù)字管理平臺得到無縫連接和完整的收集和歸檔數(shù)據(jù)。（4）隨著數(shù)字化技術(shù)手段在設(shè)計和制造過程中的應(yīng)用，文件類型已經(jīng)出現(xiàn)了越來越多的三維數(shù)據(jù)，對原有的多用于滿足二維文件歸檔的檔案管理要提出更高的要求，在新的檔案數(shù)字管理平臺中要充分考慮到二維圖紙文件和三維數(shù)模的歸檔要求。

同時，檔案數(shù)字管理平臺在滿足業(yè)務(wù)要求的基礎(chǔ)上要加入保密管理的功能。具體來說，在構(gòu)建安全保證系統(tǒng)時，我們必須首先維護基于加密技術(shù)的文件傳輸，維護傳輸和應(yīng)用程序的安全環(huán)境。其次，通過對整個系統(tǒng)進行相應(yīng)的防火墻、反病毒、反入侵檢測技術(shù)，我們能夠?qū)S護電子文件的真實性做出一些保護。在日常的管理利用中，我們可以進行權(quán)限控制，通過設(shè)置管理、審計、安全權(quán)限劃分，對不同的用戶進行多層級安全權(quán)限控制，設(shè)置不同的權(quán)限，能有效保障電子文件的機密性和文件的安全性。通過建立對物理載體的保護事項，采取電子文件備份等措施能有效防止電子文件損壞丟失情況的發(fā)生。

2.數(shù)字資源建設(shè)利用

數(shù)字資源的建設(shè)和利用是數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容。豐富的數(shù)字資源庫是支持產(chǎn)品型號研制的重要資源，對流通中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來說，檔案數(shù)字管理系統(tǒng)要能及時地處理業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，進行自動采集，并經(jīng)檔案管理人員鑒定整理之后保存，以加速傳統(tǒng)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，提高電子檔案的標準化，促進各種形式的檔案更加準確，可靠和全面。同時，企業(yè)中往往保存有大量的實物檔案，包括以前保存的大量紙質(zhì)文件和聲像、照片等。檔案管理人員不能忽視對存量檔案的數(shù)字化工作，考慮到原有檔案數(shù)量十分多，檔案人員應(yīng)先對其進行鑒定，收集重要的和保存時間過久的檔案資源，及時對其進行數(shù)字化處理，轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案資源。因此要進行一些基礎(chǔ)性設(shè)施建設(shè)，包括數(shù)字檔案館（室）獨立的辦公場地、配置完整的檔案數(shù)字化設(shè)備如計算機、掃描儀、打印機等。

在數(shù)字資源利用方面，要進行檔案信息利用平臺建設(shè)，依托企業(yè)的數(shù)字檔案資源庫，建立檔案資源門戶網(wǎng)站，實現(xiàn)信息資源的檢索瀏覽、下載及利用，共享檔案信息與資源，利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)提供企業(yè)的日常生產(chǎn)，運營和管理信息支持和幫助。使用現(xiàn)代知識管理和大數(shù)據(jù)管理概念及新興技術(shù)創(chuàng)新企業(yè)檔案的利用，提供智能、全面的信息和決策支持。特別是在航空相關(guān)工業(yè)中，要注重單位主營業(yè)務(wù)檔案資料的收集利用，保持型號檔案的完整性，以便隨時供設(shè)計研發(fā)利用。同時，要改變既往的被動的接受查詢提供服務(wù)的方式，利用數(shù)字挖掘技術(shù)、知識圖譜技術(shù)等主動提供信息給用戶，主動組織檔案編研，為用戶的利用提供豐富完整的數(shù)據(jù)，且參與到企業(yè)成果資料編研合作中去，提供有用全面的檔案資源，加強數(shù)字資源的利用能力。

3.檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)

檔案管理人員是關(guān)系企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)工作效果的直接因素。首先應(yīng)提高檔案管理人員思想認知水平，改變許多人存在的被動工作、缺乏積極性的觀念。同時采取一定的獎勵措施使得檔案管理人員發(fā)揮主觀能動性、積極主動地參與到企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)中來，在工作中保持熱情和繼續(xù)學習的動力，切實解決遇到的困難和問題，從思想上認識到建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館的必要性和重要性。其次，數(shù)字檔案館建設(shè)離不開信息技術(shù)和一定的計算機基礎(chǔ)知識。而目前許多的檔案管理人員存在著知識結(jié)構(gòu)老化的問題，對檔案管理的認知仍停留在紙質(zhì)檔案管理時代，不具有建設(shè)數(shù)字檔案館的能力素養(yǎng)。一方面要定期開展信息技術(shù)基本知識業(yè)務(wù)培訓，對檔案管理人員進行數(shù)字檔案館建設(shè)的技術(shù)培訓，使他們了解掌握相關(guān)的基礎(chǔ)信息技術(shù)，能夠擁有解決基礎(chǔ)數(shù)字問題的能力。同時能夠比較準確了解和運用數(shù)字檔案館建設(shè)的標準和具體操作，提高各級檔案管理人員的綜合素質(zhì);另一方面要引進一些同時掌握信息技術(shù)和檔案知識的復(fù)合型人才，建立檔案研究小組，對數(shù)字檔案館建設(shè)進行課題和專業(yè)研究。此外應(yīng)當加強與本單位信息技術(shù)部門的溝通和交流，開拓思路，促進發(fā)展。

五、建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館的意義

企業(yè)檔案信息資源作為企業(yè)信息數(shù)據(jù)資源的重要組成部分，在大數(shù)據(jù)推進國家治理能力現(xiàn)代化的背景下，建設(shè)數(shù)字檔案館對于企業(yè)的改革發(fā)展來說，有著重要的意義。

1.有助于提高企業(yè)檔案管理能力

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式下，檔案管理往往是被動的，往往是文件產(chǎn)生部門提供什么文件資料，檔案管理部門就歸檔這些資料，常常有檔案歸檔不全、價值不高的情況出現(xiàn)。建設(shè)數(shù)字檔案館之后，從前端控制出發(fā)將檔案歸檔范圍和要求納入業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)要求當中，實現(xiàn)文件歸檔的自動化處理，大大增加了檔案管理的主動性。同時，將檔案管理系統(tǒng)與各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立標準化的數(shù)據(jù)接口，建立起標準化的歸檔制度和管理要求，有利于改變過去的數(shù)據(jù)資料格式混亂、管理分散的狀態(tài)。通過對文件各個流程的掌控，檔案管理不再是一個孤立的過程，整個檔案管理從文件的產(chǎn)生到文件的使用再到文件的歸檔成為一個整體的周期，有助于實現(xiàn)文件的全生命周期管理。

2.有助于提高企業(yè)檔案利用能力

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，首要職責是做好檔案的保存，往往不是很注重對檔案的服務(wù)利用。而《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》中指出：在新時代的背景下，企業(yè)數(shù)字檔案館要創(chuàng)新檔案利用方式和方法，對檔案信息進行深層次加工和知識化組織，以檔案利用需求為導向，有針對性地主動為企業(yè)提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務(wù) 。建設(shè)數(shù)字檔案館能加強對檔案資源的挖掘整合，在企業(yè)館藏檔案中保存著很多科研、生產(chǎn)、管理等業(yè)務(wù)工作形成的有價值的資料，特別是軍工行業(yè)，更是保存了許多的研究成果、工藝技術(shù)、經(jīng)驗教訓等高價值的內(nèi)容，而在傳統(tǒng)的檔案管理中，這些信息資源往往被忽略，沒有得到很好的利用和開發(fā)。建設(shè)數(shù)字檔案館之后有利于對于檔案資源進行深度的挖掘和整理分析，不斷完善和提高企業(yè)信息資源的收集、分析、利用的能力。例如在某型機以往的檔案資料進行分析和處理之后，總結(jié)了該型機在設(shè)計、研發(fā)、生產(chǎn)、保障中出現(xiàn)的問題情況，形成了完整全面的經(jīng)驗教訓，從而對后續(xù)機型的設(shè)計生產(chǎn)提供幫助。另一方面來說，建設(shè)數(shù)字檔案館促進了檔案用戶利用效率的提高。在傳統(tǒng)的檔案利用提供中，往往需要用戶先進行利用審批，然后再前往檔案管理部門進行查閱。由于場地和檔案管理人員的限制，這樣的檔案利用無疑是效率低下的。而當檔案館館藏資源數(shù)字化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化時，信息利用時數(shù)據(jù)檢索無疑變得更加便捷、服務(wù)范圍變得更大。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案利用服務(wù)相比，同樣一份文件進行數(shù)字化加工后以電子的形式存在可在同一時間內(nèi)供給多個用戶使用，檔案利用范圍被進一步擴大。同時由于檔案資源都是保存在電子載體上，對檔案利用的空間限制也被解除，用戶可以在多個地點進行查閱利用，檔案利用空間被進一步擴大。并且檔案數(shù)字化以后，用戶可以隨時查閱需要的檔案文件，再加之新的網(wǎng)上檢索方式的進步，用戶在查找自己需要的檔案資源所用時間進一步減少，檔案資源的利用效率大大提高。

建設(shè)數(shù)字檔案館作為一種大數(shù)據(jù)利用的方式，有助于提高企業(yè)決策信息化、精準化。在信息爆炸增長的今天，企業(yè)想要在激烈的競爭中作出科學的決策，就離不開對于整個企業(yè)信息資源的分析和利用。數(shù)字檔案館能夠幫助企業(yè)精確了解和掌握各類信息，通過對內(nèi)部部門檔案資源的挖掘管理，有助于破除企業(yè)各個部門間存在的數(shù)據(jù)壁壘，實現(xiàn)信息資源的共享，進而判定企業(yè)內(nèi)部部門協(xié)調(diào)發(fā)展狀況以及企業(yè)自身發(fā)展趨勢變化，推動企業(yè)管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，更好的發(fā)揮企業(yè)在社會發(fā)展中的作用。

參考文獻：

[1]企 業(yè) 數(shù) 字 檔 案 館 （ 室） 建 設(shè) 指 南.2017年9月11日

[2]韓陽，賀瑜，劉佳.關(guān)于企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的若干思考[J].機電兵船檔案，2020（01）：86-88.

[3]譚小勤.國有企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)解析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（35）：16-17.

[4]朱建.淺談企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)[J].機電兵船檔案，2019（05）：71-73.

[5]陳玉春. 用大數(shù)據(jù)助力國家治理能力現(xiàn)代化[N]. 人民郵電，2019-11-15（006）.

作者單位：中國直升機設(shè)計研究所